Робот переносит 600 000 документов в «Битрикс24», обрабатывает «Торг-12» и продлевает договоры.
3602 просмотров
Когда говорят о роботизации, первая ассоциация — десятки машин, которые что-то собирают и сортируют на конвейерах. Примерно такие же представления о роботах-программах RPA (Robotic process automation), «живущих» на серверах и имитирующих действия офисных сотрудников: они как бы кликают мышкой и нажимают на клавиши. Почти все предприниматели, с которыми мы общаемся, думают, что это нужно и доступно только большим компаниям.
Типичная картинка в поисковиках при запросе «Роботизация»
Это легко объяснить, потому что когда открываешь, к примеру, базу практик RPA или смотришь на «Хэдхантере» вакансии с «RPA», кругом будут компании вроде «Билайна», QIWI или «Норильского никеля». Большинство из них купило первую лицензию RPA не раньше 2017 года, а сегодня у них десятки программных роботов и экономический эффект в десятки и сотни миллионов рублей.
Но вообще-то робот в компании может быть один и даже при загруженности 5–10% он окупается и приносит пользу — хотя бы потому, что его можно запустить за несколько дней и обойтись без дорогой интеграции с разными системами (как это бывает при классической автоматизации). Мы собрали три таких примера из нашей практики и надеемся, что они будут интересны компаниям, чьи обороты не измеряются миллиардами.
Роботизация бизнес-процессов для цифровой трансформации
Пример № 1. Венчурная компания: консультации и инвестиции в стартапы.
Ситуация. За полтора десятка лет накопился электронный архив из 600 тысяч документов объемом несколько терабайт — от внутренних протоколов собраний и приказов до клиентских проектов. Всё хранилось в разных папках на разных дисках, срок хранения — вечность, удалять нельзя.
В 2019 году компания решила перенести архив в «Битрикс24», чтобы документы были в одном месте и находились за секунды, если потребуется. Сейчас по регламенту один документ разрешается искать две недели — для любого бизнеса это дикость, а для венчурной компании тем более.
Решение. Первый вариант — нанять человека, который сделает работу примерно за 10 лет. Это при условии, что он будет прогонять документы через сервис оптического распознавания текста (OCR), например, от «Яндекса», Microsoft или ABBYY. Если обойтись без OCR и вручную перебивать текст из скринов в карточки «Битрикса», процесс займет лет 150, наверное.
У компании задача несрочная, но не настолько — даже 10 лет многовато. Поэтому решили попробовать более расторопного программного робота и купили одну лицензию российского ElectroNeek.
Как это работает. Для робота прописали алгоритм, по которому он действует круглосуточно. Задачу выполняет в связке с OCR от «Яндекса».
Сначала робот отправляется в одну из папок, берет документ и отправляет его в OCR. Пока OCR делает свое дело, робот создает в «Битриксе» карточку для этого документа, куда размещает распознанный текст. Сюда же подтягивает скан. Теперь сотрудник с доступом к архиву быстро найдет нужный документ по полнотекстовому поиску.
Операции с одним документом занимают в среднем 75 секунд. Получается, весь архив отправится в «Битрикс» примерно за 520 дней.
А можно быстрее? Да. Если сразу запустить 10 роботов, задача будет решена меньше чем за два месяца.
Сколько это в принципе стоит? Годовая лицензия на российского робота стоит в среднем 200 тыс. рублей. Роботы от глобальных вендоров RPA минимум в 1,5 раза дороже. Стоимость работ, если компания привлекает интегратора — 3-4 тыс. рублей за час (скорее всего, потребуется несколько десятков часов). OCR, как правило, оплачивается отдельно; у «Яндекса» он стоит 12 копеек за страницу А4, а у ABBYY ценообразование сложнее:
500 страниц бесплатно, потом — от 6 до 2,8 центов за страницу
Пример № 2. Компания, которая обслуживает офисную и кассовую технику.
Ситуация. Каждый месяц два менеджера продлевают 250–300 клиентских договоров. Вместо того чтобы искать новых клиентов и развивать отношения с текущими, они тратят 30% рабочего времени на рутину, которая легко автоматизируется.
