RPA or Robotic process automation— is one of the tools to automate the company processes. RPA is easier to set up and use than the classic business processes. It is focused on the internal company processes, so it is not possible to link RPA and CRM. This tool can be conditionally put between the automation rules that perform a single action, and business processes, in which there can be dozens or hundreds of automation rules and conditions. In addition, RPA is available on all Bitrix24 plans.
Learn more about the features of different plans on the pricing page.
How to work in RPA
RPA, as a tool, is a constructor in which you can create a process, such as Leave Approval, some documents, and so on. Any process you create will have a kanban, like in CRM. In the kanban stages, you can place automation rules or tasks to certain employees, such as reviewing information or approving a document. The process in RPA is to run an item, such as a specific contract, through all the necessary stages of the kanban, about the same thing you do in deal when you run them sequentially through the sales stages.
Роботизация бизнеса (RPA) в Битрикс24
Typical examples of the use of RPA: Leave and Business Trip Approval, any bills or documents, creating tasks.
In the process settings, you can specify who can start and edit it, but you can’t deny access to the process view, i.e. any employee can see all the running processes. That’s why you should not coordinate bonuses and other confidential information in the RPA.
Источник: helpdesk.bitrix24.com
Роботы в CRM
Работа с клиентами и продажами – это круговорот одних и тех же операций: запланировать встречу, отправить сообщение или позвонить, поставить задачу и т.д. Для автоматизации и повышения эффективности этого процесса лучше доверить эти действия Битрикс24. Специальные роботы станут вашими надежными помощниками. Представьте, что клиент отправил вам письмо, система его получила и тут же поставила задачу, назначила встречу и установила напоминание. Роботы взяли всю рутину на себя, а сотрудники могут сосредоточиться на более важных делах.
Что такое «роботы»?
Роботы — это алгоритм для обработки лидов и сделок. Он активизируется тогда, когда они переходят в определенный статус.
Например, как только появится новый лид, робот поставит задачу, запланирует встречу, отправит письмо. Вы можете настроить действия роботов сразу в карточке лида и сделки. Это очень удобно. 
В самой системе уже есть стандартные роботы с самыми простыми функциями: отправка уведомлений руководителю и сотрудникам. Завершенные процессы отмечаются зеленой галочкой. 
Роботизация бизнеса в Битрикс24
Как настроить роботов?
Чтобы приступить к редактированию, нажмите кнопку «Настроить роботов». Вы можете изменить правила и создать нового робота. Все действия привязаны к определенному статусу. Чтобы создать нового робота, найдите нужную колонку и нажмите «Добавить». Для работы со сложными алгоритмами нажмите «редактировать в дизайнере бизнес-процессов».
Данная функция доступна только для тарифов Команда, Компания и CRM+.
- выполнять действие сразу;
- через X минут, часов, дней и т.д;
- за X минут, часов, дней до определенной даты (например, дня рождения клиента);
- в конкретное время.
Есть опция «Только рабочее время» – выберите ее, и робот исключит праздники и выходные дни.
Опция «Локальное время» позволит рассчитать время выполнения с учетом часового пояса сотрудника.
С помощью опции «После предыдущего робота» вы построите целый алгоритм. Система будет ждать, когда предыдущий робот выполнит свое действие.
Данная опция работает для любых условий. Допустим, что вы установили время выполнения через 5 дней — Битрикс24 будет ждать завершения действия предыдущего робота и только после этого начнёт отсчет 5 дней.
Робот по умолчанию применится ко всем лидам и сделкам с таким статусом. Но можно ввести дополнительные условия – например, создать отдельное задание для сделки на большую сумму.
Кроме того, для всех роботов доступны поля лида или сделки. К примеру, вы можете сделать поле «Название лида» темой задачи.
Когда робот активизируется, система добавит название лида в тему задачи.
Копирование
Роботов можно копировать. Просто перетащите его карточку, зажав клавишу Ctrl.
Права доступа
Настройте доступ сотрудников к роботам. Зайдите на страницу CRM — Настройки — Права — Права доступа.
Выберите нужную роль, а затем уровень доступа – чтение/изменение.
Доступ также настраивается в лидах и сделках.
Во всех коммерческих тарифах роботы доступны в лидах, а в тарифах Команда, CRM+ и Компания – еще и в сделках.
Обрабатывайте лиды и сделки с помощью роботов – это повысит эффективность вашей работы и освободит от рутины.
Источник: spichka.biz
Триггеры и роботы в Битрикс24
Автоматизации обработки информации в Битрикс24 (Б24) мы уже не раз уделяли внимание в нашем блоге. Совместно с компанией 1С-Битрикс разработали учебный курс по созданию автоматизированных бизнес-процессов, делали мастер классы, писали статьи:
В этой статье расскажем о новых возможностях автоматизации обработки данных, которая появилась в CRM, и сравним с традиционным бизнес-процессом.
В новой версии Битрикс24 (Таити) помимо создания бизнес-процессов, которые автоматизируют обработку лидов или сделок, используются триггеры и роботы. Основное назначение которых — быстрая автоматизация рутинных операций.
Что такое Робот и Триггер
Роботы и триггеры созданы для упрощения настройки процессов продаж. Дело в том, что при создании бизнес-процесса требуются определенные знания в области алгоритмизации, использования переменных, констант и пр. Программный код знать не надо, но понимать как программируются системы необходимо.
