Управление проектами — это процесс использования навыков, знаний и планирования для завершения проектов. Менеджеры проектов планируют минимизацию рисков и решение проблем по мере их возникновения. Изучение рисков и проблем в бизнесе может помочь вам в вашей карьере в области управления проектами или бизнеса. В этой статье мы объясним, что такое риск, что такое проблема и как они сопоставляются в ключевых областях, чтобы помочь вам спланировать стратегию следующего проекта.
Что такое риск?
В бизнесе риск — это событие, которое может произойти и повлиять на проект. Риск может быть выгодой или проблемой. Например, положительным риском может быть новая технология. Если в ходе проекта появится новая технология, это может принести пользу проекту в целом. Другим примером риска является то, что кто-то из команды проекта может уйти во время производства.
Это повлияет на проект в целом. Анализируя риски, менеджеры проектов могут помочь в создании планов и стратегий для потенциальных последствий.
Что такое проблема?
Проблема в бизнесе — это сложное событие, которое уже произошло или происходит в настоящее время. Даже при тщательном планировании могут возникнуть проблемы, и руководители проектов могут использовать навыки решения проблем для создания положительных решений. Примером проблемы может служить ситуация, когда член команды вынужден внезапно уехать. Это непредвиденное событие, которое влияет на проект. Менеджер проекта может использовать сотрудничество или делегирование для решения этой проблемы.
Различия между рисками и проблемами
Управление рисками и проблемами является важной частью управления и планирования проекта. Важно понимать разницу, чтобы вы могли эффективно планировать и совершенствовать свою бизнес-стратегию. Вот некоторые ключевые различия между этими двумя понятиями:
Время
Основное различие между риском и проблемой заключается в сроках и направленности. Риск — это то, что может произойти в будущем. Это неопределенность, для которой руководители проектов могут создавать планы и стратегии. Проблема — это то, что произошло или происходит в настоящее время. Это то, над чем менеджер проекта может работать в настоящем.
Воздействие
Еще одно различие между этими двумя понятиями заключается в их потенциальном воздействии. Риск — это то, что может быть возможностью или проблемой в зависимости от проекта и риска. Проблема — это то, что мешает текущему проекту. Руководители проектов считают это препятствием, которое они могут устранить. Решение может быть положительным.
Подход
При управлении рисками и проблемами руководители проектов могут использовать различные подходы. Для рисков менеджер может использовать один из следующих подходов:
- Избежание: Когда это возможно, менеджеры проекта могут планировать полное избежание рисков.
- Принятие: Принятие риска — это когда команда проекта решает сохранить незначительный риск. Когда они анализируют риск, они определяют, что затраты настолько малы, что экономически эффективнее сохранить риск.
- Снижение: Снижение риска, также называемое уменьшением риска, — это когда компания определяет, что риск, скорее всего, не произойдет. Они создают стратегию для изменения последствий риска.
- Разделение: Разделение риска предполагает распределение риска между различными группами людей. Например, страховые планы предполагают некоторое распределение риска. Компания может заплатить франшизу или взнос, и страховая компания берет на себя часть риска.
- Передача: Передача риска подразумевает перенос риска с одной группы на другую. Например, компания может использовать страховой полис для передачи риска поставщику в случае определенного события.
Стратегии управления проблемами могут варьироваться в зависимости от проблемы, компании и проекта. Некоторые общие подходы могут включать:
- Планирование: Столкнувшись с проблемой, менеджеры проекта могут пересмотреть и уточнить свои бизнес-планы. Они также могут создать альтернативный план с подробным описанием решения.
- Расстановка приоритетов: Руководители проектов могут определять приоритетность компонентов проблемы для создания краткосрочного и долгосрочного плана. Например, если во время разработки возникли технологические проблемы, менеджер проекта может отдать приоритет их устранению в первую очередь, чтобы можно было продолжить производство. Далее они могут пересмотреть свой процесс, чтобы предотвратить проблему в будущем.
