Программа автоматизации бизнеса что это

Каждый руководитель организации мечтает о волшебной палочке, которая лишит его рутинных дел. К счастью, такая палочка действительно есть. С помощью систем автоматизации вы будете тратить время не на административную волокиту, а на реальные бизнес-процессы и эффективное управление.

Можно ли автоматизировать бизнес

Да, однако не «можно», а скорее «надо». Автоматизировать бизнес необходимо, потому что это существенно повысит эффективность всех рабочих процессов. Тем более, технологии уже давно позволяют это сделать и предлагают много решений для любого типа бизнеса. Поэтому было бы странно упустить возможность усовершенствовать деятельность компании и превзойти конкурентов. Если же они уже автоматизировали свой бизнес, то рекомендуем поторопиться, потому что скоро речь пойдет о том, как бы вам их догнать.

Что такое автоматизация бизнеса

Если объяснять, что такое автоматизация простыми словами, то это делегирование административных процессов программному обеспечению. Программа автоматизации позволит упростить и ускорить следующие активности в организации:

Программа автоматизации твоего бизнеса

• управление продажами;
• регистрация и обработка заказов;
• создание задач, назначение ответственных сотрудников и контроль выполнения;
• бухгалтерская отчетность и мониторинг финансов;
• учет склада;
• управление рекламной деятельностью и проработка лидов;
• анализ данных и формирование отчетов по разным направлениям деятельности компании;
• управление взаимоотношениями с клиентами

Это еще не полный список того, какие задачи решает автоматизация и какие возможности она предоставляет руководителю.

Мультифункциональная система автоматизации высвободит ресурсы для более продуктивного ведения бизнеса и его дальнейшего развития. Остается только сделать выбор в пользу качественной и действенной программы.

Например, в пользу CRM-системы RemOnline, содержащей все вышеперечисленные инструменты и даже больше.

Для чего нужна система автоматизации бизнеса?

Средства автоматизации бизнеса помогут не только наладить эффективное выполнение административных задач, но и деятельность компании в целом. Основные преимущества внедрения автоматизации бизнес-процессов:

Экономия времени

Настроив правила и сценарии выполнения административных процессов, вы сохраните кучу времени для решения действительно неотложных вопросов. Благодаря автоматизации на вашем рабочем столе и в ящиках коллег станет гораздо меньше бумажных документов. Долгие часы работы над отчетами, бланками заказов и складскими ведомостями также останутся в прошлом — документация будет генерироваться автоматически или в несколько кликов.

Коммуникация с клиентами и сотрудниками ускорится и не будет требовать прямого контроля благодаря автоматической отправке уведомлений. Программа упростит и ускорит большой пласт деятельности, так что у руководителя организации будет больше времени на важные разговоры с партнерами, подчиненными и клиентами.

Что такое автоматизация торговли и как работает.

Сохранение ресурсов компании

Комплексная автоматизация бизнеса позволит снизить вовлеченность персонала в административные процессы, потому что они будут теперь выполняться автономно. Как бы меркантильно это ни звучало, но вы сможете сократить штат и сэкономить на зарплатах. Более того, некоторые системы автоматизации, как RemOnline, помогут рассчитать зарплату быстрее и проще, потому что имеют соответствующий функциональный модуль.

В частности, автоматизация избавит вас от необходимости покупать дополнительное бухгалтерское оборудование и канцелярию, программы для составления отчетов, складского учета и кассового аппарата. Широкий функционал современных средств автоматизации содержит все эти инструменты внутри.

Увеличение прибыли

Во-первых, да, конечно вам придется потратить средства на внедрение системы, но они обязательно окупятся. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать больше заказов и клиентов и быстрее осуществлять продажи. Технологии повысят качество вашего сервиса и слаженность команды.

Масштабирование бизнеса

Компании, которые хотят расти, принимать и обрабатывать больше заказов, продавать больше услуг или товаров, просто не смогут обойтись без автоматизации. Значительно выгоднее один раз внедрить вспомогательные технологии, чем постоянно нанимать все больше менеджеров, которым нужно выплачивать вознаграждение.

Повышение производительности

Иногда человеческий фактор оказывает негативное влияние на качество выполнения определенных задач, особенно когда дело касается расчетов, отчетов, генерации и заполнения документации. В отличие от человека программа не забывает об отчетах и не пропускает буквы в именах клиентов, конечно же при условии, что их изначально правильно написали;) Так что количество ошибок в документах и бизнес-процессах в целом значительно уменьшится.

