С чего начать event бизнес

Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…

Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.

Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так 🙂

Этап первый. Базовый

1. Составляем концепт и бюджет. Вначале нужно определиться с форматом участия на выставке (стенд, брендированное авто и т.п.):

Выставочный стенд

Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.

С чего начать event-менеджеру / Путь ивент-менеджера

Выставочное место

По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

Дополнительные спонсорские возможности

Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.

Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.

Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.

2. Определяемся с бюджетом и согласовываем бюджет и концепт со стейкхолдерами:

• Стоимость и формат участия (стенд и дополнительные расходы).
• Сувенирная и раздаточная продукция.
• Командировочные расходы для сотрудников, которые будут работать на стенде.
• Услуги фотографа и моделей (promo-girls).
• Дополнительные активности (розыгрыш призов на стенде и пр.).

3. Разрабатываем позиционирование и общую концепцию для оформления стенда и всей раздаточной продукции. Здесь нужно организовать встречу с креативной командой.

Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.

Этап второй. Подготовка к мероприятию
Направления подготовки к мероприятию:
1. Сувенирка, раздатка.

Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.

Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.

Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.

Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.

Примеры мерча Dataduck

Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.

В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.

При заказе «на месте» необходимо иметь там ответственного удаленного сотрудника. Часто могут возникнуть проблемы с контролем качества продукции, поэтому желательно иметь возможность изготовления тестового образца.

Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:

• Корпоративные визитки (количество цветов, плотность бумаги, тираж).
• Корпоративные буклеты (язык, размер (А5), кол-во страниц, кол-во цветов, плотность бумаги внутренних страниц и обложки, тираж).
• Брендированные ручки (материал, цвет, место и размер логотипа, тираж).
• Нестандартные сувениры — например, яркие футболки, веселые головные уборы, которые будут пользоваться спросом среди гостей выставки, а фотографии с ними публиковаться в соцсетях, что привлечёт дополнительное внимание к бренду. Если есть время и желание заморочиться, можно заказать какие-нибудь необычные и смешные штуки с Aliexpress и брендировать их. Тогда вы точно выделитесь среди конкурентов, раздающих практичные подарки. Но на это нужно время (вы знаете, как долго порой идут заказы с Али) и смелость! 🙂

Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.

• Ставим задачи на подготовку текстов для стенда и печатной продукции.
• Ставим задачу на подготовку макетов стенда, которые как правило, передаются для изготовления стенда организаторам (обязательно уточните дедлайны, чтобы уложиться в срок). При подготовке макета важно учитывать расположение мебели на стенде, так как стойка с буклетами может закрывать ключевое сообщение.
• Ставим задачи на макеты печатной и сувенирной продукции и контролируем их подготовку в соответствии с дедлайнами.

2. Организационные вопросы (взаимодействие с организаторами, фотограф, promo girls).

• Определяемся с офлайн-активностями на выставке (розыгрыш ценных призов, выступление спикера и т. п.) согласно утвержденному бюджету и согласовываем их со стейкхолдерами.
• Находим фотографа для мероприятия, составляем для него ТЗ и решаем вопрос с оплатой.
• Решаем вопрос по команде, которая будет работать на выставке, и ставим задачу на организацию командировки для сотрудников.
• Готовим чек-лист для команды, которая будет работать на выставке, и проводим инструктаж.

Пример чек-листа

Чек-листы можно сохранить, распечатать и использовать 🙂

Источник: vc.ru

Как открыть event-агентство для организации праздников 1

Праздники — это не только весело и феерично, но и прибыльно для тех, кто их организует. Подготовка торжества, будь то свадьба, День рождения или корпоратив в честь открытия филиала, не проходит без составления плана мероприятия, подготовки декораций, развлекательной программы. «Виновники» торжества предпочитают возлагать эти функции на профессионалов.

В чем суть event-планирования?

Этот вопрос можно разделить на две части: о каких мероприятиях идет речь и что такое event-планирование? Начнем подробнее. Обычно специальные мероприятия организовывают для следующих событий:

• Праздники (ярмарки, свадьбы, парады, Дни рождения, встречи в кругу друзей, юбилеи);
• Торжества (гражданские и памятные события);
• Рекламное продвижение (политические митинги, выход новой продукции, показы мод);
• Образование (конференции, встречи выпускников, собрания).

Согласно перечню, любые особенные события можно отнести к социальной или деловой сфере, либо определить как нечто среднее.