Решение. Компания купила лицензию на одного робота. Чтобы написать последовательность действий для робота и протестировать его, понадобилось 60 часов.
Как это работает. Робот каждый день «просматривает» базу клиентов, по датам находит тех, с кем пора продлить договор. Потом формирует закрывающие документы, новые счета на оплату и отправляет по почте. Если клиент работает по ЭДО — отправляет в ЭДО.
Письмо как бы от менеджера, но на самом деле от робота
Потом робот два дня ждет. Если реакции от клиента нет, отправляет новое сообщение с документами. Когда клиент оплатит счет и ответит, письмо появится в почте менеджера, который обновит информацию в учетной системе. Робот справился бы и с этой задачей, но компания решила оставить ее человеку.
На каждого клиента робот тратит от одной до трех минут. Со всеми договорами он справляется максимум за 10 часов в месяц, тогда как оба менеджера тратят примерно 100 часов, которые теперь можно потратить на клиентов, а не «бумажки».
Еще плюс. Робот наводит порядок в документах. Каждый раз, когда он спотыкается на ошибке в договоре или некорректном почтовом адресе клиента, он сигнализирует менеджеру, и тот всё исправляет.
Пример № 3. Производитель спецодежды и обмундирования для МЧС.
Ситуация. Небольшая бухгалтерия еле справляется с обработкой бумажных первичных документов. От клиентов, партнеров и поставщиков сырья каждый месяц больше 1000 накладных «Торг-12» и актов.
Решение. Сначала в бухгалтерию планировали нанять нового сотрудника, но потом решили посмотреть, как робот будет импортировать данные из документов в «1С».
Как это работает. Бумажные документы сначала нужно отсканировать и закинуть в нужную папку. Этим занимается человек. Потом робот вытаскивает сканы из папки, прогоняет через OCR «Яндекса» и вбивает данные в нужные строчки и столбцы учетной системы. В результате у бухгалтеров стало меньше рутинной работы, вопрос с наймом еще одного сотрудника отпал.
В двух последних примерах робот загружен меньше чем на 5%, и все равно затраты на него окупаются. Со временем часть компаний, оценив возможности роботов, передадут им другие шаблонные операции — в бухгалтерии, отделе продаж и HR. Фактически средний и отчасти малый бизнес действует как корпорации: проверяют робота на простом бизнес-процессе, потом масштабируют. Только в отличие от корпораций им не нужны сотни лицензий — вот и вся разница.
При этом кризис и пандемия создали идеальный фон для ускоренного внедрения RPA, в первую очередь на Западе. Например, 50% поставщиков медицинских услуг в США решили инвестировать в RPA в ближайшие три года. Хотя сейчас в этой сфере только 5% вкладываются в роботизацию.
Автор — директор Центра корпоративных клиентов компании «Первый Бит».
Источник: vc.ru
Роботизация бизнес-процессов: что это и где используется?
Согласно отчету Global Market Insights, к 2024 году рынок роботизированных бизнес-процессов достигнет 5 млрд долл. США. Внедрение таких технологий расширяет возможности организаций и увеличивает их производительность. Поэтому сегодня мы поговорим о том, что такое роботизация процессов и где ее эффективно используют.
Что такое роботизация бизнес-процессов?
Роботизация бизнес-процессов (с англ. Robotic Process Automation, RPA) — это использование программного обеспечения с искусственным интеллектом (ИИ) и возможностями машинного обучения для обработки повторяющихся задач большого объема, которые ранее требовались для выполнения людьми. Эти задачи могут включать запросы, расчеты и ведение записей и транзакций.
Приведем простой пример роботизации: работу человека-грузчика может заменить робот, который перемещает больше продукции за меньшее количество времени. Он не будет болеть, брать отгулы и отпуск, совершать ошибки, а также требовать выплату заработной платы. В этом заключается экономия затрат организации и в целом эффективность использования роботизированных систем.
RPA-технология
Роботизация бизнес-процессов состоит из программных роботов (ботов), которые могут имитировать человека-работника. Боты могут входить в приложения, вводить данные, вычислять и выполнять задачи, а затем выходить из системы. В настоящее время практики делят технологии RPA на три обширные категории:
- Проботы — это боты, которые следуют простым, повторяемым правилам обработки данных.
