Проведение инвентаризаций как бизнес

Образец ссылки на эту статью: Макаренко С.А., Беляева Д.А. Инвентаризация: практические аспекты проведения // Бизнес и дизайн ревю. 2021. № 2 (22). С. 2.

УДК 657.6

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРОВЕДЕНИЯ

Макаренко Светлана Анатольевна

Беляева Дарья Александровна

Аннотация. Статья посвящена одному из наиболее распространенных методических приемов фактического контроля ­– инвентаризации. Помимо плановых, должны проводиться периодические внеплановые инвентаризации активов, соответствующих уровню риска, связанного с каждым видом актива.

С целью получения максимально корректных данных как о физическом наличии активов, так и о возможности их использования по назначению в дальнейшем, в статье приведена базовая модель проведения инвентаризации. Авторами выделены условия (независимость участников в пересчете, отсутствие данных об остатках, исправность измерительных приборов, соответствие метода подсчета уровню риска, соблюдение которых обеспечит надежность информации, формируемой по результатам инвентаризации, а также подтвердит отсутствие формального характера ее проведения. Авторами рекомендованы основные задачи перед инвентаризационной комиссией, соответствующие отдельным статьям баланса. На основе ретроспективного анализа судебной практики, выделены основные требования, выполнение которых минимизирует риски признания результатов инвентаризации недействительными.

Как делать бизнес #4 | Как провести инвентаризацию?

Ключевые слова: инвентаризация; методика проведения инвентаризации; инвентаризация по статьям баланса; требования к инвентаризации.

INVENTORY: PRACTICAL ASPECTS OF THE IMPLEMENTATION

Makarenko Svetlana Anatolevna

Belyaeva Darya Aleksandrovna

Abstract. The article is devoted to one of the most common methodological methods of actual control – inventory. In addition to the planned ones, periodic unscheduled inventory of assets corresponding to the level of risk associated with each type of asset should be carried out. In order to obtain the most correct data on both the physical availability of assets and the possibility of their use for their intended purpose in the future, the article provides a basic model for conducting inventory.

The authors have identified conditions (independence of participants in recalculation, lack of data on balances, serviceability of measuring devices, compliance with the calculation method to the level of risk), compliance with which will ensure the reliability of information generated by the results of the inventory, as well as confirm the absence of a formal nature of its conduct. The authors recommend the main tasks for the inventory commission corresponding to individual items of the balance sheet. Based on a retrospective analysis of judicial practice, the main requirements are identified, the implementation of which minimizes the risks of invalidating the inventory results.

Keywords: inventory; methods of conducting inventory, the inventory on the balance sheet, the requirements for inventory.

Реорганизация бизнеса: проводим инвентаризацию

Введение

Несмотря на то, что о необходимости организации внутреннего контроля заговорили относительно недавно, с момента вступления в силу Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, такая процедура, как инвентаризация, была обязательна для организаций существенно ранее, о чем свидетельствуют утвержденные в 1995 г. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые действуют и на сегодняшний день.

Инвентаризация является одним из наиболее распространенных значимых приемов фактического контроля. Посредством правильно организованной инвентаризации формируются максимально корректные данные о реальном финансовом состоянии организации и обо всем имуществе, находящемся в распоряжении организации: количестве, состоянии, в котором оно находится, и правильности его оценки.

Цель исследования: разработка практических рекомендаций по организации и проверке фактического наличия имущества и обоснованности имеющихся в организации обязательств с учетом характерных особенностей показателей, формируемых в бухгалтерском учете организации.

Методы исследования

Логическое обобщение требований нормативных актов и научной литературы по теме исследования позволили систематизировать приоритетные подходы к организации и проведению инвентаризации в системе внутреннего контроля. Исследование базируется на использовании риск-ориентированного подхода к организации внутреннего контроля и таких методов, как: группировка, сравнение, наблюдение и систематизация. Основные выводы исследования обобщены при помощи анализа полученных результатов.

Результаты исследования и их обсуждение

Обязательную инвентаризацию проводят все организации в случаях, предусмотренных нормативными документами, а именно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством [4, 5, 7].

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя организации по мере необходимости и, как правило, внезапно. Сроки и количество проводимых инвентаризаций, а также подразделения и перечень инвентаризируемого имущества и обязательств утверждаются приказом руководителя о проведении инвентаризации имущества и обязательств [10].

