В данное время на предприятиях реализуется автоматизация процессов. Автоматизация необходима для упрощения бизнес процессов, получения экономической выгоды и развития организации в целом. В данной выпускной квалификационной работе будет рассматриваться автоматизация бизнес процессов компании. ООО «Инфоцентр Главбух».
Как известно, автоматизация в области продаж весьма эффективна и положительно влияет на рост компаний, которые занимаются этой деятельностью. Цель данного проекта заключается в автоматизации бизнес процессов связанных с работой с клиентами компании. Выбирая тему проекта и цель автоматизации, я опирался на то, какие преимущества это принесет организации.
- Финансовая выгода компании, которая позволит перенаправить сэкономленные ресурсы в другое русло.
- Улучшение работы с клиентами, фиксация их заказов, уточнение какой сотрудник работает с тем или иным клиентом.
- Более гибкая информационная система, которую можно развивать в дальнейшем, когда компания будет расти и потребуется усовершенствование тех или иных модулей.
- Удобная работа с документами, которые необходимы для компании и ее клиентам.
- Экономия времени на выполнение поставленных задач сотрудниками организации
К задачам, решаемым в дипломном проекте можно отнести:
Пример автоматизации бизнес процессов с помощью битрикс24
- описание предметной области и выявление недостатков существующей информационной системы.
- постановку задачи автоматизации ;
- обоснование выбора основных проектных решений;
- обоснование экономической эффективности проекта.
По завершению работы необходимо получить готовое решение по автоматизации необходимой области компании, чтобы было возможно максимально сократить расход времени и человеческого ресурса, а также уменьшит шанс ошибки или сбоя, что приведет к прибыли и росту организации. Если это решение будет актуально и будет одобрено организацией, то в следующем проекте можно будет реализовать его практически.
Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ».
Характеристика предприятия и его деятельности.
Компания ООО » Инфоцентр Главбух» существует на рынке уже более 10 лет. За данный срок компания добилась немалых результатов в области привлечения большого количества новых клиентов. Компания является партнером медиагруппы Актион-МЦФЭР и является в числе золотых(лучших) партнеров большой партнерской сети и распространяет продукцию медиагруппы Актион-МЦФЭР.
Компания занимается распространением профессиональной справочно-правовой периодики в электронном формате (справочные системы и журналы).
Перечень справочных систем, которая предлагает компания клиентам: электронная справочная система «Главбух», электронная справочная система «Кадры», электронная справочная система «Финансовый директор», электронная справочная система «Юрист», электронная справочная система «Главная медсестра», электронная справочная система «Госфинансы», электронная справочная система «Госзаказ», электронная справочная система «Экономика ЛПУ», электронная справочная система «Главный врач», электронная справочная система «Образование», электронная справочная система «Завуч», электронная справочная система «Управление МКД», электронная справочная система «Охрана труда».
Пример автоматизации бизнес-процесса с помощью Битрикс24.
Перечень справочных журналов, которая предлагает компания клиентам: электронный журнал «Упрощенка», электронный журнал «Главбух», электронный журнал «Справочник заместителя директора школы», электронный журнал «Справочник руководителя дошкольного учреждения», электронный журнал «Зарплата», электронный журнал «Учет в учреждении», электронный журнал «Учет. Налоги. Право» и многое другое.
Организация имеет упрощенную систему налогообложения. Доход компании идет от количества продаваемых продуктов коммерческим, бюджетным, казенным, автономным компаниям и физическим лицам. Расход состоит из зарплаты сотрудникам компании, оплата арендных помещений, оплата кодов доступа на продукты Актион-МЦФЭР.
Основные технико-экономические показатели деятельности организации ООО «Инфоцентр Главбух» за период с 01.01.2018г. по 01.01.2019г. указаны ниже в таблице 1.
Таблица 1
Технико-экономические показатели деятельности организации.
С 01.01.2020 по 31.12.2020
Наименование показателей:
Значение показателей по итогу периода:
Количество продаж в месяц (шт)
Денежный оборот компании в рублях за месяц
Количество офисов (арендованные помещения)
Организационная структура управления предприятием.
