Всем доброго времени суток, кто решил прочитать статью, посвященную документации. Здесь вы найдёте как общие, так и довольно специфические советы по созданию руководства пользователя. Надеюсь, они будут вам полезны.
1713 просмотров
Если перед вами стоит вопрос – нужно ли вашему продукту пользовательское руководство, то отвечу сразу – да, нужно. Почему? На это есть две причины:
1. Качественная документация повышает лояльность клиента и ценность продукта в целом.
Как это не странно, но люди до сих пор читают пользовательскую документацию. Конечно, не просто так, а когда сталкиваются с проблемой. И если с руководством все хорошо, то пользователь быстро найдет ответ на свой вопрос – это будет ещё один балл в копилку вашего проекта!
2. Руководство пользователя экономит время и силы техподдержки.
Руководство пользователя – альтернатива этапу обучения на проекте внедрения 1С
АЭБ Бизнес Руководство пользователя
Панова Екатерина Посмотреть все статьи >> Младший консультант по внедрению 1С франчайзинговой сети «ИнфоСофт».
Время прочтения — 9 мин.
Получить бесплатную консультацию
Одним из важных этапов на проекте внедрения 1С является обучение сотрудников новой программе. Этап становится довольно «болезненным», если заказчик не согласен на обучение. Тогда рассматривается альтернативный вариант – написать руководства пользователей.
В этой статье я поделюсь опытом написания инструкций на проекте внедрения 1С. Расскажу, как писать ПОНЯТНЫЕ руководства пользователей, и главное – как внедрить в компании регламент для сотрудников.
Руководство пользователя – это технический документ, который предназначен для оказания поддержки пользователям конкретной системы. В этом смысле используется и слово «мануал» (manual).
Рассмотрим основной алгоритм написания инструкций для пользователей программы 1С.
1. ОПРЕДЕЛЯЕМ ТЕМУ И ЦЕЛЕВУЮ АУДИТОРИЮ
Для чего мы пишем инструкцию? Самый важный вопрос, на который нужно ответить. Я выделила несколько основных вариантов:
- Инструкция для конкретного блока учета в программе, например, «Инструкция по блоку Продажи»,
- Инструкция для определенной должности сотрудника, например, «Инструкция для менеджера по оптовым продажам»,
- Инструкция по конкретной функции или процессу, например, «Инструкция по маркировке товаров».
Для кого мы пишем инструкцию? Необходимо понять для какого уровня пользователя нужно описать функционал программы – это новичок или опытный пользователь?
Эти вопросы стоит обсудить с заказчиком, ведь от них зависит основной принцип разработки инструкций.
2. ПРОДУМЫВАЕМ СТРУКТУРУ СОДЕРЖАНИЯ
Для выстраивания взаимосвязи разделов важно знать и понимать набор процессов и последовательность их действий. Разобраться в этом помогут:
Инструкция для тех, у кого инициативные сотрудники!
- Концептуальный дизайн – основа для дальнейшей разработки проектных решений. Документ включает в себя модели бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, проектирование ролей и полномочий, интеграционную модель, альбомы печатных и отчетных форм.
- Проектное решение – это документ, состоящий из методологического проектного решения, которое фиксирует функциональный объем проекта – определяет какие действия и сущности будут «покрыты» функционалом информационной системы, а также технического проектного решения, которое фиксирует объем, принципы и описание доработок конфигурации 1С и является основой для дальнейшей доработки – изменения типовых и создания новых объектов конфигурации 1С.
- Встречи с заказчиком.
Пример: блок учета – ценообразование, процессы – ведение информации о видах цен, сегментах партнеров, установка цен номенклатуры, использование обработок. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:
Пример: пользователь – кладовщик ордерного склада, функции и их последовательность – приемка и отгрузка товаров, учет товарно-материальных ценностей в эксплуатации. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:
Пример: процесс – реализация маркированных товаров. Менеджер по продажам создает реализацию товаров, выгружает данные на терминал сбора данных, затем кладовщик на складе считывает товары на терминал сбора данных и заносит их в 1С. Тогда структура содержания может выглядеть следующим образом:
3. ПИШЕМ ИНСТРУКЦИЮ
Перед аналитиком встала ответственная задача – написать инструкцию так, чтобы тебя поняли. Рассмотрим основные принципы написания мануалов.
Содержательность. Опишите функционал программы, расскажите в деталях обо всех этапах, нюансах и распространённых ошибках.
Подробная или не очень
Если инструкцией будет пользоваться новичок, то я рекомендую сделать следующее: поставьте себя на место пользователя, который первый раз в жизни видит программу. Такая инструкция будет очень подробная.
