С чего начинается описание бизнес процесса в методике idef0

моделирования бизнес-процессов, официально существующий с 1993 года.

IDEF0 — методология функционального моделирования (англ, function modeling)

и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнсс-

процессов. В настоящее время развитие методологии IDEF0 сопряжено с

совершенствованием поддерживающих ее инструментов — программных продуктов для моделирования бизнес-процессов (например, BPWin 4.0, РгоСар, IDEFO/EM Tool и др.). Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В 1DEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ).

Данная методология содержит подробное описание структур, методов и средств для:

• — сбора и структурирования информации;
• — документирования процессов;
• — создания моделей управления изменениями.

Методология 1DEF0 является признанным на международном уровне стандартом, может использоваться в любой отрасли и в любой организации, хорошо зарекомендовала себя в течение многих лет.

Основные элементы методологии IDEF0:

• — диаграммы;
• — графические элементы;
• — действия (работы);
• — стрелки;
• — бланк модели;
• — сопроводительный текст.

В основе методологии лежат четыре основных понятия:

Первым из них является понятие функционального блока (Activity Box). Графически он представляет собой четырехугольник, изображающий конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы (рисунок 17). По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, «производить услуги», а не «производство услуг»).

Рисунок 17-Диаграмма процессов в нотации 1DEF0

Второй основной составляющей стандарта является понятие интерфейсной дуги (Arrow). Также интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. На рисунке 17 представлены четыре возможных типа стрелок, каждая из которых соединяется с определенной стороной функционального блока.

Стрелки входа всегда направлены в левую сторону прямоугольника, стрелки выхода — из правой.

Стрелки управления входят в функциональный блок сверху, каждый блок должен иметь как минимум одну стрелку управления. Управление представлено в виде правил, инструкций, законов, набора необходимых процедур или стандартов, технических условий и др.

Стрелки механизма исполнения. Для выполнения работы необходимы основные средства, инструменты, персонал, программные продукты и т.д. Все эти ресурсы отображаются на диаграмме стрелками, входящими в четырехугольник снизу.

Третьим основным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели.

Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает сс менее перегруженной и легко усваиваемой.

Ветвление и слияние стрелок. Выход функционального блока может использоваться в нескольких блоках, поэтому главная ценность методологии IDEF0 заключается в том, что она помогает выявить взаимозависимости между блоками системы. Соответственно методология предполагает как разъединение, так и соединение стрелок на диаграмме. Исходная и разъединенные стрелки в совокупности называются связанными. На рисунке 18 показано, как можно пользоваться механизмом ветвления и слияния стрелок при построении диаграмм процессов в IDEF0.

Рисунок 18 — Пример ветвления и слияния стрелок

Стрелка, входящая на диаграмму процесса, ветвится на несколько других, отражающих более детально потоки ресурсов и информации. Исходящие стрелки сливаются, показывая, как формируется результат выполнения процесса в целом. Таким образом, ветвление и слияние стрелок позволяет показать потоки ресурсов и информации сначала укрупненно, что важно для описания процесса на верхнем уровне, а затем более детально для диаграмм нижнего уровня.

Следует подчеркнуть, что порядок отображения стрелок должен строго соблюдаться при формировании моделей. Каждая сторона четырехугольника определяет тип стрелки, нарушать эти правила нельзя. Все стрелки начинаются от края диаграммы и подходят к функциям.

Для понимания принципов моделирования в нотации IDEF0 рассмотрим пример построения простейшей диаграммы процесса.

Каждый объект (функция, работы) на диаграмме должен быть пронумерован, наиболее часто применяемым методом является дерево функций процесса. Нумерация диаграмм идет сверху вниз — от диаграммы верхнего уровня к диаграммам нижнего уровня. Каждая диаграмма нижнего уровня получает свой номер на основе номера родительской диаграммы верхнего уровня. Использование механизма нумерации делает отслеживание функций процессов достаточно наглядным.

