Какой руководитель проекта не задумывался о том, что изобретать велосипед — не самое интересное и продуктивное занятие? Наверное, таких нет. И вопросом о том, стоит ли внедрять в компании проектный менеджмент (РМ), тоже задаются многие.
По сути, этот инструмент уже давно прижился во многих успешных бизнесах, и размышлять целесообразно не о том, внедрять ли его, а о том, как это сделать, исходя из миссии и ценностей конкретной компании.
Что такое проектный менеджмент?
Управление проектами, проектный менеджмент, project management, РМ — названия процесса достижения той или конкретной цели в заданных рамках (временных, бюджетных и пр.). При этом в понятие РМ входит также набор инструментов, методик, навыков и техник, который применяется для достижения цели и может варьироваться в зависимости от изменяющихся условий, в которых ведется работа (появления как рисков, так и возможностей).
Немного истории развития стандартов управления проектами
Официально принято считать, что проектный менеджмент в привычном нам понимании появился в 1950-е годы ХХ века. Но есть и исследователи, которые считают, что уже при строительстве пирамид Гизы использовали подход, напоминающий РМ (за возведение каждой грани отвечал отдельный человек).
Бизнес в стиле Лего. Опыт построения системы управления проектами в торговой сети Пятерочка.
Приложили руку к созданию современной системы управления проектами специалисты, занимавшиеся, в частности:
- разработкой баллистических ракет UGM-27 «Polaris» (так появился метод Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT), использующийся и сегодня для оценки работы над проектами, где степень неопределенности очень высока)
- разработкой высокотехнологичных материалов для корпорации DuPont (для облегчения работы был создан метод критического пути (Сritical path method, CPM, до сего дня применяемый в строительной сфере)
- строительством тоннеля под Ла-Маншем, считающегося одним из 7 чудес света современности, которое велось в условиях синхронизации разных мер длины, стандартов и пр. (в силу того, что основные работы вели Великобритания и Франция, а заинтересованы в результате были множество компаний)
- превратившимся в трагедию запуском шаттла «Челленджер», который заставил под новым углом взглянуть на управление рисками
- превентивными мерами по отношению к багу Миллениума.
Проектный менеджмент — это структурированный здравый смысл.
Михаил Дубовик, ГК «Проектная ПРАКТИКА»
Можно заметить, что сегодняшнее бизнес-пространство — совсем не то, что даже несколько десятков лет назад, когда предприятия создавались едва ли не века, что-то новое воспринималось как революция, а у потребителя просто не было такого количества альтернатив продукту. И, что прискорбно, почему-то далеко не все понимают, что старые методы управления — путь в тупик. Поэтому многие компании продолжают по инерции двигаться в никуда.
Следовательно, задача прогрессивной части человечества — идти вперед, подтягивая за собой тех, кто еще не понял верного вектора движения.
Управление проектами в бизнесе: принципы эффективного управления и их реализация. Бизнес Конструктор
Язык современного бизнеса — не английский, немецкий, или какой-либо еще, это — язык проектного менеджмента. В современном бизнесе он стал основным методом управления: если в компании нет проектного менеджмента, то это умирающая компания. Все, что направлено на создание новых продуктов и услуг, так или иначе связано с проектным менеджментом.
Олег Герасимов, «Житло XXI століття«
Проектный менеджмент и типовые роли участников в нем*
Название роли
Описание роли
Человек, который генерирует стратегию движения команды и цель работы
Ответственный за тактику достижения цели и обеспечивает «снабжение» (контракты с субподрядчиками, формализация инструкций, мозговых штурмов и пр.)
