Риском называют неблагоприятные события, которые вероятно могут случиться в процессе работы над проектом и повлечь за собой нежелательные последствия, помешав достижению конкретной цели. Риск может быть известным, который можно заранее спрогнозировать и придумать к нему стратегию реагирования, и неизвестным.
Реагировать на неизвестные рисковые обстоятельства проблематично — их тяжело предугадать на раннем этапе и проявляются они только в процессе работы. Часто риск проекта связан с отсутствием конкретики и четкости в постановке задач, в понимании результата, на которые рассчитывает клиент. Также нередко проблемы возникают из-за некорректного планирования бюджета или расплывчатых формулировок при составлении плана. Ответственность за каждый риск проекта и несет руководитель.
Благодаря управлению риском можно предотвратить или, по крайней мере, минимизировать последствия , к которым приводят рисковые ситуации. Как это выглядит на практике — рассмотрим дальше.
Зачем управлять рисками
Практически любой риск проекта, если им не управлять, может растянуть запланированные сроки, «убить» рентабельность продукта и привести к другим нежелательным последствиям. Прогнозируя возможный риск и проблемы, которые за ним последуют, можно заранее принять меря для их исключения.
Грамотные управленцы, используя современные инструменты и методологию, на ранних этапах идентифицируют проблемные факторы, анализируют их и принимают решение, как минимизировать возможные отрицательные последствия при наступлении рисковой ситуации.
Рисковые ситуации возинкают постоянно и управление ими — это непрерывный процесс. Использование набора стандартных превентивных мер на самом старте проекта — правильно, но для хорошего результата мало. Важно регулярно оценивать и предотвращать потенциальные проблемы и рисковые случаи— это поможет повысить рентабельность проекта, высвободить материальные и трудовые ресурсы.
Оценка рисков и работы по управлению проектом нужны как своего рода страховка, которая в случае чего позволит спасти основной костяк или главную составляющую проекта. Многие управленцы согласятся, что с помощью внедрения профилактических мер и использования эффективных методов управления рисками обходится выгоднее, чем решение возникших проблем в срочном порядке.
В любом проекте есть два пути — игнорировать любой риск и надеяться на удачу, или поступить более продуманно — использовать инструменты для оценки и эффективного анализа для выявления возможных проблем и рисковых обстоятельств в будущем. Оценка рисков помогает держать, если не все, то большинство работ в рамках проекта под контролем.
Принимая риск как данность, и не предпринимая никаких мер по управлению рисками, компания может понести большие убытки.
Оценка рисков и последующие работы по их предотвращению требуют больше ресурсов и тщательного анализа, но в конечном результате это принесет свои плоды, если речь идет не о мелких, а серьезных угрозах.
Оценка рисков преследует одну цель — определить, какой риск наиболее опасен, а также разработать уникальный механизм по управлению рисками в конкретной ситуации.
Под каждый риск можно подобрать свою стратегию или сочетать несколько методов, которые будут наиболее эффективны. В результате развернутой оценки должна быть подготовлена главная стратегия и на случай непредвиденных рисковых ситуаций — резервная.
Как провести анализ рисков проекта
Проводить оценку рисковых обстоятельств важно всей командой. Необходим всесторонний подход — качественный и количественный анализ. Такая оценка помогает разобраться в рисках, распределяя их по мере их приоритетности и разработать готовые схемы реагирования. Подробнее количественный и качественный анализ мы рассмотрим далее, обсуждая шаги в управлении рисками.
Анализируя, управленцу необходимо собрать всю команду — каждый из специалистов, задействованный в работе над проектом, сможет предложить идеи и указать на «слабые места», руководствуясь практическим опытом и наработанными навыками.
