Стандартное определение бизнес процесса

Моделирование бизнес-процессов помогает распределить задачи и оптимизировать работу сотрудников в любом коллективе.

Бизнес-процессы – это про качественное управление в компании. Инструмент, с помощью которого можно описать и наглядно продемонстрировать функции и действия сотрудников. Такой себе алгоритм для достижения поставленных коммерческих или некоммерческих целей. Он поможет вам сделать решение любой проблемы на предприятии универсальным и поставить решение задач «на поток».

Что это и как работает? Разбираем по порядку.

Определение бизнес-процессов на предприятии

Единого определения бизнес-процессов не существует. Часто его вообще не используют, в профессиональной среде понятие считается чем-то очевидным, «интуитивно понятным».

Большинство теоретиков понимают бизнес-процессы как логически выстроенную цепочку операций и трудовых действий сотрудников, нацеленных на получение какого-либо продукта, результата труда. Ведете бухгалтерию? Это бизнес-процесс. Нанимаете сотрудников? Это бизнес-процесс. Организуете закупку сырья?

Это тоже бизнес-процесс, винтик в системе элементов коммерческой деятельности конкретного предприятия.

Каждый такой процесс имеет результат, а этот результат – своего потребителя. И внешнего, и внутреннего. Разберем на примере хладокомбината.

Производство мороженого – основной бизнес-процесс на предприятии. Он включает в себя огромное количество операций, предполагает привлечение ресурсов производства (сырье, труд работников, оборудование) и, в конце концов, выдает результат – сливочный и шоколадный пломбир. Его потребители – оптовики и магазины, они обеспечивают поставку мороженого конечному покупателю. Это внешние потребители.

Закупка хладокомбинатом молока и сахара – другой пример бизнес-процесса. Результаты этой деятельности потребляет цех предприятия, где производится мороженое. Это внутренний потребитель, он преобразует тот продукт, который получил «на входе».

Элементы бизнес-процесса

Процессный подход ведения бизнеса предусматривает «разложение» любого бизнес-процесса на элементы – основные и дополнительные. Вот как основные элементы процесса представляются графически.

Основные элементы бизнес-процесса:

1. Название и цель. Это вид деятельности, осуществляемый предприятием для преобразования «входа» в «выход». Название процесса определяется конкретно – так, чтобы из него четко просматривалась цель. Пример: «Заключение договора на поставку молока», «Обучение персонала технологии производства шоколадного пломбира» и т.д.
2. Управляющие воздействия. Внутренние нормативы, документы, определяющие правила ведения бизнес-процесса. Они описывают целенаправленный характер выполняемых операций и регулируют их выполнение
3. Исполнитель. Лицо, ответственное за достижение конкретного результата бизнес-процесса. На ответственного менеджера возложены обязанности по внедрению правил, методики и приказов, донесению их до персонала и контролю исполнения
4. Ресурсная база. Это используемые для достижения конечной цели инструменты. Статичный элемент бизнес-процесса, неизменный на протяжении всех этапов производства. Например, промышленный фризер для производства пломбира
5. Вход. Это преобразуемый ресурс. Например, сырье и материалы, которые с помощью оборудования и управляющих воздействий превращаются в результат
6. Выход. Это результат, который получился после преобразования, ценность для конечного потребителя. По конструкции, это обычно товар или услуга – конечная цель. Но как вы знаете, на выходе не всегда получается то, что было запланировано

Виды бизнес-процессов на предприятии

По форме деятельности мы делим процессы на внешние и внутренние:

1. Внешние. Это любые операции компании, направленные на взаимодействие с конечным потребителем. Это в том числе маркетинговая работа, ведение переговоров, организация точек сбыта
2. Внутренние. Это все операции, которые выполняются предприятием для организации производства продукта, которое оно намерено реализовать

По роли, которую отыгрывают бизнес-процессы на предприятии, их делят на:

1. Функциональные. Обеспечивающие ведение операционной деятельности предприятия на всех ее этапах, от производства и до реализации продукции. Сюда входит и технологических процесс, и поставки, и реклама, и переговоры с клиентами
2. Структурные. Ставят цель поддержание существования бизнеса, поддержка работоспособности. Например, управление персоналом, юридическое сопровождение, работа бухгалтерии

В зависимости от вида деятельности и масштабов, каждое предприятие будет иметь свой набор бизнес-процессов. Вот простая модель, рассмотрим ее на примере нашего хладокомбината.

