Проблемы в бизнес процессах

4 августа Русская Школа Управления провела прямой эфир на тему: «Проблемы в бизнес-процессах: кто виноват и что делать» прошел на страницах РШУ в Instagram и Facebook. Спикером стал Константин Тютюнов – бизнес-тренер, директор департамента управленческих программ обучения РШУ, преподаватель программы Mini MBA. Он рассказал о ключевых инструментах диагностики и оптимизации бизнес-процессов.

По его словам, проблемы с бизнес-процессами могут возникать из-за провалов при выполнении заказов клиентов, сбоев поддерживающих служб, долгого выполнения даже простых работ, дорогого производства товара или услуги, некачественных результатов работ.

Для решения проблемы в существующей системе бизнес-процессов необходимо сначала описать и проанализировать проблемные процессы. Для этого подойдут простые табличные формы, описания в специальных сервисах или количественный анализ. Затем нужно оптимизировать их и внедрить изменения. Это могут быть экстренные исправления, радикальная перестройка или мелкие, но постоянные улучшения.

Проблемы проектов цифровизации бизнес-процессов со скверной бизнес-архитектурой )

После этого необходимо выстроить управление процессами и организовать работу над их постоянным улучшением. В этом поможет установка KPI, применение Цикла Демнига и повышение зрелости процессов.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Частная кондитерская — проблемы организации бизнес процессов

Если вы думаете, что проблемы организации бизнес процессов зависят от размера компании, знайте — это не так! Корпорации и маленький частный бизнес встречаются с одними и теми же проблемами. Да, различается размер, но суть и набор проблем не меняется.

Недавно одна старая знакомая попросила посоветовать, что ей делать, потому что «Как мне кажется, мы деньги теряем, а не зарабатываем». И этому вопросу можно было бы улыбнуться, если бы не тот факт, что мне доводилось его слышать уже много раз. В разных компаниях. Разного масштаба.

Но суть не в этом. Суть в том, что моя знакомая и ее кондитерская имеет совершенно типичный для отрасли набор проблем. Об этих проблемах и их решении и пойдет речь.

Проблемы организации бизнес процессов — это проблемы бизнеса в целом

Вот с чем сталкиваются многие небольшие пищевые производства

Неправильно организованный учет равен его отсутствию

В любой компании тот или иной учет нужен для того, чтобы правильно принимать правильные решения. Для организаций, связанных с производством продуктов питания, это особо актуально.

Учет сырья и производственных расходов позволяет правильно определить себестоимость изделий, а значит, дает возможность грамотно заниматься ценообразованием. Что необходимо учитывать:

Проблемы в бизнес-процессах | Прямой эфир с экспертом РШУ

1. Остатки сырья на складе
2. Движение сырья со склада
3. Поступление сырья на склад
4. Расход сырья на единицу продукции — food cost.
5. Расход сырья на партию с учетом невозвратных отходов
6. Расход сырья в рамках смены/заявки

Учитывая все эти пункты, вы сможете не только полностью отслеживать движение сырья по производственной цепочке и вовремя пополнять запасы, но и анализировать, принимать решения относительно эффективности используемых технологий производства.

Как, на базе чего можно организовать учет?

Бытует мнение, что для этого обязательно нужны дорогостоящие специализированные системы. Конечно же, это не так. Как говорит мой партнер, профессионал должен уметь убивать пальцем, а аналитик пользоваться карандашом и бумагой. Он недалек от истины.

Вы можете организовать учет по старинке — через систему журналов учета и записей. Это простой в организации, но не самый эффективный вариант. Можно создать систему взаимосвязанных таблиц в Excel или Google docs. Это отнимет пару часов времени, но упростит работу по внесению и анализу данных.

Можно усложнить и с помощью ИТ специалиста создать базу данных и формы внесения информации специально под ваши нужды. В любом случае я очень рекомендую вам заняться развитием навыков работы с компьютерами, программами и данными. Это сильно упрощает жизнь.

Конечно, было бы здорово иметь возможность поставить и настроить работу учетной системы. Например, 1С, IIKO и так далее. Но это дорогостоящие решения. Сейчас в сети можно найти множество вариантов различных учетных систем, работающих в режиме онлайн. Ну и последний вариант — нанять специалистов и создать собственную систему.

Вне зависимости от выбранного пути нужно будет озаботиться разработкой правил учета, которыми будут пользоваться сотрудники. И да, их надо научить работать с новой системой. Да, придется преодолевать сопротивление, но от этого никуда не деться. Любое изменение встречает сопротивление со стороны сотрудников.

Ошибки производственного планирования

У моей знакомой работал следующий график — 4 раза в неделю приходят заявки на производство. Работа смен организована два дня через два. Таким образом, часть дней была перегружена, а часть недогружена. Типичные проблемы организации бизнес процессов. Здесь нужно дать небольшое пояснение — компания не имеет собственной сети сбыта и привязана к сбыту другой организации, которая собирает заявки из магазинов и потом развозит заказы.