Если пользователь ранее работал в подобных программах, например, менеджер по продажам имеет опыт работы с программой 1С: Управление торговлей 11, тогда ему будет не сложно заполнить нормативно-справочную информацию и создать документы «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Такая инструкция будет содержать меньше конкретики.
Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры и специальные термины, понятные только узкому кругу читателей. Текст должен быть понятен любому. Например, вместо «РТиУ» не поленитесь и пропишите полностью «документ Реализация товаров и услуг». Если без этого никак — оформите раздел «Глоссарий».
Если процессы повторяются или нужно сослаться на другой раздел, то необходимо проставить гиперссылки. Например: «Базовые соглашения с клиентом не используются в документах продаж, для этого необходимо создать индивидуальное соглашение ».
Если вы ссылаетесь на рисунок или таблицу, то воспользуйтесь механизмом «Перекрестная ссылка».
Структурированность. Разбавьте текст заголовками, абзацами и списками для удобного восприятия читателем.
Заголовки – это обязательно.
Позволяют «просканировать» ваш текст и остановиться сразу на нужной части. Но главное – не нарушать их иерархию.
Абзацы – это не так просто.
Есть универсальное правило: одна мысль – один абзац. Он не должен быть огромным, чтобы не перегружать информацией. Но и делать абзац из одного предложения тоже не стоит. Оптимальная длина – 5 строк.
Списки – это удобно и понятно.
Маркированный список – это обычный список перечисления с маркерами, точками. В перечне элементы не упорядочены между собой. От их перестановки местами смысл не поменяется.
Нумерованный список уместно использовать, если вы перечисляете этапы чего-то. Если элементы поменять местами, нарушится смысл.
Пример: чтобы оформить приобретение товаров через подотчётное лицо, необходимо выполнить следующие действия:
1) Перейдите в раздел Закупки – Документы закупки (все).
2) Нажмите кнопку «Создать – Приобретение товаров и услуг – Закупка через подотчетное лицо».
3) Укажите на вкладке «Основное» следующие данные:
- Организация,
- Поставщик,
- Контрагент,
- Договор,
- Склад.
4) Заполните вкладку «Товары».
5) Укажите на вкладке «Доставка» способ доставки.
6) Нажмите кнопку «Провести и закрыть».
Наглядность. Японское правило: «Одна картинка стоит тысячу слов».
Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников, как правило – это тестовая рабочая база. Возможно редактирование скриншотов стрелками, выделением цветом нужных элементов и п орядка действий. Таким образом, пользователю будет проще понять, что необходимо сделать.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Пример: чтобы установить значение цены номенклатуры в документе «Установка цен номенклатуры», необходимо выбрать подразделение, все влияющие и зависимые виды цен, затем перейти к установке:
Делюсь удобными и бесплатными инструментами для создания скриншотов:
- Lightshot. Скачать можно тут.
- Яндекс.Скриншот, входит в состав утилиты Яндекс.Диск. Посмотреть можно тут.
Важные фрагменты текста
Если читателю обязательно нужно обратить внимание на важный фрагмент текста, то перед описанием можно указать слова «Важно», «Обратите внимание» и сделать акцент на размер, шрифт и цвет текста.
Пример: Обратите внимание. Обычный менеджер не сможет отредактировать график оплаты в соглашении c клиентом. Для этого предусмотрена отдельная роль. Если данный функционал не доступен, то необходимо обратиться в ИТ-отдел.
Экспертность. Автор обязан хорошо разбираться в теме.
Если так вышло, что описываемый блок программы – новая тема для аналитика, тогда за основу типового функционала рекомендую взять инструкции с официального сайта 1С: ИТС.
Можно указать в тексте интерактивные ссылки на инструкции с сайта, чтобы не перегружать документ. Но если у пользователей нет выхода к интернету, то этот вариант не подходит.
Актуальность. Инструкцию придется периодически обновлять.
Если порядок действий, интерфейс программы, который вы описываете, меняется, то инструкцию нужно обновлять. Вопрос – кто должен это делать?
- Если изменение произошло во время написания инструкции, например, обновилась версия программы или был доработан функционал, тогда сделать это нужно автору мануала в оперативном режиме.
- Если инструкции приняты заказчиком или проект уже закончен, в этом случае за актуальность отвечает заказчик.
4. ПРОВЕРЯЕМ, ПРОВЕРЯЕМ И ЕЩЕ РАЗ ПРОВЕРЯЕМ
Чтобы написать грамотную пошаговую инструкцию, вы сами напрямую должны были с этим столкнуться и прийти к успешному результату. Поэтому, как только вы закончили – сядьте и проделайте последовательно все действия из документации. Лучше тестируйте под правами пользователя, так как это поможет выявить недочеты и устранить ошибки не только в тексте, но и в доработанном функционале.
Итак, мы написали руководство пользователя, проверили его и сдали заказчику. Следующий этап – внедрение инструкции для сотрудников на предприятии.