- Коммуникация: Сотрудничество и коммуникация являются важными инструментами в управлении проблемами. Менеджер проекта может делегировать новые задачи и донести ожидания до производственной команды.
Документация
При управлении рисками и проблемами руководители проектов документируют детали в разных местах. Менеджер проекта может использовать реестр рисков или журнал для отслеживания данных о рисках. Обычно это включает следующую информацию:
- Название риска
- Описание риска
- Прогнозируемое воздействие
- Желаемая дата решения
- Стратегии смягчения последствий
Менеджер проекта может отслеживать проблемы в реестре проблем или журнале проблем. Реестр проблем может содержать следующие сведения:
- Дата регистрации
- Описание вопроса
- Действия и следующие шаги
- Обновления хода выполнения
- Оценка воздействия
- Дата и детали решения
Примеры
Вот несколько примеров, которые помогут вам лучше понять эти два термина управления проектами:
Пример риска
Стив — менеджер проекта в компании Better Build Construction. Он анализирует и оценивает риск проекта при создании бизнес-плана. На новом проекте он обнаруживает, что его команда может не закончить строительство в срок при существующем графике. Он хочет устранить этот риск, потому что крайний срок очень важен для клиента.
Он использует подход к снижению риска, чтобы подробно описать три различных потенциальных решения. Он определяет, что они закончат работу вовремя, если он переведет дополнительного члена команды на этот новый проект. Он сообщает об этих изменениях своей команде, и они завершают строительство в срок.
Пример проблемы
Better Software — международная компания по разработке программного обеспечения. София — руководитель проекта по новому дизайну, и она управляет глобальной командой. Она составила успешный график и бюджет, но понимает, что члены команды пропускают сроки выполнения задач из-за неэффективной коммуникации. Она регистрирует этот вопрос в журнале проблем компании и создает новый план коммуникации.
Она определяет, что будет расставлять приоритеты в общении несколькими способами. Сначала она организует еженедельное собрание между сменами членов команды, чтобы все могли присутствовать на нем. Она также внедряет новый инструмент общения, к которому члены организации могут получить доступ в течение всего дня в режиме онлайн. Размещая все задания в Интернете, она облегчает всем эффективное общение и своевременное выполнение заданий.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Что такое «проблема»? Разбор термина
Давайте разбираться вместе в этом термине, который имеет сейчас широкое употребление в бизнесе, обществе, политике, технологиях и, конечно же, в быту. Сначала много теории для ботаников, а потом немного практики для маркетологов.
2055 просмотров
Само слово происходит от греческого «πρόβλημα», а в русском языке появилось при Петре I. На греческом языке проблема дословно означала «препятствие впереди».
В самом общем определении, проблема — это сложный вопрос, разрешение которого неопределенно и требует когнитивных усилий.
Это слово имеет отрицательную, нейтральную и положительную коннотации.
Примером отрицательной коннотации служит словосочетание «экологическая проблема». Здесь слово «проблема» определяет условия, при которых мы не можем быть спокойны, так как перед нами стоит препятствие. В данном случае оно (поепятствие) скорее всего фатально, пути его разрешения неопределены и требуют серьезных затрат человеческой энергии.
Примером нейтральной коннотации служит употребление слова «проблема» в научных публикациях. В данном случае это слово выступает синонимом «задачи». Проблема — это ряд привычных для исследователя вопросов. Данная коннотация крайне редко встречается в СМИ.
Примером положительной коннотации служит употребление слово «проблема» в бизнесе, в частности в бизнес-треннингах и книгах по бизнес моделированию. В данном случае под «проблемой» понимается возможность заработать на проблеме-потребности потенциального клиента. Бизнес-тренеры натаскивают своих учеников выискивать «проблемы», или «точки боли», клиентов, чтобы основывать на их основе успешные стартапы.