На рис. 1.1. изображена организационная структура предприятия. Она демонстрирует взаимодействие и распределение работ между отделами и сотрудниками отделов.
Рисунок 1.1. Организационная структура предприятия.
В организации действует следующий перечень должностей:
- IT-Администратор
- IT-Сотрудник
- Генеральный директор
- Бухгалтер
- Главный бухгалтер
- Главный менеджер по продажам
- Менеджер по продажам
- Руководитель отдела закупок
- Руководитель отдела кадров
- Руководитель финансового отдела
- Руководитель отдела продаж
- Сотрудник финансового отдела
- Специалист по закупкам
- Тренер по обучению
Теперь рассмотрим более подробно, чем занимаются сотрудники данных должностей и их отделы
Во главе организационной структуры компании стоит генеральный директор. Его задача состоит в том, чтобы разрабатывать стратегию по развитию организации в целом, принимать окончательные решения в сложных вопросах, которые встают перед компанией и участвовать в подборке кадрового персонала на руководящие должности компании вместе с руководителем кадрового отдела.
Финансовый отдел состоит из двух человек: руководитель отдела и его заместитель. Они занимаются: реализацией финансовой стратегии и финансовой политики организации. Так же принимают участие в разработке прогнозов развития организации.
Бухгалтерский отдел состоит из трех человек: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера и специалист по заработной плате. Данный отдел занимается: ведением бухгалтерского, налогового и управленческого учета, начислением заработной платы, составление и сдачи налоговых отчетностей.
Отдел кадров состоит из одного человека: руководитель отдела кадров. Данный специалист выполняет следующие обязанности: кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке, выработка штатного расписания, написание должностных инструкций, учет рабочего времени, консультации по вопросам трудового права и законодательства и многое другое.
Отдел закупок состоит из двух человек. Один из которых руководитель отдела и специалист по закупкам. В их обязанности входит следующее: заключение договор на электронных порталах и площадках, консультация по юридическим вопросам, касающихся договорной деятельности, составление технического задание, участие в аукционах и других видах закупок.
Отдел обучения состоит из одного специалиста, который занимается подготовкой будущих специалистов компании. Обучает будущих руководителей подразделений и обучает менеджеров по продажам.
Информационный отдел состоит из двух специалистов из системного администратора и его помощника. В их обязанности входит обеспечить исправную работу всех аппаратных средств компании, обеспечение и разграничение доступов к ресурсам компании, ведение технического учета вычислительной техники. обеспечение защиты информации, обеспечение резервного копирования данных, оптимизация и настройка сети организации и так далее.
Отдел по работе с коммерцией состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в коммерческие организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.
Отдел по работе с бюджетом состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в бюджетные, автономные и казенные организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. . После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.
Отдел сопровождения состоит из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые сопровождают и занимаются переподпиской действующих клиентов компании. Если у клиента возникают сложности, обязанности менеджеров по сопровождению решить их в кратчайшие сроки.
Любой менеджер осуществляя продажу согласовывает документы с клиентом и с руководителем отдела, если встречается индивидуальная ситуация с договором, менеджер или руководитель менеджера согласовывает моменты с отделом закупок, а именно с начальником отдела закупок, если индивидуальные моменты встречаются на уровне счетов и закрывающих документов, то руководитель отдела продаж или менеджер согласовывает данные документы с бухгалтерией, а именно с главным бухгалтером.
Программная и техническая архитектура ИС предприятия.
Перечень оборудования представлен в таблице 2.
Таблица 2
Перечень оборудования
Тип оборудова-ния
Кол -во:
Источник: www.evkova.org
Как автоматизация на базе «1С УНФ» помогла сократить расходы на производство в 4 раза
Компания «ВХМ24» занимается производством и продажей металлических конструкций для предприятий, в сферу деятельности которых входит хранение и переработка зерновых культур. На производстве изготавливают оборудование на заказ, учитывая разнообразные требования Заказчика.
«ВХМ24» принимает участие в работах по монтажу, наладке и поставки оборудования на элеваторы Воронежской, Липецкой, Белгородской, Курской областей и других регионов страны. Компания участвуют в международных проектах в Германии, Иране, Ираке, Монголии.
