Создают инфраструктуру компании их клиентами являются основные бизнес процессы

Первый этап на пути к совершенствованию бизнес процессов и построению на их основе эффективной организации и организационной структуры – структуризация и описание организации. Ниже приведена вторая часть методики описания бизнес процессов организации.

Часть 2. «Описание основных и обеспечивающих бизнес-процессов»

Шаг 2. Описание работ, функций, бизнес-процессов.

Построение дерева работ.

Вторым шагом описания организации «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.

При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая декомпозируется на работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют (рис. 10).

Как устроены маркетплейсы? Полный разбор инфраструктуры и все бизнес-процессы: роли и системы

Рис. 10. Дерево работ.

При построении дерева работ нужно соблюдать следующие правила:

Работы нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня.

• Результаты деятельности – продукты, рынки, процессы,
• Ресурсы и связанные с ними функциональные виды деятельности,
• Элементы организационной структуры.
• Время, циклы, периоды и пр.

• работы ясны и понятны сотрудникам компании — являются элементарными,
• понятен конечный результат работы и способы его достижения,
• временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

В данной статье в первом приближении понятия «работа», «функция» и «бизнес-процесс» будут считаться идентичными и преимущественно использоваться будет понятие бизнес-процесс. Аналогично понятия «дерево работ», «дерево функций» и «дерево бизнес-процессов» на данном этапе также будут считаться идентичными, и преимущественно использоваться будет выражение «дерево бизнес-процессов».

Классификация бизнес-процессов.

• Основные бизнес-процессы – генерируют доходы компании;
• Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру компании,
• Бизнес-процессы управления – управляют компанией,
• Бизнес-процессы развития – развивают компанию.

Нужно отметить, что данных подход классификации бизнес-процессов является одним из часто используемых на практике. Далее будут рассмотрены другие современные способы классификации процессов, которые имеют много схожего с данным. Давайте рассмотрим, что представляют из себя каждая группа процессов — основных, обеспечивающих, управленческих и процессов развития.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании?

Основные бизнес-процессы.

Одной из сложностей постановки современного менеджмента является наличие слабо формализованных объектов, которыми необходимо эффективно управлять. Для того что бы, точнее определить подобные объекты приводят несколько определений, которые с разных точек зрения описывают рассматриваемый объект. Аналогичным образом поступают при рассмотрении четырех групп бизнес-процессов.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

• Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.
• Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.
• Процессы, прямой целью которых является получение доходов.
• Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.

Основные бизнес — процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение и их ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.

• Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость продукта, предлагаемого компанией;
• Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента;
• Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов;
• Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

• Представляют «зеркальное отражение» бизнес — направлений деятельности;
• Являются источником генерирования доходов;
• Определяют профиль бизнеса;
• Имеют стратегическое значение;
• Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании «Эврика». Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

• Закупка.

• Закупка чая ;
• Закупка одежды ;
• Закупка мебели.

• Хранение чая ;
• Хранение одежды ;
• Хранение мебели.

• Продажа чая ;
• Продажа одежды ;
• Продажа мебели.

Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании «Эврика» получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

• Торговля чаем.

• Закупка чая ;
• Хранение чая ;
• Продажа чая.

• Закупка одежды ;
• Хранение одежды ;
• Продажа одежды.

• Закупка мебели ;
• Хранение мебели ;
• Продажа мебели.

Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании «Эврика» является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 13).

Рис. 13. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов компании «Эврика».

Какой вариант лучше? Практика описания и оптимизации деятельности предприятий показала преимущество использования второго варианта, и он является рекомендуемым. Связано это с тем, что при продуктовой декомпозиции на верхнем уровне, деятельность компании удается расщепить на ряд независимых функциональных блоков, дающих на выходе результаты, обладающие ценностью. Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности — это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации.

Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т.д.

• Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.
• Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива — компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.

• Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы;
• Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

• Выходы могут продаваться на внешнем рынке;
• Не имеют стратегического значения ;
• Могут превратиться в основной бизнес-процесс;
• Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи их исполнения на аутсорсинг.

Источник: www.businesstuning.ru

Понимание «узких мест» в бизнес-процессе

Простой пример «бизнес-процесса» — приготовление бутерброда для завтрака. При выполнении описания процесса есть небольшие тонкости, которые желательно соблюдать. Познакомьтесь с описанием процесса приготовления бутерброда:

1. Приготовить компоненты;

2. Отрезать кусок батона ножом;

3. Намазать масло на кусок батона.

Описание строится из отдельных операций. Каждая операция заканчивается определенным продуктом (см. табл. 3)

Таблица 3 — Пример описания бизнес-процесса

Требования к описанию процесса:

1. Описание процесса должно быть полным и кратким. Оно не должно быть слишком детальным, подробным. Так, например, не нужно включать в описание процесса действия типа «взять в руку нож», «отделить часть масла ножом».

2. Описание процесса должно быть последовательным, без пропусков важных элементов. Последовательность операций можно построить и проконтролировать с помощью вопроса «зачем?»

Например: «Приготовить компоненты» зачем? Чтобы «Отрезать кусок батона»

Зачем «Отрезать кусок батона»? Чтобы «Намазать масло на кусок батона».

3. Описание каждой операции процесса начинается с глагола в неопределенной форме «Приготовить…», «Отрезать…», «Намазать…».

Допускается использовать третью форму глагола: приготовляет, отрезает, намазывает.

