Sipoc метод формализации бизнес процессов пример

Построение диаграммы SIPOC

Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и клиентов процесса. Именно эти составляющие являются основными, с точки зрения границ процесса.

Диаграмма SIPOC играет важную роль в определении и улучшении процесса. Перед тем, как приступить к детальному описанию процесса, необходимо определить его границы и диаграмма SIPOC как нельзя лучше подходит для этих целей. Этот инструмент позволяет аналитику, владельцу процесса и заинтересованным сторонам прийти к консенсусу по границам и смыслу процесса. Кроме того, это лучший способ представить общий обзор процесса людям, незнакомым с ним до этого.

Сценарии использования диаграммы SIPOC

Я бы назвал 3 сценария, при которых диаграмма является наиболее полезной:

10 D 1 2 Диаграмма SIPOC

1. При определении границ процесса, который создается (проектируется) с нуля.
2. При определении объема проекта по описанию или изменению процесса.
3. При начале работ по описанию процесса. Довольно сложно описать процесс, когда нет четко определенных границ. Собственно, именно с определения границ и начинается описание процесса. SIPOC идеально подходит для этих целей.

Справедливости ради стоит отметить, что вместо диаграммы можно использовать простую таблицу. В нашей практике реестр бизнес процессов имеет даже чуть больше параметров и больше функциональности, чем диаграмма SIPOC. Но для начала достаточно и этого.

Реестр бизнес-процессов

Подготовив диаграмму SIPOC, вы сможете сразу определить, на кого ваш проект повлияет, какие результаты и для кого формируют ценность, а какие — если таковые имеются — ее не создают. Какие шаги являются избыточными, а где есть вопросы к поставщикам входов процесса.

Общие правила построения диаграммы SIPOC

• Самое важное правило — карта должна быть максимально простой и понятной. Форма таблицы весьма удобна и понятна всем.
• Не пытайтесь все сделать самостоятельно. Лучше всего, когда в подготовке диаграммы участвуют не только владельцы процессов, но и поставщики входов и потребители продуктов. Таким образом вы сможете учесть все точки зрения.
• Здорово, если можно организовать нечто вроде мозгового штурма, в вышеупомянутом составе.
• Клиенты получают или используют результаты процесса. Клиенты процесса — не только покупатели продукта или услуги, но также получатели или пользователи результатов, получаемых на каждом этапе процесса. Они рассматриваются как заинтересованные стороны, получатели продуктов процесса. Клиенты
• Входы — то, что процесс перерабатывает в продукт. Входы поставляют поставщики процесса. Поставщики также являются заинтересованными сторонами. При этом важно понимать, поставщики, это не обязательно внешние поставщики. В большей части процессов компании и клиенты, и поставщики являются внутренними.
• Выходы представляют собой результаты других процессов и могут использоваться в качестве основы обсуждения с клиентами для определения их требований; у каждой продукции должен быть заказчик. Да, да. Речь о том, что вы, как владелец рассматриваемого процесса, являетесь клиентом для поставщика. Соответственно именно вы задаете требования входам — результатам других процессов.
• В диаграмме SIPOC можно разбивать большие процессы на подпроцессы. Фактически, они будут являться этапами рассматриваемого процесса. В этом случае, кстати, станет очень просто проверить согласованность этапов на уровне входов и продуктов.
• В диаграмме не стоит рассматривать ресурсы, бизнес-правила и документ, если они не являются входом или продуктом. Диаграмма должна быть простой, потому как решает лишь одну задачу: определить основные границы и взаимосвязь процесса. Для других целей следует использовать другие инструменты.

Построение табличного SIPOC. Пример.