Описание бизнес-процессов на предприятии

Итак, дерево бизнес-процессов построено. Каждый описанный в нем вид деятельности должен быть детализирован на работы, трудовые действия персонала, из которых он состоит. Этот этап называют описанием бизнес-процессов.

Глубина описания определяется целью, которой планируется достичь, и в каждом случае индивидуальна. Мы рекомендуем описывать процессы вплоть до того, пока вы не разграничите ответственность между конкретными сотрудниками компании. Минимальная глубина – описание определенных задач, которые нужно выполнить на пути к цели. Любое описание должно:

1. Быть законченным. Вам предстоит сформулировать процесс настолько четко, чтобы, он имел конечный результат и четко отвечал на вопросы, стоящие перед ним. Описать нужно все операции, которые должен совершить работник для достижения цели
2. Быть лаконичным. Описание должно быть достаточным и при этом кратким для простоты восприятия. Меньше нюансов – больше конкретики
3. Быть понятным. Не нужно усложнять. Любой, кто будет читать карту процессов, должен понять смысл без дополнительных объяснений
4. Учитывать роли участников. В описании должны быть строго определены и закреплены операции и действия, которые необходимо совершать и выполнять каждому сотруднику, привлекаемому к решению конкретной задачи. Узнать, как правильно ставить задачи сотрудникам, можно узнать в нашем блоге. Каждый должен понимать свою роль и спектр целей, с которым он работает
5. Использовать общепринятые нотации. Нет смысла создавать собственную систему условных обозначений. Проще использовать общепринятые во всем мире системы. Три самых популярных: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0

Моделирование и описание процессов на предприятии помогает решить две задачи :

Изучение бизнеса

Наличие модели БП показывает, как работает то или иное предприятие, где у него «узкие места», лишние звенья, что можно автоматизировать, где основные ошибки руководителя и сотрудников и т.д.

Обеспечение наглядности

Руководитель будет видеть, чем и как управляет. Схемы БП помогают «на молекулы» разобрать каждый этап производства и понять суть без специальных знаний.

Как управлять бизнес-процессом

Мало просто описать все операции и действия, которые происходят на предприятии. Чтобы коммерческий потенциал предприятия был полноценно реализован, бизнес-процессами нужно управлять. Это поэтапный цикл, заточенный на непрерывное улучшение. Каждая фаза цикла управления БП включает несколько обязательных шагов и действий, и все их предстоит определить индивидуально. Вот как цикл управления выглядит схематически.

1. Моделирование. Фаза, на которой определяют бизнес-процессы в исходном и идеальном состоянии. Нужно описать происходящее «как есть» и «как надо»
2. Исполнение. Нужно ознакомить ответственных работников с выделенными правилами и функциями. Они приступают к работе, а руководство анализирует процесс и определяет методы, которые помогут его улучшить
3. Реализация изменений. Методы улучшения БП определены. Предстоит обкатать их на практике и внедрить изменения в уже существующий процесс
4. Мониторинг. Необходимо внедрить показатели, которые должны выполняться в результате соблюдения представленных алгоритмов. Например, план. На этом этапе важно контролировать работу персонала и сопутствующие учитывать расходы. Важно понять, достигаются ли в результате внедрения системы БП поставленные цели
5. Оптимизация. Фаза, на которой сравниваем целевые и достигнутые результаты. Делается анализ сбоев, нарушений плана, допущенных сотрудниками ошибок. На этом этапе руководство принимает решения по оптимизации труда сотрудников. Начинается следующий цикл улучшений

Заключение

Итак, моделирование бизнес-процесса – это прекрасный инструмент для организации работы на предприятии и повышения эффективности труда персонала. Если все сделать правильно, он наглядно продемонстрирует руководству структуру бизнеса и пути, с помощью которых его можно улучшить. Но только при условии, что внедрением этой системы будут эффективные управленцы. Если вы не сможете правильно поставить и распределить между сотрудниками задачи, результат окажется под вопросом.

Источник: okocrm.com

Стандартное определение бизнес процесса

Все хоть что-то да слышали о бизнес-процессах — что каждой уважающей себя компании их нужно выстраивать, а ещё лучше оптимизировать. При этом определений бизнес-процесса много, и у любого более-менее авторитетного консультанта или вендора (разработчика софта для работы с процессами) оно своё. Попробуем внести ясность.

