Система бизнес процессов это

3. Принципы построения системы управления бизнес-процессами. Переход от функционального к процессному подходу в управлении предприятием

Управление есть целенаправленное информационное воздействие на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты. Следует различать управление предприятием с использованием бизнес-процессов и управление собственно процессами.

Что означает управлять БП? ü Строго соблюдать регламент процесса; ü В случае отклонения, уметь вырабатывать корректирующее воздействие, возвращающее процесс в рамки регламента Любое управление, в том числе управление бизнес-процессами, должно быть построено на основе следующих принципов: 1. Принцип точного ритма (ритмичности), сущность которого заключается в обеспечении выхода определенных объемов продукции за равные периоды времени и соответственно точное повторение бизнес-процесса на всех стадиях. 2. Принцип единых стандартов (стандартизации).

Введение единых стандартов и требований как к приобретаемым товарам у контрагентов, так и к выпускаемым продуктам своего производства позволяет избежать не только необоснованного многообразия в материалах, но и часто происходящей «несовместимости» материалов и оборудования, систем и программных продуктов. 3. Принцип потока (прямоточности).

Суть данного принципа лежит в бесперебойной подаче комплектующих материалов, полуфабрикатов и прочих сборочных единиц по всем стадиями и операциям, начиная с запуска производственной линии до выхода готовых продуктов. 4. Принцип автоматизации.

Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, включающее в себя применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно снижающих трудоёмкость выполняемых данных операций. 5. Принцип оптимальности (сопоставления результатов и затрат), заключается в том, что оценка эффективности внедрения того или иного бизнес-процесса должна осуществляться путем сопоставления эффекта и затратами на его внедрение.

6. Принцип вариантности, заключается в том, что при принятии тех или иных решений, связанных с внедрением бизнес-процесса, следует рассматривать различные способы достижения поставленной цели. 7. Принцип сопоставимости альтернатив.

При выборе оптимальных решений при проектировании бизнес-процессов очень часто приходится сталкиваться с несопоставимостью имеющихся альтернатив, так как данные процессы могут протекать в разных производственных условиях, существуют госзаказы и т. д. 8. Принцип учета неопределенности, позволяет снизить уровень риска принятия решений при внедрении того или иного бизнес-процесса. СУБП — это целенаправленная система с обратной связью, объектом управления которой является СБП, а в качестве процесса управления выступает совокупность взаимосвязанных действий владельца СБП, обеспечивающая такое изменение параметров объекта управления, которое необходимо для достижения целей организации.

Если частично пожертвовать строгостью, можно дать более короткое определение: СУБП — система управления, в рамках которой владелец СБП обеспечивает функционирование и совершенствование СБП для достижения целей организации. В настоящее время существует два основных подхода к управлению бизнес-процессами: функциональный и процессный. • Функция (лат. functio — исполнение) — обязанность, круг деятельности, подлежащая исполнению работа — служебные функции. • Функция, это работа, которую обязан выполнить субъект, что бы достигнуть поставленной цели. • Функция, это круг обязанностей субъекта в рамках: § данного процесса; § нескольких процессов; § структурного подразделения; § всей организации в целом. • Проце́сс (от лат. processus — продвижение), — последовательная смена состояний объекта во времени. • Природа объекта может быть произвольной: материальный (природный или искусственный) или идеальный (понятие, теория и т.п.) объект порождает соответственно материальный или идеальный процесс.

Таким образом, функция – это задача, которую решает компания для собственного выживания и для достижения поставленных целей. Функция отвечает на вопрос что делать. Разумеется, в рамках компании можно выделить множество функций. Так любая бизнес-система должна обладать такими функциями, как управление финансами, производство, продажи.

Бизнес-процесс, в свою очередь, – это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает то, как функция выполняется, в какой последовательности и в каких вариантах, а также то, как функции взаимодействуют между собой в работе компании. Бизнес-процесс отвечает на вопрос как делать.

В свете этих соображений, спор о том, внедрять ли процессное управление или нет, лучше ли оно функционального или как, напоминает спор двух схоластов о том, есть ли глаза у крота. Когда же садовник предложил ученым мужам поймать крота и посмотреть ему в глаза, ученые решительно отказались от подобных услуг – они спорили, есть ли глаза у крота в принципе, а не у крота в огороде. Одним словом, выделение и противопоставление функционального и процессного подходов представляется едва ли конструктивным для управленческой практики.

