Кто такой бизнес-заказчик проекта? Это важнейшая, ключевая роль в проекте. Три стадии, этапа жизни проекта, где участвует бизнес-заказчик:
1. До проекта
До проекта формируется потребность — цели проекта, задачи, которые нужно решить, представление о конечном результате.
Именно бизнес-заказчик формирует это, его задача донести понимание его потребности до проектной команды и всех участников проекта, включая смежные подразделения и подрядчиков. И проверить, получить обратную связь о том, как его поняли.
Все по классике:
«Когда в товарищах согласья нет,
На лад их дело не пойдет»
Проект нужен именно заказчику, проектная команда и руководитель проекта — это исполнители проекта. Закончив проект, они пойдут дальше.
2. Во время проекта
Оперативно принимать решения по проекту, которые влияют на конечный результат, срок и бюджет (классический треугольник). Пока все в треугольнике — это зона оперативного управления руководителя проекта. Но когда возникли изменения, влияющие на треугольник, вопрос о принятии изменений именно к бизнес-заказчику.
Роль заказчика в проекте автоматизации предприятия
Причем изменения могут (и часто именно так) исходить именно от бизнес-заказчика. Это и понятно, бизнес — это изменчивая среда. Сегодня на рынке все так, завтра уже по-другому. Как гласит один из принципов гибких методологий Agile «Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану»
Также бизнес-заказчик обязан контролировать промежуточные результаты или поставки функциональности. Видение конечного результата именно в его голове. Можно сколько угодно прописывать ТЗ, но ожидание и видение результата все равно в голове бизнес-заказчика.
3. После проекта
Здесь все только начинается. Проект дал инструмент для управления бизнес-процессами. И теперь важно и нужно этот инструмент использовать для достижения бизнес-целей.
На этом пути много преград — человеческий фактор, сопротивление сотрудников, управление показателями и много много всего.
И если бизнес-заказчик устранился от проекта, особенно на последнем этапе, то проект гарантированно умирает.
Источник: vc.ru
5 типов Заказчиков проектов и как с ними работать?
Заказчики проектов бывают всех форм и размеров: внешними и внутренними, вовлечёнными в процесс или нет, но с каждым видом Заказчиков нужно уметь работать. Сегодня мы рассмотрим 5 типов Заказчиков, с которыми многие из наших читателей сталкивались в своей практике управления проектами, и попытаемся понять, как же с ними работать.
«Неуверенные» Заказчики
Такие Заказчики постоянно вносят какие-то изменения в проект и предъявляют новые требования. И хорошо, если они используют для этого официальные пути управления изменениями. Но чаще всего они ограничиваются строчкой в электронном письме по совершенно другой теме или же тем, что упомянут об этом во время обеда. Особенно этим страдают внутренние клиенты. По их мнению, вы умеете читать их мысли и обладаете идеальной памятью, и пара слов в кофе-брейке ничем не хуже полноценной заявки на изменения.
Заказчик проекта
Хуже. Гораздо хуже.
Для того, чтобы переломить ситуацию, нужно зафиксировать все их требования и изменения, проанализировать и показать Заказчику, как постоянно внесение такого количества изменений в проект влияет на его реализацию. В таком случае, даже если они будут продолжать настаивать на внесении всех этих изменений, вы хотя бы будете знать, как это повлияет на проект и, что гораздо важнее, Заказчик тоже будет это знать. А значит фактически одобрит не только изменения, но и то воздействие, которое изменение оказывает на проект. И тогда вам не придётся укладываться в базовый бюджет, который не учитывает всех принятых изменений.
«Занятые» Заказчики
Заказчики, не отвечающие на электронные письма. Заказчики, которые не перезванивают вам, а если перезванивают – то тогда, когда они точно знаю, что вы заняты и оставляют очень короткое сообщение. Они соглашаются на встречи, а затем переносят их снова и снова.
Они заняты, это понятно. Но они являются основными бенефициарами проекта. Несмотря на то, что такие Заказчики чаще всего встречаются во внутренних проектах, где Заказчик не платит за проект из собственного кармана, он всё равно заинтересован в реализации проекта. Даже самый занятой сотрудник способен организовать свою работу с командой проекта, было бы желание.