Генератор идей, провокатор
Тот, кто стимулирует процессы решения конкретных задач, иногда — нестандартными методами
Человек, который выступает в роли «фильтра»: отсеивает пусть даже весьма креативные, но неуместные прямо сейчас идеи и решения
Тот, кто воплощает в жизнь то, что решили на предыдущих этапах
Личность, сглаживающая конфликты, мотивирующая, вдохновляющая
Своеобразный «коннектор», объединяющий команду с внешним миром, и, если надо, изыскивающий ресурсы, которые нужны «на вчера» внутри команды или вовне
Тот, кто отвечает за конечный результат/приемку проекта (иногда выявляет ошибки на промежуточных стадиях и указывает пути доработки)
*классификация R. Meredith Belbin
Таким образом видно, что успешный проектный менеджмент — это сложная конструкция, невозможная без человека, скрепляющего ее. Как правило, это — проектный менеджер.
Глобально, проектный менеджер — это интегратор. Он умеет слушать и слышать других, понимает значение и место каждой «проектной роли» в команде, развивает доверие среди ее участников.
Людмила Нефедова, LEO Consulting
Преимущества проектного менеджмента
Итак, главное отличие проектного менеджмента от традиционного подхода — то, что сначала формулируется задача (ставится цель), а затем уже исполнители создают четкий календарно-финансовый план достижения этой цели.
Такой подход позволяет:
- на 20-30% повысить общий уровень эффективности реализации проектов
- повысить скорость оборачиваемости финансовых средств (около 50%)
- улучшить показатели удовлетворенности клиентов (около 30%)
- усилить лояльность сотрудников компании и их удовлетворенность своей деятельностью (около 30%).
Выглядит весьма оптимистично. Но ясно, что без ложки дегтя не обойтись, поэтому рассмотрим преимущества в сравнении с недостатками:
Преимущества проектного менеджмента
Недостатки проектного менеджмента
- целостность горизонтальной целевой направленности
- оптимизация коммуникативной цепочки и синхронизация направлений деятельности каждого участника процесса
- разграниченность ответственности в соответствии со специализацией подразделений
- возможность задействования опыта (и команды) из одного успешного проекта в другом подобном
- сведение к минимуму риска принятия глобально ошибочных решений
- гибкость и простота решения типовых задач.
- дублирование функциональных обязанностей или возрастание нагрузки на руководителя проекта
- стрессовые ситуации (переоценка возможностей сотрудников, техники и пр.)
- перегорание (особенно в длительных и высоконагруженных проектах)
- конкуренция между командами, если проектов несколько
- беспокойство о том, что будет после завершения проекта.
Процедура управления проектом
В общем виде она может выглядеть так:
Методологии проектного менеджмента
К счастью, методологий сегодня — множество. Для каждого проекта можно подобрать именно то, что нужно.
Все имеющиеся на сегодняшний день варианты можно разделить на такие группы:
- традиционный последовательный менеджмент (Waterfall, СРМ);
- классический менеджмент (PMBOK);
- гибкий менеджмент (Agile, Scrum, Kanban и др.);
- изменяемый менеджмент (ECM, XPM);
- процессный менеджмент (Lean, Lean Six Sigma, Process-Based Project Management);
- другой, как показано здесь:
Инструменты для проектного менеджмента
Для успешного завершения проекта необходимы не только квалифицированные и мотивированные сотрудники, но и соответствующие инструменты, которые позволят фиксировать достигнутые результаты и своевременно менять приоритеты.
Выбирать инструменты стоит после того, как определена методология, наиболее подходящая для проекта. Но есть и универсальные программы для планирования задач и управления проектами. Выбирая программу, обратите внимание на то, чтобы продукт мог составлять диаграммы Ганта и распределять полномочия и задачи исполнителям с разными ролями.
Что почитать о проектном менеджменте?
Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, Terry Schmidt
Издание, которое является одним из самых популярных на протяжении нескольких лет и позволяет отойти от непродуктивных шаблонов и построить схемы развития проектов компании, опираясь на логику, действия конкурентов и измеримые показатели эффективности.
Deadline. Роман об управлении проектами, Том ДеМарко
Книга привлекает за счет необычного формата изложения и позволяет переосмыслить свой взгляд на привычные вещи.
