Баламирзоев Н. Л. Проблемы внедрения информационной системы управления предприятием // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2014. – Т. 20. – С. 606–610. – URL: http://e-koncept.ru/2014/54385.htm.
Аннотация. В статье рассматриваются основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием, и рекомендации по их решению.
Похожие статьи
Комментарии
Нет комментариев
Оставить комментарий
Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы комментировать.
Текст статьи
Проблемы внедрения информационной системы управления предприятием
Аннотация. В статье рассматриваются основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.Ключевые слова:информационные системы, информационный процесс, информация, предприятие, организация, фирма.
Внедрение информационной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии,является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка кним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:
ТОП 7 БИЗНЕС-ИНСАЙТОВ ДЛЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ
отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
сопротивление сотрудников предприятия;
наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топменеджеров;
всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.5. Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием.На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия,помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:
ПРОБЛЕМЫ С ПОЛИЦИЕЙ ПРИ ВЕДЕНИИ БИЗНЕСА!!! Как избежать? #shorts #авитолог #бизнес #бизнеснаавито
повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.6. Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы.Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (36 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.
Применение подобной технологии вызванодвумя факторами: вопервых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а вовторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУП или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:
специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;
сособой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
после определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать кругрешаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решенияявляются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении информационной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения. Собственно,для этого и существуют профессиональные бизнесконсультанты.
Ссылки на источники1.Антонец, В.Л., Нечаева Н.В. Инновационный бизнес. Формирование моделей коммерциализации перспективных разработок. М.: Дело, Академия народного хозяйства, 2009. 320 с.2.Кострова, А.В. Методы и модели информационного менеджмента: Учебное пособие // А.В.
Кострова. М.: Финансы и статистика, 2007. 336 с.3.Маглинец, Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам. М.: Интернетуниверситет информационных технологий ИНТУИТ.ру, 2010.
200 с.4.Шуремов, Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. «Информационные системы управления предприятиями», изданного М.: Издво «Бухгалтерский учет», 2011.
Источник: e-koncept.ru
Проблемы внедрения системы электронного документооборота
Как ни странно, из всех областей автоматизации учета, внедрений различного рода информационных систем, создание систем электронного документооборота (далее СЭД) – это наиболее сложные проекты. Они имеют много рисков, которые не всегда очевидны, но сильно влияют на результат.
Рассмотрим, в чем же заключаются сложности проектов по созданию СЭД, чем они обусловлены и как их можно блокировать или хотя бы снизить уровень влияния этих проблем на результат проекта.
Давайте уточним, результатом любого по сложности проекта СЭД является система, которая становится единым информационным пространством для всей компании. Здесь работают сотрудники всех ваших организаций, всех структурных подразделений компании. Взаимодействие происходит через единые корпоративные документы, и для этого используются единые правила работы с документами.
Исходя из описания ожидаемого результата, читателю, вероятно, хочется понять, а что конкретно должно быть получено, какие существуют критерии успешности внедрения СЭД, кто и что должен делать в рамках таких проектов. И это правильно!
Именно ложное восприятие простоты реализации усложняет проекты СЭД. Часто бизнес «ввязывается» в такие проекты без должной подготовки и понимания. Риски внедрения СЭД должны быть все зафиксированы и взяты на контроль.
Что компания получает от внедрения системы электронного документооборота
Разберемся, почему стартуют проекты внедрения системы электронного документооборота. Какие потребности через создание СЭД бизнес решает для себя? Что руководство ожидает получить после внедрения СЭД?
Работа с бумажными документами – это уже точно вчерашний день со всеми вытекающими отсюда проблемами. А с учетом текущей стоимости офисной бумаги, еще и дорогой способ управления.