Периодичность проведения инвентаризаций должна соответствовать как уровню риска, связанного с каждым видом активов, так и степени развития контрольной среды. Как показывает практика, наличные денежные средства и активы в наибольшем объеме подвержены хищениям и злоупотреблениям [9].

Выделим основные задачи инвентаризации:

– обеспечение сохранности активов;

– обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности;

– проверка соблюдения правильности и условий хранения активов;

– выявление сверхнормативных и неиспользуемых активов;

– определение фактического наличия активов.

С целью обеспече­ния надежности средств контроля, а также с целью снижения рисков допущения ошибок или ненадлежащих действий сотрудников при проведении инвентаризации следует руководствоваться принципом разделения обязанностей, который может быть достигнут включением в состав инвентаризации сотрудника службы внутреннего контроля. В этом случае сотруднику внутреннего контроля следует:

• принять участие в проведении контрольных измере­ний (взвешивании, пересчете и др.);
• установить, имеются или устаревшие, неиспользуемые или мало используемые товарно-материальные ценности;
• проверить, хранятся ли отдельно ценности, принадлежащие другим юридическим и физическим лицам, и учитываются ли они отдельно в складском учете и в бухгалтерии на забалансовых счетах [6, с. 52].

В случае, когда разделение обязанностей для организации практически невозможно, нецелесообразно или неэффективно с точки зрения затрат (небольшие организации могут не иметь в структуре службы внутреннего контроля) руководству организации с целью подтверждения достоверности данных следует предусмотреть альтернативные мероприятия, к примеру:

– проверка участия в пересчете независимых сотрудников;

– исключение возможности получения членами комиссии бухгалтерских данных об остатках;

– наличие подтверждения проверки измерительных приборов;

– метод подсчета (сплошной и/или выборочный, единицами или упаковками) соответствовал уровню риска;

– результаты подсчета сравнивались с данными бухгалтерского учета, в случае выявления разницы были проанализированы и отражены в учете;

– причины возникновения разниц были объяснены;

– были предприняты меры для предотвращения разниц в дальнейшем.

На рисунке 1 приведена базовая модель проведения инвентаризации. На каждом из шести этапов проводятся соответствующие процедуры, по итогам проведения которых оформляются документы [2]. При решении основных задач при проведении инвентаризации все негативные факты должны быть документально оформлены (акт, служебная записка).Рисунок 1 – Этапы проведения инвентаризации

При инвентаризации выявляются последствия фактов хозяйственной жизни, имевших место до ее проведения. В большинстве случаев инвентаризация представляет собой способ проверки информации о свершившихся фактах хозяйственной жизни [3].

По результатам периодических инвентаризаций подтверждается достоверность данных, отраженных в бухгалтерском учете [8]. В связи с этим выделим перечень задач перед рабочей инвентаризационной комиссией, характерных для отдельных показателей:

1. Нематериальные активы (НМА):

– проверка наличия документов, подтверждающих исключительные права на НМА;

– оценка возможности дальнейшего использования НМА, составления перечня НМА, подлежащих списанию с баланса;

– оценка соответствия оставшегося срока полезного использования (СПИ) ожидаемому для извлечения экономических выгод, составления акта пересмотра СПИ при необходимости.

1. Основные средства (ОС):

– идентификация объекта (в соответствии со справочником и инвентарными номерами);

– оценка технического состояния объекта, выявление объектов, которые не могут приносить экономические выгоды в будущем в любой форме, составления перечня ОС, подлежащих списанию с баланса;

– подтверждение факта использования объекта ОС по назначению, выявление объектов по которым изменилась модель извлечения экономической выгоды, составления перечня объектов ОС, подлежащих переводу в состав других активов (доходные вложения в МЦ, товары);

– оценка соответствия оставшегося срока полезного использования (СПИ) ожидаемому для извлечения экономических выгод, составления акта пересмотра СПИ при необходимости.

1. Незавершенные капитальные вложения:

– обмер объемов выполненных работ по каждому объекту незавершенного строительства, сверка с актами выполненных работ;

– выявление объектов, которые не подлежат достройке и не будут в будущем использоваться для извлечения экономических выгод, составление перечня объектов, подлежащих списанию с баланса;

– выявление законченных, но не введённых в эксплуатацию объектов (составление актов ОС-1 на объекты, подлежащие к принятию к учету).