Безопасность данных

Кроме того, что системы автоматизации создают базы данных, они еще обеспечивают их защищенность от утечки или внешнего воздействия. Внедрение автоматизации сведет почти к нулю возможность несанкционированного доступа в систему. Ваши финансы и персональные данные клиентов будут надежно защищены.

Как выбрать средство автоматизации?

Теоретически существует возможность внедрения средств автоматизации собственной разработки , то есть системы созданной под конкретный бизнес. Спешим вам сообщить, что в сегодняшних реалиях такой вариант — это вздор. Рынок уже заполнен продуктами этого сегмента, а на разработку собственного вы потратите кучу времени и средств и не факт, что останетесь довольны.

Второй и более целесообразный вариант – это готовая программа автоматизации бизнеса . Чтобы правильно выбрать одну из представленных на рынке, нужно помнить о том, какие процессы вы хотите оптимизировать с помощью системы. Понимая свои потребности, вам будет легче найти идеальное средство автоматизации.

Можно обсуждать качество каждой отдельной программы, однако наиболее целесообразный выбор — это универсальная система автоматизации с большим набором инструментов . Следует все же отметить, что некоторые из них нуждаются во внедрении со стороны специалиста, который настроит программу под нужды компании. Однако есть и более выгодные альтернативы.

Простым решением вопроса выбора будет облачная CRM-система RemOnline . Достаточно зарегистрироваться в программе, чтобы начать бесплатный тестовый период до 14 дней. Сервис будет всегда доступен в окне браузера, не нужно ничего устанавливать дополнительно, а тем более нанимать специалиста. Интуитивно понятный интерфейс и Служба поддержки помогут вам разобраться в программе и быстро перейти к работе.

Итак, определите цели автоматизации вашего бизнеса и какие процессы вы хотели бы оптимизировать. Затем выберите одну программу, которая отвечает вашим потребностям и начинайте автоматизацию.

Как внедрить автоматизацию бизнеса?

Для начала определитесь, какие бизнес-процессы подлежат автоматизации в вашей компании. Такие системы, как RemOnline, позволяют автоматизировать широкий спектр рабочих операций:

• управленческие процессы и менеджмент;
• операционные процессы (продажи, реклама, заказы, поддержка и т.п.);
• вспомогательные процессы (бухгалтерская отчетность, анализ данных, системное администрирование);
• коммуникацию с клиентами и сотрудниками.

Когда у вас будет понимание, какие именно процессы вы хотите автоматизировать, самое время перейти к их оптимизации. Определите, какие операции лишние, а какие можно упростить и сделать более эффективными. Это поможет выявить ошибки и недостатки в организации работы и даст понимание, какие проблемы решит оптимизация.

Какие процессы в бизнесе можно автоматизировать бесплатно?

Ну, вы можете поймать голубя, поселить его в офисе и натренировать оповещать сотрудников о новых задачах. Хотя его тоже придется кормить, ухаживать и тому подобное — одни заботы. Пожалуй, есть хитроумный путь бесплатной автоматизации бизнес-процессов, например отложенные сообщения в Telegram, хотя даже они нуждаются в вашем участии.

Программа для автоматизации бизнеса

Когда производится поиск программы для автоматизации бизнеса, как правило, речь идет об автоматизации бизнес-процессов или автоматизации постановки и контроля выполнения задач.

Автоматизация бизнес-процессов основана на том, чтобы процессы в компании были зафиксированы в программе, а цепочка действий и задач выполнялась в соответствии с заложенным алгоритмом.

Автоматизация постановки и контроля задач

Сначала поговорим об автоматизации работы с задачами, потому что это является частью полноценных систем автоматизации бизнес-процессов, о которых речь пойдет ниже.

По-простому это называется “Задачник”. По сути — это информационная система или программа, в которую сотрудники ставят задачи друг другу. При этом могут быть различные модификации программы, например возможность контролировать выполнение задач, ставить задачи группе исполнителей, создавать наблюдателей для задач, ставить задачу на отдел или распределять задачи по карусели или в зависимости от нагрузки на исполнителей.

Любая из таких систем позволяет ставить задачу, назначать исполнителя, устанавливать срок выполнения задачи, вносить название и текстовое описание к задаче и прикреплять файлы. Остальные возможности являются дополнительными и создаются в программе при необходимости.