Недостаточная вовлеченность Заказчика и отсутствие его в момент, когда необходимо поставить подпись или принять важное решение о проекте серьёзно замедляет реализацию проекта. Подобное поведение может свести все усилия команды проекта на нет.
Чтобы решить эту проблему, необходимо донести до заказчика, в любой форме, на которую он чаще реагирует, стоимость каждой отсрочки. Как только ему станет понятно, что последствия его бездействия стоят ему дорого, необходимо выработать формат встреч, лучше в одно и то же время, иначе новых переносов не избежать.
Если же это не поможет, необходимо подключить к решению проблемы Куратора проекта, однако это подходит только для тех случаев, при которых это не одно и то же лицо. Также можно попробовать договориться с Заказчиком назначить контактное лицо для работ по проекту. Главное, чтобы это лицо имело выход на Заказчика и могло гарантировать принятие решения или подписание документов вовремя. Часть полномочий Заказчика могут быть даже делегированы.
Заказчики – Микроменеджеры
Такие Заказчики – полная противоположность «Занятым», однако влияют они на проект совершенно одинаково. А именно – замедляют его работу. Они требуют, чтобы каждое решение руководителя проекта проходило через них. Это такой вид Заказчиков, который является на каждое, даже небольшое, совещание проектной группы и не просто задаёт вопросы по теме, но и регулярно отклоняется от повестки. «Микроменеджеры» настаивают на том, что должны просматривать и одобрять каждый технический документ, несмотря на то, что не разбираются в вопросе.
К сожалению, путей решения этой проблемы не так много. Во-первых, можно попытаться объяснить Заказчику, в каких случаях его вклад приносит ценность проекту, а в каких – мешает. Также, озаботьтесь предоставлением ему настолько подробных отчётов, насколько это необходимо ему. Чаще всего это помогает снизить «интерес» Заказчика к проекту.
И хотя составление отчёта тоже тяжёлая нагрузка на команду проекта, на первом этапе это лучше, чем постоянный микроменеджмент. Затем можно постепенно попробовать снижать объёмы требуемой информации.
Заказчики, которые не знают, чего хотят от проекта
Этот тип Заказчика немного похож на «Неуверенного», но с тем отличием, что его требования весьма неопределённы. Особенно в начале проекта, такой Заказчик создаёт множество проблем команде проекта. Именно в тот момент, когда команда пытается создать образ будущего продукта и перейти к планированию содержания, такой Заказчик путается в «показаниях», меняет их ежедневно и изъясняется пространными формулировками. И даже если удастся сформировать цели и видение проекта, то на осознание и согласование пути их достижения также может уйти очень много времени.
Для решения данной проблемы не обойтись без хорошего опытного бизнес-аналитика – специалиста в формировании бизнес-требований. Также необходимо запланировать дополнительное время на этапы инициации и планирования проекта. Если имеется такая возможность – заложите в бюджет запас средств на тот случай, если придётся вносить серьёзные изменения проект вследствие неверно составленных требований и планов.
Отсутствие внятных требований ведёт к столь же неопределённым результатам. Донесите до Вашего Заказчика последствия его нерешительности и возможно процесс сдвинется с мёртвой точки.
«Нетерпеливые» Заказчики
Большинство заинтересованных сторон хотят скорейшего завершения проекта. Да и вы сами, наверняка, тоже этого хотите! Чем быстрее проект будет завершён, тем скорее он принесёт выгоды вам и ценность Заказчику.
Проблемы у вас, как руководителя проекта, начинаются тогда, когда Заказчик перестаёт понимать, сколько требуется времени на те или иные операции и процессы, или отказывается принимать ваши оценки. Например, Заказчик может потребовать сократить время тестирования продукта до одной недели, хотя, согласно последним 6 проектам, на тестирование нужно не меньше месяца.