- Ноу-боты — это боты, которые занимаются поиском в интернете информации, указанной пользователем.
- Чатботы — это виртуальные агенты, которые могут отвечать на запросы клиентов в режиме реального времени.
Программное обеспечение RPA не является частью IT-инфраструктуры организации. Вместо этого роботизация находится на вершине, что позволяет компании быстро и продуктивно внедрять эту технологию. Над RPA-технологиями трудится армия специалистов, которые создают эффективные решения для бизнеса.
Что отличает RPA от традиционной IT-автоматизации? Это способность быть в курсе и адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, исключениям и новым ситуациям. После того, как программное обеспечение RPA обучено захватывать и интерпретировать действия определенных процессов в существующих программных приложениях, оно может манипулировать данными, инициировать ответы, новые действия и автономно взаимодействовать с другими системами.
Примеры роботизации
Практически во всех сферах используется роботизация бизнес-процессов. Вот несколько удачных примеров:
- Обслуживание клиентов — автоматизация задач контакт-центров, в т. ч. проверки электронных подписей, загрузки отсканированных документов и контроля информации для автоматического подтверждения или отклонения.
- Бухгалтерский учет — автоматизация общего учета, оперативного учета, транзакционной отчетности и составления бюджета.
- Финансовые услуги — автоматизация валютных платежей, открытия и закрытия счетов, управления запросами на аудит и обработки страховых требований.
- Здравоохранение — автоматизация обработки записей пациентов, претензий, поддержки клиентов, управления учетными записями, выставления счетов, отчетности и аналитики.
- Человеческие ресурсы — автоматизация задач по управлению персоналом, включая приход и уход с работы, обновление информации о сотрудниках и подачи расписаний.
- Управление цепочкой поставок — автоматизация процесса закупок, обработки заказов и платежей, контроля уровня запасов и отслеживания поставок.
Кроме того, RPA широко используется на производственных процессах. Промышленные роботы применяются как для изготовления продукции, так и для ее упаковки и транспортировки.
Роботизация бизнес-процессов призвана улучшить работу десятков тысяч организаций. Особенно она полезна для компаний, имеющих разные и сложные системы, которым необходимо плавно взаимодействовать друг с другом. Помимо повышения продуктивности труда, роботизация обеспечивает экономию затрат для повторяющихся задач, увеличение скорости производственных процессов и улучшение сервиса.
Источник: mentamore.com
Союз робота и человека: как эффективно автоматизировать бизнес-процессы
О синергии совместного использования технологий автоматизации
директор ELMA
директор ELMA
Автоматизация процессов может принести бизнесу ощутимую пользу. Почему бы не сэкономить время сотрудников, освободив их от рутинных механических операций? Это увеличит производительность труда, а следовательно, принесет прибыль. Для этого существуют технологии автоматизации BPMS и RPA, которые оптимизируют бизнес-процессы. Как сочетать эти технологии, чтобы получить мощный синергетический эффект?
0 
5 31/01/2019
BPMS и RPA не противоборствующие технологии, а взаимодополняющие. Они решают одну и ту же проблему, но каждый под своим углом. BPM-системы занимаются вопросами автоматизации процессного управления, а RPA – автоматизации конкретных операций.
Для чего нужна роботизация бизнес-процесса
Аббревиатура RPA – Robotics Process Automation – переводится как «автоматизация процессов с помощью роботов».
Идея RPA проста: вместо людей рутинные механические операции выполняют программные роботы. Самые распространенные примеры таких операций:
- работа с таблицами в Excel, копирование и преобразование данных;
- проверка информации на корректность, сверка данных;
- заполнение экранных форм;
- формирование отчетов по шаблонам;
- перенос данных из одной системы в другую.
Сейчас этой механической работой занимается огромное количество людей. Она важна, но при этом не требует определенных знаний или навыков. Поэтому нет смысла тратить на такую работу время людей, которое к тому же дорого стоит.
Так, в промышленности рутинные и повторяющиеся операции давно поручены роботам. Они не устают, не требуют соцпакетов, способны работать круглые сутки. Поведение роботов предсказуемо, результат их деятельности можно спрогнозировать. Обычно «механические сотрудники» и работают быстрее.