Вполне естественным ответом на данную ситуацию является выравнивание поступления заявок и, соответственно, производства. Но как это сделать?

В первую очередь необходимо проанализировать пики и провалы нагрузки. То есть просто оценить, какой объем, в какой день необходимо произвести.

Далее нужно распределить объем по товарным группам или типам продукции. Исходя из этого станет понятно, что, допустим, пирожное Медовик в основном заказывают по вторникам.

Затем необходимо соотнести заказы с клиентами/ точками заказов. Из этого вы сможете увидеть возможности для выравнивания. То есть если поставка в один и тот же магазин происходит, допустим, два раза в неделю, то вы можете разбить заявку на конкретные пирожные на две — в разные дни, в соответствии с графиком поставок данной торговой точки.

Если же все заказывают по чуть-чуть, то нужно пересматривать график посещения торговых точек. В любом случае вам придется потратить время не только на анализ и составление новых графиков, но и на их донесение до заказчиков. Но эти затраты окупаются сторицей.

Конечно, ситуация может быть такова, что вам просто не хватает производственных мощностей и пришла пора задуматься о расширении производства.

Хаос на рабочих местах

Знаете, что является одним из основных препятствий для эффективной работы производственных сотрудников? Беспорядок на рабочих местах. Именно хаос поглощает кучу времени. Несмотря на рассуждения на предмет пользы «творческого беспорядка», порядок на рабочем месте существенно повышает эффективность сотрудников. Что такое порядок с точки зрения производства?

Все уже давно придумано и называется система 5S.

5С — технология создания эффективного рабочего места

Система включает в себя 5 простых принципов:

1. Разделить вещи на нужные и ненужные — уберите с рабочих мест все, что не нужно для конкретного производства. Даже если места используются для производства разных типов продукции, сделайте так, чтобы на текущий момент на столе не было ничего, что не нужно прямо сейчас. Лучше потратить время на уборку и подготовку рабочего места между сменами производства, чем держать место в беспорядке.
2. Организовать хранение вещей так, чтобы можно было быстро их найти. Используйте унифицированную тару, яркую маркировку, органиграммы и ярлыки. Все вместе должно помогать находить нужные вещи. Сделайте хранение инструментов удобным — используйте стены с крючками и т.д.
3. Содержать место в чистоте и порядке. Простое правило — если производственный цикл по данному типу продукции завершен, сделайте уборку и подготовьте место к новому циклу. См. п.1
4. Стандартизировать рабочие процессы. Сделайте понятные инструкции и рецепты. Используйте графику вместо текста. Повесьте все это там, где необходимо для производства.
5. Точное выполнение процессов и операций. Следите за соблюдение правил, стандартов, инструкций и процессов.

Великолепные инструкции от ДоДо Пицца

Неправильная планировка рабочих мест в производственной цепи

Производство продуктов питания дефакто — конвейер. К примеру, кондитерская крупными мазками — замес теста, формовка, выпечка, приготовление крема, сборка изделия, фасовка, упаковка, подготовка к отгрузке. Весь производственный процесс можно выстроить в одну линию, где полуфабрикаты будут переходить от одного рабочего места к другому.

В реальности, если только вы не возводили здание под свои нужды, существуют ограничения в виде особенностей производственного помещения. Исходя из особенностей помещения и проектируется расположение цехов, оборудования и рабочих мест, что создает проблемы в организации бизнес-процессов. В примере с моей знакомой я попросил начертить приблизительную схему помещения, обозначить цеха, рабочие места и отметить на них порядок выполнения работ. Затем мы начертили маршруты передвижения сотрудников между рабочими местами. Из полученной схемы стало очевидно:

1. Некоторые рабочие места используются для различных этапов производства различными сотрудниками. Что это дает? Беспорядок в использовании инструментов, оборудования и тары. Что отнимает весьма существенное время сотрудников.
2. Расположение рабочих мест не соответствует производственному процессу. Это увеличивает временные потери при переходе от одного этапа к другому.
3. Запутанные, многократно пересекающиеся маршруты движения сотрудников по помещению. Тоже ведет к временным потерям в процессе производства. Особенно если помещение небольшое.

Мой совет таков:

1. Старайтесь располагать оборудование и рабочие места в соответствии с этапами производства. Таким образом, чтобы полуфабрикат с одного рабочего места, мог быть быстро перемещен на другое рабочее место.
2. Используйте «буферы обмена» между рабочими местами.
3. Располагайте оборудование и рабочие места максимально линейно.
4. При проектировании производства учитывайте маршруты движения сотрудников. Постарайтесь избегать их пересечения. Особое внимание уделяйте местам, где двум сотрудникам, несущим громоздкую тару, будет сложно разминуться.

Препятствия при сборке и отгрузке готовых заказов

Довольно часто я вижу, что не только процессу сборки/отгрузки заказа уделяется недостаточно внимания, но и само место отгрузки выделяется по остаточному принципу.

