Программы используемые в бизнесе

21 век – время оптимизации. Большинство процессов автоматизируется, время исполнения задач сокращается, а прибыль от этого увеличивается. И даже самый продвинутый руководитель, который является ассом в тайм-менеджменте, не всегда может проследить за каждым рабочим процессом в той мере, в которой это необходимо. И тогда на помощь приходят сервисы и программы, упрощающие и оптимизирующие ведение бизнеса. Расскажем на примере наиболее популярных из них.

Постановка и контроль задач

Одним из наиболее популярных вариантов является платформа «Битрикс 24», с ее помощью оцифровываются маркетинг и продажи, осуществляется постановка и контроль задач, внутренние и внешние коммуникации, хранение документов. Так же платформа автоматизирует бизнес-процессы компании и помогает обеспечить сбор, хранение информации о взаимодействии сотрудников с клиентами, коллегами, и партнерами.

JIRA — платформа для управления проектами, задачами и отслеживания ошибок, ее задачи – структурированные инструменты для управление проектом. В основном она используется разработчиками и ведения agile-проектов. Jira доступна в веб-версии и в виде десктопного приложения.

Планер Google Tasks — максимально простое и удобное приложение. Вы можете создавать задачи, составлять их описание, а затем добавлять подзадачи. Они появляются в маркированном списке, и можно пометить каждую подзадачу завершенной, когда придет время. Каждая задача находится под списком, и количество списков, которые вы можете создать, не ограничено.

Безопасность данных и мониторинг работы сотрудников

Защита персональных данных всегда была острой темой, но в эпоху пандемии и массовом переходе на удаленную работу, эта тема стала актуальной как никогда.

Антивирусы

Один из самых стандартных инструментов – Microsoft Defender. Это антивирус компании Microsoft, встроенный по умолчанию в операционные системы Windows (начиная с ) и предназначенный для защиты компьютера от вредоносных программ (вирусы, шпионское ПО и др.).

Kaspersky Endpoint Security и ESET Endpoint Security. Антивирусы имеют как индивидуальную подписку для использования на домашних компьютерах, так и для бизнес-сегмента. Интерфейс антивирусов не перегружен лишними элементами, найти необходимую функцию или информацию не составит труда. Оба хорошо зарекомендовали себя как действенные сервисы для коммерческого использования с максимальной эффективностью.

Программы безопасности

DLP-система SecureTower – это система которая осуществляет защиту от утечек данных и контроль активности пользователей. Удобство системы в ее легком интерфейсе и широком спектре действия.

Основной функционал: защита от утечки данных, контроль работы персонала на компьютере, контроль лояльности, выявление потенциально опасных сотрудников.

ПО предоставляет полный контроль корпоративной информации за счет мониторинга максимального количества каналов коммуникации и протоколов передачи данных.

Cybowall – это не интрузивное, безрисковое решение, которое обеспечит полный и непрерывный мониторинг вашей сети по всем протоколам и распространяется на все конечные точки. Cybowall защищает вашу сеть в режиме реального времени; выявляя и реагируя на угрозы по мере их возникновения. Ключевые особенности: отображение активов, оценка уязвимости, считывание вредоносных файлов и их нахождение в сети, использование WMI и непрерывного сканирования конечных точек для получения полной видимости сети.

Получение удаленного доступа

Пожалуй, очень важная часть нашего списка, ведь с 2020 года число удаленных сотрудников значительно увеличилось, поэтому программы для получения удаленного доступа порой просо необходимы.

TeamViewer – это специальная программа для удаленного подключения, позволяет предоставить временный доступ к своему компьютеру. Как это работает? Улита должна быть на обеих машинах. При запуске TeamViewer создаётся ID компьютера и пароль. Чтобы установить связь между компьютерами, клиент-оператор должен связаться с удаленным оператором и узнать его ID и пароль, а затем ввести их в клиент.

AnyDesk — бесплатная для частного использования программа для использования удаленного рабочего стола. Важным преимуществом является высокая скорость подключения, хороший FPS и простота использования.

Chrome Remote Desktop — инструмент для удалённого администрирования, разрабатываемый компанией Google, который позволяет пользователю контролировать компьютеры через проприетарный протокол.

Это ПО является расширением для браузера Google Chrome и доступно для установки через Chrome Web Store.

Коммуникации

Безусловно неотъемлемая часть бизнеса – коммуникации. Деловое общение должно быть быстрым, удобным и безопасным. В таких случаях на помощь приходят мессенджеры и сервисы для видео конференций, которые давно стали частью рабочего процесса.