Источник: studfile.net

Что такое BPM-система

BPM или Business Process Management — это система управления бизнес-процессами. Система делит сложные процессы на простые шаги, чтобы ими было легче управлять, а также назначает исполнителей этих шагов — ответственных сотрудников.

Благодаря тому, что бизнес-процессы компании представлены в виде схем, руководителям проще за ними наблюдать и управлять ими.

Что такое бизнес-процесс в BPM-системе

Бизнес-процесс — это система действий, которые выполняют сотрудники компании в определённой последовательности, чтобы получить какой-то результат. Рассмотрим на примере.

Чтобы нанять в компанию нового менеджера, эйчар размещает вакансию на сайте. Подбирает соискателей, проводит с ними собеседование и отбирает подходящих кандидатов. Далее руководитель HR и отдела продаж проводят финальное собеседование и выбирают лучшего. Описанные действия и есть бизнес-процесс.

Для чего нужны бизнес-процессы в BPM

Главное назначение бизнес-процессов — упорядочить работу компании, чтобы сотрудники знали, за что отвечают и в какой последовательности должны выполнять работу. Также процессы:

1. Уменьшают количество ошибок. Сотрудники выполняют правильный порядок действий, а не импровизируют на рабочем месте.
2. Содержат инструкции, которые описывают, как должен выглядеть результат работы каждого сотрудника.
3. Исключают дублирование действий. Менеджеры Иван и Пётр не начнут заполнять один и тот же отчёт или договор.

В BMP можно создать и описать множество бизнес-процессов, например, порядок заключения договоров с клиентами, приём и согласование заявок на кредит в банке, процесс утверждения новых проектов.

Из чего состоит BPM-система

Конструктор для моделирования процессов

Конструктор — это набор опций и инструментов, с помощью которых пользователи создают шаблоны и схемы бизнес-процессов, а также настраивают правила, по которым процессы будут работать.

Основные рабочие инструменты конструктора — блок-схемы. С их помощью выстраивают логику бизнес-процесса.

Например, чтобы подписать договор с поставщиком, нужно пройти определённую последовательность:

1. Получить от контрагента уставные документы.
2. Создать и согласовать карточку контрагента в 1С.
3. Загрузить договор в 1С.
4. Согласовать договор.
5. После согласования подписать и загрузить подписанную скан-копию.

В результате получится готовый бизнес-процесс, который можно запускать.

Модуль управления бизнес-процессами

Когда процесс описан и запущен, сотрудники начинают его выполнять, и тут подключаются модули. Модули — это части BPM, которые обеспечивают автоматическую работу бизнес-процессов.

Например, модуль управления назначает права доступа, контролирует, правильно ли работают программы. А модуль управления бизнес-правилами следит, исполняют ли сотрудники правила процессов.

Аналитические модули

Аналитические модули собирают данные о ходе работы бизнес-процессов, а после формируют из них отчёты, графики и диаграммы.

Так руководитель с помощью аналитического модуля может увидеть, на каком этапе находится, например, закупка новых мониторов. Если видит, что финансисты долго согласовывают бюджет, выясняет, в чём причина, помогает найти решение и — процесс идёт дальше.

Модули для интеграции BPM-системы с другими сервисами

Модули для интеграции подключают программы и сервисы к базе BPM, чтобы объединять бизнес-процессы компании в единую систему, отслеживать и регулировать их в одной программе.

Чем BPM-система отличается от CRM

CRM-система — это программа, которая автоматизирует работу отдела продаж. BPM автоматизирует бизнес-процессы компании, а также:

1. В BPM-системе организуют работу всех отделов компании — HR-отдела, отдела закупок, продаж, маркетинга. В CRM — только отделов, которые напрямую связаны с продажами и клиентами.
2. В BPM-системе есть модули по управлению документацией, ресурсами, сотрудниками компании. CRM регистрирует и сохраняет информацию, связанную только с продажами.
3. В BPM может объединять функционал всех управленческих систем компании, в том числе и CRM-системы.

Как внедрить BPM-систему

Сроки внедрения системы зависят от компании и её структуры и могут составлять от полугода до двух лет. Процесс внедрения можно разделить на три этапа — подготовку, выбор BPM-системы и внедрение.

Подготовка

На данном этапе определяют, от каких проблем компания избавится, если внедрит BPM. В процессе подготовки составляют план, что надо автоматизировать в первую очередь, а что — во вторую или третью.