Project Management Principles, Paul Newton
Полезное чтение для тех, кто работает в сфере IT. Позволит пошагово разобраться в том, как управлять проектами разных типов. Что важно, в основе издания — опыт человека, который работал с Microsoft, IBM, Министерством обороны Великобритании и пр.
Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих, Джо Оуэн
Книга, основанная на практическом опыте, в которой последовательно изложены принципы эффективного управления проектами, главным образом — персоналом.
Переход на проектный менеджмент: примеры
Значимость проектного менеджмента уже оценили самые разные компании, причем, не только западные.
80% проектов транснациональных корпораций мира были полностью либо частично провалены именно из-за нехватки управленческой составляющей компетенций их руководителей и исполнителей.
Александра Роля, мастер-тьютор программам МВА International Management Academy
Следовательно, необходимость перехода на эту форму управления становится все более очевидной. И для украинских компаний — в том числе.
Так, среди бизнесов, использующих этот подход — настоящие лидеры в самых разных направлениях:
- УКРСИББАНК BNP PARIBAS
- РАЙФФАЙЗЕНБАНК АВАЛЬ
- МТС
- CORUM GROUP
- ВОЛЯ КАБЕЛЬ
- COMFY TRADE
- ТERRA FOOD
- МЕДИАХОЛДИНГ ВЕСТИ
Вердикт
Как показывает практика, компании, избравшие проектный метод управления, заслуженно считаются в бизнес-среде:
- максимально эффективно использующими свои ресурсы
- маневренными, что особенно важно в условиях нестабильности
- просчитывающими цели, опираясь на возможности и риски
- привлекательными для инвестиций (в том числе — зарубежных).
Источник: worksection.com
Важность проектного управления
В условиях конкурентной и хаотичной мировой экономики компании обращаются к проектному управлению для получения устойчивых показателей. Грамотное проектное управление начинается на уровне портфеля проектов, когда стратегическое видение приводит к инвестициям и определены показатели для оценки эффективности. Стратегическое выравнивание управления проектами, программами и портфелем проектов охватывает всю организацию, контролирует реализацию проекта на каждом уровне и стремится к достижению преимуществ на каждом этапе реализации проекта.
Термин проектное управление включает в себя не только управление проектами, но и управление портфелем проектов и программами. И все больше компаний понимают эффективность инвестирования денег, времени и ресурсов в повышение компетенции управления проектами. Благодаря развитию проектного управления в компании можно достичь сокращения расходов, повысить результативность, улучшить взаимодействие с клиентами и акционерами компании, а также получить больше конкурентных преимуществ. И экономический спад только способствует увеличению этих показателей.
Исследование Economist Intelligence показывает, что 80% руководителей компаний по всему миру считают проектное управление ключевой компетенцией, помогающей им оставаться конкурентоспособными во время экономической рецессии. И даже когда экономический спад сменяется подъемом, ни у кого не возникает сомнений, что развитое проектное управление, применяемое ко всей деятельности компании, способствует достижению лучших результатов и получению долгосрочных бизнес-преимуществ.
«Достижение бизнес-результатов реализуется через успешные проекты, поэтому стратегия проектного управления приводит к успеху компании» — говорит Эдриан Макнайт, PMP, программный директор Suncorp-Metway, компании занимающейся финансовыми сервисами.
В исследовании McKinsey Эффективность управления проектами». Чтобы прочитать вторую часть, перейдите по ссылке.
Поделиться в соц. сетях
Источник: www.advanta-group.ru
Что входит в систему управления проектами
Успех любой компании в современном мире во многом определяется не только правильной постановкой целей и задач, а также наличием квалифицированного кадрового состава, но также умением управлять проектами. Дело в том, что успех во многом зависит от быстрого и грамотного достижения поставленного результата в короткие сроки, что также дает высокие конкурентные преимущества в конкретной сфере деятельности.