Еще одним интересным употреблением слова «проблема» являются бытовые неурядицы. Как правило, проблемы в быту это самые что ни на есть худшие враги мира и порядка. Тем не менее, негативная коннотация слова «проблема» в быту, позволяет мобилизовывать все силы, чтобы убрать препятствие, стоящее на пути благополучия.
А сейчас несколько советов, как грамотно применять слово «проблема» в маркетинге.
Совет Григория Остера: Используйте слово проблема в бытовой коннотации (разобрали выше). Так вы сможете не только отпугнуть клиента негативной формулировкой, но и привлечь pr-менеджеров, которые заметят ваш непрофессионализм и захотят прийти на помощь со своими услугами.
Адекватный совет: используйте слово «проблема» вместе со словом «решение». Например, словосочетание «решение проблемы» имеет положительную коннотацию, несмотря на слово с преимущественно негативным оттенком внутри.
Краткий вывод
В данной статье мы разобрали феномен многозначности языковой единицы на примере слова «проблема». Применили теорию на практике и дали пару советов для ваших маркетинговых кампаний.
Что такое тавтология и как применять ее в маркетинге, расскажем, если наберем 5 стрелок «вверх».
Источник: vc.ru
Вредные советы опытного БА, часть 3: решайте проблемы, а не внедряйте решения
Фокус на программном продукте (решении) вместо реальной бизнес-проблемы – одна из самых частых ошибок начинающих аналитиков и консультантов. Чтобы не путать причины со следствием, а четко идентифицировать настоящие потребности и предлагать эффективные способы их удовлетворения, сегодня рассмотрим несколько практических примеров и рекомендации BABOK®Guide.
А в чем проблема: как не путать причину и следствие
Из-за многозначности термина «проблема» у людей часто возникают сложности с его правильным применением и, соответственно, со способами устранения этих самых проблем. В бизнес-анализе это чревато преждевременным смещением фокуса с потребности на решение, которое на самом деле может и не устранять причины, из-за которых случалась проблемная ситуация. Прежде всего аналитику следует уточнить у стейкхолдеров со стороны бизнеса, что именно они понимают под проблемой (проблемной ситуацией):
- препятствие на пути к поставленной цели, т.е. почему возникло несоответствие фактических значений показателей запланированным – здесь на самом деле речь идет о причине проблемной ситуации;
- сам факт несоответствия полученных результатов их целевым значениям, т.е. последствия проблемной ситуации, которые можно оценить количественно.
На практике бизнес чаще всего понимает под проблемой свершившиеся или будущие события, которые приводят к материальным потерям. Как бы цинично это не звучало, если пользователи недовольны какой-либо характеристикой продукта, но продолжают его использовать, то недовольство – это проблема пользователей, а не бизнеса.
Например, сотрудники компании жалуются на «медленную» работу внутренней СЭД или CRM. Однако, до тех пор, пока низкая скорость обработки документов в этой системе не станет причиной, из-за которой компания теряет сотрудников и/или контракты с потенциальными клиентами, «тормозное» ПО – это не проблема. А если из-за зависания/некорректной работы системы пропали заявки или стали недоступными финансовые договоры с клиентами, т.е. компания потеряла деньги или попала на штраф, можно точно сказать, что произошла проблемная ситуация. Иначе говоря, нет потерь – нет проблем.
Однако, в данном примере корневая причина финансовых потерь может быть не связанной с ПО. К примеру, клиентская заявка слишком долго находилась в обработке из-за отсутствия или медлительности конкретного сотрудника, ответственного за эту задачу.
Устранить и предупредить эту проблему поможет не столько программное обеспечение, сколько четкая регламентация бизнес-процессов с закреплением ответственности их участников в виде RACI-матрицы. Поэтому, прежде чем внедрять ПО, бизнес-аналитик или консультант должен четко понимать, что действительно является проблемой и какое решение ей нужно. Причем программный продукт (CRM, СЭД и прочие системы, автоматизирующие отдельные бизнес-задачи) – это лишь часть решения. Таким образом, главное правило консультанта гласит: поймите потребность клиента и решайте его проблемы, а не просто внедряйте решения!
