Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками. (Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014).
Особой формы для составления служебных записок нет, но по содержанию их можно разделить на следующие виды:
- информационные – запрос информации и предоставление данных по запросу;
- поясняющие – выдача инструкций;
- сопроводительные – пояснения к документам, которые прилагают к записке;
- уведомительные – оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
Каждому хоть раз в жизни приходилось писать служебную записку. Но даже, казалось бы, такой простой процесс всегда вызывает вопросы: Как ее написать? Где взять образец? Каков порядок ее рассмотрения?
Решением является моделирование бизнес-процесса «Оформление служебной записки», позволяющего пройти весь жизненный цикл: составление, согласование (при необходимости), регистрация и исполнение задач по служебной записке, если это потребуется.
Документы с помощью бизнес процессов
Рисунок 1. Пример графической модели процесса в дизайнере Elma3
Описанный процесс может быть автоматизирован с помощью любой системы управления БП (Elma, Camunda, 1C: Предприятие, Битрикс24, ORACLE и др.).
Автоматизация данного процесса позволит:
- уменьшить время, затрачиваемое на создание и согласование документа;
- унифицировать формы служебных записок;
- отслеживать стадии ЖЦ и историю взаимодействия с документом.
Рассмотрим пример автоматизированного процесса в системе Elma 3 (рисунок 2).
Рисунок 2. Создание служебной записки в системе Elma3
После запуска бизнес-процесса, инициатору необходимо заполнить обязательные и дополнительные поля по документу. Файл служебной записки будет сгенерирован автоматически на основе введенных данных (рисунок 3).
Рисунок 3. Автоматически сгенерированный файл служебной записки
Если инициатор поставит галочку в соответствующем поле, то, после создания служебной записки в системе, документ уходит на предварительное согласование руководителю заявителя. Руководитель может утвердить документ или вернуть его на корректировку.
Утвержденная служебная записка регистрируется секретарем. После этого задача о вынесении резолюции по документу поступает сотруднику, указанному в качестве рассматривающего лица (по умолчанию-директор).
Система оповестит заинтересованных участников процесса об итогах рассмотрения документа и поставит задачи исполнителям поручений, поставленных на этапе вынесения резолюции.
Заказать подробное описание процесса и шаблон генерации документа можно через форму обратной связи.
Бизнес-процессы. Работа с фрилансерами или подрядчиками
Источник: adcpro.ru
Описание документов бизнес-процесса
Информация, полученная в результате предпроектного обследования, анализируется с помощью методов структурного и/или объектного анализа, о которых будет сказано ниже, и используется для построения моделей деятельности организации. Модель организации предполагает построение двух видов моделей:
- модели «как есть», отражающей существующее на момент обследования положение дел в организации и позволяющей понять, каким образом функционирует данная организация, а также выявить узкие места и сформулировать предложения по улучшению;
- модели «как должно быть», отражающей представление о новых технологиях работы организации. Каждая из моделей включает в себя полную функциональную и информационную модель деятельности организации, а также модель, описывающую динамику поведения организации (в случае необходимости).
- формализация, обеспечивающая однозначное описание структуры предметной области;
- понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения графических средств отображения модели;
- реализуемость, подразумевающая наличие средств физической реализации модели предметной области в ИС;
- обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.
- объектной структуры, отражающей состав взаимодействующих в процессах материальных и информационных объектов предметной области;
- функциональной структуры, отражающей взаимосвязь функций (действий) по преобразованию объектов в процессах;
- структуры управления, отражающей события и бизнес-правила, которые воздействуют на выполнение процессов;
- организационной структуры, отражающей взаимодействие организационных единиц предприятия и персонала в процессах;
- технической структуры, описывающей топологию расположения и способы коммуникации комплекса технических средств.
- время решения задач;
- стоимостные затраты на обработку данных;
- надежность процессов;
- косвенные показатели эффективности, такие, как объемы производства, производительность труда, оборачиваемость капитала, рентабельность и т.д.
- верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control);
- левая сторона имеет значение «Вход» (Input);
- правая сторона имеет значение «Выход» (Output);
- нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism).
- Создание модели группой специалистов, относящихся к различным сферам деятельности предприятия. Эта группа в терминах IDEF0 называется авторами (Authors). Построение первоначальной модели является динамическим процессом, в течение которого авторы опрашивают компетентных лиц о структуре различных процессов, создавая модели деятельности подразделений. При этом их интересуют ответы на следующие вопросы:
- Какие функции и в какой последовательности выполняются в рамках подразделения?
- Кто является ответственным за выполнение каждой из функций?
- Чем руководствуется исполнитель при выполнении каждой из функций?
- Что является результатом работы подразделения (на выходе)?