Система управления проектами представляет собой комплекс организационных и технологических методов, с помощью которых обеспечивается управление проектами с максимальной эффективностью их реализации. В настоящее время для этой цели разработаны эффективные инструменты в виде программных комплексов, что позволяет гибко подходить к решению поставленной задачи, а также осуществлять анализ эффективности тех или иных действий, направленных на решение конкретной задачи.
Что такое система управления проектами. Цели и задачи
Если раньше многие руководители относились в системе управления проектами достаточно настороженно, то сегодня все дальновидные ТОП-менеджеры отлично понимают, что данная система напрямую влияет на эффективность решения поставленных целей и задач. Стоит добавить, что под проектом, как правило, подразумевается любая деятельность, которую руководство компании контролирует отдельно от решения рутинных операционных задач.
Соответственно, вне зависимости от направленности проекта, за ним устанавливается тщательный контроль, что позволяет отслеживать прогресс. Практика показывает, что внедрение системы управления проектами на предприятии повышает уровень эффективности, позволяя компания достигать нового уровня своего развития, выходя на региональные или даже международные рынки.
К числу целей систем управления проектами относят следующие:
- Улучшение качества проектного менеджмента со стороны руководителей проектов.
- Повышение эффективности сотрудников работающих над решением проекта.
- Налаживание лучшего контроля эффективности управления над общим проектом портфеля организации.
Стоит добавить, что в каждом конкретном случае для решения проекта разрабатывается свой алгоритм действий, который закладывается в программный комплекс. Такой индивидуальный подход обуславливает определенную сложность, однако дает возможность подходить к решению проблемы с учетом всех факторов.
Задачи управления проектами
Для лучшего понимания того, какие конкретно действия подразумевает система управления проектами, каждому будет полезным ознакомиться с теми задачами, которые ставятся для достижения этой цели:
- предоставление всем сотрудникам, которые участвуют в реализации проекта, максимально понятных инструментов и доступа к необходимым сведениям (полезной информации);
- обеспечение проект-менеджера инструментами как планирования, так и контроля процесса для реализации конкретного проекта;
- снабжение главного руководителя офиса инструментарием и программными комплексами, позволяющими автоматизировать ежедневные операции, а также обеспечить контроль всего портфеля проектов;
- предоставление руководителям подразделений цифровых инструментов, обеспечивающих контроль загрузки исполнителей проектными задачами, что позволяет оценить нагрузку на каждого специалиста и выявить эффективность его работы;
- создание для акционеров фирмы удобных и понятных инструментов, с помощью которых можно осуществлять мониторинг проектного портфеля для контроля соответствия тем целям компании, которые относятся к категории стратегических;
- предоставление руководителю проекта целостной модели мониторинга всего портфеля проектов.
Стоит добавить, что конкретные требования, касающиеся функциональных возможностей и технической реализация системы управления проектами, зависит от сферы деятельности компании. Это также подчеркивает тот факт, что разработка алгоритма действий производится индивидуально с учетом всех факторов.
История развития
Зарождение системы управление проектами как самостоятельной дисциплины начинается в 30-х годах ХХ века в рамках координации крупнейших проектов в Соединенных Штатах Америки. Первая разработка матричной организации труда была разработана американским учёным Гуликом в 1937 году.
Вместе с тем, первое практическое применение методик в полном объеме было выполнено только в 50-х годах прошлого века. В течение 60-70 гг. методы и техники сетевого планирования активно развивались и совершенствовались, в основе которых лежали математические методы моделирования.
С середины 80-х годов, когда началось активное внедрение компьютерной техники, поэтому управление проектами начинает выделяться в отдельную дисциплину, где появляются первые проект-менеджеры. В конце 90-х, начале 2000-х годов роль системы управления проектами качественно возрастает. Это обуславливается необходимостью многим компаниям выживать в условиях высокой конкуренции, где на первое место выходит эффективность труда и грамотное планирование.