Основы бизнес-анализа: вход в профессию для начинающих
Код курса
INTRO
Ближайшая дата курса
29 мая, 2023
Длительность обучения
24 ак.часов
Стоимость обучения
50 000 руб.
Как бизнес-аналитику решать проблемы бизнеса: рекомендации BABOK®Guide
Руководство к профессиональному своду знаний по бизнес-анализу BABOK®Guide уточняет, что потребность – это не только проблема (т.е. свершившееся событие с негативным итогом), но и потенциальная возможность. Например, возможность выхода на новый рынок, увеличение доходности с текущих клиентов (рост LTV, Life Time Value), сокращение операционных затрат и пр.
Не случайно BABOK выделяет умение решать проблемы (Problem Solving) как одну из ключевых компетенций бизнес-аналитика. Эта компетенция позволяет аналитику не только найти корневую причину проблемы, но и удостовериться в том, что она понятна всем стейкхолдерам, а предлагаемые варианты решения учитывают и устраняют/смягчают ее. При этом одним из показателей эффективного владения этой компетенцией у бизнес-аналитика является отсутствие непроверенных предположений, предубеждений и других «логических ловушек», которые могут привести к выбору неоптимального решения. Иначе говоря, аналитик должен точно и лаконично отвечать на следующие вопросы:
- что именно является проблемой, например, отток клиентов;
- сколько стоит эта проблема бизнесу в деньгах, например, 100 тысяч долларов в месяц из-за оттока 100 клиентов;
- почему возникла эта проблема, т.е. какова ее корневая причина и другие факторы, влияющие на нее. Для поиска корневых причин BABOK рекомендует технику причинно-следственного анализа (Root Case Analysis) с методами 5W и диаграммы Исикавы, о которых я писала здесь.
- каковы варианты решения этой проблемы и сколько каждый из них стоит.Следует учитывать не только прямые затраты, например, на покупку ПО и найм специалистов, но и стоимость эксплуатации решения.
Сопоставив стоимость решения с ценой проблемы, стейкхолдеры со стороны бизнеса, а именно лица, принимающие управленческие решения (ЛПР), выбирают наиболее оптимальный вариант действий. Иногда затраты на реализацию решения превышают потери от проблемы и, если нет жестких требований со стороны регулятора (государства), бизнесу выгоднее смириться с проблемой, чем тратить деньги на ее решение.
Например, из-за оттока клиентов компания теряет 10 тысяч долларов в месяц, а ежемесячная серия маркетинговых мероприятий по их возврату будет стоить в 10 раз больше. На «перегретом» рынке и большом количестве конкурентов нельзя сказать, что это решение окупится за 10 месяцев. Здесь также стоит учитывать потенциал потребителя: какую долю из ожидаемого LTV клиент уже принес компании и насколько велика потенциальная оставшаяся выгода от ушедшего пользователя по сравнению с затратами на его возврат. Таким образом, речь идет о ценности решения, т.е. его фактической полезности в рамках конкретного контекста.
С качественной точки зрения каждое решение следует оценить на соответствие концепции JTBD (Job To Be Done), широко известной в маркетинге («покупателю нужна не дрель, а аккуратная дырка в стене, чтоб в нее вкрутить шуруп и повесить картину»). JTBD активно применяется в продуктовой разработке при определении ключевых фич продукта на основании болей и целей потребителя, которые входят в проблемную ситуацию и являются ключевыми компонентами моделей ценностного предложения. Про это и другие техники продуктового мышления в бизнес-анализе я рассказываю в своем новом курсе «От процессов к продуктам: Product ownership и Agile-практики для бизнес-аналитика».
Источник: babok-school.ru