Вначале строится контекстная диаграмма начального уровня, где отображаются связи системы с внешним окружением (рисунок 19). Объект моделирования на ней представлен единственным блоком с граничными стрелками. Поскольку единственный блок представляет весь объект, его имя общее для всего проекта.

Разработка контекстной диаграммы предполагает:

• — определение объекта моделирования (что входит в состав модели, а что исключено);
• — установление цели, как критерия окончания моделирования;
• — формулирования точки зрения модели (определение объема, состава информации и формы подачи информации);
• — выявление 01раничений, налагаемых па объект;
• — построение диаграммы верхнего уровня и ее обобщение.

Точное определение субъекта помогает определить область моделирования, и сконцентрировать внимание именно на описываемой системе и избежать включения посторонних субъектов.

Контекстная диаграмма начального уровня называется АО.

Рисунок 19- Шаг I. Формирование модели бизнес-процесса

По мере декомпозиции функции верхнего уровня и разбиения ее на подфункции эти свойства уточняются. Каждая подфункция, в свою очередь, декомпозируется на элементы следующего уровня, и так происходит до тех пор, пока не будет получена релевантная структура, позволяющая ответить на вопросы, сформулированные в цели моделирования. Каждая подфункция моделируется отдельным блоком. Каждый родительский блок подробно описывается дочерней диаграммой на более низком уровне. Все дочерние диаграммы должны быть в пределах области контекстной диаграммы верхнего уровня.

Начнем описание процесса с того, что поместим на диа!рамму зри функции (рисунок 20). Для наименования функций могут использоваться только глаголы или отглагольные существительные. Важнейшими требованиями нотации является количество объектов на диаграмме и количество стрелок, входящих в каждую сторону четырехугольника. В стандарте рекомендовано располагать на одной диа1рамме не более шести и не менее двух функций. Объекты на диаграмме расположены в шахматном порядке.

Рисунок 20 — Шаг 2. Формирование модели бизнес-процесса

Далее можно провести детализацию каждой функции. Например, детализация диаграммы А2 будет следующая (рисунок 21).

Рисунок 21 — Диаграмма дерева функций

Допустим, функцию планирования выполняет коммерческий отдел (КО) (рисунок 22), который использует средство автоматизации Excel. Для планирования КО использует информацию о рынке (прайс-листы) и заявки клиентов. Регламентируется деятельность КО «Регламентом планирования», «Планом организации на год». Результатом работы КО является «План отгрузки готовой продукции».

Рисунок 22 — Шаг 3. Формирование модели бизнес-процесса

Рассмотрим функцию «Осуществлять деятельность», ее выполняет производственный отдел и цех. Для выполнения работ требуются сырье и материалы. Работы регламентируются нормативами на расход сырья государственными, отраслевыми стандартами и техническими условиями, требованиями клиента. Для работы производственного отдела требуется АСУ собственной разработки.

Результат работы ПО и цеха — готовая продукция, которая является выходом функции «Осуществлять деятельность». Кроме того, выходом этой функции является информация о выполнении плана производства и плана отгрузки (рисунок 23).

Далее необходимо сформировать входы и выходы функции «Анализировать и контролировать». Функцию анализа и контроля будет выполнять КО с использованием программы Excel на основе годового плана организации. В своей деятельности по анализу и контролю КО руководствуется регламентом анализа и контроля. Данному отделу необходима плановая информация по отгрузке готовой продукции, иначе не с чем будет сравнивать фактические данные. Результатом работы КО является отчет для руководства организации «План/Факт» (рисунок 24).

Рисунок 23 — Шаг 4. Формирование модели бизнес-процесса

Далее на диаграмме необходимо отразить два типа обратных связей — по информации и управлению. Первым типом обратной связи в диа!раммах являются обратные связи по информации. Они показываются в виде выходящих из правой стороны четырехугольника. Обратные связи этого типа обязательно отображаются снизу, т.е. обходят функции снизу.