Анализируя каждый риск, важно понять, что делать и как разбираться с последствиями, когда он превратится в проблему. Чтобы структурировать информацию, можно создать список рисковых ситуаций и классифицировать их по силе последствий. Если вероятность возникновения низкая, а последствия будут некритичными, то достаточно учитывать, что такой риск есть в числе возможных, и наработать схему реагирования. Если вероятность, что риск возникнет, высокая, а последствия, скорее всего, будут серьезными, важно поэтапно продумать, какими действиями можно предупредить возникновение рисковых обстоятельств.
Виды рисков
Есть несколько классификаций рисковых ситуаций. Мы предлагаем рассмотреть виды, с которыми чаще всего сталкиваются при управлении:
- Временной риск (связан с затратой времени). Суть в том, что все действия по реализации проекта могут занять больше времени, чем запланировали на старте. Время — ценнейший ресурс, поэтому о временных рисках важно всегда помнить. Временной риск опасен еще тем, что ведет к повышению расходов.
- Риск, связанный с изменением объемов работ. Такие рисковые ситуации могут появиться, если при согласовании проекта исполнители не до конца поняли требования клиента или же клиент сам внес дополнения в проект. Результат — потребуется увеличить бюджет, скорректировать сроки выполнения проектов и задач.
- Внешний риск. Речь идет о потенциально возможных рисковых событиях, которые никак не связаны с внутренними процессами компании, а значит, не могут контролироваться. Простой пример — в процессе работы над сложным проектом государство ввело новый законопроект, в результате чего потребуются дополнительные корректировки, расходы финансов и временные затраты.
- Бюджетный риск. Чаще всего такой риск возникает из-за недостатка планирования конечной стоимости проекта. Получается, что расходы больше, чем заложено в бюджет. Далее варианта два — либо проект останавливается, либо придется вкладывать дополнительные средства, чтобы устранить последствия, вызванные возникшим риском.
- Риск возникновения единой точки отказа. Это событие, которое кардинально влияет на работу всей команды над проектом. То есть, пока проблема не будет решена, никто из специалистов, задействованных в проекте, не сможет приступить к своим обязанностям. Из примеров можно рассмотреть такую ситуацию: для компании, работа которой связана с подключением к сети, единой точкой отказа может быть отключение интернета и/или электричества.
- Риск зависимости. При работе над сложными проектами одна задача тесно связана с другой. И пока один специалист не закончит свою часть работы, другой — не сможет приступить к выполнению своей.
Зная, что может возникнуть риск определенного вида, и, понимая, какие этапы включает в себя управление рисками проекта вкомпании, следует заранее проанализировать вероятность возникновения рисковых ситуаций в рамках проекта. Как это делать, мы рассмотрели, когда обсуждали качественный и количественный анализ.
Этапы управления рисками
Условно весь процесс управления можно разделить на 5 отдельных этапов:
- Планирование. На этом этапе выбираем стратегию, то есть, решаем, как будет организован процесс по управлению рисками проекта — как между собой будут взаимодействовать участники процесса, какие инструменты будут использоваться.
Для эффективного планирования важны: благоприятная среда для коммуникации внутри команды, заранее подготовленные схемы и шаблоны, которые будут задействоваться в управлении рисками. На этапе планирования важно провести совещание, в котором примут участие все члены команды. По результату в плане должны быть прописаны рисковые ситуации, подборка методов для реагирования, правила формирования отчетности и документации по проектным угрозам, а также ответственные по рискам лица. - Идентификация факторов.
Следующий шаг — выявить и зафиксировать угрозы и определить вероятность возникновения конкретного риска на проект. В результате должен быть сформирован перечень возможных проблем и рисковых обстоятельств с ранжированием по уровню опасности для проекта. Не все угрозы можно идентифицировать на старте, а по мере работы над проектом значимость некоторых рисковых ситуаций может возрасти.
В идентификации факторов, которые могут привести к риску, можно использовать два важных фактора: источник рискового события, а также саму угрозу. В результате команда должна сформировать реестр возможных рисковых ситуаций для конкретного проекта.