Итак, пришло время перейти ко второму вопросу: что такое event-планирование? Это решение всех задач, связанных с организацией предстоящего мероприятия. Вот как выглядит перечень услуг организатора:

• Сбор информации;
• Разработка дизайна для мероприятия;
• Поиск места проведения;
• Поставка угощений и декоров, организация развлечений;
• Обеспечение транспорта для доставки гостей на место событий и обратно;
• Отправка пригласительных;
• Предоставление жилья участникам мероприятия;
• Координация обслуживающего персонала;
• Управление мероприятием непосредственно на месте событий;
• Оценка состоявшегося мероприятия.

Диапазон предложенных вами услуг будет зависеть от масштаба и типа конкретного события. В свою очередь, услуги будут зависеть от вашей специализации.

Существует несколько способов организовать банкет, фуршет или другое подобное мероприятие. К примеру, ваши сотрудники могут своими силами приготовить блюда и накрыть столы. Они даже могут сделать уборку по окончанию вечера или на следующее утро. Но такой подход работает в случае с небольшими корпоративными торжествами.

Только представьте, что у собравшихся было бы море забот, они бы ели разные блюда, а развлекательная программа соответствовала бы их уровню возможностей. В большинстве случаев, это простой фуршет с напитками и закусками. Современным респектабельным компаниям столь упрощенный вид отдыха не подходит.

Второй, хорошо известный метод планирования события – банкет в ресторане. Однако это решение не подойдет для организации рабочих презентаций, празднования важных рабочих событий, торжественного открытия новых офисов и корпоративных пикников. Главный недостаток – все это невозможно отметить в особом месте.

Также есть спрос на организацию кофе-брейков, перерывов на тренингах и семинарах. Конечно, существуют специальные бизнес-центры для подобных случаев с соответствующим набором услуг. Их цены слишком высоки, а найти такие помещения можно лишь в крупных городах.

Альтернативное решение может оказаться не очень удобным. Самостоятельная организация семинара связана с закупкой кофе, чая, доставкой электрочайника и посуды на 20-40 персон, мойкой посуды. Тем более, иногда организаторы делают два кофе-брейка вместо одного.

А как насчет вечеринок на День рождения и ночных пати? Не каждый захочет потратить два дня на закупку горы продуктов и напитков в магазинах и на местных рынках, а затем еще и готовить еду, и накрывать столы. А как насчет вечеринки в ресторане? Это не всегда уместно, особенно, если клиент хочет провести торжество в своем огромном доме или квартире.

Иногда в компании назначают сотрудника, ответственного за организацию праздника. Заботы ложатся на плечи работника, который итак перегружен своими обязанностями. Даже если компания заказывает ресторан и главные заботы берет на себя персонал заведения, все-таки придется самостоятельно уладить некоторые вопросы:

• Выбрать достаточно престижный ресторан с доступными ценами, достаточным количеством сидячих мест и красивым интерьером.
• Согласовать меню с управляющим ресторана и ответственными представителями компании, обсудить скидки, а затем проконтролировать качество и наличие заказанных блюд.
• Организовать музыку (в ресторане может не оказаться штатных музыкантов, либо они не достаточно хороши).
• Подобрать ведущего, к примеру, профессионального артиста.
• Тщательно все спланировать (иначе вместо пышного торжества получится обычный вечер в баре).
• Придумать конкурсы и купить сувениры (иначе будет как в предыдущем пункте);
• Организовать соревнования для развлечения.
• Нанять профессионального шоумэна (по желанию сотрудников) и обговорить стоимость выступления, программу и время.
• Обеспечить развоз гостей по домам и так далее.

Вы можете обратиться к частному организатору, но они справится лишь с частью задач. Как правило, их приглашают для организации приватных мероприятий. Очень мало event-компаний способно в полной мере обеспечить крупный корпоратив или бизнес-событие.

Возникает вопрос: где найти такого профессионала? Неверный выбор организатора со стороны может испортить все мероприятие или вовсе лишить работы ответственного сотрудника. Кроме этого, сотни участников мероприятия не будут чувствовать себя комфортно.

Хорошо организованный прием, наоборот, будет вспоминаться долгие годы. Как и провал! По этой причине многие организации и частные лица готовы платить event-агентству, которое проведет вечеринку по принципу «все включено». Огромное количество успешных корпораций и мелких предпринимателей желают избавить себя, свою семью и персонал от этой сложной и утомительной организационной рутины. Они охотнее наймут стороннего организатора, который сделает все профессионально и наилучшим образом.