– идентификация ТМЦ (в соответствии со справочником в согласованных единицах измерения);

– выявление МПЗ, по которым изменилась модель извлечения экономических выгод, составления перечня объектов МПЗ, подлежащих переводу в состав других активов (доходные вложения в МЦ, другая группа МПЗ, основные средства);

– выявление залежалых, морально устаревших, испорченных МПЗ, составления их перечня с указанием рыночной стоимости.

1. Незавершенное производство (НЗП):

– определение фактического наличия и степени готовности НЗП;

– сравнение рыночной стоимости ГП и себестоимости НЗП, принятие решения о создании резерва под снижение себестоимости;

– выявление НПЗ по аннулированным заказам, принятие решения о списании НПЗ, утратившего признаки актива.

1. Финансовые вложения:

– проверка наличия и правильности оформления документов, подтверждающих финансовые вложения;

– проверка правильности формирования первоначальной стоимости (ПБУ 19/02);

– выявление признаков обесценения и создание резерва;

– составления перечня финансовых вложений, подлежащих списанию.

1. Денежные средства и денежные эквиваленты:

– запрос о подтверждении остатка денежных средств на банковских счетах;

– составление на основании подтверждающих документов акта инвентаризации по счету 57.

– выявление денежных средств, которые организация не может использовать (отозвана лицензия банка и т.п.).

1. Дебиторская и кредиторская задолженность:

– рассылка актов сверки контрагентам;

– сравнение данных актов сверок с данными бухгалтерского учета и первичными документами (при необходимости);

– выявление задолженности с истекшим сроком исковой давности;

– выявление задолженности сомнительной к получению, создание резерва по сомнительным долгам.

1. Расходы будущих периодов (РБП):

– проверка наличия документов, подтверждающих принятие РБП к учету и обоснования сроков списания;

– выявление РБП, которые не могут приносить экономические выгоды в будущем для целей списания с баланса.

1. Отложенные налоговые обязательства. Отложенные налоговые активы:

– проверка своевременности и полноты отражения в учете;

– выявление случаев выбытия имущества, по которым определялись временные разницы.

1. Оценочные обязательства:

– проверка правильности определения суммы обязательства;

– проверка применения дисконтирования к долгосрочным обязательствам.

Выводы

В случае необходимости возмещения в судебном порядке прямого действенного ущерба работником, организация должна иметь доказательную базу, подтверждающую проведение инвентаризации в соответствии с действующими нормами [1]. В целях предотвращения признания результатов инвентаризации недействительными, должны быть соблюдены следующие обязательные требования:

– наличие приказа о создании инвентаризационной комиссии и о проведении инвентаризации;

– наличие в инвентаризационной ведомости подписей всех членов инвентаризационной комиссии;

– не допущение включения в состав инвентаризационной комиссии МОЛ;

– отсутствие подписи МОЛ в инвентаризационной описи (в случае отказа должна быть пометка о несогласии в подписании);

– обеспечение закрытого доступа в помещения где хранятся ценности во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (обеденное и ночное время);

– обеспечение недоступности инвентаризационных описей для посторонних лиц;

– проведение расследования на предмет выявления виновных лиц в случае обнаружения недостач.

Список литературы

1. Аблязова С.А., Курбанова З.А. Инвентаризация запасов как метод внутреннего контроля на предприятии // Национальные экономические системы в контексте формирования глобального экономического пространства (Симферополь, 05 апреля 2019 г.). Симферополь, 2019. С. 72-76.
2. Липина М.А. Об оприходовании активов, выявленных при инвентаризации // Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение. 2020. № 11. С. 58-62.
3. Новоселова С.А., Земцова Н.А., Фофанов М.В., Шарова Н.С. Управленческий аспект инвентаризации // Аграрный научный журнал. 2015. № 11. С. 85-89.
4. Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».
5. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». – СПС «Консультант Плюс».
6. Резниченко С.М. Современные системы внутреннего контроля [Электронный ресурс] / С.М. Резниченко, М.Ф. Сафонова, О.И. Швырева. Ростов н/Д: Феникс, 2016. 510 с. URL: http://www.iprbookshop.ru/59437.html
7. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете».
8. Федяева О.А., Муравицкая Н.К. Развитие инвентаризации как основного процесса внутреннего контроля // Хроноэкономика. 2018. № 5 (13). С. 62-65.
9. Фофанов М.В. Теоретико-практические аспекты проведения инвентаризации экономическими субъектами стран ЕС и США // Вестник Саратовского государственного социально-экономического университета. 2012. № 5 (44). С. 176-179.
10. Щербачева Е.Н. Инвентаризация. Некоторые вопросы о сроках и порядке ее проведения // Финансовые и бухгалтерские консультации. 2019. № 11. С. 3-5.