У большинства менеджеров такой технический бэкграунд отсутствует (респект тому, у кого есть). Поэтому разработчики Б24 придумали интересную альтернативу — автоматизировать продажи без привлечения технических специалистов, а используя триггеры и роботы. Разберемся, что это такое.
Робот — автоматическое действие, которое срабатывает при входе сущности в новый статус (стадию). Например, при переключении менеджером сделки в стадию “Производство”, автоматически меняется ответственный на начальника производственного отдела. При этом не нужно менеджеру думать, а иногда и знать, кто будет ответственным при передачи проекта в производство.
Триггер — автоматический перевод сущности в новый статус (стадию) в ответ на событие, которое происходит по инициативе клиента. Например, от клиента приходит письмо — ответ на предложение. При этом сделку можно автоматически перевести из стадии “Предложение” в “Назначить встречу”.
Роботы и триггеры работают только в тарифах “Команда” и “Компания”, т.е. на тех тарифах, в которых доступны бизнес-процессы.
Допустим, в CRM есть следующие статусы лида:
- не обработан;
- звонок;
- уточнение информации;
- и т.д.
В регламенте обработки лидов предусмотрено, когда лид поступил в CRM, менеджер должен позвонить потенциальному клиенту. Но может же быть и такая ситуация. Человек через сайт заполнил форму, отправил её. Менеджер увидел, что есть новый лид и установил статус “Звонок”, чтобы позвонить клиенту. Но это не значит, что менеджер сразу будет звонить.
У него очередь дел может быть большой. В это время клиент сам решил позвонить в компанию и набрал номер. Получается, что статус “Звонок” уже выполнился. Следовательно, лид можно автоматически перевести в следующий статус “Уточнение задачи”. Посмотрим, как это настраивается.
Откроем любой лид в нашей тестовой CRM. Внизу выберем вкладку “Автоматизация”, а затем нажмем ссылку “Настроить роботов”:
Далее для статуса “Уточнение информации” нажимаем «Добавить» и выбираем «Входящий звонок»:
Немного неожиданно, казалось бы для статуса “Звонок” нужно добавить триггер, но логика здесь такая. Статус “Звонок” мы используем, чтобы видеть о необходимости звонка. А если звонок выполнен, то будет уже статус “Уточнение информации”. Поэтому, если клиент сам позвонил, то лид нужно перевести в статус “Уточнение информации”.
Аналогично настраивается обработка лидов так, что при получении письма от клиента, статус меняется на “Уточнение информации”:
Действительно, удобная автоматизация, помогающая автоматически двигать лиды по статусам, а сделки по стадиям. Причем предусмотрен запрет на обратный переход. Если лид перешел в следующий статус, а от клиента поступает новый звонок, то лид назад в статус “Уточнение информации” уже не вернется, так как триггеры работают только в направлении “вперед”.
Рассмотрим, как используется робот. У нас есть статус “Презентация”. Когда лид переходит в этот статус, дизайнер готовит презентацию о продукции. Чтобы менеджер не забыл сообщить дизайнеру об этом, настроим робот, который автоматически отправит сообщение. Для этого в статусе “Презентация” добавляем робот:
Далее вводим текст сообщения, которое будет выслано дизайнеру:
Но здесь есть приятные мелочи. Например, в текст сообщения можно добавить название лида, имя клиента, номер телефона. Делается это с помощью включения полей сущности в текст сообщения. Справа выбираете нужное поле из лида и вставляете в нужном месте сообщения. Например, так:
В результате, когда дизайнер получит сообщение, он сразу будет знать, как зовут клиента, какой лид обрабатывается и телефон для связи. Проверим это. Переведем лид в статус “Презентация”:
В результате в Живой ленте сотрудник (сотрудники) получит сообщение:
Действительно, это удобно. Но есть пожелание разработчикам — с помощью робота ставить задачи сотрудникам. Возможно, что в следующем релизе мы это уже увидим (а как это сделать сейчас можно узнать в дополнительной части статьи).
Таким образом, если в отделе продаж применяется утвержденный регламент по обработке лидов (сделок), который предписывает в определенном статусе (стадии) сделать необходимое действие, то триггеры и роботы помогут автоматизировать эти операции.
Если вариативность обработки данных выше или менеджер сам принимает решение, что делать в том или ином статусе (стадии), то лучше разработать бизнес-процесс. Он будет сложным, со статусами, циклами и ветвлениями, но позволит гибче работать в CRM.
Заказать настройку автоматизации продаж с помощью триггеров и роботов, разработку бизнес-процесса любой сложности, а также интеграцию Битрикс24 с различными системами вы всегда можете у нас.
Поделитесь статьей в социальных сетях и мы пришлем Вам вторую часть, в которой узнаете, как ставить задачи, используя роботы.
Вам может быть интересно:
ИНТЕРВОЛГА как веб-интегратор
Веб-интеграция это создание крупных информационных веб-систем , глубоко интегрированных в бизнес Заказчика. Это снижение затрат на работу с клиентами, рост продаж и автоматизация процессов.
ИНТЕРВОЛГА – компетентный веб-интегратор . Мы можем решить все задачи веб-интеграции собственными силами. Большинство наших проектов – комплексные, интеграционные.
Наш принцип: приносить пользу бизнесу клиента за счет осмысленного применения веб-технологий.
Решение задач автоматизации бизнес-процессов – основная компетенция веб-интегратора.
Обычно мы начинаем подготовку интеграционного проекта с проведения стратегического SWOT-анализа информационных систем и рекламных кампаний Заказчика. Оставьте заявку на консультацию.
Источник: www.intervolga.ru