7 Декабря 2018
Поделиться
Поделиться

Типичное среднестатистическое определение бизнес-процесса, которое можно за минуту найти в интернете, выглядит примерно так:

Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата.

Определение состоит из трёх смысловых блоков:

1. Бизнес-процесс многократно повторяется.
2. Это логически связанная последовательность действий.
3. Бизнес-процесс направлен на создание ценности и формирование результата.

Разберём каждый из блоков отдельно.

1. Бизнес-процесс многократно повторяется

Процессы в компании должны идти один за другим, как на конвейере. Например, в банке процесс «Открытие счёта» происходит десятки тысяч раз в месяц, а магазин электроники десятки раз в неделю оформляет возврат товара по рекламации. Всю эту повторяющуюся деятельность можно и нужно выстраивать и оптимизировать, потому что она напрямую влияет на эффективность всего бизнеса. И наоборот, нет смысла заниматься оптимизацией разовых задач. Например, банку, скорее всего, не нужно автоматизировать ремонт офисной мебели.

Многократная повторяемость и всегда одинаковый результат отличает процесс от проекта. Важно их не путать:

Ведущий канала Naked BPM Алексей Трефилов рассказывает о простом отличии процесса от проекта. В ролике рассматривается деятельность профессиональных проектных организаций. С ними всё несколько сложнее. Если компания внедряет корпоративное ПО или строит вышки сотовой связи, разница между проектом и процессом не так уж и велика. Поэтому такую деятельность тоже можно автоматизировать

Ещё разницу между проектом и процессом популярно объяснила Наталья Бабаева. Примеры бытовые, но суть отразить удалось.

Каждое открытие счёта в банке, выполненное по выстроенному бизнес-процессу, называется экземпляром процесса:

Экземпляр процесса — единичное выполнение действий процесса, которое приводит к результату.

2. Бизнес-процесс — логически связанная последовательность действий

Каждый экземпляр процесса должен выполняться одинаково по одной и той же логике. Логика — это то, как в компании договорились распределять работу по отделам и сотрудникам. Эта договорённость может прописываться в регламентах или автоматизироваться с помощью ИТ-инструментов. В рамках договорённости действия по процессу выполняются его участниками — людьми или софтверными роботами (RPA, Robotic Process Automation). Часть действий может выполняться автоматически — например, процедура KYC (Know Your Customer) при открытии счёта или эскалация до руководителя, если реакция ответственного сотрудника магазина на рекламацию затянулась.

Помимо участников у каждого процесса должен быть владелец:

Владелец процесса — реальный сотрудник компании или коллегиальный орган управления, который несёт ответственность за логику и результат процесса.

Владельцем, как правило, назначается топ-менеджер компании, отвечающий за направление деятельности, к которому относится процесс. Оргструктура компании при этом сохраняется. Если банк открывает счета, чтобы выдавать потребительские кредиты, то владельцем процесса будет замдиректора по кредитам для физлиц. Владелец процесса «Возврат товара» — замдиректора по качеству.

Владелец процесса наделён всеми возможностями и полномочиями, чтобы влиять на бизнес-процесс. Он проводит мониторинг того, как ведётся работа, анализирует все обстоятельства, сопровождающие действия по процессу, предлагает улучшения, собирает совещания по этому поводу, определяет, как изменения будут внедряться, и проверяет, пошли ли они на пользу.

Алексей Трефилов коротко разбирает основные термины — вход, выход, ресурсы процесса

3. Бизнес-процесс направлен на создание ценности и формирование результата

После совершения всех действий процесс должен заканчиваться одинаковым результатом — открытым банковским счётом, заменой товара или возвратом денег.

Свод знаний по управлению бизнес-процессами BPM CBOK говорит о создании ценности для клиентов, как о главной цели BPM (Business Process Management). Когда мы говорим о создании ценности в результате процесса, то мы имеем в виду ценность для клиента. При этом нужно чётко понимать, что само понятие «клиент» в BPM трактуется довольно широко. Клиент — это необязательно тот, кто открывает счёт в банке или возвращает бракованный товар. Это может быть и «внутренний потребитель» — сотрудник компании, который будет работать с результатом дальше, в следующем бизнес-процессе.

Если клиент открывает счёт в банке, чтобы получить кредит, то «Открытие счёта» будет частью (подпроцессом) процесса «Выдача кредита». Если после открытия счёта идёт процесс оформления страховки, сотрудник отдела страхования будет внутренним потребителем процесса открытия счёта. В результате открытия счёта будет создаваться ценность для сотрудника отдела страхования — вся информация, необходимая для выполнения процесса страхования.