References

1. Ablyazova S.A., Kurbanova Z.A. Inventarizatsiya zapasov kak metod vnutrennego kontrolya na predpriyatii (Inventory of stocks as a method of internal control over the enterprise), Natsionalnyye ekonomicheskiye sistemy v kontekste formirovaniya globalnogo ekonomicheskogo prostranstva (Simferopol, 05 aprelya 2019 g.). Simferopol, 2019, pp. 72-76.
2. Lipina M.A. Ob oprikhodovanii aktivov, vyyavlennykh pri inventarizatsii (About the discovery of assets identified during the inventory), Stroitelstvo: bukhgalterskiy uchet i nalogooblozheniye, 2020, no 11, pp. 58-62.
3. Novoselova S.A., Zemtsova N.A., Fofanov M.V., Sharova N.S. Upravlencheskiy aspekt inventarizatsii (Management aspect of inventory), Agrarnyy nauchnyy zhurnal, 2015, no 11, pp. 85-89.
4. Prikaz Minfina Rossii ot 29.07.1998 № 34n (red. ot 11.04.2018) «Ob utverzhdenii Polozheniya po vedeniyu bukhgalterskogo ucheta i bukhgalterskoy otchetnosti v Rossiyskoy Federatsii».
5. Prikaz Minfina RF ot 13.06.1995 № 49 «Ob utverzhdenii Metodicheskikh ukazaniy po inventarizatsii imushchestva i finansovykh obyazatelstv». SPS «Konsultant Plyus».
6. Reznichenko S.M. Sovremennyye sistemy vnutrennego kontrolya [Elektronnyy resurs] / S.M. Reznichenko, M.F. Safonova, O.I. Shvyreva. Rostov n/D: Feniks, 2016. 510 p. URL: http://www.iprbookshop.ru/59437.html
7. Federalnyy zakon ot 06.12.2011 № 402-FZ (red. ot 26.07.2019) «O bukhgalterskom uchete».
8. Fedyayeva O.A., Muravitskaya N.K. Razvitiye inventarizatsii kak osnovnogo protsessa vnutrennego kontrolya (Development of inventory as the main process of internal control), Khronoekonomika, 2018, no 5 (13), pp. 62-65.
9. Fofanov M.V. Teoretiko-prakticheskiye aspekty provedeniya inventarizatsii ekonomicheskimi subyektami stran YES i SSHA (Theoretical and practical aspects of conducting inventory by economic entities of the EU and the USA), Vestnik Saratovskogo gosudarstvennogo sotsialno-ekonomicheskogo universiteta. 2012. no 5 (44), pp. 176-179.
10. Shcherbacheva Ye.N. Inventarizatsiya. Nekotoryye voprosy o srokakh i poryadke yeye provedeniya (Some questions about deadlines and the order of its conduct), Finansovyye i bukhgalterskiye konsultatsii, 2019, no 11, pp. 3-5.

Рецензент:

Работа поступила в редакцию: 10.02.2021 г.

НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКИЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ БИЗНЕС И ДИЗАЙН РЕВЮ

Источник: obe.ru

Руководители рассказали, как делают инвентаризацию в общепите

Наши герои поделились опытом, как в их заведениях инвентаризируют ингредиенты и блюда. Напомним, что кроме пересчета продуктов бывает еще опись для бухучета — это перепись материальных ценностей типа кухонного инвентаря и оборудования, компьютеров, касс, принтеров, столов и стульев. Здесь затронем исключительно ту инвентаризацию в общественном питании, которая позволяет следить за остатками и выявить недобросовестность сотрудников.

Зачем нужна инвентаризация

Инвентаризация в общепите позволяет узнать, расходится ли фактическое количество продуктов на кухне и в баре с тем, что показывает учетная система: сколько и чего израсходовано или осталось, что нужно в ближайшее время закупать и заказывать.

Еще инвентаризация дает возможность увидеть и удалить просрочку, выявить проблемы на складе и слабые места в работе заведения, например, длинный стоп-лист блюд.