Какие функции выполняет система управления проектами
Если руководители крупных компаний уже давно осознали насущную необходимость внедрять у себя информационные системы управления проектами (ИСУП), то средние и малые фирмы только подходят к пониманию и осознанию назначения таких систем. В том, что система управления проектами одинаково важно как на крупном производственном предприятии, выпускающим продукцию, так и в обычном магазине, реализующим одежду или продукты питания, уже никто не сомневается.
Как в первом, так и во втором случае важно грамотно настраивать логистическую систему, контролировать эффективность работы каждого из своих сотрудников, а также анализировать спрос со стороны потенциальных и существующих покупателей, чтобы предлагать продукцию, которая максимально соответствует спросу.
Любая ИСУП выполняет следующие функции:
- грамотное планирование всех целей задач;
- эффективный контроль за их выполнением;
- анализ текущей ситуации в режиме реального времени;
- составление и сопровождение бюджета конкретного проекта;
- предоставление систематической оценки отчетности по выполнению проекта;
- бухгалтерский учет и администрирование.
Область применения систем проектного управления является достаточно широкой и включает в себя инжиниринговые комплексы, создание новых продуктов и услуг, а также разработку внутренних систем, повышающих эффективность работы предприятия. При этом набор конкретных функциональных возможностей тех или иных информационных систем вытекает напрямую из особенностей процесса управления конкретными проектами, где принимается во внимание специфика компании.
Преимущества системы управления и ее недостатки
Любая система управления проектами, которая построена грамотно и с учетом специфики предприятия, должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности. Здесь во внимание также принимается такой показатель как ROI (Return On Investment), который показывает уровень доходности конкретного бизнеса с учетом инвестиционных показателей.
Как можно понять, система управления проектами активно используется в самых разных организациях. Для лучшего понимания актуальности их использования на практике, стоит рассмотреть плюсы и минусы таких систем.
Какие преимущества дает ИСУП:
- оптимизация системы отслеживания тех проектов, которые не соответствуют главной стратегии организации, что снижает издержки предприятия;
- увеличение качества и эффективности используемых ресурсов за счет их грамотного распределения;
- предупреждение риска перерасхода денежных средств, выделяемых в рамках конкретного проекта;
- снижение количества проектов, выполняемых на низком уровне качества, что достигается за счет четкого контроля за текущими задачами и сроками их выполнения;
- оптимизация затрат времени со стороны руководителя, поскольку проект-менеджеру не требуется заниматься рутинной работой, тратя на это свое время;
- эффективное взаимодействие со всеми участниками проекта в режиме онлайн;
- легкий документооборот, выполняемый в электронном виде;
- облегчение управления прогнозами и рисками.
Недостатки и сложности ИСУП:
- высокая цена современных программ по управлению проектами, что может вызывать некоторые сложности у фирм, обладающих низкой рентабельностью. Особенно большие сложности возникают в тех организациях, которые не имеют высокий уровень прибыли, позволяющего в короткие сроки окупить затраты на приобретение и внедрение таких систем;
- необходимость в затрате большого количества времени на составление конкретных планов со стороны руководителя, что может вызывать ряд проблем. Руководитель должен уметь расставлять приоритеты и выделять главные задачи для достижения целей.
- риск усложнения проекта, который на начальном этапе казался простым, к чему нужно быть потенциально готовым, выделяя для этого дополнительные ресурсы.
Крайне важно добиться простоты в использовании систем управления проектами, поскольку каждый сотрудник должен уметь без труда управлять ею и не испытывать трудностей с освоением.
Правильное внедрение системы управления
Важно отметить, что процесс внедрения системы управления проектами — это сложный организационный процесс, который должен осуществляться с учетом всех факторов. Дело в том, что чаще всего он качественно меняет работу всех сотрудников предприятия, которые должны быть подготовлены к изменениям как с квалификационной, так и с моральной точки зрения.