Система постановки и контроля задач обычно является вспомогательной, используется в других разделах и в совершенно разных системах. Например, в системах ведения проектов, документооборота, в CRM-системах или как в нашем примере — программе для автоматизации бизнес-процессов.

2 подхода к автоматизации бизнес-процессов

Первым является подход, при котором для бизнеса разрабатывается программа, в которую изначально при проектировании закладываются бизнес-процессы, которые создают скелет логики работы программы. Это может быть разработанная для компании программа или установка готовой программы, в которой заранее определены бизнес-процессы. К таким программам относятся распространенные CRM-системы или программы для ведения бухгалтерского учета.

Второй подход — это система, в которой бизнес-процессы создают и работают по ним сами пользователи системы (или руководитель).

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы.

Бизнес-процесс программируется жестко

Разрабатывается программа, в которую при проектировании закладывается определенная логика, последовательность действий пользователей. Для этого для каждой роли пользователя создается отдельный интерфейс, содержащий именно те поля для ввода данных, которые нужны для выполнения конкретной задачи для конкретного бизнес-процесса. Данный подход позволяет создавать кастомные интерфейсы и выполнять индивидуальные задачи, ограничивать доступ к изменению только тех данных, которые необходимы конкретному пользователю.

В разработанных специально для процессов компании программ делаются интерфейсы, четко соответствующие выполняемым задачам. Доступ к информации также ограничивается по ролям. В отличие от готовых программ, например, шаблонных CRM-систем, где нет разграничения доступа или кастомизации информации по сделке в зависимости от её стадии. Как и нет дополнительных возможностей, например автоматической генерации коммерческого предложения исходя из калькулятора услуг компании менеджером на стадии сделки — отправка коммерческого предложения.

При разработке подобной программы для компании возможно реализовать любые процессы, будь то индивидуальные расчеты производства исходя из десятка параметров изделий, формирование коммерческих предложений застройщиком, контроль доставки грузов и расчет премиальных для сотрудников исходя из сумм заказов.

Для шаблонных систем (готовых систем) используется принцип работать с тем, что предоставлено программой. В данном случае программы подходят, если вы не собираетесь расширять программу до других бизнес-процессов, то тогда использование готовой программы с ведением сделок по воронке (изменением статуса сделки) и простой карточкой — будет оптимальным вариантом. Если вам достаточно того функционала, который предоставляет программа.

Когда в программе бизнес-процессы программируются жестко, это уменьшает количество ошибок. В индивидуальных информационных системах делается проверка вводимых данных, в шаблонных выполняется контроль процесса в рамках имеющихся возможностей контроля и аналитики.

Минус такого подхода заключается в том, что программа будет работать только так, как запрограммировано, и лишь в имеющихся рамках. Изменить логику или бизнес-процесс в программе можно будет только с привлечением программиста для индивидуальных разработанных систем, для шаблонных — невозможно.

Настраиваемые бизнес-процессы

Это такой тип программ для автоматизации бизнеса, в котором пользователь информационной системы сам создает бизнес-процессы. Как это происходит:

Администратор системы (пользователь, руководитель, архитектор бизнес-процессов) создает бизнес-процесс и программирует его. Настраивает последовательность задач, их длительность и срок выполнения.

При постановке задачи от одного сотрудника к другому ставится не просто задача, а запускается бизнес-процесс.

В рамках процесса ставится первая задача исполнителю, Он видит в рамках какого процесса выполняется задача, общее описание процесса. Задача имеет срок. Исполнитель выполняет задачу и закрывает её.

Автоматически ставится следующая задача следующему сотруднику, устанавливается срок выполнения начиная от срока завершения прошлой задачи по процессу.

Это очень упрощенное описание. Такие информационные системы, как правило, имеют функции свободной постановки и обмена задачами, задачи можно программировать как зависимыми друг от друга в рамках процесса так и независимыми. Могут быть кастомные задачи с собственной дополненной структурой данных (программируется отдельно).

Такие системы программируются специально для заказчика и расширяемы для ускорения работы над выполнением задач. Их минусом является меньшая кастомизация, гибкость работы с данными (структурой данных по задаче). При этом индивидуализация, кроме фактической настройки бизнес-процесса, производится путем дополнительного программирования. Плюсом данного подхода является возможность без привлечения программистов запрограммировать любое количество процессов в компании самостоятельно.