Процесс выдачи кредита — пример сквозного (кроссфункционального) процесса:

Сквозной процесс — это бизнес-процесс, в исполнении которого задействовано несколько функциональных подразделений компании.

Сквозной процесс называется цепочкой создания ценности, если он связан с основной деятельностью компании и его клиент — это внешний потребитель. К примеру, «Выдача кредита» — одна из цепочек создания ценности банка. Этот термин перешёл в BPM CBOK из работ американского экономиста Майкла Портера (Michael Porter).

Выдача потребительского кредита в банке. Цепочка создания ценности показана упрощённо. Клиент удобным ему способом обращается в банк, менеджер рассчитывает условия предоставления кредита. Службы банка проверяют клиента по различным базам и проводят скоринг. Дальше кредитный комитет принимает решение о выдаче кредита, идут подпроцессы подписания договора, открытия счёта, оформления страховки

Для процессов, связанных с основной деятельностью компании (той самой которая и приносит деньги), есть ещё и отдельное название — основные процессы. Подробнее о разделении бизнес-процессов на основные, сервисные и процессы управления в ролике:

Основные процессы напрямую связаны с деятельностью, приносящей компании прибыль. Сервисные — нужны для поддержки основных. Это, например, кадровые процессы, бухгалтерия и логистика. Что-то из этого, кстати, можно отдать на аутсорс. Процессы управления отвечают за то, как в компании выстроено планирование и как принимаются решения

Важно запомнить и уметь объяснить все три составляющие определения бизнес-процесса. Без этого невозможно перейти к обсуждению самой концепции BPM и разбору кейсов внедрения. Важно понимать, что бизнес-процессы, даже если они не описаны и не автоматизированы, существуют в вашей компании прямо здесь и сейчас. Их даже можно увидеть — попробуйте, например, ответить на вопросы:

1. Какие процессы вашей компании можно отнести к основным, какие — к сервисным?
2. В каких сквозных процессах компании участвуете лично вы?
3. Как связан результат вашей работы с той ценностью, которую получает внешний потребитель?

Источник: www.cossa.ru

Бизнес процессы

Бизнес-процесс — это ряд определенных, измеряемых задач, выполняемых людьми и системами, которые направлены на достижение заранее запланированного результата.

Другие определения

Бизнес-процесс — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процесс — это любая организованная и устойчивая деятельность внутри предприятия, которая преобразует какие-либо объекты по каким-либо правилам.

Бизнес-процесс — это устойчивая целенаправленная последовательность исполнения функций, направленная на создание результата, имеющего ценность для потребителя.

Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя или так называемого «клиента бизнес-процесса».

Бизнес-процесс — это логически упорядоченная последовательность операций, выполнение которой направлено на достижение определенной цели бизнеса.

ЗАДАЧИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Бизнес-процессы представляют сложную информацию в простой для восприятия форме для дальнейшего анализа и принятия решений.

Описание бизнес-процессов выполняет следующие функции:

Исследование бизнеса. Блок-схемы и графики наглядно показывают, что происходит в компании. Так проще проанализировать данные, найти слабые места и оптимизировать.

Формализация действий. Когда каждая задача поставляется четко, понятно и есть алгоритм действий, сотрудники работают эффективнее и адаптация новых сотрудников происходит быстрее и проще.

Отличие бизнес-процессов от функций и стандартных процессов

От обычных процессов в компании бизнес-процесс отличается тем, что в бизнес-процессе в том или ином виде задействованы несколько человек. Ведь коммерческой деятельности всегда есть либо потребитель либо заказчик либо поставщик и т.д.

ПОДРОБНЕЕ О БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ

На начальных этапах построения бизнеса многие предприниматели пренебрегают описанием бизнес-процессов. Но если следить за оптимизацией бизнес-процессов, то компанию можно вывести на качественно новый уровень дохода. Можно увеличить количество клиентов, продаж и масштаб производства. Если не уделять должного внимания бизнес-процессам, наоборот есть вероятность столкнуться с проблемами процессов и подразделений.

В таком случае, перед руководителем возникнет выбор. Первый вариант – это приступить к описанию бизнес-процессов, а также управлению ими. Второй вариант – это работать, опираясь на статистику, но здесь существует риск того, что компания просядет в эффективности. Что в свою

Это может привести к потере доли рынка.