Для начала требуется правильно инициировать проект, для чего назначается руководитель проекта, который формирует рабочую группу и разрабатывает внутренний план. На этом этапе важно четко ограничиться организационными и функциональными рамками проекта, разделив весь процесс на определенные этапы.
Практика свидетельствует, что крайне важно постараться получить положительные результаты уже на ранних этапах, что позволит руководству компании убедиться в правильности выбранного курса. Это также вдохновляет и стимулирует всех участников проекта активно работать на достижение поставленных целей.
В рамках пилотного проекта обычно включаются следующие задачи:
- Разработка единого реестра проектов, а также запуск процедуры его реализации.
- Создание единой системы хранилища информация, относящейся к реализации проекта.
- Внедрение электронного документооборота и его максимальная автоматизация, включающая в себя согласование документов руководителями разного уровня.
- Предоставление всем участников рабочего процесса площадки для решения вопросов, связанных с реализацией проекта (рабочей среды).
По времени реализация СУП может занимать от 2 до 4 недель и более, что зависит от специфики предприятия, числа всех сотрудников и области деятельности. Для этого лучше всего с самого начала обратиться в специализированную компанию, которая профессионально занимается этими вопросами. Как правило, такая фирма может не только внедрить систему управления проектами, но также обучить персонал и руководящий состав всему необходимому.
Как выбрать систему управления проектами
Сегодня на российском рынке достаточно много как бесплатного, так и условно бесплатного программного обеспечения, предлагающего системы управления проектами. Многие из них создаются как web-базированные Интернет-приложения, которые отличаются как по месту расположения (базируется в «облаке» либо на сервере предприятия), так и по ценообразованию (система приобретается 1 раз на весь период использования либо же путем взимания арендной платы по схеме SAAS).
Собираясь внедрить корпоративную систему управления проектами важно определиться с инструментами и функциями системы, которые требуются для решения конкретных задач предприятия. Только после этого можно приобретать программу, предварительно проанализировав все ее функциональные возможности.
Как правило, при выборе подходящей системы учитываются следующие факторы:
- наличие базового функционала, а также возможности его постепенного совершенствования;
- запуск всех основных процессов, на что требуется обычно 1,5-2 недели;
- простой и интуитивно понятный интерфейс, а также несложность обучению работы с системой, что важно для всех сотрудников компании;
- высокий уровень безопасности системы и защита от взлома, что имеет важное значение для сохранения конфиденциальности коммерческой и личной информации сотрудников.
При внедрении проекта очень важно с самого начала принимать во внимание 2 фактора, которые часто лежат в основе успеха:
1.Снижение критичных рисков. Для решения некоторых задач, которые не носят уникальный характер, требуется их выделение в отдельный проект, над которым усиливается контроль со стороны проект менеджера.
2. Контроль над людскими ресурсами. Вполне допускается, чтобы сотрудник одного подразделения подчинялся руководителю другого подразделения, если это требуется для решения конкретной задачи. Единственное, это должно быть оговорено и сотрудник должен знать об этом, понимая новую систему соподчиненности и согласования всех выполняемых действий.
На сегодняшний день проектный менеджмент относится к числу наиболее прогрессивных методов, применяемых для управления любой компанией. Универсальность использования обуславливается тем, что его можно применять в государственном (муниципальном) управлении, бизнесе и общественной деятельности, то есть, фактически в любой сфере деятельности.
Грамотный проектный подход дает возможность заблаговременно обозначить важнейшие цели, после чего сформировать стратегию их достижения с максимально эффективным использованием бюджета и прочих ресурсов. Однако чтобы достигнуть поставленной задачи не обойтись без помощи квалифицированного менеджера, способного, особенно на ранних этапах, успешно внедрить систему управления задачами и проектами на конкретном предприятии.
Источник: a2b.su