Выбор BPM-системы

На этом шаге выбирают несколько поставщиков BPM и изучают, что могут их системы, сколько они стоят. По результатам первой выборки обращаются к поставщикам и просят провести демонстрацию BPM. Выбирают одного и обговаривают сотрудничество.

Внедрение и настройка

Утверждённый поставщик внедряет BPM-систему в компанию, а после проверяет её работоспособность. Если надо, обучает сотрудников компании, как пользоваться системой.

Каким компаниям стоит внедрять BPM

1. Крупным компаниям с разветвлённой структурой и большим количеством бизнес-процессов. BPM помогает не запутаться руководителям, кто из их сотрудников над чем работает и за что отвечает.
2. Производственным и строительным предприятиям с цехами и отделами. У таких предприятий есть задача — сотрудники должны быстро передавать задачи между отделами, чтобы производство не останавливалось. Упростить передачу и выстроить связи между отделами можно через BPM.
3. Банкам и финансовым учреждениям. BPM организовывает и автоматизирует процессы кредитования, выдачи ипотек, суд согласно регламенту и законодательству.
4. Любым компаниям, которые хотят упорядочить действия сотрудников и отделов, а также улучшить взаимодействие между ними.

BPM не нужна малому и начинающему бизнесу. У таких компаний мало сотрудников, а бизнес-процессы простые, поэтому BPM-системы не принесут выгоды.

Плюсы и минусы BPM-систем

Плюсы

1. BPM автоматизирует бизнес-процессы, наводит в них порядок. В итоге сотрудники и отделы работают быстрее и допускают меньше ошибок.
2. Инструменты BPM отображают бизнес-процессы не в виде сложных текстовых описаний, а простых и понятных схем. На схемах изображают этапы бизнес-процессов, правила перехода между ними, исполнителей.
3. В BPM проще наблюдать за процессами и сроками работы. Всегда можно узнать, кто срывает сроки, не справляется с нагрузкой или тратит рабочее время на личные дела.
4. Если использовать BPM, можно уменьшить штат сотрудников благодаря автоматизации процессов и сократить расходы на зарплату.
5. С BPM проще внедрять бизнес-процессы в филиалах компании. Не надо всё создавать с нуля, можно взять то, что уже работает в головном офисе, и внедрить в филиалах.

Минусы

1. При моделировании бизнес-процессов можно допустить ошибки, которые в свою очередь приведут к ошибкам в работе компании.
2. BPM уменьшает инициативу сотрудников. Так как всё налажено и работает, создаётся впечатление, что предлагать и вводить что-то новое нет смысла.
3. Нарушить бизнес-процессы нельзя. Это может быть проблемой, если нужно обойти последовательность этапов, чтобы срочно решить какую-то задачу.

Какие BPM используют в России

Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — это платформа для автоматизации бизнес-процессов. С помощью её инструментов можно моделировать процессы, анализировать их работу, графически настраивать на блок-схемах связи между ними.

Настройка бизнес-процессов происходит в конструкторе. Если создавать бизнес-процессы с нуля некогда или сложно, у Comindware есть библиотека готовых шаблонов. Шаблоны можно менять — добавлять поля в формы, этапы в процессы и при этом не останавливать работу BPM, если она уже запущена и сотрудники компании ею пользуются.

Также Comindware имеет встроенный мессенджер. Его могут использовать сотрудники, чтобы общаться друг с другом на рабочие темы.

Протестировать бесплатно Comindware можно с помощью демоверсии. Доступ к ней открыт до 90 дней. Далее надо приобрести лицензию. Её стоимость рассчитывается для каждого клиента отдельно и зависит от функционала.

ELMA

ELMA — это BPM-система с готовыми шаблонами бизнес-процессов. Их можно использовать сразу или менять под задачи и структуру компании. ELMA работает через браузер.

Чтобы быстрее освоиться с инструментами ELMA, можно изучить её базу знаний.

У ELMA есть бесплатный доступ, чтобы протестировать систему. Далее покупается лицензия. Стоимость лицензии зависит от количества пользователей, которые будут работать в системе.

«Первая форма»

«‎‎Первая Форма‎» имеет веб-версию и мобильное приложение. Это облегчает использование системы — сотрудники могут работать в офисе или удалённо.

К системе управления BPM можно подключить дополнительные модули: документооборот, управление продажами, закупки и логистика, если надо организовать все процессы компании в одной системе.