ТОП-7 советов для начинающего event агентства

Организация свадьбы, PR акции или иного масштабного мероприятия — это колоссальная работа, в которой нужно быть профессионалом. Новички бизнеса пытаются сразу охватить как можно больший спектр услуг, но поспешность может привести к печальным результатам. Организация праздника сопряжена с множеством рисков и неожиданностей, предугадывая которые, можно избежать неприятностей и сохранить безупречную репутацию. Итак, особенности работы event агентства:

1. Стремление к инновациям. Агентству нужна «изюминка», авторские разработки, которые выделят предоставляемый спектр услуг из конкурентной массы. Использование нетипичных музыкальных инструментов, нестандартных мифических персонажей на детских праздниках, оригинальных световых эффектов — все это привлечет внимание потенциального клиента.
2. Постоянная работа с кадрами. Агентству не обойтись без креативных, энергичных, коммуникабельных сотрудников. Однако специфика работы предполагает большую «текучку кадров». Ведущие специалисты уходят, создавая конкурентные организации или пытаясь работать в одиночку. Поэтому приходится регулярно заниматься рассмотрением соискателей на вакансию, организацией бесплатных тренингов для введения в бизнес.
3. Срывы договоренностей. Творческие натуры не терпят приказного тона, и зачастую генераторы идей считают себя гораздо важнее организатора event агентства. Нужно проявлять корректность в общении, не допускать конфликтов, иначе блестящая идея организации праздника может легко достаться конкурентам.
4. Четкое планирование. При массовом потоке заказов, например — в новогодние праздники, нужно четко распределить имеющиеся ресурсы, не допустить «накладок».
5. Непредсказуемость, постоянное развитие. Идея, блестяще срабатывающая в течение года, в следующем может быть уже не актуальна. Конкуренция заставляет находиться в постоянном движении, искать новые завораживающие формы реализации задумок клиента.
6. Сезонность. Бизнес заставляет думать на шаг вперед. Предвкушая лавину заказов на предновогодних Снегурочек и Дедов Морозов, ведущих вечеринок для женских коллективов на 8 марта, следует подыскивать кадры заранее.
7. Ориентация на солидные компании. К проведению корпоративов или PR-акций нужно подходить с особой скрупулезностью. В больших компаниях подобные мероприятия проводятся часто, и, «словив крупную рыбу», event агентство будет надолго обеспечено постоянной работой с хорошим доходом.

Получив представление о работе организации, пора изучить, как открыть ивент агентство.

С чего начать?

Анализ конкурентов, спроса и предложения — этим нужно заняться в первую очередь, планируя организацию проведения праздников. В городе с численностью населения более 500 тыс. человек найдется место еще для одного ивент агентства, но если начинать работу в пригороде, нужно оценить потенциальный спрос. Особенно должно насторожить отсутствие фирм по организации мероприятий. Может оказаться, что все они потерпели фиаско из-за полного отсутствия спроса.

Далее необходимо разузнать, что предлагают конкуренты, какие методы привлечения клиентов используют, какая услуга наиболее востребована. Для этого необходимо проанализировать отзывы клиентов на страницах конкурентов в сети интернет, просмотреть их фото- и видеоотчеты, ознакомиться с перечнями предоставляемых услуг. В идеале, можно заказать организацию собственного ближайшего праздника (дня рождения или годовщины) у наиболее понравившегося агентства. Так можно оценить качество обслуживания, выявить сильные и слабые стороны конкурента и постараться делать все лучше, качественнее, азартнее и веселее.

После окончательного формирования модели бизнеса необходимо заняться узакониванием деятельности.

Оформление

Законодательство не запрещает открывать агентства праздников частным предпринимателям, но дело в том, что ни крупные российские компании, ни иностранные предприятия не работают с ИП, поэтому целесообразно сразу оформить ООО. Для этого потребуется:

• Организовать собрание учредителей и подготовить протокол, а если участник один — решение.
• Оформить заявление на регистрацию. В нем указывается место размещения компании. Рекомендуется заранее выбрать помещение и заключить договор аренды с хозяином. Если помещение имеется — предоставить свидетельство о праве собственности. Не запрещено организовывать деятельность по месту жительства, а в графе юридический адрес указывать место регистрации. Также в заявлении указывается код ОКВЭД — вид деятельности.
• Внести уставной капитал в размере 10 тыс. руб. (в течение 4 мес.).
• Выбрать название.
• Изготовить печать и открыть счет в банке.
• В конце подготовительных мероприятий — оплатить госпошлину в размере 4 тыс. руб. (при возможности оформления заявления в электронном виде госпошлина не оплачивается).
• Уведомить о выбранной системе налогообложения (как правило — упрощенная или патентная).

Регистрация ООО производится в течение 3 дней. После этого владелец предприятия может заняться оформлением трудовых договоров с персоналом, участием в тендерах, подачей заявок на проведение мероприятий.