Стрелка, отображающая эту обратную связь, выходит из четырехугольника «Анализировать и контролировать» и входит в левую сторону четырехугольника «Планировать». Итак, обратные связи по информации позволяют отобразить на диаграмме информационные потоки, необходимые для корректировки действий, выполняемых по ходу бизнес-процесса.

Рисунок 24 — Шаг. 5 Формирование модели бизнес-процесса

Вторым видом обратной связи является связь по управлению, стрелка, изображающая ее на диаграмме, обходит функцию сверху. Стрелка выходит из правой стороны четырехугольника «Анализировать. » в верхнюю сторону «Осуществлять деятельность» и означает, что при анализе и контроле выполнения плана КО принимает управленческие решения, регулирующие деятельность цеха по производству продукции.

Из схемы видно, что стрелка, изображающая КО, не повторяется на диаграмме, она ветвится. Ветвление стрелок — это инструмент, позволяющий сделать диаграмму процесса более наглядной.

Последним из понятий IDEF0 является глоссарий (Glossary). Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг — существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента. Например, для управляющей интерфейсной дуги «распоряжение об оплате» глоссарий может содержать перечень полей соответствующего дуге документа, необходимый набор виз и т.д.

Методология моделирования бизнсс-процессов IDEF0 предназначена для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Преимуществом методологии является полнота описания бизнес-процесса, которая достигается за счет наличия средств, отображающих управляющие воздействия, обратные связи но управлению и информации. Наличие жестких требований методологии обеспечивает получение моделей процессов стандартного вида и простоту документирования процесса.

К недостаткам IDEF0 можно отнести сложность восприятия схем процессов сотрудниками организации, поэтому применение методологии предполагает обучение как сотрудников, так и руководителей умению читать и анализировать схемы процессов.

Вопросы для самопроверки

• 1 С какой целью проводится графическое описание бизнес-модели.
• 2 Что представляет собой методика ARIS.
• 3 Что выступает в качестве основных элементов в методике 1DEF0.

• 4 Что понимаете под диаграммой процесса.
• 5 В чем суть детализации функций.
• 6 Основные этапы формирования модели в нотации IDEF0.
• 7 Что понимаете под оперативным управляющим воздействием.
• 8 Что понимаете под корректирующим воздействием.
• 9 Какие типы обратных связей присутствуют в модели IDEF0.
• 10 В чем преимущества и недостатки модели IDEF0.

Источник: bstudy.net

Построение диаграммы бизнес-процесса с использованием методики IDEF0

DEF0 – это графическая нотация и методология функционального моделирования, которая предназначена для формализации и описания бизнес-процессов.

Отличительная особенность IDEF0 — акцент на соподчиненность объектов. В данной методологии рассматриваются логические решения между работами, а не временная последовательность. Стандарт IDEF0 представляет собой организацию в виде набора модулей, где основное правило — самая важная функция находится в верхнем левом углу, а также существует правило сторон, звучащее следующим образом:

1. Стрелка входа всегда приходит в левую кромку активности.
2. Стрелка управления — в верхнюю кромку.
3. Стрелка механизма — нижняя кромка.
4. Стрелка механизма — правая кромка.

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Как любая методология, IDEF0 обладает рядом преимуществ и недостатков. Главное ее преимущество полнота описания бизнес-процессов. Описание при помощи диаграмм позволяет точно описывать все процессы и указывать множество взаимосвязей между ними и внешней средой.

Еще одно важное преимущество — жесткие требования к изложению информации, что способствует стандартизации бизнес-процессов. Недостатком методологии является сложность восприятия бизнес-процесса, потому что большое количество стрелочек рассеивает внимание и переключает его с основной функции и взаимосвязи на второстепенные. Еще один недостаток — сложность прочтения. Однако, перед внедрением какой-либо новой методологии, все сотрудники должны проходить соответствующее обучение, чтобы свести негативные последствия данного недостатка к минимуму.