Считается вполне естественным размещать готовые заказы в коридоре у двери. Расположение заказов в коробках не имеет никакого порядка. Маркировка на коробках сделана в лучшем случае кое-как. Все это проблемы организации бизнес процессов. Приводит это к:

1. Длительной погрузке / разгрузке.
2. Отсутствию возможности принять заказ водителем/экспедитором как положено.
3. Путанице при размещении заказов в машине, с последующими ошибками в доставке заказов
4. Пересортице, недостаче и т.д.

Во избежание всего этого необходимо:

1. Выделить место для сборки, проверки и отгрузки заказов.
2. Располагать заказы в обратном порядке их выгрузки. Т.е. первый заказ, который будет доставлен, должен располагаться последним.
3. Тщательно и однозначно маркировать коробки с заказами. Экспедитору должно быть сразу понятно, что это за заказ и куда/кому его надо доставить. Для разных маршрутов маркировка должна отличаться. Например, по цвету. Тогда заказ не уедет по ошибочному адресу.
4. Сопроводительные документы должны быть прикреплены к заказу.

Производство продукции, которую не покупают

Еще одной проблемой, с которой столкнулась моя знакомая, стали жалобы от продавцов на высокую стоимость продукции и, как следствие, снижение спроса. Причина очень проста — по технологии, кондитерские изделия изготавливались только из высококачественных натуральных продуктов. Никаких примесей, консервантов и т.д. В результате стоимость действительно была относительно высокой.

Высокой для тех людей, которые были охвачены сетью сбыта. То есть продукт не соответствовал запросам клиентов.

Мне очень понятно стремление производить только качественные и натуральные продукты, но если клиенты осознанно хотят платить меньше, но иметь более низкое качество — почему нет?

Проверяйте соответствие ожиданий и требований ваших потребителей вашим продуктам. Ищите способы снижения стоимости, если так хотят ваши клиенты. Найдите способ использовать не 40% сливки, а 30%, которые дешевле и т.д.

Высокий уровень брака

Когда отсутствует нормально поставленный учет, сложно определить причины брака.

Действительно проблемы могут существовать в технологии производства, квалификации сотрудников и так далее. Но также сотрудники могут просто списывать на брак продукты, которые забирают домой. Да, да. Если вы занимаетесь подобным бизнесом, то прекрасно понимаете, что сотрудники активно пользуются доступом к продуктам. Так что.

Первым делом постройте нормальную учетную систему и только потом приступайте к анализу технологий, производственных процессов и квалификации сотрудников. Есть еще одна очень популярная проблема — низкая ответственность и квалификация сотрудников в подобного рода бизнесе. Но это тема для отдельной статьи.

Воспользовавшись данными советами, вы быстро решите проблемы организации бизнес процессов и увидите позитивный результат.

Источник: deep-vision.one

Внешние признаки неэффективных бизнес-процессов

Организация, работающая как часы, собственник и директор занимаются стратегическими вопросами, сотрудники с удовольствием приходят в офис и на производство, при этом с максимальной включенностью выполняют свои функции. Разве не это мечта каждого руководителя и собственника?

У вас пока не так?

Одной из существенных проблем каждой организации являются неэффективные бизнес-процессы. Чтобы в этом убедиться предлагаю по внешним признакам провести экспресс-аудит.

1) Перегружены руководители: выполняют множество оперативной работы, являются трансляторами информации, не успевают осуществлять свои основные обязанности.

2) Беспорядок в офисе: на столах сотрудников лежат кучи неподшитых документов и множество лишних предметов.

3) Беспорядок на складах и в производственных помещениях.

4) Неравномерно распределена нагрузка на сотрудников: одни прохлаждаются на рабочем месте и занимаются личными делами, другие задерживаются после рабочего дня и выходят в выходные.

5) Конфликты между сотрудниками.

6) Сорванные сроки по договорным обязательствам.

8) Перепроизводство, переполненный склад.

Если вы обнаружили хотя бы 2 признака из вышеперечисленных в своей компании, то бизнес-процессы организации нуждаются в изменении.

Если копнуть глубже, непосредственно в анализ бизнес-процессов, можно выявить истинные причины их неэффективности, которые приводят к внешним вышеописанным проявлениям.

Часто, проводя аудит бизнес-процессов, выявляются следующие проблемы:

1) Сотрудники выполняют те задачи, у которых нет дальнейших потребителей, тем самым работая впустую за ваш счёт.

2) Разрывы в бизнес-процессах: нет отлаженной передачи информации от сотрудника к сотруднику, сигнализирующей о необходимости продолжить работу над задачей.

3) Дублирующие бизнес-процессы: разные сотрудники выполняют одну и ту же задачу.

4) Нет ответственных или несколько ответственных за один и тот же процесс.

5) Отсутствие бизнес-процессов как процессов в принципе. Ручное управление и, как результат, хаос вокруг.

Помочь с изменениями может внутренняя проектная группа или внешние консультанты. В зависимости от ситуации также может потребоваться оптимизация или реинжиниринг бизнес-процессов. В следующих статьях мы рассмотрим разницу между ними, а также преимущества и недостатки этих подходов.

Источник: dzen.ru