- Уклонение. План возможных действий корректируется таким образом, чтобы снизить или исключить вероятность появления негативных последствий, которые может спровоцировать тот или иной риск. Например, скорректировать утвержденный ранее график.
- Передача. Суть методики в том, чтобы переложить ответственность и возможные последствия на другую команду (третью сторону). Например, заключить договор страхования, предусмотреть в договоре неустойку.
- Снижение. Стратегия формирования предупредительных мер. Например, собирая команду экспертов, для ведущих специалистов подбирают «дублера» с соответствующей квалификацией, который в случае непредвиденной ситуации сможет взять выполнение обязанностей на себя.
Управление рисками с помощью BPM-системы от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Использовать механизмы по управлению рисками проекта и давать оценку вероятности возникновения проблем необходимо постоянно, так как разобраться со всеми проблемами раз и навсегда невозможно. Поскольку задача долгосрочная, на каждом этапе важно организовать:
- сбор информации о рисках и возможность для документирования;
- хранение и передачу информации о реализованных задачах;
- мониторинг статусов рисковых ситуаций;
- контроль процессов проектным менеджером.
Учесть все вышеперечисленные требования поможет процессный подход, благодаря которому выстраивается последовательность задач и контролируется их выполнение в автоматическом режиме.
Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для реализации процессного подхода в компании — low-code платформу «КСК.ИК» класса ВРМ для цифровой трансформации организации. Платформа построена на базе ВРМ-движка, который помогает автоматизировать все процессы организации, мониторинг и аналитику исполнения приоритетных задач.
Основный функционал:
- автоматическая постановка задач;
- контроль просрочки задач и процессов;
- доступна история процесса;
- удобный функционал для коммуникации сотрудников;
- возможность группировать процессы и кейсы в списки по предметной области;
- интеграция с почтовыми сервисами;
- автоматическая рассылка системных уведомлений;
- версионность процессов (возможность исполнения бизнес-процессов по разным версиям);
- актуализация процессов без остановки уже запущенных;
- сбор информации для подготовки отчетности и анализа бизнес-процессов.
С помощью ВРМ-системы от «КСК ТЕХНОЛОГИИ», вы сможете эффективно моделировать и исполнять бизнес-процессы, принимать наилучшие решения для вашего бизнеса, грамотно управляя каждым вероятным риском.
Источник: www.kck.ru
Топ-5 самых серьезных рисков бизнес-процессов
При достижении бизнес-целей всегда есть вероятность того, что придется столкнуться с форс-мажорными и непредвиденными обстоятельствами. Это и есть риски бизнес-процессов, которые обязательно нужно учитывать и оценивать при разработке стратегии развития.
Какие риски волнуют предпринимателей больше всего?
Существует условное разделение на производственные, финансовые и коммерческие риски.
- Проблемы с возвратом кредитов. Рекомендуется уделять особое внимание проверке партнеров, страховать кредиты и пользоваться банковскими гарантиями.
- Изменения в налоговой сфере. Постепенно происходит трансформация налогового законодательства, что порой становится причиной ухудшения положения компаний.
- Сезонная покупательская активность. Среди рисков бизнес-процессов этот особенно характерен для организаций, которые, например, торгуют велосипедами, шинами и др.
- Сложности с отдельными проектами. Для грамотного управления рисками не надо завязывать работу всей компании на одном крупном проекте — лучше подстраховаться и одновременно вести несколько мелких.
- Потеря конкурентных преимуществ. Избежать такого развития событий можно, если постоянно изучать рынок, ориентироваться на мгновенное удовлетворение запросов клиентов и активно пользоваться цифровыми технологиями.
Ставка на цифровизацию
Использование цифровых технологий позволяет существенно снижать факторы риска бизнес-процессов. Так, на бизнес-шоу «Цифровая трансформация бизнеса» эксперты расскажут о том, как выгодно подчеркнуть свои конкурентные преимущества с помощью сервисов в Интернете. Речь пойдет о продвижении в социальных сетях, использовании возможностей платформы Yandex и автоворонок, об оценке рисков бизнес-процессов и т. п.