Толчок для старта автоматизации
Руководители компании «ВХМ24» обратились к нам с запросом минимизировать работу с бумажными носителями, сократить ручной труд сотрудников.
На момент обращения в компании использовалась только база бухгалтерии для оформления первичных документов.
В остальном учёт вёлся на бумаге и в Excel, часть информации по производству нигде не отображалась, вследствие чего, сотрудники начали допускать ошибки в некоторых бизнес-процессах.
Не видели остатки сырья, полуфабрикатов и готовой продукции на складе, что негативно отражалось на скорости работы.
Отсутствовала корректная отчётность по продажам, закупкам и денежным средствам, из-за чего были трудности в расчёте маржинального дохода и в контроле сроков выполнения заказов покупателя и заказов поставщиков.
Главная цель проекта: Сократить время на обработку документов продажи, закупок, производства и документов оплаты, за счёт автоматизации оперативного учёта.
Исследование бизнес-процессов компании.
Прежде, чем приступить к внедрению инструментов автоматизации, мы провели обследование бизнеса, выявили «слабые» места в бизнес-процессах, так же произвели оценку сквозного процесса продажи от обращения клиента до доставки клиенту по критериям затрат времени и стоимости процесса. Минимальная стоимость данного процесса обходилась компании 205 019 руб. в месяц.
Бизнес-процессы предприятия описали в моделе AS IS (как есть сейчас).
Несколько примеров проблемных ситуаций:
Пример 1:
Уже на этом этапе видим, что в процессе менеджер использовал несколько информационных ресурсов — необходимо было уходить от такого подхода. Данные хранились на различных информационных носителях, они разрознены и не связаны между собой, что вело к увеличению затрачиваемого времени менеджера на заполнение каждого из файлов.
Пример 2:
Менеджер вручную готовит бланки в работу и физически относит в цех, что тоже занимает время.
Пример 3:
Начальник производства вручную сортировал бланки, анализировал каждый распечатанный счёт на наличие готовых чертежей на продукцию.
Вся информация хранилась на бумажных носителях.
Ход проекта
Автоматизация бизнес-процессов
• Информационная
система
(ИС)
собирает,
обрабатывает, хранит, анализирует и распространяет
информацию для определенных целей. ИС включает
входную информацию (данные, инструкции) и
выходную информацию (отчеты, расчеты).
• Цель функционирования информационной системы
(ИС) организации — производство нужной для
организации информации, создание информационной
и технической сред для осуществления управления
информацией.
3.
• Информационные системы современных
предприятий представляют собой сложные
системы, включающие как разнообразные
компьютерные платформы, операционные
системы, сетевые архитектуры, так и
различные
программные
комплексы,
предназначенные для решения своих
частных задач (управление знаниями,
документооборотом,
материалами,
финансами и т.д.).
4. Эволюция подходов к автоматизации деятельности организации.
ЭВОЛЮЦИЯ ПОДХОДОВ К АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.
• Хаотичная автоматизация
• Автоматизация по участкам
• Автоматизация по направлениям
• Комплексная автоматизация деятельности
организации
5. Хаотичная автоматизация
ХАОТИЧНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ
6.
Хаотичная автоматизация — исторический путь
многих организаций. Несмотря на кажущуюся
дешевизну данного подхода, при росте масштабов
возникают большие проблемы с интеграцией и
обслуживанием разнородных программ, что приводит
к дублированию данных работ и дополнительным
затратам.
7. Автоматизация по участкам
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПО УЧАСТКАМ
8.
Следующий
вариант
автоматизации
автоматизация по участкам, которая подразумевает
выделение определенного участка бизнес-процесса и
обеспечение его требуемыми информационными
системами. Достаточно не затратный подход, который
автоматизирует
обособленные
функциональные
подразделения. При этом возникают проблемы с
интеграцией решений различных отделов и
департаментов внутри организации.
Данный подход к автоматизации активно
использовался при функциональном управлении.
Источник: ppt-online.org