• 90.01 – в области исполнительских искусств;
• 90.02 – вспомогательную, связанную с исполнительскими искусствами;
• 90.03 – в области художественного творчества;
• 93.29 – зрелищно-развлекательная прочая;
• 59.12 – монтажно-компоновочная в области производства кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ.

Достаточно, чтобы в структуре кода было 4 цифры, и он относился к видам работ, которые планирует проводить агентство.

Торговая марка

У ивент агентства должно быть имя — звучное, узнаваемое, запоминающееся. В больших городах нередко оказывается, что под одним именем работает 2, а то и больше аналогичных организаций. Чтобы громко о себе заявить и не переживать о возникновении конкурента с таким же названием, нужно обратиться в Роспатент и запатентовать название компании, логотип, комбинированные сочетания названий.

Выбор места размещения, оборудование

Этот бизнес не требует капитальных вложений, и даже офис снимать не обязательно. Достаточно арендовать место в коворкинге. Такие коммерческие площадки распространены в больших городах, например — в Москве, Санкт-Петербурге. Если стоимость аренды помещения 15м2 составляет около 40 тыс. руб. в месяц, то аренда коворкинга обойдется в сумму от 4 тыс. руб. в месяц. В таких местах есть кухня, детская комната, переговорная комната, доступ к интернету и принтеру, то есть практически все, что нужно для работы.

Главная ценность ивент бизнеса — люди. Создать постоянную команду непросто, зачастую приходится прибегать к аутсорсингу, то есть привлечению разнопрофильных опытных работников на время. Команда, объединенная общими интересами, может не встречаться ежедневно, но каждый должен быть информирован о планах на текущий месяц и действовать в рамках концепции организации.

Как же открыть своё агентство, способное занять лидирующие позиции? Нужно больше времени уделять сотрудникам, например, бесплатно провести лекции, в которых четко определить задачи, направленность деятельности, выделить инновационные подходы в организации праздников, рассмотреть тонкости взаимодействия с клиентами.

Не лишним будет принять участие в профильных тренингах. На семинарах можно завести полезные знакомства, расширить кругозор. Тренинги занимают в среднем 3-5 дней, а стоимость обучения — от 15 тыс. руб.

В команду нужно привлечь:

• распорядителей свадебных торжеств;
• тамаду;
• ведущих;
• музыкантов;
• фотографов;
• видеосъемщиков;
• специалистов по монтажу видеофильмов;
• стилистов;
• декораторов;
• инженеров по спецэффектам;
• специалистов по работе с пиротехникой.

При подборе кадров необходимо узнать стоимость услуг, уровень профессионализма, ознакомиться с портфолио, прочитать отзывы о работе в соцсетях.

На заметку необходимо взять несколько категорий исполнителей:

• Бюджетного сегмента — это организаторы, которые взимают невысокую плату и готовы работать на не особо притязательного зрителя.
• Средней ценовой категории — основная «прослойка» исполнителей, которые стремятся к усовершенствованию, отличаются энергичностью, креативностью идей. Обычно они и сами не прочь сотрудничать с агентством.
• Исполнители VIP категории. Их приглашают на корпоративы крупных корпораций, личные торжественные мероприятия платежеспособных клиентов, готовых отдать за услуги организатора от 50 тыс. руб.

Еще до старта нужно создать базу не только потенциальных заказчиков, но и исполнителей, познакомиться с ними лично и предложить сотрудничество. Самому осилить такую работу сложно, поэтому в штат нужно нанять 1-2 event-менеджеров, которые должны:

• Найти клиентов и презентовать работу агентства так, чтобы у заказчика не осталось желания продолжать поиски исполнителя.
• Проявлять эрудированность, показывать осведомленность в модных тенденциях мира музыки и искусства, предлагать, креативить, заинтересовывать.
• Проявлять инициативу в выборе места организации праздника. Предприятиям можно подложить проведение тренингов на природе, организацию совместного активного отдыха для поднятия корпоративного духа коллектива. Брачующихся может заинтересовать возможность праздновать торжество на теплоходе, у озера, в столице романтики — Париже.
• Оформлять договора с субподрядчиками, которые воплотят все идеи в реальность.

Помимо ивенторов, ответственных за проведение мероприятия, необходимо нанять бухгалтера.

Как бизнес event агентство не может эффективно работать без рекламы. Лучшими считаются методы:

1. Личное общение с руководителями предприятий и предложение услуг. При себе необходимо иметь фотоотчеты и прочий презентационный материал.
2. Раздача листовок, буклетов. Не новый, но действенный способ привлечения клиентов. Буклет должен быть ярким, информативным, с указанием контактных данных. Центральное место занимает название и логотип агентства.
3. Уличная реклама — удобна тем, что клиенту не придется искать агентство, достаточно просто позвонить, и все улажено. Запоминающееся название на биллборде и нестандартный подход самоподачи позволят компании стать узнаваемой.