Юлия Булатова
Управляющая бизнес-сектором компании «Кейтеринбург»

Инвентаризация в кафе — это, в первую очередь, деньги. Когда речь заходит о каком-то критично дорогом продукте или ингредиенте, у которого обнаруживается постоянная недостача, его берут под тщательный каждодневный контроль, чтобы минимизировать эти риски.

Без регулярной и правильной инвентаризации в общепите заведение может пострадать от убытков и иметь проблемы с бизнес-процессами. Для владельца бизнеса — это колоссальные потери, иногда рестораны даже приходится закрывать. Но за последние несколько лет я не встречала негативных инвентаризаций. Все недостачи и ошибки были объяснимы и предсказуемы.

Инвентаризация помогает выявить недостачу, излишек и пересортицу. Что означают эти три типа расхождений:

• Недостача — когда товаров оказалось меньше, чем числится в системе учета товара.
• Излишек — когда товаров по факту больше, чем значится в системе.
• Пересортица — излишек одного товара покрывает недостачу похожего. Такое может произойти с похожими продуктами типа масел, соусов или зелени.

О том, что такое инвентаризация в ресторане, рассказала и Татьяна Туганова, завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ «Гринвич». По ее убеждению, это рычаг управления поварами и контроль за кухней и баром. С одной стороны, повара могут ошибиться: пересушить или пережарить мясо, использовать не тот листовой салат. С другой стороны, могут и сжульничать.

Например, без счета и чека покормить кого-то, а потом сказать: «Это не кража, это я друзей угостил». В этом случае сотрудника штрафуют.

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Именно во время инвентаризации мы понимаем: если продукт ушел в минус, значит где-то мы его израсходовали больше, чем планировали. На это очень влияет «сезонка» — часто приходят испорченные овощи и фрукты. Мясо может быть накачано водой и гелями сверх нормы и при приготовлении поведет себя иначе, чем было во время отработки блюд.

Если продукция поползла в плюс, значит, либо повара что-то не докладывают, либо это какой-то незначительный продукт, который меньше 1 грамма в технико-технологическую карту не поставишь. Например, черный перец. В магазине он в пакетиках по 10 граммов продается. И 1 грамм — это очень много, так что специи при инвентаризации всегда ползут в плюс. И мы на это закрываем глаза.

Но на злоупотребления не обращать внимания мы не можем.

Как часто инвентаризируют, и кто за это отвечает

За инвентаризацию в кафе или ресторане отвечают руководители — старшие повара, менеджер бара, управляющий заведением и заведующий производством.

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Су-шеф и шеф-повар несут ответственность за соблюдение технико-технологических карт, за поставки продуктов, за правильность приемки и хранения товара. В том числе за товарные остатки и недостачу в конце инвентаризации. В баре за то же самое отвечает бар-менеджер. Но, как правило, если мы не находим адекватных объяснений тому, куда у нас пропал и почему «заминусил» тот или иной товар, то все позиции списываются с сотрудников: пропорционально делятся на всех без исключения, кроме управляющего и завпроизводством, потому что они не участвуют в непосредственном приготовлении блюд.

При нормальной организации производственного процесса и автоматизации ресторанного бизнеса инвентаризация в общепите проводится, как правило, раз в месяц. По словам Татьяны Тугановой, главное — это одновременно провести пересчет продукции в баре и на кухне.

Путаница чаще происходит именно с барным ассортиментом. Фрукты и овощи, которые берут в бар с кухни, чтобы делать коктейли, повара забывают учитывать в компьютерной программе. А коньяк или ликер, идущие на кухню для приготовления тирамису и других десертов, они забывают списывать с бара на кухню. И во время одновременной инвентаризации в ресторане это можно увидеть и исправить.

Пересчет желательно делать под конец смены под закрытие заведения или рано утром перед открытием. Важно выбрать удобную для всех сотрудников дату. У нас инвентаризация занимает 2 — 3 часа, и в этот момент во всех помещениях проводится еще и генеральная уборка. А в Pure cafe в бизнес-центре AURORA инвентаризация обычно занимает 3 — 4 часа. Но, при выявлении систематических проблем и ошибок переводится в еженедельный, а иногда и в ежедневный режим.

Как происходит инвентаризация

Перед началом инвентаризации руководители распечатывают бланк инвентаризационной описи и ведомость учета результатов, которая понадобится по окончании проверки. Если это предусмотрено регламентом работы заведения, то формируют и приказ о проведении инвентаризации.