Зачем снижать риски бизнес-процессов организации?
Есть риски, которые не зависят от компании (например, налоговая и законодательная сфера, пандемия и пр.), поэтому особенно повлиять на них не получится. Зато если попробовать снизить риски, которые напрямую связаны с клиентом, то удастся добиться серьезных успехов. Такой подход поможет привлечь новых потребителей и удержать уже существующих клиентов, тем самым повысив прибыль компании даже в сложные с экономической точки зрения времена.
Источник: spark.ru
Управление рисками для бизнес-аналитика: задача и техника из BABOK®Guide
Даже в бытовой жизни практически каждое наше решение сопровождается рисками. А в бизнес-проектах, где степень неопределенности очень высока, есть очень много факторов, которые потенциально могут снизить ценность изменения и решения, негативно повлияв на предприятие. Чтобы сократить вероятность провала и всегда иметь «план Б», бизнес-аналитик выполняет анализ рисков и разрабатывает стратегию управления ими. Сегодня рассмотрим рекомендации BABOK®Guide на этот счет.
Оценка рисков в бизнес-анализе: задача из BABOK®Guide
BABOK®Guide, руководство к профессиональному своду знаний по бизнес-анализу, уделяет рискам достаточно большое внимание, отмечая задачу «Оценка рисков» (Assess Risks) в области знаний «Анализ стратегии» (Strategy Analysis), о которой мы писали здесь. Цель этой задачи – понять нежелательные последствия возможных воздействий внутренних и внешних сил предприятия при переходе от желаемого состояния (as-is) к будущему (as-to-be) и/или в самом будущем состоянии. BABOK подчеркивает, что негативный характер рисков как неопределенных событий, которые могут оказать отрицательное воздействие на результат. При этом риски могут быть связаны не только с желаемым будущем состоянием, но и с текущим, а также с самой стратегией изменения и рабочими задачами предприятия.
Оценка рисков включает в себя их анализ и управление ими, начиная от выявления факторов (неизвестные, ограничения, допущения и зависимости) до определения степени их негативного влияния и разработки рекомендаций. Риск можно рассматривать рассматриваются как условие, повышающее вероятность возникновения события, которое негативно повлияет на ценность. Таким образом, определяя риск, бизнес-аналитик должен нее только сформулировать его, но и оценить вероятность его возникновения и описать возможные последствия. Сделать это поможет техника BABOK®Guide, называемая «Анализ и управление рисками», о которой мы поговорим далее.
Анализ и управление рисками: техника BABOK
Напомним, BABOK описывает не только задачи бизнес-анализа, но и наиболее подходящие для их решения методы, подходы и средства, называемые техниками. Как правило, для каждой задачи рекомендуется не одна, а целый набор техник. В частности, для рассмотренной выше задачи «Оценка рисков» из области знаний «Анализ стратегии» рекомендуется 12 техник, одной из которых является «Анализ и управление рисками». При этом данная техника может использоваться и для других задач бизнес-анализа. В частности, BABOK®Guide упоминает ее в следующих 14 задачах из всех 6 областей знаний бизнес-анализа:
- Планирование вовлечения стейкхолдеров;
- Определение возможностей улучшения эффективности бизнес-анализа;
- Подготовка к выявлению;
- Управление сотрудничеством со стейкхолдерами;
- Приоритизация требований;
- Оценка изменений требований;
- Анализ текущего состояния;
- Оценка рисков;
- Валидация требований;
- Анализ потенциальной ценности и рекомендация решения;
- Анализ показателей эффективности;
- Оценка ограничений решения;
- Оценка ограничений предприятия;
- Рекомендация действий по увеличению ценности решения.
Источник: babok-school.ru