Чтобы решить данную проблему, покажите Заказчику, каким образом вы делаете оценки – ознакомьте его с базами данных по аналогичным проектам, расчётами, прогнозами, а также с детальным расписанием. Важно быть честным с Заказчиком, но ещё важнее – с самим собой. Признайтесь себе, сколько дополнительного времени вы заложили в эти оценки? Обоснованы они или действительно завышены? Проведя совместную с Заказчиком оценку, вы, скорее всего, придёте к компромиссу.
Большинство Заказчиков привержены своему проекту и больше всего на свете хотят, чтобы он завершился успешно. Но на карьерном пути менеджера проекта, порой, встречаются заказчики, с которыми нелегко работать. В работе с ними вам понадобится всё ваше терпение, навыки коммуникации и много времени. Общение со своим Заказчиком и другими заинтересованными сторонами – лучший способ преодоления разногласий. И, хотя, это может занять больше времени, чем Вы ожидаете, результаты могут вас приятно удивить.
Смотрите также:
- Консалтинг: Проектный офис: создание и развитие
- Аутсорсинг: Аутсорсинг функций Проектного офиса
- Статья: Откуда возьмутся 15.7 млн. проектных ролей?
- Статья: Компетенции менеджера проектов: какими навыками должен обладать Профессиональный Менеджер Проектов?
Источник: pmservices.ru
Служба технического заказчика
Допустим, вы — застройщик, который обладает собственным штатом специалистов со знаниями градостроительного, гражданского, земельного, природоохранного, административного и иных кодексов. При этом вы готовы в полной мере нести уголовную, административную и финансовую ответственность за их действия, а также за безопасность и устойчивость возводимого объекта. Поздравляем!
Сторонняя (внешняя) служба технического заказчика вам не требуется!
Однако если для вас важен спокойный сон по ночам, важно иметь возможность защитить свою деловую репутацию и компенсировать финансовые потери после возмещения вреда жизни, здоровью или имуществу третьих лиц, то привлекайте внешнего технического заказчика.
В компании «Лаату» имеется специализированная служба технического заказчика, готовая всегда прийти на помощь заказчику в вопросах охраны деловой репутации, качества и безопасности возводимого объекта!
Остановимся на функциях технического заказчика более подробно и попытаемся ответить на вопросы:
- кто такой технический заказчик,
- чем технический заказчик отличается от заказчика и заказчика-застройщика,
- для чего нужен технический заказчик,
- каковы права и обязанности технического заказчика на различных стадиях реализации проекта.
Кто такой технический заказчик
В соответствии с пунктом 22 статьи 1 Градостроительного Кодекса РФ технический заказчик – это юридическое лицо, которое уполномочено застройщиком и от имени застройщика
- заключает договоры о выполнении инженерных изысканий, о подготовке проектной документации, о строительстве, реконструкции, капитальном ремонте, сносе объектов капитального строительства;
- подготавливает задания на выполнение указанных видов работ;
- предоставляет лицам, выполняющим инженерные изыскания и (или) осуществляющим подготовку проектной документации, строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, снос объектов капитального строительства, материалы и документы, необходимые для выполнения указанных видов работ,
- утверждает проектную документацию;
- подписывает документы, необходимые для получения разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию;
- осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством о градостроительной деятельности (функции технического заказчика).
Функции технического заказчика могут выполняться только членом соответственно саморегулируемой организации в области инженерных изысканий, архитектурно-строительного проектирования и строительства, за исключением некоторых случаев, предусмотренных Градостроительным кодексом РФ.
Чем технический заказчик отличается от заказчика и заказчика-застройщика
Застройщик – это лицо, которое обеспечивает на принадлежащем ему участке строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, снос объектов капитального строительства, а также выполнение инженерных изысканий, подготовку проектной документации для их строительства, реконструкции, капитального ремонта. Застройщик вправе передать свои функции техническому заказчику.
Термин «заказчик-застройщик» также широко используется в деловом обороте, хотя в Градостроительном кодексе не упоминается.