Стоимость лицензии рассчитывается индивидуально и складывается из цены необходимых модулей.

Заключение

1. BPM — это система управления бизнес-процессами. Она регламентирует работу отделов и сотрудников, прописывает алгоритмы их действий в определённых ситуациях.
2. BPM может объединять в себе различные модули: управление HR, управление закупками и логистикой, управление продажами, управление филиалами.
3. BPM выгодно использовать крупным компаниям с многоуровневой структурой и сложными бизнес-процессами. Система объединит всю деятельность компании в одну систему и организует прозрачную работу.

Источник: emailsoldiers.ru

Система бизнес-процессов

Система бизнес-процессов в компании — это та база, на которой строится весь процессный подход в управлении. Если говорить проще, то система бизнес-процессов это то, без чего вы в своем бизнесе будете постоянно решать только текущие задачи, но не сможете выходить на уровень новых проектов и развивать бизнес.

Чем именно полезна для организации отлаженная система бизнес-процессов и что бывает, если ее нет? Давайте попробуем в этом разобраться.

Что бывает, если система бизнес-процессов не отлажена?

Система бизнес процессов — это некий свод правил и задач, которые регламентируют все, что происходит в компании для каждого подразделения и в целом по предприятию. Если процессы разобщены, происходит следующее:

• отсутствие четко прописанных процедур и правил приводит к тому, что работники не стремятся выполнить задачи, которые им ставятся;
• отсутствие системы не позволяет ни вам, ни кому другому видеть процесс в целом, а значит, управление производится фрагментарно, не налажено межфункциональное взаимодействие между подразделениями, что ведет в конечном итоге к падению эффективности;
• система показателей, как и в целом система бизнес-процессов, ориентирована не на конечный результат, а на традиционную функциональную структуру подразделений, что ведет к несбалансированности с позиций сквозных процессов;
• система бизнес-процессов не работает — следовательно, никакой речи о реальном, а не формальном внедрении системы менеджмента качества (СМК) не ведется;
• при отсутствии современной технологии управление производится таким образом, что трудно увязать в единое целое все производственные цепочки, снизить потери. Отсюда производство становится неэффективным, ошибки сотрудников ведут к срывам сроков выполнения заказов и пр.;
• бизнес управляется по понятиям — при отсутствии полной документации руководители подразделений строят управление как умеют, а руководитель компании, вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами, вынужден вникать в каждое решение, боясь плохого качества работы, выполнять рутинные работы и контролировать всех сотрудников лично, теряя время, силы, возможности для более грандиозных задач;
• когда отсутствует четкая система бизнес-процессами, невозможно расширение бизнеса, нельзя открыть новых филиалов, и даже уход сотрудника наносит урон делу — поиск и обучение нового занимает так много сил и времени, что на все остальное их становится еще меньше.

Что дает отлаженная система бизнес-процессов?

Как только вы понимаете, что работа в вашей компании строится именно таким образом, нужно как можно быстрее сделать все, чтобы выстроилась система бизнес-процессов корректным образом. Только правильная организация и система бизнес-процессов , позволит выйти из постоянного решения текущих проблем и заниматься стратегическими задачами , освободиться от рутины и в конечном итоге, улучшить доходность бизнеса.

Потому что правильно выстроенная система бизнес-процессов позволяет сделать следующее:

• оргструктуру настроить на реальные процессы, происходящие компании посредством перехода от устаревших к эффективным методам управления . В конечном итоге это положительно скажется и на удовлетворенности клиентов тем продуктом, который предлагает компания;
• отладить качественное взаимодействие всех структур и их работу на конечный результат;
• улучшить качество работы сотрудников, при этом даже при увольнении одного всегда найдется замена другим;
• стандартизация деятельности посредством внедрения такой меры, как система бизнес-процессов, позволит тиражировать бизнес филиалами, расширять его направление и пр.;
• выработать новые показатели управления процессом, ориентированные на конечный результат;
• внедрить СМК настоящим, а не формальным образом;
• снизить потери, улучшить качество продукции, сделать производство более рациональным и пр.;
• создать ту базу знаний о предприятии , которая позволит выстроить эффективно работающую систему управления и высвободить руководителя для великих, а не рутинных дел. Вот для чего так необходима система бизнес-процессов.

Таким образом отлаженая система бизнес-процессов приводит только к положительным результатам и даст возможность вашей компании выйти на новый уровень развития вашего бизнеса.

Источник: dar-link.ru