КАК ВНЕДРИТЬ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Ответственность за внедрение инструкций полностью лежит на стороне заказчика. Как добиться, чтобы сотрудники читали инструкции и выполняли предписания? Если в компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Возможно, руководитель сумеете вдохновить сотрудников в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут ими пользоваться.
Правило №1. Должностные папки
Что нужно сделать, чтобы инструкции работали? Для начала убедитесь, что они появились в должностных папках сотрудников. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.
Правило №2. Проверка знаний
Скорее всего сотрудники никогда не будут читать и разбираться в инструкциях, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба ИТ-отдела проведет тестирование понимания мануала. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной.
Правило №3. Контроль выполнения
Служба ИТ-отдела должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.
ПОДЫТОЖИМ. Для того, чтобы написать качественную инструкцию нам нужно:
1. Определить тему и целевую аудиторию.
2. Продумать структуру содержания.
3. Написать инструкцию, соблюдая следующие критерии:
- Содержательность,
- Структурированность,
- Наглядность,
- Экспертность,
- Актуальность.
4. Проверить инструкцию под правами пользователя.
Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила:
1. Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.
2. Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.
3. Соблюдение регламента контролируется.
Источник: is1c.ru
Руководство пользователя Project Expert: начало работы
Запустив Project Expert , мы видим в середине окна главное меню программы. Оно сделано интуитивно понятно. С левой стороны идет вертикальный ряд вкладок, повторяющий шаги построения финансовой модели. Программа сама ведет вас по пути разработки бизнес-плана, что очень удобно. Она как-бы подсказывает вам следующий шаг. Сначала сразу открывается 1-я вкладка. Внутри нее есть 6 кнопок.
Две из них мы никогда не используем. Такие кнопки мы отмечаем указателем «ненужная кнопка». Вам они тоже скорее всего не пригодятся.
Первая вкладка центрального меню Project Expert
Название проекта
Не забываем ввести «Название» проекта» — эта строка потом будет отображаться вверху окна Project Expert. По ней его можно будет отличать, если одновременно будет открыто несколько проектов.
«Вариант» и «Автор» пропускаем, в обычной жизни они ни на что не влияют. Дату начала проекта мы обычно устанавливаем на 1-е число следующего месяца.
Длительность проекта обычно устанавливают 3 или 5 лет (хотя это зависит от ваших конкретных планов -можно и год и 6 месяцев). Еще один вариант длительности проекта — срок кредитования + 1 год.
Ну и конечно, длительность зависит от периода окупаемости — она не может быть меньше. Более того, один небольшой секрет «подгонки» проекта. Если показатели эффективности инвестиций и размер прибыли проекта не достаточно хороши — мы можем их значительно улучшить, добавив к проекту 1-2 года.
Вводим список продуктов
Список продуктов – это перечень того, что мы будем продавать в рамках проекта. Количество продуктов не должно превышать 5-10 единиц. Для большего количества невозможно аргументированно прогнозировать объём продаж. Поэтому, если продуктов много – включаем однородные продукты в группы и названия групп вносим в проект в качестве продуктов.
Единицы измерения продуктов желательно указать, но можно обойтись и без них.
Дату начала продаж надо вводить. Ячейки плана продаж продукта до этой даты будут неактивными, в них нельзя будет ввести данные, что поможет избежать ошибки.
Дату начала продаж можно ввести сразу, а можно – после заполнения инвестиционного плана через интерфейс установки «даты начала производства». П ри несовпадении с даты начала продаж с датой начала производства , Project Expert откорретирует ее.
Список продуктов в Project Expert
Отображение данных
Далее переходим к пункту меню «отображение данных». В этом пункте мы задаем то, какими будут наши итоговые таблицы. Сразу хотим отметить, что Project Expert позволяет в любой момент изменить эти параметры прямо из таблиц, кликнув по ним правой кнопкой мыши. Но тем не менее, лучше сразу задать желаемый вид таблиц.
Стандартно масштаб времени в расчетах используется такой: первый год по месяцам, второй и третий — по кварталам, далее — по годам. Связано это с тем, что мы можем более-менее обоснованно выдавать прогнозы на ближайший год, достаточно грубо — на следующие два, а дальше — среднепотолочно, поэтому ни о какой детализации речи идти не может. Но если вы захотите в любой момент изменить масштаб — например, просмотреть второй год помесячно – Project Expert дает такую возможность. В этом состоит его существенное преимущество перед программами на основе Excel, да и перед собственно Excel.
Затем переходим во вкладку «Итоговые таблицы» и убираем галку из чекбокса «отображать пустые строки» — чтобы не превращать таблицу в «простыню», причем – пустую.
Источник: www.masterplans.ru