Правила построение диаграмм бизнес-процессов с применением методики IDEF0

При создании бизнес-процесса необходимо учитывать, что он должен соответствовать определенным критериями, чтобы он был более понятен и эффективен. К такими критериям относятся:

«Построение диаграммы бизнес-процесса с использованием методики IDEF0»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

1. Лаконичность. Бизнес-процесс должен быть описан максимально лаконично, так как имеет большую аудиторию.
2. Законченность. У бизнес-процесса должна иметься четкая цель, конечный продукт, на создание которого направлены действия.
3. Подбор участников бизнес-процесса. При использовании IDEF0 должны четко определяться лица, которые привлекаются к реализации.
4. Понятное потребителю описание. Любой потребитель после ознакомления моделью должен ее понять без дополнительных объяснений.

Чтобы облегчить чтение модели бизнес-процесса, необходимо придерживаться определенных правил создания диаграмм IDEF0:

1. Нумерация блоков.
2. Определенность типа формируемой модели.
3. Объединение стрелок, которые проходят параллельно.
4. Избегание «привязки» системы к существующей организационной структуре моделируемого объекта.
5. Использование туннелирования стрелок.
6. Количество блоков от 3 до 6.
7. Именовать каждый элемент диаграммы.
8. Блоки должны располагаться слева направо и сверху вниз.
9. Использование обратных дуг для изображения обратных связей.
10. Отсутствие у стрелок входа и управления недопустимо.
11. Минимизировать количество поворотов стрелок.
12. Обеспечение входа для каждого блока.

Этапы построение диаграммы бизнес-процесса с использованием IDEF0

Процесс построения диаграммы бизнес-процесса выглядит следующим образом:

1. Построение функциональной модели. На данном этапе осуществляется сбор информации о процессах на объекте, построение и утверждение функциональной схемы.
2. Собирание стоимостей. На данном этапе осуществляется построение структурной схемы объекта, определение статей затрат и распределение данных статей по структурной схеме.
3. Перенос стоимостей на функциональную модель. На данном этапе осуществляется согласование структурной схемы и функциональной модели процессов, определяется стоимость функций.
4. Анализ результатов и выработка рекомендаций. На данном этапе проводится анализ ранее полученных результатов и формирование рекомендаций по совершенствованию процессов.
5. Локализация процессов. Для осуществления дальнейшего анализа необходимо локализовать процессы функциональной модели. Составляется перечень функций, которые связаны причинно-следственными отношениями. Такие функции располагаются на низшем уровне иерархии.
6. Составление глоссария механизмов и управлений. В данном документе должен содержаться полный перечень управлений и механизмов низшего уровня. В каждом глоссарии выделяются элементы, которые являются продукцией вспомогательных процессов.
7. Определение последовательности рассмотрения процессов. Данное определение осуществляется только в том случае, если одного или нескольких процессов применяется в качестве управления или механизма в других процессах.

Источник: spravochnick.ru

Как анализировать бизнес-процессы с помощью IDEF0

Если автоматизировать бардак, получится автоматизированный бардак. Обнаружить изъяны бизнес-процессов помогает графическая нотация IDEF0.

Что такое IDEF0

Это методология и графическая нотация для описания бизнес-процессов. То есть это некий стандарт, в котором говорится как графически изображать бизнес-процессы. На мой взгляд — это одна из самых читаемых и понятных нотаций для бизнес-процессов.

Сначала мы поговорим о том, как рисовать IDEF0 диаграммы, а потом, как с помощью них анализировать процессы.

Полезные правила

Как и в любом стандарте присутствуют некие правила. Предлагаю разобраться в них по порядку на примере процесса приготовления бургера. На просторах интернета я нашел рецепт, который представлен ниже.