Юлия Булатова
Управляющая бизнес-сектором компании «Кейтеринбург»

В инвентаризации принимают участие материально ответственное лицо и два независимых эксперта. В нашем случае — представители бухгалтерии как финансовые контролеры. Это очень длительный процесс и к нему надо подготовиться. Как мы говорим, «подсушить склады».

Нужно заранее разложить все по полочкам, повернуть этикетку на коробках с товаром читабельной стороной, проверить сроки годности, подготовить необходимые бумажные документы. Очень важно, чтобы в учетную систему были введены все приходные накладные и проведены все внутренние списания и перемещения, если такие имеются.

А в заведениях у Татьяны Тугановой не привлекают экспертов, инвентаризацией остатков занимаются сотрудники.

Татьяна Туганова
Завпроизводством сети фуд-маркетов в ТРЦ (Екатеринбург)

Участвуют в инвентаризации завпроизводством, управляющий ресторана и все сотрудники, кто в этот день на работе. Делимся по парам и идем «снимать» склады. У нас это морозильная камера, сухой склад и склад охлажденной продукции. Опись проходит, начиная с верхней полки, слева направо и вниз до конца, чтобы ничего не забыть и не перепутать. Ни в коем случае здесь нельзя отвлекаться и перескакивать с места на место.

Чек-лист для инвентаризации

• Выберите время для проведения инвентаризации, чтобы минимизировать или ограничить поток гостей.
• Соберите рабочую группу: сотрудников, которые помогут с подсчетом товаров.
• Распечатайте необходимые бланки: приказ о проведении инвентаризации (не обязательно), бланк инвентаризационной описи, ведомость учета результатов (понадобится по окончании работ).
• В назначенное время пересчитайте продукты. При подсчете двигайтесь в одном направлении, чтобы ничего не пропустить и не запутаться. Данные учета вносите в бланк инвентаризационной описи.
• Сравните результаты из бланка инвентаризационной описи с данными в своей учетной системе.
• Расхождения внесите в ведомость учета результатов.
• Оприходуйте излишки и спишите недостачу. При необходимости оштрафуйте виновных.

Источник: kontur.ru

Инвентаризация за 2022 год и особенности ее проведения

Пошаговая инструкция по инвентаризации разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. При проведении ревизии необходимо опираться на нормы законодательства, методические рекомендации и указания. Объекты проверки и сроки проведения устанавливает руководитель компании. С 2025 г. Минфин России планирует ввести в действие новый ФСБУ.

Понятие инвентаризации

Заканчивается календарный год. Что делают организации по его итогам как экономические субъекты? Правильно: составляют годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что ревизия должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, ФСБУ и другие нормативные документы, принятые Минфином РФ. В мае 2022 года Минфин России разместил проект нового ФСБУ «Инвентаризация», который предполагает обязательный порядок применения с отчетности за 2025 год.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы провести и оформить инвентаризацию.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» ;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Организация самостоятельно определяет сроки проведения годовой инвентаризации в 2022 году и фиксирует их в приказе о проведении.

Кто обязан проводить инвентаризацию

Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

• компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
• фирмы, применяющие УСН или иные спецрежимы.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.

Однако, если ООО «PPT.ru» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД, так как законодательно ответственность не установлена. Но штрафы все же возможны: если из-за отсутствия ревизии организация допустила грубые ошибки в бухгалтерской отчетности, то риск быть привлеченным к ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП есть. В этих статьях речь идет о грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и бухгалтерского учета.

Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2022 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: поэтапно

Пройдем по всем этапам проведения ревизии ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать и утвердить приказом директора.

Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.

Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ выглядит так:

Этап 3. Проверка остатков ТМЦ

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.

А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все, из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках.

Поскольку раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (например, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020 , в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019 ).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации?

Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:

• оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
• заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать.

Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование.

Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.

А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.

Документальное оформление результатов

Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.

По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок.

А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя.

Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.

• образец приказа о проведении инвентаризации;
• образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.

• Дидух Юлия

2021-11-26 11:04:06

Чтобы не тормозить основную работу организации, мы обычно проводили инвентаризацию раз в год, на выходных. Да, приходилось выплачивать работникам двойную ставку, но так было меньше ошибок в подсчетах, и проверка не мешала работе.

Источник: ppt.ru