Для бизнеса это означает снижение издержек, повышение качества и скорости выполнения задач, сокращение рисков, связанных с человеческим фактором. И, что важно, перераспределение человеческих ресурсов: сотрудники теперь могут заниматься более важными задачами, такими как принятие решений, развитие, контроль качества, масштабирование бизнеса и т.п.
RPA и автоматизация
Возникает закономерный вопрос: чего такого особенного в RPA? Что отличает эту технологию от привычных решений для автоматизации? Сама по себе идея использования компьютера как помощника человеку или даже как его заместителя не нова и давно применяется в рамках привычных решений для автоматизации.
Ответ прост: RPA-робот ведет себя как человек. Он двигает курсором мыши, нажимает кнопки. Фактически это эмуляция человека-пользователя, работающего на компьютере. Точное воспроизведение повторяющихся стандартных процедур: ввод, копирование и т.п.
Пример
В качестве примера процесса в BPM с использованием робота можно привести покупку билета . Пользователь запускает процесс на командировку, руководитель согласовывает, офис-менеджер приступает к поиску билета.
Если отдать офис-менеджеру другую задачу, а роботу поручить покупку билета, то сотрудник сможет сосредоточиться на коммуникациях, а билеты быстро купит бот.
Это не просто автоматизация. Это качественно другой подход к использованию механизмов с массой преимуществ. Благодаря простоте интерфейса создать программного робота может простой аналитик или даже специалист, который ранее выполнял эту работу за робота. Помощь программиста может и не потребоваться, поскольку система адаптирована к невысокому техническому уровню пользователя.
Иными словами, робот, который используется в RPA, – простой алгоритм, выполняющий линейную последовательность шагов. Для сравнения: скрипт, который использует программный интерфейс (API), работает как программа, выполняя действие на уровне софта, а робот – через пользовательские интерфейсы.
Для ИТ-специалиста RPA-решение выглядит очень прямолинейно, неизящно. Но бизнес подходит к этому с другой точки зрения: быстро, дешево, эффективно. Идеальный робот прост в настройке, практически не требует доработок и длительной очистки сценариев, верификации и т.д. Следовательно, спрос на такое решение будет только расти.
BPMS и RPA
Что касается синергии с BPMS, нужно учитывать, что BPM-системы автоматизируют процесс в целом, организуют взаимодействие между людьми. Поле деятельности BPM-систем – автоматизация целых участков бизнеса. RPA же автоматизирует рутинные простейшие процедуры.
Совмещая два класса решений, можно строить процессы, в которых одни задачи выполняют люди, а другие возложены на роботов
При этом процедуры могут выполняться в трех режимах: ручном, автоматическом и полуавтоматическом.
Если рассматривать интеграцию с RPA с точки зрения системы ELMA BPM, то непосредственно для системы робот не отличается от обычного пользователя ничем. Он имеет собственный логин, все его шаги фиксируются, ведется история и так далее.
Робот получает от ELMA задачи и по факту передает значения соответствующих переменных бизнес-процесса, то есть выполняет задачу. Процесс, описанный в редакторе ELMA, можно представить в виде схемы. На ней видны участки, в которых включаются софтовые роботы.
Логика бизнес-процесса в системе может проектироваться под бота изначально или предполагать модель поэтапного замещения. В схеме процесса можно сразу посмотреть, в какой момент робот включается в работу.
Как и сам процесс, робота программирует бизнес-аналитик с помощью библиотеки предустановленных действий для реализации простых задач.
Какие процедуры прямо сейчас ELMA отдает роботам:
- Извлечение данных (OCR, E-Mail, PDF);
- Перенос данных, интеграция;
- Преобразование данных;
- Транзакции в ERP;
- Работа с формами;
- Написание писем, работа с SMIM;
- Анализ данных, формирование отчетов.
RPA – живая, работающая технология, которая активно применяется. RPA без BPM дает недостаточный результат с точки зрения менеджмента, это точечная автоматизация отдельных процедур. В то время как симбиоз технологий BPM и RPA обеспечивает кумулятивный эффект.
Нравится: 5 Была ли статья полезна? Да Нет
Источник: kachestvo.pro