Описанием бизнес процессов называют проработку и анализ каждого рабочего процесса. Ещё сюда включено выстраивание процессов в одну последовательную цепь и их структурирование. Касательно мероприятий по описанию и разработке бизнес-процессов, этим лучше заниматься ещё в момент создания организации.

Кроме этого, можно выделить несколько случаев, когда описания бизнес-процессов необходимы:

КЛАССИФИКАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Основные бизнес-процессы

Генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Именно основные бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги. Так, для деревообрабатывающего завода основным бизнес-процессом может быть производство древесно-стружечной плиты

Сопутствующие бизнес-процессы

Это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом.

Вспомогательные бизнес-процессы

Это процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Например, для 16 ТЭЦ вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования. Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру компании, предназначены для жизнеобеспечения всех остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения, кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления

это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессы развития

Это процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы. Например, это проведение научно-исследовательских и опытноконструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

КАК ОПИСАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС

• Текстом. Это будет пошаговая инструкция с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех действий.
• В табличном виде. В строках таблицы будут прописаны подпроцессы, а в столбцах: исполнители, входы и выходы.
• Графически в виде блок-схемы. Графическое описание (его ещё называют картой бизнес-процесса) наиболее наглядно для восприятия, поэтому его используют чаще всего.

КАК УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ ИЛИ ОПТИМИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Для успешного ведения деятельности в условиях современной экономики, организация должна обладать гибкостью и уметь подстраиваться под реалии. Имеется в виду окружающая среда, спрос, ресурсы, финансы и постоянно растущая конкуренция. На сегодняшний день, умение своевременно вносить коррективы в оптимизацию и управлять своими бизнес-процессами – ключевая компетенция для борьбы с конкурентами.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов, предприниматель значительно улучшает организацию деятельности, а также управленческих процессов. Оптимизация позволит гибко реагировать на внезапно измененную внешнюю и внутреннюю среду. Таким образом, компания всегда будет оставаться на плаву. Современная оптимизация бизнес-процессов необходима не только для совершенствования методов деятельности, а и для создания новых.

Если управление бизнес-процессами происходит по системе, которая применялась на ранних этапах работы компании, предприниматель скоро начнёт понимать, что эффективность постепенно теряется. Иногда, это происходит на фоне развития производства, расширения ассортимента или изменения структуры компании, что является преградой для достижения прежних результатов.

Это и есть первый сигнал к тому, что необходимо приступить к оптимизации. Также можно выделить несколько других случаев, при которых руководство компании должно принять соответствующие меры:

• Улучшение уже примененной системы работы;
• Масштабирование производства;
• Снижение производственных мощностей;
• Необходимость или желание улучшать качество обслуживания или продукта;
• Сокращение сотрудников без влияния на качество производства;
• Увеличение количества конкурентов;
• С целью повышения эффективности процессов на отдельных уровнях.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО УПРАВЛЕНИЯ

Автоматизация бизнес-процессов позволяет:

• постоянно собирать информацию;
• выполнять повторяемые операции быстрее;
• убирать человека из цепочки задач, где он не требуется;
• повышать качество и скорость работы сотрудников;
• быстро осуществлять обмен информацией и задачами между сотрудниками и подразделениями;
• положительно влиять на точность управления;
• выполнять несколько задач параллельно;
• быстро принимать решения в типовых ситуациях;
• быстро формировать отчеты.

ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

• неверная постановка задач и целей.
• несогласованность подразделений.
• несоответствие возможностей и желаний.
• слишком подробное описание бизнес-процесса.
• стремление описать все процессы в компании.
• использование собственных придуманных условных обозначений вместо общепринятых нотаций.
• путаница между бизнес-процессами компании и IT-среды.
• ожидание прибыли (измеримой ценности) от любых бизнес-процессов.
• стремление создать идеальный бизнес-процесс.

ВЫВОДЫ

Внедрение и управление бизнес-процессами – важная часть работы компании, которая стремится ставить конкретные задачи и достигать целей при минимальных затратах ресурсов. Чтобы повысить эффективность предприятия, важно грамотно описать бизнес-процессы, внедрить их на производстве и непрерывно контролировать. Регулярная оптимизация позволяет быстро устранять «узкие места» и текущие сложности, всплывающие в процессе работы.

Источник: sphr.online