Вот они – основные проблемы бумажного делопроизводства:
- Разные подразделения могут использовать свои бланки, правила работы с документами;
- Документы долго обрабатываются, иногда могут «потеряться» среди других бумаг или вообще быть реально утеряны;
- Информация часто дублируется, когда сотрудники работают с документом, который изменяется в процессе. Никто не понимает, работает он с актуальной версией или нет;
- Сотрудники не могут одновременно вносить данные в документ. Это заметно тормозит процесс;
- Доступ к файлам не может быть надежно защищен, к важным документам доступ могут получать случайные люди. Документ легко может быть скопирован;
- Никто не знает, что происходит с документом, где и у кого он находится сейчас, что происходило с ним ранее и т.д.;
- Бумажное делопроизводство требует специального подразделения, службы ДОУ (документационное обеспечение управления), без которого система не живет. Более того, через это подразделение проходят все документы, поэтому могут быть задержки в пиковые моменты;
- Отработанные документы должны быть размещены где-то на хранение. Они собирают пыль, требуют расходов на выделенное помещение. Когда нужно получить оригинал документа, возникает отдельная проблема – найти, выдать и не забыть потом вернуть на место.
За счет информационных технологий, если документы изначально создаются в электронном виде или сразу оцифровываются, то дальнейшая работа с ними в электронном формате становится совершенно другой:
- Работа с документами легче нормализуется, приводится в порядок;
- Все хранится в электронном архиве и доступно сразу всем пользователям, кто имеет доступ к каждому конкретному документу;
- Доступы проще регламентировать и обеспечить их реализацию;
- Вся работа протоколируется, взаимодействие сотрудников становится более прозрачным и управляемым;
- Электронные документы в принципе не могут быть утеряны. Их легко найти через поисковые запросы или полнотекстовый поиск. Не нужно никого привлекать, чтобы получить интересующий вас документ;
- Обработка документов происходит на порядок быстрее. А если у предприятия есть территориально-удаленные подразделения/офисы, то это становится, пожалуй, единственным решением, закрывающим проблемы документарного взаимодействия сотрудников;
- Если в работе с документами активно используются сканы, то доступ к бумажному оригиналу, возможно, не понадобится для решения оперативных вопросов;
- Чтобы найти, где хранится оригинал документа в бумажном виде, достаточно посмотреть в его электронной карточке, в каком томе Номенклатуры дел он расположен;
- Выдача документов фиксируется в журнале передачи, где отмечается, для каких целей, кому и на какой срок выдан документ. Этот механизм позволяет удобно контролировать местонахождение и возврат документов.
Преимуществ электронного документооборота перед бумажным множество, мы обозначили лишь некоторые из них.
Когда руководство и сотрудники компании устают от неразберихи в документах или от сложной и трудозатратной системы делопроизводства, когда оценены все предстоящие проблемы и перспективы, организация решается на создание своей системы электронного документооборота.
СЭД позволяет избавиться от проблем «бумажной» работы, навести порядок, устранить неподконтрольную работу сотрудников с документами, когда непонятно, кто, чем занимается и из-за кого/чего процессы тормозят. СЭД улучшает эффективность занятости сотрудников, позволяет в большей степени управлять процессами компании, меняет саму культуру работы.
От создания СЭД компания ожидает получить:
- Единые правила работы для всех;
- Новые современные технологии взаимодействия людей;
- Оптимальные и эффективные правила обработки документов;
- Надежные технологии работы с данными (документами и файлами);
- Создание системы защищенного документооборота;
- Обеспечение юридической значимости документов;
- Повышение эффективности деятельности.
Проблемы проектов по внедрению СЭД
Ключевая проблема внедрения системы электронного документооборота
Основным источником проблем проектов внедрения СЭД является то, что это создание общей системы для всей компании. Заказчиком таких систем обычно выступает большое количество представителей организации. У каждого в силу его должностных обязанностей, своих представлений об информационных технологиях и даже личностных особенностей требования разные. Иногда настолько, что это может порождать внутренние конфликты интересов.
Таким образом, изначально основной проблемой является отсутствие одного заказчика системы. «Коллективный заказчик» всегда требует виртуозного управления со стороны команды исполнителя на проекте.
Безусловно, существует много и других проблем внедрения электронного документооборота. Все они требуют внимания и проработки.