Источник: indins.ru

Что такое автоматизация бизнеса?

Стремительное развитие бизнеса показало потребность в профессиональных кадрах, хорошей рекламе и автоматизации всех бизнес-процессов. И если первые два пункта понятны, то автоматизация бизнеса требует детального разъяснения. Этому посвящен материал, который вы видите.

Что же такое автоматизация бизнеса?

Каждый бизнес-проект, стартап или предприятие преследует определённую цель. Увеличение продаж, производства, повышение качества услуг или продукции, расширение – этапы развития. Они требуют слаженной работы. Чтобы облегчить сложное и энергоемкое взаимодействие кадров, отделов и структур предприятия, предприниматели автоматизируют операции.

Задача автоматизации — создание структуры (например, производство, маркетинг, продажи), четкое распределение задач между исполнительными группами. Нужно упростить работу, ускорив достижение конечной цели. Этому термину уже более сотни лет, но с появлением компьютеров он стал более актуальным. Это включение в управление компании цифровых инструментов.

СRM-системы, 1С, электронные доски задач, сетевой тайм-менеджмент упростят жизнь предпринимателю. Неважно, сколько людей в компании, пять или пятьдесят, выведение внутренних процессов бизнеса на автоматический поток необходимо.

Автоматизация бизнеса: преимущества

Что дает автоматизация:

• сбор данных о клиентах (начиная с анкет и заканчивая статистикой заказов, востребованным товаром и другой информацией);
• работа с поставленными задачами, внутренний тайминг, отслеживание статистики;
• внедрение техники, работа без участия сотрудников.

Данные о клиентах — это «горячая» база для поддерживания для маркетинговых исследований. Программы отследят частоту заказов продукта/услуги, покажут рейтинг востребованных товаров и разделят клиентскую аудиторию на категории по интересам. На этой основе создадут рекламные кампании для большего охвата потенциальных клиентов. Выделяя группы со схожими предпочтениями, менеджер привлечет внимание к компании и повысит конверсию и продажи.

Внутренний тайминг повысит эффективность работы. Он поможет четко распоряжаться рабочим временем, динамично и поэтапно достигая поставленных целей. Это ускорит результата и сэкономит личные ресурсы сотрудников, которые будут работать продуктивнее.

Автоматизация действий поможет работнику не тратить время на рутинную работу, а сосредоточиться на персональной цели. Это не приведет к сокращению рабочих мест и роботизации рабочих процессов. Сотрудники будут выполнять работы по квалификации, не рассеивая внимание на второстепенные задачи. Улучшенная координация усилий, четкая постановка задач, организация и распределение рабочего времени приводят к целям, без лишних затрат ресурсов компании.

Программы для автоматизации бизнеса

Для перевода компании на цифровую основу нужны программы. Они облегчают работу предпринимателей. ПО делится на платное и бесплатное. Те, кто пока не готов выложить большие деньги за программное обеспечение могут поискать демо-версии или свободно распространяемые варианты.

Топ-5 бесплатных программ для автоматизации бизнес-процессов

Google Drive

Облачный сервис от Гугл – незаменимый помощник в бизнесе. Google Drive дает доступа ко всем файлам и документам компании в режиме 24/7, постоянное отслеживание изменений в них. Он дает:

• возможность работы с «тяжелыми» файлами (загрузка и выгрузка изображений, видео, документов, презентаций и многого другого);
• работа с текстовыми документами в онлайн-режиме, ограничение доступа к ним;
• онлайн-планер для структурирования работы;
• инструменты для презентаций в онлайн режиме;
• создание файлов и документов всех расширений и многое другое.

Использование Google Drive автоматизирует процессы небольшого бизнеса, и станет подспорьем для крупной компании.

Streak

Это дополнением для сервисов Гугл (а именно Gmail и Inbox). Оно превращает почтовый ящик в примитивную СRM-систему, давая менеджерам полезные возможности:

• автоматическую рассылку писем по готовой клиентской базе;
• отслеживание просмотра письма клиентом;
• работу с отзывами;
• упрощенные процессы продаж.

Программа бесплатна, обучить работе с ней персонал просто.