Skype — это программное обеспечение для связи с миром, по праву завоевавшее топовое место в ведении переговоров. С помощью Skype миллионы людей и компаний совершают индивидуальные и групповые голосовые или видеозвонки, а также программа позволяет отправлять мгновенные сообщения и файлы другим пользователям.

Zoom приобрел свою популярность сравнительно недавно, это сервис для проведения видеоконференций, онлайн-встреч и дистанционного обучения, который тоже отлично справляется со своими задачами.

WhatsApp один из первых, а потому популярных мессенджеров. Это бесплатный сервис обмена мгновенными сообщениями и голосовой связи по IP, принадлежащий компании Meta. Она позволяет пользователям отправлять текстовые и голосовые сообщения, совершать голосовые и видеозвонки, а с недавнего времени еще и групповые. Так же в приложении можно обмениваться изображениями, документами, местоположением пользователя и другим контентом.

Источник: www.comss.ru

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.

Управленческий учет в компании

Управленческий учет может включать в себя различные контуры:

1. Формирование управленческой отчетности
2. Бюджетирование
3. Казначейство
4. Международный учет

Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:

• отчет о прибылях и убытках (P
• отчет о движении денежных средств (ДДС);
• управленческий баланс.

Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P

Программы для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.

Управленческий учет в компании можно собирать и вести в Excel (что актуально для малого бизнеса), а можно использовать более специализированные средства автоматизации для объединения разных источников информации в одной системе, то есть программы или облачные сервисы. В текущее время компании по мере роста могут проходить путь от простых Excel-таблиц к сложным ERP-системам.

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:

• планировать хозяйственную деятельность предприятия путем бюджетирования;
• контролировать затраты на основании оперативно собранной и предоставленной информации;
• оптимизировать затраты;
• контролировать на основании отчетов отклонения фактических показателей от запланированных.

Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.

На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:

1. Excel
2. Облачные сервисы (в основном для управления ДДС)
3. Различные специализированные конфигурации на базе 1С
4. ERP-системы для комплексной автоматизации крупных предприятий

При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.

Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)

Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

• Отчет по доходам и расходам (ОДР, P
• календарь обязательных платежей;
• прогноз кассовых разрывов;
• отчетность по проектам.

Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:

• Осуществляет синхронизацию управленческого учета с банками.
• Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса (проектов).
• Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв.

С работой в сервисе вы получите:

• Настроенный управленческий учет для небольших компаний
• Продуманную визуализацию основных показателей бизнеса
• Платежный календарь с обязательными платежами
• Интеграцию с банками, автоматическую загрузку выписки
• Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
• Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
• Высокую отказоустойчивость

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета , вы сможете забыть о ведении управленческого учета, сосредоточившись на управлении бизнесом.

В объем консультационной поддержки входит:

• помощь в первичной настройке «Управленки», добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
• внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
• внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
• присвоение статей движения денежных средств и проекта каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
• персональное обучение ваших сотрудников работе с «Управленкой».

С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.

Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С

На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.

Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:

• Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
• Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
• Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «Управленческий учет /МСФО».

Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.

Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.

Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:

1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования – используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».
2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС – может применяться модуль «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
3. Для оперативного управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО».

ERP-система для комплексной автоматизации предприятия

Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.

Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:

• Управление оперативным и производственным учетом
• Бухгалтерский и налоговый учет
• Управление персоналом и расчет зарплаты
• Финансовый учет (бюджетирование, казначейство)
• Международный учет (МСФО, GAAP и пр.)
• Управление активами

Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.

Основные преимущества такого решения:

• Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы.
• Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных.
• Контроль работы сотрудников. Общая база данных позволяет выявить любые расхождения между подразделениями компании и их причины, что позволяет избежать многих злоупотреблений.
• Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором. Данные между подразделениями компании передаются автоматически в рамках единой системы.
• Отлаженные процессы взаимодействия различных блоков системы. Документы могут формироваться в различных подразделениях и влиять на показатели остальных блоков системы.

К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.

Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.

Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.

Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:

• Наше серверное оборудование размещается в 15 минутах от офиса, в надежном дата-центре, оборудованном в соответствии с международными стандартами.
• Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других форс-мажорных ситуаций, способных вывести оборудование из строя.
• Доступ IT-инженеров компании 1C-WiseAdvice в дата-центр осуществляется круглосуточно.
• Для того чтобы окончательно исключить все, даже маловероятные случаи потери данных, мы делаем резервные копии бухгалтерских баз клиентов.

Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.

Источник: 1c-wiseadvice.ru