Инициация внедрения СЭД, работа с интересами в компании
Создание СЭД не влияет напрямую на доходность компании. СЭД – это инструмент, который мощно, но опосредованно влияет на эффективность работы компании. Если организация, к примеру, не внедрит «1С:Зарплата и управление персоналом», то весь бизнес «остановится» к моменту выдачи зарплаты. А если деньги будут рассчитаны неправильно, то можно и потерять специалистов.
С документооборотом ситуация совершенно другая. Всем сложно возиться с бумагами, возникает раздражение, ошибки, срыв сроков и даже сделок. Но сотрудники, каждый на своем участке «тянут лямку», пока это кому-то в конец не опостылит и не дойдет просто до смены работы.
На практике получается, что в организации отсутствует в явном виде ответственное лицо за организацию делопроизводства. Если даже и есть такой человек, то «Начальник секретарей» просто не имеет веса в коллективе, достаточного для инициации и проведения такого проекта. Ну, какой вес может быть у «какой-то там канцелярии»?!
Обычная история – некто из высшего руководства берет на себя инициативу и начинает инициировать такой проект. Затем, когда процесс запущен, он отстраняется из-за более важных задач, связанных с его должностными обязанностями. В итоге, проект начинается без ответственного человека со стороны заказчика, без четко поставленных целей, действительно значимых и поддерживаемых руководителями на самом высоком уровне. Если административная поддержка и заинтересованность со стороны руководства падает, то проект, в лучшем случае, доползет как-нибудь до своего завершения.
Здесь крайне значительна роль опытной команды исполнителя, которая держит ситуацию на контроле и работает с этим риском. Важно собрать все интересы участников проекта, задать им единый вектор, следить за изменениями интересов, за зонами влияния участников со стороны заказчика.
Автоматизация документооборота
Корпоративная СЭД под процессы вашей компании. Экономия на безбумажном документообороте до 4 млн ₽/год
Источник: wiseadvice-it.ru
Новые люди в Екатеринбурге обсудят с блогерами и смм-специалистами проблемы ведения бизнеса, возникшие после блокировки Instagram
16 августа (вторник) вице-спикер Государственной Думы от партии «Новые люди» Владислав Даванков и председатель думского комитета по малому и среднему предпринимательству, зарегистрированный кандидат в губернаторы Свердловской области от Новых людей Александр Демин встретятся с блогерами Екатеринбурга для обсуждения проблем, связанных с ведением бизнеса в сети, возникших после блокировки Instagram. Заявленная тема разговора: Instagram: раньше/сейчас.
Во встрече, которая пройдет на крыше одной из высоток бизнес-центра CleverPark, примут участие топовые блогеры Екатеринбурга и других городов региона – пользователи Instagram с десятками тысяч подписчиков. Большинство из них – предприниматели, собственники интернет-магазинов с единственной площадкой в сети Instagram.
Екатеринбург, по мнению Новых людей, – деловая столица России. И Instagram обсудят с точки зрения развития малого и среднего предпринимательства: как развивался бизнес в сети до блокировки, с какими проблемами столкнулись пользователи после, как с этим связан рост безработицы и падение рекламного рынка. Владислав Даванков и Александр Демин озвучат ряд инициатив партии «Новые люди», которые могут быть рассмотрены Государственной думе уже в сентябре.
Спикер:
- Владислав Даванков – вице-спикер Государственной думы, заместитель руководителя фракции «Новые люди»;
- Александр Демин – депутат фракции «Новые люди», председатель комитета по МСП, зарегистрированный кандидат в губернаторы Свердловской области;
- Рант Агаджанян – депутат, руководитель фракции «Новые люди» в законодательном собрании Свердловской области.
Место проведения:
- БЦ Clever Park, улица Ткачей, 23, 24 этаж (Ресторан Kitchen)
Время: 12.00-14:00
Контакты для СМИ:
- Ольга Кузнецова, 8-915-308-92-60, Мария Кольцова, 8-925-240-16-84
Источник: newpeople.ru