Наиболее бесполезно, по мнению ведущих пиар-менеджеров, организовывать рассылку. Доля спама, которым кто-то может заинтересоваться, ничтожно мала.

Для продвижения в интернете нужно:

• разработать свой сайт с предоставлением возможности клиенту и менеджеру общаться интерактивно;
• зарегистрировать странички в соцсетях, ежедневно выкладывая интересные посты, отчеты о проведенных мероприятиях.

Ежемесячные расходы на рекламу — от 10 тыс. руб.

Бизнес-ниши, в которых можно дополнительно зарабатывать

Вот несколько примеров узкоспециализированных услуг:

1. посредничество для аренды конференц-залов, ресторанов, кафе и для заказа блюд;
2. планирование ивента и посреднические услуги: координация работы персонала, контроль на месте событий, поиск и наем подходящих специалистов;
3. поставка еды и напитков по принципу «все включено» для любого мероприятия, пикника с барбекю и грилем;
4. разработка дизайна и украшения для мероприятия, в том числе оформление воздушными шарами, декорами из цветов, тематическими стендами;
5. сдача в аренду оборудования для звука (микрофоны, проекторы, мониторы, аудиосистемы и т.д.), палаток и тентов, пластикой мебели, посуды и прочего;
6. планирование развлекательных программ: эмси, музыканты, танцевальные группы, модельные агентства, услуги фотографа, фейерверки;
7. транспортные услуги (автобусы, микроавтобусы и автомобили вы можете арендовать за отдельную плату у других предприятий или частных лиц);
8. подготовка и рассылка пригласительных, сбор подтверждений об их присутствии (сложная работа, за которую следует браться, только имея опыт в этой сфере);
9. работа по хорошим ценам с оптовыми поставщиками напитков и фруктов (за которые клиент заплатит вам больше).

Если у вас достаточно опыта, обратите внимание на следующие сферы услуг:

• PR-услуги, к примеру, распространение информации о мероприятии в СМИ;
• подготовка списков потенциальных клиентов или участников (для рекламного продвижения).

Источник: moybiznes.org

Бизнес идея: Как открыть свое event-агентство?

Открыть фирму по организации праздников сегодня не составляет большого труда – порог вхождения в бизнес не превышает 300 тыс. рублей. Именно поэтому количество молодых event-агентств растет с каждым годом. Хотя раскрутиться получается у одной-двух фирм из десяти. Основная работа таких агентства – организация свадеб и корпоративов, так как данные услуги наиболее востребованы среди населения.

Выбор помещения для открытия ивент-агентства

Открытие агентства по организации праздников начинается с поиска помещения под офис. Хотя первое время работы можно обойтись и без него. Это существенно экономит постоянные расходы фирмы. По мере роста клиентской базы необходимость в офисе возрастает. Здесь и с клиентами удобнее встречаться, да и в целом наличие офиса означает определенную солидность компании.

Благо размер помещения не столь важен. Оптимальным по размеру является помещение в 20-30м2, арендованное в центральной части города. Стоимость аренды, в зависимости от региона составляет от 500 до 3000 рублей за 1 м2. Помещение желательно оформить в ярком и уникальном стиле, установить мягкую мебель, пару компьютеров, факс, цветной принтер и большой экран для демонстрации клиентам образцов проводимых мероприятий. На все это уйдет от 70 до 100 тыс. рублей.

Event агентство. Как юридически правильно зарегистрировать этот бизнес

При выборе вида регистрации нужно руководствоваться представителями клиентской базы

• Если планируется сотрудничество преимущественно с юридическими лицами, организацией корпоративов, то лучше оформить ООО.
• При взаимодействии с физическими лицами в организации праздников логичнее оформить ИП, тем более что проще будет и налоговые отчисления делать.

Для агентства по организации праздников подойдут такие виды налогообложения: УСН или ЕНВД.

• УСН удобнее для работы с физическими лицами.
• ЕНВД хорош с различными организациями.
• Ну,а если будете работать со всеми, придется вести различную бухгалтерию.

При регистрации ИП выбирают несколько кодов ОКВЭД 2001

• 90.01 Деятельность в областях исполнительных искусств.
• 59.12 Монтажно-компоновочная деятельность в области кинопроизводства.
• 90.03 Деятельность в области худ. творчества.
• 59.11 Производство кинофильмов, телевизионных программ и видеофильмов.