Подход к построению диаграммы SIPOC

• Определите и соберите представителей заинтересованных сторон, участников процесса и организуйте обсуждение.
• Лучше всего на доске, сделайте набросок таблицы, обозначив соответствующие столбцы: Поставщики, Входы, Процесс, Продукты, Клиенты.
• Заполните столбец Процесс, перечислив цепочку процессов или этапов процесса.
• Определите и запишите продукты каждого процесса или этапа.
• Запишите всех клиентов, которые используют тот, или иной продукт процесса.
• Далее можно заполнить столбец с входами. Напомню: входы, это то что необходимо процессу для производства продукта. Это «сырье» из которого процесс производит основной продукт.
• После этого можно завершить диаграмму, определив и заполнив все поставщиков, соответствующих входов.

Диаграмма завершена. Этот простой инструмент позволяет заинтересованным сторонам договориться о едином понимании границ процесса, установить роли поставщиков и клиентов и двинуться дальше, в детальное описание процесса. Последнее что необходимо отметить, диаграмма воплощает в себе ключевые принципы управления бизнес-процессами.

Источник: deep-vision.one

kulagin_oleg

Друзья, мы продолжаем изучение технологий менеджмента и, в частности, тему по бизнес-процессам.

В предыдущем уроке мы рассмотрели графический способ в линейной методике описания рабочих процессов. Этот способ, как я говорил, очень удобен для разработки описания процесса в составе проектной группы, включающей в себя всех основных участников данного процесса. Обычно графическое описание делают с помощью бумажных или цифровых стикеров разных цветов, что повышает наглядность схемы процесса и помогает в нем лучше разобраться.

Напомню, что в данной методике описание процесса включает в себя разделение его на шаги (подпроцессы), определение результатов каждого шага, назначение ответственных и исполнителей подпроцессов, а также их дальнейшее разделение на несколько процедур. Все это отражается на одном шаблоне. И в большинстве случаев этого бывает вполне достаточно, чтобы понять, как устроен процесс и провести в нем необходимые улучшения.

А бывает и недостаточно. Бывает так, что необходима более тонкая настройка процесса путем четкой состыковки всех входов и выходов для каждого шага с указанием того, от кого эти входы «приходят» и кому эти выходы «уходят». В этом случае графическую схему нашего процесса мы можем дополнить схемой SIPOC , которая позволяет описать взаимодействие участников процесса между собой. Что это за зверь такой?

Это не зверь, а просто название методики, которое расшифровывается по буквам следующим образом:

S – Supplier ( поставщик ).
I – Input ( вход ).
P – Process (процесс/шаг процесса).
O – Output ( выход ).
C – Client ( клиент ).

Эти буковки отражают логику взаимодействия по ходу процесса. От каких-то поставщиков (внешних или внутренних) на каждый шаг процесса поступают какие-то входы (информационные или материальные), которые каким-то таинственным образом преобразуются в какие-то выходы, которые в свою очередь поступают каким-то клиентам (также внешним или внутренним). Для чего это делается?

Понятно, для чего. Чтобы ответственный за тот или иной шаг четко понимал, что и от кого он должен получить, и что и кому он должен передать. Если такие схемы SIPOC разработаны для каждого шага процесса, то резко повышается вероятность того, что процесс пойдет так, как надо для компании, а не так, как хочется кому-нибудь из сотрудников этой компании.

В дальнейшем методику SIPOC можно применить не только к подпроцессам, но и к процедурам. Но это уже для разработки рабочих инструкций и только тогда, когда в этом действительно есть острая необходимость. Вообще, без особой нужды оставьте методику SIPOC в покое. Пусть лежит пока на полке и ждет своего часа.

Практически для заполнения таких форм по данной методике также удобно пользоваться стикерами разных цветов. Можете пример посмотреть на картинке. Если самостоятельно это сделать затруднительно, то в ы можете пригласить консультанта, который проведет предварительное обучение, и работая вместе с вами, обеспечит строгое соблюдение методики и получение необходимого результата.

Пока все. Что думаете ?

Олег Кулагин https://kulagin-oleg.livejournal.com/116245.html» target=»_blank»]kulagin-oleg.livejournal.com[/mask_link]