В Положении по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций юридическое лицо, которому поручена организация строительства объектов, контроль за его ходом и ведение бухгалтерского учета производимых при этом затрат, именуют застройщиком. Далее указывается, что в отношениях с подрядчиками застройщик выступает в роли заказчика. По сути, в этом Положении застройщик и заказчик признаются синонимами, а в пункте 3.1.2 упоминается даже «застройщик-заказчик».
Таким образом, застройщик — это не профессиональный организатор и координатор строительства, а лицо, владеющее земельным участком и обеспечивающее возведение на нем возведение объекта недвижимости (либо его реконструкцию или ремонт).
Организатор же строительства должен именоваться только как технический заказчик, и никак иначе.
Для чего нужен технический заказчик
Застройщик, желающий возвести на земельном участке объект недвижимости либо произвести реконструкцию (ремонт) уже находящегося в его собственности объекта, неминуемо столкнется с длительным получением и подписанием большого количества разрешительной и согласовательной документацией, заключением договоров, контролем за их исполнением и т. д.
Если основной бизнес застройщика не связан со строительством, проще и выгоднее возложить эти обязанности на организацию, специализирующуюся именно на выполнении организаторских и координаторских функций подобного рода, то есть на технического заказчика.
Схема взаимодействия технического заказчика с другими участниками строительного процесса показана на следующем рисунке:
Обязанности техзаказчика на различных стадиях реализации проекта
Функции, которые застройщик передает техзаказчику могут отличаться в зависимости от типа объекта, выполняемых на нем работ (новое строительство, реконструкция, капитальный ремонт), наличия у заказчика результатов инженерных изысканий и проектной документации.
ГОСТ Р 57363-2016 «Управление проектом в строительстве. Деятельность управляющего проектом (технического заказчика)» определяет следующие этапы реализации проекта в строительстве:
Далее, опираясь на вышеуказанный ГОСТ Р 57363-2016 термины «технический заказчик» и «управляющий проектом» будут употребляться как синонимы.
Этап инициирования проекта
Утверждение проекта и принятие решения о его финансировании осуществляется до начала самого проекта. Однако участие управляющего проектом (технического заказчика) в подготовке и анализе данных в процессе бизнес-планирования позволяет выявить потенциальные риски проекта и определить пути их снижения или устранения на раннем этапе.
Этап планирования проекта в строительстве
На данном этапе техзаказчик совместно с застройщиком (инвестором) осуществляет детальное планирование реализации проекта, определяет и уточняет цели и задачи, разрабатывает последовательность действий, требуемых для их достижения, определяет общий состав работ. Результатом этого этапа является план по управлению проектом в строительстве, который обычно включает:
- определение состава работ (содержания) проекта, предпроектные проработки, предварительный выбор земельного участка (объекта строительства/реконструкции);
- планирование коммуникаций (обмена информацией и документацией в проекте);
- планирование бюджета проекта;
- планирование закупок для проекта;
- планирование качества проекта;
- планирование кадровых ресурсов проекта;
- определение рисков проекта и вероятных путей снижения их воздействия;
- планирование и управление сроками (графиком) реализации проекта;
- планирование работы с возможными изменениями проекта;
- определение ключевых показателей эффективности и результатов проекта в строительстве (проект закончен в срок, в рамках бюджета, достигнуто проектное качество объекта, ресурсы проекта распределены максимально эффективно, проект соответствует бизнес-плану).
План по управлению проектом является основным документом при планировании и реализации проекта, его управлении и контроле, а также в процессе сдачи-приемки в эксплуатацию и формального завершения проекта.