Какое оборудование выбрать для данного бизнеса

Особенность бизнеса по организации праздников состоит в том, что его можно начать как с «нуля», так и наоборот, потратив не одну сотню тысяч рублей.

Гуру бизнеса рекомендуют не закупаться на старте самым дорогим оборудованием. Большинство из того, что требуется — можно просто арендовать. Например, звуковое оборудование может предоставить ди-джей, костюмы и декорации – ведущий. Покупать дорогую технику следует по мере необходимости, в соответствии с ростом клиентской базы.

Первое, что можно прикупить после раскрутки бизнеса – это звуковое оборудование: колонки, усилитель звука, микрофон, микшерский пульт, светомузыка и ноутбук. Стоимость всего комплекта начинается от 100 тыс. рублей. Затем можно подумать о покупке видеокамеры, профессионального фотоаппарата и личного автомобиля агентства.

Реклама и средства продвижения бизнеса по организации праздников и торжеств

1. С первого заказа агентство по организации праздников должно создавать мощное портфолио, благодаря которому представится возможность продемонстрировать потенциальным клиентам свою уникальность, помочь им сделать выбор в пользу понравившейся программы.
2. Эффективной рекламой во все времена являлось так называемое «сарафанное радио». К исполнителю, выполнившему исключительно хорошо даже несколько заказов, клиенты сами потянутся.
3. Создание своего сайта должно стать первостепенной задачей. Там можно выложить портфолио фирмы, которое поможет привлечь крупных клиентов.
4. Социальные сети и доски объявлений онлайн.
5. Рекламные баннеры в людных местах, распечатка шикарных визиток, расклеивание объявлений на остановках транспорта.
6. Наилучшими помощниками в рекламировании бизнеса по организации праздников могут оказаться местные СМИ, телевидение, а также договор с радиостанциями. Так о вашем event-агентстве узнает максимальное количество людей.
7. Увеличит клиентскую базу и поможет продвинуть свои услуги и отличающийся эффективностью обзвон потенциальных клиентов. Так, можно заранее договориться об организации Нового года или юбилея компании.

Подбор персонала в event-агентство

На первых этапах начинающему агентству потребуется как минимум:

• Менеджер по работе с клиентами. Менеджер нужен для приема и обработки звонков, которых в сезон может поступать до 50 в день, а также для общения с конкретными заказчиками. Зарплата менеджера, как правило, сдельная – 5 тыс. руб. плюс процент (5-10%) от заказа.
• Оформитель зала (праздника). Также один из ключевых сотрудников праздничного агентства. От фантазии и опыта работы данного специалиста зависит многое. Его зарплата должна быть не меньше 30% от стоимости заказа.
• Водитель с личным автомобилем, который будет осуществлять доставку персонала до территории заказчика. Заработная плата 10-15 тыс. рублей в месяц.

Помимо этого, для выполнения широкого спектра заказов потребуется найм музыкантов, видеооператоров, фотографов, ди-джеев, ведущих и так далее. Но содержать большой штат сотрудников под силу только крупным и раскрученным организациям. Начинающим компаниям такая модель бизнеса в корне не выгодна.

Поэтому ключевой успех начинающего event-агентства – обширный круг знакомств с исполнителями. Коммуникабельность директора и умение общаться с творческими людьми – ключ к успеху данного бизнеса. Потребуется завести договорные отношения с самыми разными исполнителями. Например, услуги ди-джея будут стоить 5-6 тыс. рублей за вечер. Услуги живых музыкантов (скрипач, гитарист и т.д.) обходятся несколько дороже – от 6 тыс. рублей за час работы.

Обязательно потребуется ведущий праздника (тамада). При этом, желательно иметь на вооружение как дорогих, так и «дешевых» исполнителей. Услуги обычного исполнителя оценивается в 5-7 тыс. рублей за вечер. К этой категории относятся начинающие ведущие и сотрудники домов культуры. Их программы зачастую скучны и однообразны.

К следующей категории можно отнести более опытных и креативных ведущих. Их услуги стоят от 8 до 15 тыс. рублей. Такой тамада способен за несколько минут придумать оригинальный сценарий на любой праздник.

И наконец, к последней категории можно отнести самых дорогих «элитных» ведущих, услуги которых начинаются от 30 тыс. рублей за вечер. Такие исполнители могут не только провести вечер, но и сами исполнить музыкальные композиции или станцевать. Они делают каждый вечер по истине незабываемым. Таких ведущих предлагают богатым заказчикам, крупным фирмам и прочим vip-клиентам.