SMMplanner

Утилита для продвижения бизнеса в социальных сетях или настройки его. SMMplanner – это приложение для отложенного постинга. Оно планирует публикации на месяц, чтобы не заниматься рутиной каждый день, отнимая время у сотрудников. Она позволяет:

• работать параллельно в нескольких социальных сетях;
• делать до 50 бесплатных публикаций ежемесячно;
• вести календарь постинга, заносить туда готовые публикации;
• создавать и вести полноценные СММ-проекты.

У SMMplanner есть и платная версия с расширенным перечнем возможностей. Для небольших проектов на 3-4 публикации в неделю достаточно возможностей бесплатного аккаунта.

Yaware.TimeTracker

Программа-трекер, создана для отслеживания рабочего времени сотрудников. Предлагается бесплатная и платная учетная запись. В бесплатной версии доступны:

• учет времени работы сотрудников;
• отслеживание начала и окончания смены;
• отслеживание посещаемых сайтов и программ;
• получение отчетов об общем времени работы/отдыха каждого из коллег.

В бесплатной версии расширение доступно для 5 компьютеров. Этого достаточно для небольшого бизнеса. Крупные организации приобретают платную учетную запись.

Trello

Доска задач для грамотного планирования рабочих процессов:

• задачи в форме карточек;
• ведения десятков досок одновременно;
• тайминг по задачам;
• назначение задачи конкретному сотруднику;
• почтовое оповещение об изменениях, происходящих на доске (выполнение или частичное выполнение задачи, перемещение карточки на другую доску, истечение времени на выполнение работы и т.д.);
• комментирование задач по ходу выполнения;
• общение сотрудников внутри системы;

Доска задач незаменима для любого вида бизнеса. Понятный интерфейс, отсутствие перегруженности лишними функциями. Эффективная организация множества процессов.

Топ-5 платных программ для автоматизации бизнеса

Yaware.TimeTracker (платная версия)

Бесплатной версии этой программы достаточно для небольшого или начинающего бизнеса. В полном платном варианте добавлены:

• распределение рабочего/нерабочего времени, планы на рабочий день;
• система оповещений, что рабочее время сменилось временем на обед/перекур или планерку;
• внутреннее распределение используемых программ по эффективности;
• проекты и задачи, персональное поручение конкретному сотруднику;
• опросы, контроллеры активности, отслеживание клиентского актива на сайте или в социальных сетях.

В платной версии сотни мелочей, которые упрощают повседневные операции и делают их комфортнее для сотрудников.

1С

Самое популярное и востребованное программное обеспечение в странах СНГ. Цель – система в бухгалтерском и финансовом учете компании. Таблицы точного отслеживают динамику доходов и расходов предприятия. Дополнительные функции:

• управление, бюджет и консолидирование финансов;
• учет налогов с учетом прибыли предприятия;
• регулярная статистика с динамикой расходов и доходов;
• торгово-складской учет предприятия;
• расчет заработной платы персонала.

Такое программное обеспечение нужно крупным предприятиям. Для среднего и малого бизнеса оно сложно.

SupeRep

Полезная программа для торговли и интернет-магазинов:

• настраивает интерфейс под рабочие категории, пользователя;
• принимает заказы, заносит их в отчет и статистику;
• создает опросники для клиентов, подключает их к внутренней статистике программы;
• из данных формирует таблицы и диаграммы;
• формирует прайс-листы для товаров;
• управляет наценками и продажами.

Приложение интегрируется с другими программами (в том числе 1С).

Битрикс24

СRM-система с очень удобным интерфейсом, в которой есть и бесплатная версия. В бесплатной версии предприниматель получит личный кабинет для общения сотрудников. Платная версия:

• сохраняет все данные звонков и чатов с сотрудниками и клиентами;
• интегрирует систему с социальными сетями, сводит контактные данные;
• расширяет бизнес в технике воронки продаж;
• настраивает первичные и вторичные продажи.

Store_W

Программа для автоматизации продаж:

• ведет учет складов;
• инвентаризирует товар;
• следит за движением продукта (от нахождения на складе, до попадания к клиенту);
• сочетается со множеством программ бухгалтерского учета;
• проводит и учитывает финансовые операции любых видов прямо из программы;
• ведет статистику.

Целиком вывести работу на автоматический поток не получится. Программы упрощают рутинную работу, позволяют сосредоточиться на главных действиях. Используйте несколько программ одновременно, потому что каждая написана для конкретной цели (например, продажи или внутренний менеджмент компании). Учитывайте масштабы бизнеса, смету и планы окупить вложения.

Источник: goodservice.su