Рецепт бургера

Булочки для бургера — 3 шт.
Фарш мясной — 400 г
Сыр твердый — 30-50 г
Помидор — 1-2 шт.
Огурец соленый — 1 шт.
Лук синий (фиолетовый) — 1 шт.
Салатные (капустные) листья — 5-6 шт.
Майонез — 2 ч. л.
Кетчуп (любой) — 2 ч. л.
Перец черный — по вкусу
Соль — по вкусу
Масло подсолнечное — для жарки

1. Подготавливаем необходимые ингредиенты для бургера.
2. В мясной фарш добавляем соль и перец по вкусу, хорошо вымешиваем. Формируем шарик, расплющиваем его в руках, чтобы получилась плоская котлета. Надавливаем большим пальцем в центр котлеты, чтобы она не вздулась во время обжаривания.
3. Обжариваем котлету 4-5 минут с каждой стороны. На готовую котлету кладем тонкий кусочек сыра.
4. Помидоры нарезаем кружочками, твердый сыр — тонкими пластинами, соленый огурец — тонкими кружочками. В отдельной емкости смешиваем майонез и кетчуп.
5. Булочку разрезаем пополам и смазываем соусом из майонеза и кетчупа.
6. Выкладываем на соус порванный руками листья салата (капусты).
7. На салат кладем нарезанный тонкими колечками лук.
8. На лук выкладываем кружочек помидора.
9. На кружочек помидора выкладываем котлету.
10. На котлету выкладываем пару ломтиков соленого огурца и ломтик сыра.
11. Накрываем бургер второй частью булочки. По такому же принципу формируем остальные бургеры.

Контекстная диаграмма

В IDEF0 всё начинается с контекстной диаграммы.

Контекстная диаграмма A-0

Контекстная диаграмма обозначается как A-0. Эта диаграмма позволяет определить границы моделирования. На ней есть всего один блок, он же действие, он же активность. В стандарте IDEF0 блоки принято называть глаголами. Это требование поможет вам не допускать ошибок, а так же добавляет читаемости к диаграмме.

Блок и стрелки на контекстной диаграмме определяет связи процесса с внешним миром.

Стрелки, которые приходят к блоку слева — всегда входы в процесс. Это необходимые для передела ресурсы (объекты переменных затрат). То есть, если для приготовления бургера мы «потратим» булочку, то булочка — это вход.

Стрелки, которые приходят к блоку снизу называются механизмами. Это то, без чего процесс не может работать, например, персонал, инструменты, станки и так далее.

Стрелки, приходящие сверху — стрелки управления. Они определяют способы, условия и ограничения выполнения процесса.

Единственная выходящая стрелка из блока — стрелка справа. И это выход. То есть то, что получается в результате работы процесса. Как видно из нашей контекстной диаграммы — это далеко не всегда только основной результат процесса. В нашем случае мы испачкали нож и сковороду и вероятно где-то за границами этого процесса мы их помоем, тем не менее это тоже результат приготовления бургера.

Стрелки принято называть существительными.

Таким образом на контекстной диаграмме мы видим все ресурсы, необходимые процессу.

Декомпозиция первого уровня

Из контекстной диаграммы создаются диаграммы декомпозиции. То есть контекстная диаграмма уточняется и расписывается более подробно. Существует правило, что на диаграмме должно быть не более семи действий (блоков). Как правило семь — это уже много и диаграмма сложно читается. В нашем случае действий будет три.

Блоки на диаграммах располагаются не в порядке последовательности процесса, а в порядке доминирования действий. То есть, чем более важна эта часть процесса, тем выше она располагается. Тем не менее очень часто доминирование совпадает с последовательностью.

Диаграмма А0

Я разделил процесс «Приготовить бургер» на три действия — подготовить ингредиенты, приготовить котлету, собрать бургер. То есть мы видим более подробное описание действия контекстной диаграммы.

Пока я делал диаграмму декомпозиции я обнаружил ошибки, допущенные на контекстной диаграмме. Например, мы передаём в процесс соль, но мы не можем передать в процесс щепотку соли, это будет соломка с солью. То есть соль останется и соответственно будет на выходе процесса. Тоже самое с перцем и маслом для жарки. Кроме того, для нарезки овощей кроме ножа потребуется доска.