Накрутка на услуги сторонних исполнителей составляет не более 10-15%. Устанавливать цены выше среднерыночных, особенно молодой компании не целесообразно – конкуренция в этом сегменте рынка достаточно серьезная.

Как открыть агентство праздников: подбираем персонал

В самом начале ведения бизнеса по организации праздников большой штат сотрудников не нужен. Достаточно нанять опытного менеджера по работе с клиентами, который поможет проводить переговоры с заказчиками, с субподрядчиками и ресторанами, пожелавшими сотрудничать. Такому сотруднику придется совмещать в себе несколько функций и выполнять все задачи, которые важны для агентства. А также необходимо найти музыкантов, ведущего и тамаду.

Различных артистов и музыкантов можно подыскать через объявления на каждое мероприятие отдельно. В итоге, отпадет нужда в содержании большого штата сотрудников, и это значительно сэкономит средства на первом этапе развития. Правда, есть некоторые риски при взаимодействии с недобросовестными работниками.

В дальнейшем есть возможность заключения продюсерского договора, согласно условиям которого, работа определенного творческого человека с конкурентами запрещена. Что весьма удобно. Такие сотрудники получают солидные гонорары за свои услуги.

Как использовать рекламу для продвижения event-бизнеса

Реклама начинающему бизнесу нужна как воздух. Но её эффективность зачастую зависит от качества работы самого агентства. Более 80% клиентов приходят по совету своих знакомых или друзей. То есть главный канал продвижения агентства – обычное сарафанное радио.

Достаточно эффективным методом считается прямой обзвон клиентов по телефону. При этом важно следить за календарем праздничных дат потенциальных клиентов. Когда юбилей у конкретной фирмы, когда день рождение директора или видный профессиональный праздник – все это позволит очень хорошо подзаработать, если во время подсуетиться.

Нелишним будет создание собственной страницы-визитки в сети интернет. Сегодня, практически каждое более-менее солидное агентство представлено в интернет-каталоге. На создание собственного сайта, наполнение его информацией и продвижение уйдет не менее 40 тыс. рублей.

С чего начать открытие event-агентства

Чтобы организовать подобный бизнес, нужно оформить ИП.

Сертифицировать и лицензировать event-агентство нет необходимости.

Для проведения встреч с потенциальными клиентами нужно арендовать офис с площадью не менее 40 квадратных метров.

Чтобы подобный бизнес приносил хорошую прибыль, начинающему бизнесмену нужно выяснить, какие ивент-услуги являются наиболее востребованными в его городе или районе.

Беспроигрышным вариантом станет проведение свадебных торжеств. Молодожены редко экономят на организации такого важного события, как регистрация брака.

Однако стоит отметить, что проведение свадеб – достаточно трудоемкий процесс.

Для того чтобы торжества проходили на высшем уровне, бизнесмену нужно будет организовать сотрудничество с ведущими, сценаристами, руководителями ресторанов и гостиничных комплексов, ди-джеями и т.д.

К тому же, предпринимателю нужно будет закупить необходимые реквизиты.

Самым высоким спросом пользуется услуга проведения свадьбы “под ключ”. В этом случае бизнесмену нужно будет нанять на работу и дизайнера, который будет декорировать банкетный зал, заниматься изготовлением бонбоньерок и т.д.

Чтобы занять свою нишу в этом конкурентном бизнесе, нужно постоянно отслеживать появление новых тенденций в мире свадебной моды и постоянно модернизировать шоу-программу.

При наличии финансовых возможностей бизнесмен сможет открыть event-агентства с расширенным спектром услуг.

Например, он сможет создать команду профессионалов, которые будут специализироваться на проведение корпоративных вечеринок.

Такие услуги также пользуются повышенным спросом. При желании можно освоить такой вид деятельности, как проведение детских праздников.

Желательно работать с клиентами по системе предоплаты, это позволит избежать любых финансовых рисков.

Стоимость услуг event-агентства определяется предпринимателем самостоятельно в зависимости от таких факторов, как временные и материальные затраты, а также текущий уровень цен в регионе запуска бизнеса.

Сколько можно заработать на данном бизнесе

Организация праздников – исключительно сезонный вид бизнеса. Пик заказов приходится за июнь – сентябрь, когда идет сезон свадеб, а также на декабрь месяц в период корпоративов. Открытие компании, по словам специалистов, лучше планировать на весну, чтобы к началу свадеб заработать себе «стартовую» репутацию.