- Распространение черновика для рассмотрения, согласований и комментариев. На этой стадии происходит обсуждение черновика модели с широким кругом компетентных лиц (в терминах IDEF0 — читателей) на предприятии. При этом каждая из диаграмм черновой модели письменно критикуется и комментируется, а затем передается автору. Автор, в свою очередь, также письменно соглашается с критикой или отвергает ее с изложением логики принятия решения и вновь возвращает откорректированный черновик для дальнейшего рассмотрения. Этот цикл продолжается до тех пор, пока авторы и читатели не придут к единому мнению.
- Официальное утверждение модели. Утверждение согласованной модели происходит руководителем рабочей группы в том случае, если у авторов модели и читателей отсутствуют разногласия по поводу ее адекватности. Окончательная модель представляет собой согласованное представление о предприятии (системе) с заданной точки зрения и для заданной цели.
- процесс имеет два-три входных и выходных потока;
- процесс может быть описан в виде преобразования входных данных в выходные;
- процесс может быть описан в виде последовательного алгоритма.
Источник: megalektsii.ru
Автоматизация учета сопроводительной документации на предприятии
В данной статье рассмотрен процесс оформления НМК b Сопроводительного листа. Результатом является автоматизация бизнес-процесса учета сопроводительной документации, позволяющая оформлять НМК и Сопроводительный лист. Выходная информация — НМК, Сопроводительный лист. Предполагается дальнейшая разработка программного продукта на основе предпроектоного анализа.
Ключевые слова
СОПРОВОДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ДЕТАЛЬ, КЛАССИФИКАТОР, ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ, АВТОМАТИЗАЦИЯ, УЧЕТ, СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ
Текст научной работы
СТАДИЯ АНАЛИЗА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
Описание предметной области
Акционерное общество «Уфимское приборостроительное производственное объединение», многопрофильное предприятие, является одним из крупнейших предприятий авиационного приборостроения России и входит в состав АО «Концерн Радиоэлектронные технологии» Государственной корпорации по содействию разработке, производству и экспорту высокотехнологичной промышленной продукции «Ростех». [1, с. 15]
Анализ предметной области был проведен на основе положений и устава предприятия.
На рассматриваемом производстве одним из основных процессов является процесс изготовления деталей, при котором на каждую деталь создается как минимум два документа — наряд-маршрутная карта и сопроводительный лист. Так как изготовление деталей ежемесячно составляет порядка тысячи единиц, соответственно необходимо заполнять большое количество документов. Вследствие использования документации на бумажных носителях при заполнении могут возникнуть ошибки, так как заполнение происходит вручную. Из-за большого количества документов значительно усложняется процесс хранения, увеличивается время поиска необходимого документа, что неблагоприятно влияет на работу предприятия, так как трудоемкость обрабатываемой информации большая.
Описание бизнес-процесса
Планово-диспетчерское бюро (ПДБ) формирует план на изготовление детали (гайки) и передает его мастеру цеха изготовления оснастки. Мастер в соответствии с планом создает наряд-маршрутную карту (НМК), в которой распределяет работы по изготовлению детали между рабочими цеха.
Для распределения работ между работниками цеха мастер создает ярлык — документ, в котором прописано за кем и в какие временные рамки установлена определенная работа. Мастер отправляет ярлык токарю, который, выполнив свою работу, возвращает заполненный ярлык мастеру. Аналогичным образом происходит заполнение ярлыков протяжчника, контролера и машиниста моечных машин.
На основании собранных ярлыков мастер заполняет НМК. В соответствии с НМК мастер формирует сопроводительный лист на деталь. После чего мастер отправляет НМК в архив цеха, а в ответ на запрос кладовщика отправляет ему сопроводительный лист. Кладовщик отправляет сопроводительный лист в сборочный цех.
Ярлык — документ, в котором прописано за кем и в какие временные рамки установлена определенная работа.
Наряд-маршрутная карта (НМК) — единый документ оперативного учета движения деталей в производстве, учета выработки и заработной платы. Сопровождает партию деталей в процессе производства, составляется в одном экземпляре на один номер детали, но на все операции изготовления детали. [5]
Сопроводительный лист — технический документ, предназначенный для передачи и хранения информации о количественных характеристиках деталей. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем и т. п.), в них обязательно содержатся сведения, идентифицирующие деталь, к которой эти характеристики относятся (номер, наименование, марка и т. п.).
Рассмотрим два бизнес-процесса: заполнение НМК и заполнение сопроводительного листа.
Функциональное моделирование бизнес-процесса
Заполнение документации о детали является важным процессом на предприятии. Эту работу осуществляет мастер цеха изготовления оснастки. При этом необходимо ознакомиться с планом, предоставленным из планово-диспетчерского бюро (ПДБ), собрать заполненные ярлыки с рабочих цеха изготовления оснастки: контролера, протяжчника, токаря, машиниста моечных машин, оформить наряд-маршрутную карту и сопроводительный лист.