По утверждению Г.С. Альтшуллера: «Узкое место» — это рабочее место, операция (функция, задача), иногда специалист, где требуются дополнительные затраты времени, усилий, финансов, материальных ресурсов. Особенность узкого места – его ощущают как неудобство, но мало кто задумывается над тем – какова причина, почему оно существует? Обнаружив такое место, можно сформулировать проблему, но более выгодно формулировать противоречие, как признак наличия будущего «сильного и красивого решения».

При описании бизнес-процессов все бизнес-процессы делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями.

Рисунок 25 — Группы бизнес-процессов

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

1) процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания;

2) процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента;

3) процессы, прямой целью которых является получение доходов;

4) процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Помимо этого о сновные бизнес-процессы определяют доходы компании.

Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение. Их ни в коем случае нельзя отдать на аутсорсинг, т. к. организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 4 — Характеристики основных бизнес-процессов

Пример основных процессов верхнего уровня для компании, производящей и продающей одежду и обувь представлен на рис.3 Материалы для производства одежды и обуви используются одни и те же — кожа, ткани и т. д. Поэтому процесс «закупка материалов» будет единым для одежды и обуви: ведь закупается некоторое количество материалов, а потом они сортируются на производство одежды и обуви.

Рисунок 26 — Пример основных процессов верхнего уровня для компании, производящей одежду и обувь

Обеспечивающие бизнес-процессы. В отличие от основных, обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиенты за них не готовы платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов обычно являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы, как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т. д.

К обеспечивающим процессам относятся:

процессы, клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации;

процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые годятся для продажи на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными, или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения. По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива — компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно ввиду своей специализации и наличия большей компетенции и опыта.

Таблица 5 — Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов

Процессы управления также являются обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

1) процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность;

2) процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческими процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» — объектом «клиент», бизнес-процесс «Управление персоналом» — объектом «персонал» и т. д.

Таблица 7 — Характеристики бизнес-процессов управления

Рисунок 27 — Типовая структура бизнес-процессов управления

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее обеспечивается реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т. д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть, – это бизнес- процессы развития.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода. Что такое проект? Проект — это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену приходит новый проект, и эта ситуация повторяется многократно.

Таблица 8. Характеристики бизнес-процессов развития

Источник: studopedia.su

Бизнес-процессы. Поставщики и потребители потоков процесса.

Бизнес-процесс– цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворениявнутренних или внешних потребителей.

Любой бизнес-процесс имеет потребителя, внутреннего или внешнего. Опираясь на определение бизнес-процесса, можно все действия внутри организации (компании) рассматривать либо как бизнес-процесс, либо как его часть.

Косвенный потребитель – не получающий непосредственно первичные выходные потоки, но являющийся следующим в цепочке.

Внешний потребитель – находящийся вне организации, но использующий выходные потоки процесса, например, розничные продавцы.

Потребитель – конечный потребитель выходных потоков процесса.

Владелец процесса – лицо (бизнес-роль), несущее полную ответственность за процесс и наделенное полномочиями в отношении этого процесса. Владелец не касается функций, выполняемых в рамках процесса отдельными исполнителями, ему важна успешная реализация всего процесса. Владелец процесса обеспечивает взаимодействие с поставщиками входных потоков процесса и с потребителями его результатов.

Критерии выбора владельца процесса:

Детальное знание бизнес-процесса, компетентность и профессиональные знания.

Возможность влиять на людей и способствовать изменениям. Надо помнить, что любые изменения будут внедряться из вне функционально-линейной иерархии, поэтому существует большая вероятность конфликтов.

Понимание важности порученного дела и надлежащая мотивация.

Классификация процессов:

Кросс-функциональны в рамках предприятия

Взаимодействуют как с клиентами, так и с партнерами

В организации выделяются не более 20 основных бизнес-процессов

Пример: взаимоотношения с контрагентами, строительство объектов недвижимости

Определяют тенденции и направления развития основных процессов в зависимости от анализа и прогнозируемых направлений развития организации.

Пример: улучшение качества предоставления услуг

Управление организацией как единой системой

Определение целей, планирование, контроль достижения целей

Анализ и выработка корректирующих воздействий

Координация действий отдельных элементов

Пример: стратегическое управление, управление потоками работ

Создают инфраструктуру организации

Пример: юридическая поддержка, управление персоналом

Документирование и описание процессов

Документирование –первый шаг к совершенствованию процессов.

Цель документирования процессов – описание их текущего состояния.

При документировании процессов необходимо стремиться к описанию реального, а не идеального состояния.

Описание процессов необходимо при документировании, инжиниринге, реинжиниринге и совершенствовании процессов.

Цели описания бизнес-процессов

Разработка системы управления бизнес-процессами

Внедрение стандартных методов представления и описания бизнес-процессов

Снижение стоимости и повышение качества выполнения бизнес-процессов

Стимулирование обсуждения регламентов взаимодействия между подразделениями

Создание упорядоченной структуры взаимосвязанных бизнес-процессов системы менеджмента качества, однозначно понимаемой всеми сотрудниками организации

Получение возможности повторного использования отдельных процессов в других процессах (использование модульного принципа)

Поддержка управления работающими бизнес-процессами

Создание сети рабочих групп, призванных заниматься организацией бизнес-процессов в этих подразделениях

Описание бизнес-процессов состоит из следующих этапов:

• описание бизнес-процесса верхнего уровня;

• разбиение верхнего бизнес-процесса на бизнес-процессы первого уровня;

• разбиение каждого из бизнес-процессов на подпроцессы;

• разбиение подпроцессов на подпроцессы (требуемое количество раз);

• разбиение подпроцессов на процедуры;

• описание действий в каждой процедуре.

Дата добавления: 2018-02-15 ; просмотров: 988 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.net