Нужно быть готовым к тому, что первые 5-6 месяцев работы доход будет отрицательным. Хорошо, если в это время количество заказов будет 2-3 в месяц по цене 30-40 тыс. за каждый. Это позволит оплачивать аренду помещения и заработную плату персонала. В конечном счете, период выхода агентства на постоянную прибыль зависит от эффективности организации бизнеса и в среднем составляет 1-2 года.

Сколько денег нужно для старта бизнеса

Затраты на открытие небольшого агентства, как было отмечено выше, начинаются от 200-300 тыс. рублей. Основные затраты – обустройство офиса, покупка звукового оборудования и реклама. Но и этих затрат можно избежать. В начале бизнеса можно обойтись и без офиса — начать с простого обхода детских садов. Развешивать в них рекламные буклеты, договариваться с директорами.

Потенциальная клиентская база одного детского садика – порядка 70 человек. Средний «чек» на проведение одного праздника – 500 рублей с одного ребенка. Итого выручка с одного детского сада – 35 тыс. рублей. Часть средств уйдет на оплату аниматоров, фотографа и музыканта. Итого прибыль в среднем составляет 10 тыс. рублей с одного детского сада.

Конечно, бизнес по организации праздников нельзя назвать простым. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами – людьми по своей натуре творческими. И они, к сожалению, не всегда являются пунктуальными и сговорчивыми.

Именно поэтому такое дело скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые могут построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе. Таким людям под силу открыть бизнес почти без стартового капитала, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.

Финансовый расчет

Затраты на открытие и работу первых месяцев будут такими:

Всего на старте потребуется инвестиций примерно в 72 тыс. руб. Если вам удастся на начальном этапе находить хотя бы три заказа в месяц, в среднем можно зарабатывать по 50 тыс. руб. Чем дольше вы будете работать, тем шире будет клиентская база. Соответственно, количество заказов увеличится, поэтому можно будет увеличивать стоимость услуг. В среднем за год такое агентство может зарабатывать свыше 1,5 млн руб., окупившись буквально за первый сезон работы.

Сэкономить на старте можно, если не закупать звуковое оборудование, а брать его в аренду. Важнее вложиться в формирование собственного брэнда: создать логотип, свою концепцию, вкладывать средства в интеллектуальные активы.

Пошаговый бизнес план: с чего начать

Если в больших городах довольно жесткая конкуренция в сфере бизнеса по организации праздников, то в маленьких часто ниша практически пустует. Но в любом случае, открывая свое агентство, нужно знать, насколько его услуги будут востребованы. Поэтому необходимо хорошо проанализировать рынок, оценить платежеспособность населения и его потребности.

Возможно, что многие жители маленького города не будут пользоваться услугами агентства, так как им это просто не по карману, или они считают что надежнее и дешевле организовать все самим. Немаловажно составить портрет предполагаемых клиентов, а затем определиться со списком услуг. Затем уже надо решать вопросы с финансированием, оборудованием, набором персонала, рекламой и привлечением клиентов.

Риски event-агентства

Риски со стороны заказчиков. Мы рассчитываем, что нас будут «принимать» в первую очередь за креатив. Но на самом деле мы очень уязвимы в отношениях с клиентом.

Фото с сайта fishka.by

В Москве, к примеру, клиенты и агентства «держатся» друг за дружку, потому что велика вероятность обмана – они ценят партнерские отношения. В Беларуси все иначе. У нас все приличные компании на виду и редки случаи недобросовестности. А цены у агентств примерно одинаковые. Поэтому:

• Постоянный клиент может уйти искать «свежий подход»
• Часто клиенты пробуют молодое, новое агентство, ожидая свежий взгляд или низкую цену. Через два-три года они могут вернуться.

Риски со стороны артистов. У них бывает так – с утра проснулся, увидел 10 звонков, и решил поднять цену. Он перезванивает нам и говорит, что за вчерашнюю сумму работать уже не будет. А у нас уже сформирован бюджет.

Или наоборот: клиент звонит напрямую подрядчику, и тот называет стоимость ниже. Естественно, так он сильно нас подставляет.

Какие услуги может предоставить event-агентство

В список услуг агентства праздников может включать услуги по закупке продуктов и выбору меню, оформлению столов, музыкальному оформлению, видео и фотосъемке, доставке букетов, организации программы праздника. Список услуг может быть значительно расширен, но для организации бизнеса с нуля достаточно этого перечня.

(2 оценок, среднее: 4,00 из 5)

• ТОП 30 идей бизнеса без вложений
• ТОП 30 бизнес-идей с минимальными вложениями
• Как открыть нотариальную контору в небольшом городе,…
• Бизнес-идеи в сфере оказания услуг 2021

Источник: cast-fishing.ru