При непосредственном заполнении документации мастер цеха должен запросить необходимую для него информацию с рабочих цеха на основе ярлыков, обработать информацию и при необходимости сообщить каких данных не достает. Мастер цеха изготовления оснастки для заполнения документации должен руководствоваться соответствующими ГОСТами и уставом предприятия.
Главным блоком информационной системы является непосредственно заполнение документации. На входе — план из ПДБ, на выходе — НМК и сопроводительный лист. В качестве управления данной системы выступают устав предприятия и ГОСТ. Участниками процесса заполнения документации являются ПДБ и мастер цеха изготовления оснастки (далее — мастер).
Следующим этапом выполняется декомпозиция главного блока на 4 части — ознакомление с планом (на входе — план из ПДБ, управляющие документы — устав предприятия, ГОСТ, участники — мастер, на выходе — ярлык), сбор заполненных ярлыков (на входе — ярлыки, управляющие документы — ГОСТ, устав предприятия, участники — мастер, контролер, токарь, протяжчник, машинист моечных машин, на выходе — заполненные ярлыки), оформление НМК (на входе — заполненные ярлыки, управляющие документы — ГОСТ, на выходе — НМК) и оформление сопроводительного листа (на входе — НМК, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — сопроводительный лист).
Декомпозиция представлена на рисунке 4.
На декомпозиции блока А3 «Оформить НМК» выделяют следующие функции:
- обработка ярлыков (на входе — заполненные ярлыки, бланк НМК, управляющие документы –ГОСТ, участники — мастер, на выходе — информация о детали и рабочих);
- занесение данных о детали и рабочих в бланк НМК (на входе –информация о детали и рабочих, бланк НМК, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — заполненный бланк НМК);
- подписание НМК (на входе — заполненный бланк НМК, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — сопроводительный лист). Декомпозиция представлена на рисунке 5.
На декомпозиции блока А4 «Оформить сопроводительный лист» выделяют следующие функции:
- изучение НМК (на входе — НМК, управляющие документы –ГОСТ, участники — мастер, на выходе — данные о детали);
- заполнение необходимых полей сопроводительного листа (на входе — данные о детали, бланк сопроводительного листа, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — заполненный бланк сопроводительного листа);
- заверение сопроводительного листа (на входе — заполненный бланк сопроводительного листа, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — сопроводительный лист);
- оформление сопроводительного листа (на входе — НМК, управляющие документы — ГОСТ, участники — мастер, на выходе — сопроводительный лист). Декомпозиция представлена на рисунке 6.
Постановка задачи на разработку функциональной подсистемы
Организационно-экономическая сущность задачи
Наименование задачи: Заполнение документации.
Экономическая задача — управление процессом формирования НМК и сопроводительного листа для предоставления внешним цехам по необходимости. [3, с. 215]
Цель решения — своевременное и качественное заполнение документации на деталь.
Периодичность решения и требования к срокам решения: задача носит регулярный характер. Управление процессом составляет от одного до пяти дней.
Источники и способы поступления данных: источником данных является план на изготовление делали, поступивший из ПДБ.
Потребители результатной информации, способы ее отправки: потребителем информации является мастер, использующий НМК для отчетности и составления сопроводительного листа, а также другие цеха, сделавшие запрос на НМК.
Описание исходной (входной) информации
Исходной информацией для разрабатываемой системы выступает план от ПДБ. Форма представления — электронный вид.
Описание результатной (выходной) информации
Результатной информацией для разрабатываемой системы выступают заполненная НМК и сопроводительный лист. Форма представления — электронный вид. Объем информации для каждого из документов — 1 лист формата А4.
Периодичность решения и требования к срокам решения:
- Процесс заполнения НМК составляет от 1 до 5 дней в зависимости от сложности детали, информация предоставляется единожды для каждой НМК;
- Процесс заполнения сопроводительного листа составляет от 1 до 2 дней в зависимости от сложности детали, информация предоставляется единожды для каждого сопроводительного листа.
Перечень пользователей результатной информации:
- Мастер цеха изготовления оснастки;
- Кладовщик цеха изготовления оснастки;
- Рабочие сборочного цеха.
Разработка локального классификатора и информационной модели для функциональной подсистемы
Разработаны локальные классификаторы выходных документов — сопроводительного листа и НМК.
В процессе разработки локальных классификаторов выходных документов был использован фасетный метод классификации. [4]
Фасетный метод заключается в делении заданного множества на группировки независимо, по различным признакам классификации. При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности.
Фасетный метод классификации для выходного документа — НМК
Выделены следующие основные фасеты (объекты классификации) в локальном классификаторе:
- Порядковый номер НМК;
- Название детали;
- ФИО исполнителя.
Признаки, соответствующие каждому фасету приставлены в таблице 1.
Источник: novainfo.ru