Это абсолютно нормальная ситуация, на этапе контекстной диаграммы очень трудно предусмотреть абсолютно всё. Я работаю в программной среде BPwin, она автоматически выделяет ошибки в квадратные скобки. Далее я могу перенести эти данные на диаграмму более высокого уровня или затуннелировать их. Например, если мы считаем, что понимание, что доска используется в процессе, не нужно на контекстной диаграмме, мы можем специально обозначить нашу стрелку и это будет называться туннелем.

Представляю исправленные версии диаграмм.

Контекстная диаграмма А-0
Диаграмма А0

Теперь видно, что все выходы присутствуют на контекстной диаграмме, а механизм доска затуннелирован.

Декомпозиция второго уровня

По аналогии сделаем декомпозицию действий подготовить ингредиенты и приготовить котлету.

Диаграмма А1 Подготовить ингредиенты

На диаграмме А1 на которой изображено подготовка ингредиентов выяснилось, что майонез и кетчуп нужно в чём-то смешивать, соответственно у нас появляется ещё один механизм — емкость для смешивания.

Диаграмма А2 Приготовить котлету

Декомпозиция приготовить котлету прошла гладко.

Декомпозировать все блоки не обязательно. Потому в виду своей лености я не буду рисовать декомпозицию процесса собирания бургера.

Что можно увидеть на этих диаграммах?

С помощью этих диаграмм достаточно просто выявить необходимые ресурсы для масштабирования процесса. Например, если мы хотим приготовить несколько бургеров одновременно, то по диаграмме мы сразу сможем определить, что для этого нам понадобятся несколько сковородок, ножей, поваров, емкостей для смешивания или воспроизводство этих объектов или организация последовательного использования.

Второй очевидный момент — мы видим все необходимые ресурсы для работы процесса. Соответственно, если в других процессах мы не позаботились о том, чтобы передавать ресурсы своевременно, то наш процесс будет давать сбой.

В третьих, мы видим, что процесс даёт на выходе на самом деле.

И одно из самых важных — мы видим как контролируется процесс. В нашем случае со стороны управления приходит только рецепт. Там могут быть прочие нормативы и приказы, распорядки, традиции и так далее. Но всё это оставляет приготовление бургера на совести повара. Если мы вспомним ресторанную практику, то отпускаемую продукцию контролирует шеф-повар.

То есть можно спроектировать процесс так, чтобы выход одного действия был управлением контролируемого действия.

Так же возможны действия, выходы которых являются механизмами для других действий.

Как посчитать стоимость процесса?

На диаграммах вы могли увидеть, что в нижнем левом углу каждого действия стоят цифры 0,00. Обычно там пишется стоимость данного действия.

Для каждого действия составляют таблицу из четырёх столбцов: центр затрат, цена, количество, сумма. Строки суммируются по столбцу сумма, полученное число умножается на вероятность прохождения этого блока. То есть, если контролирующий шеф-повар возвращает переделывать каждый второй бургер, то вероятность прохождения всего процесса — 1,5.

Если мы замешиваем соус только каждый второй бургер, то вероятность прохождения этого блока 0,5. Самый популярный центр затрат — персонал. Обычно единица измерения персонала — трудовой час. То есть берётся зарплата сотрудника за час и умножается на количество часов (дней, минут, секунд), потраченное на это действие.

Таким образом, стоимость действия контекстной диаграммы, а значит и всего процесса — сумма стоимости всех действий на диаграмме декомпозиции. Стоимость действия на диаграмме декомпозиции — сумма стоимости всех «поддействий».

Тогда варьируя цену центров затрат, можно посмотреть, как будет увеличиваться или уменьшаться стоимость всего процесса. Возможно, увеличение стоимости процесса на организацию контроля уменьшит стоимость всего процесса в целом, так как уменьшится вероятность прохождения других действий. Тут нужно эксперементировать.

Итог

Так мы разобрались с тем, как рисовать IDEF0 диаграммы. Как с помощью них определять необходимые процессу ресурсы. Вычислять контролируемость процесса и считать его стоимость.

P. S. Стоимость и скорость бизнес-процесса подробно рассмотрены в следующей статье .

Источник: dzen.ru