Этап реализации проекта строительства
Реализация проекта предполагает максимальную нагрузку на технического заказчика. Часто застройщики привлекают техзаказчика именно для работы на этом этапе. Данный этап можно разделить на следующие стадии:
- выбор площадки или объекта строительства и оформление правоустанавливающих документов;
управляющий проектом оказывает содействие при выборе земельного участка и оформлении его в установленном порядке; - сбор и подготовка исходных данных для предпроектной и проектной подготовки строительства;
управляющий проектом организует и обеспечивает необходимую поддержку при проведении инженерных изысканий, оформлении разрешений на присоединение к мощностям и действующим инженерным коммуникациям, выборе проектных, изыскательских и прочих организаций, подготовке технических заданий и задания на проектирование, оформлении градостроительной документации;
управляющий проектом обеспечивает полноту и качество передаваемых исходных данных для проектирования, представляет интересы застройщика при подготовке документации и проведение общественных слушаний; - на стадии проектирования управляющий проектом принимает участие в выборе генпроектировщика, а также других проектно-изыскательских организаций, оформлении договорных отношений, согласовывает с проектными организациями стоимость, сроки выполнения и выдачи проектной документации, осуществляет контроль за их исполнением;
управляющий проектом координирует взаимодействие проектных, изыскательских и прочих организаций, контролирует обеспечение требуемого уровня качества проектных решений в процессе разработки и реализации проектной и рабочей документации, определяет целесообразность вариантного проектирования и оптимизации предлагаемых проектных решений;
управляющий проектом принимает, хранит и передает подрядным организациям проектную и рабочую документацию, ведет отчетность о ходе проектирования, своевременно информирует застройщика (инвестора) о необходимости внесения изменений или корректировок, а также существенного отклонения от определенных условий проектирования; - на стадии согласования проектной документации управляющий проектом обеспечивает рассмотрение и согласование в установленном порядке проектной документации в государственных органах и прочих заинтересованных организациях, в том числе в органах экспертизы, для чего определяет органы экспертизы (в случае негосударственной экспертизы) и принимает участие в заключении соответствующих договоров;
управляющий проектом организует утверждение и переутверждение проектной документации, а также внесение в проектную документацию изменений по требованиям экспертизы; - на стадии строительства технический заказчик принимает участие в выборе генподрядной и подрядных организаций, разрабатывает задание на проведение тендеров, оценивает условия строительства объекта приведенные в тендерном предложении, предлагаемую подрядчиком технологию производства строительно-монтажных работ, оснащенность необходимым оборудованием и техникой, наличие членства в саморегулируемых организациях, внутреннюю систему менеджмента качества, репутацию, финансовое состояние подрядной организации и другие аспекты;
управляющий проектом участвует в заключении договора на капитальное строительство, реконструкцию или капитальный ремонт предприятий, зданий и сооружений;
управляющий проектом может выступать в роли управляющего строительством (генерального подрядчика), при наличии поручения застройщика (инвестора) о выполнении данной функции;
совместно с застройщиком (инвестором) управляющий проектом принимает решение о привлечении авторского надзора, за исключением случаев, когда авторский надзор за строительством объектов является обязательным;
управляющий проектом от имени и по поручению застройщика получает разрешения соответствующих эксплуатирующих организаций на:
— производство работ в зоне воздушных линий электропередач, линий связи в полосе отвода железных дорог, в местах прохождения подземных коммуникаций (кабельных, газопроводных, водопроводных, канализационных) и других расположенных на строительной площадке,
— использование в период строительства электроэнергии, газа, воды и пара от существующих источников, в соответствии с проектом организации строительства,
— вырубку зеленых насаждений и пересадку деревьев, оформление порубочных билетов;
управляющий проектом заказывает создание геодезической основы строительства, вынос и закрепление осей,
оказывает содействие в регистрации в органах государственного строительного надзора должностных лиц, ответственных за ведение строительного контроля со стороны застройщика,
готовит документы для получения разрешения на строительство, осуществляет организацию подготовки строительной площадки, снос существующих зданий и сооружений, перенос инженерных коммуникаций, включая компенсационные выплаты за счет застройщика (инвестора);
управляющий проектом осуществляет контроль за сроками получения оборудования и материалов, организации приемки, представление и рассмотрение претензий к изготовителям и поставщикам, рассматривает и урегулирует спорные вопросы по выполнению условий договоров строительного подряда;
управляющий проектом готовит периодическую отчетность о ходе строительства и выполнении графиков производства работ, своевременно информирует застройщика (инвестора) в случае отклонения от сроков реализации проекта, предлагает решения по сокращению и оптимизации сроков и бюджета строительства.
