Это пощечина мирским, нескончаемым собраниям, от которых вас бросает в дрожь в понедельник по утрам.
Почему? Потому что стендапы:
- Концентрируют внимание собравшихся на актуальной теме.
- Устраняют отвлекающие факторы (телефон и компьютеры).
- Избавляют от пустой болтовни.
- … и, самое главное, они короткие, поэтому вы можете быстро вернуться к своей реальной работе.
Что вы можете не знать о стендапах
Многие любят хвалить стоячие собрания за то, что они короткие.
Но знаете ли вы, что на самом деле является главным преимущество таких собраний? Это не имеете никакого отношения к тому, что люди там стоят.
Как отмечает Дэн Марковиц из «TimeBack Management», переход к такому формату собраний вынуждает вас встречаться чаще (но на более короткие промежутки времени). Таким образом, вместо того, чтобы посещать изнурительные двухчасовые собрания по понедельникам, вы встречаетесь на 15 минут каждый день, с понедельника по пятницу.
И вот в чем бонус: Когда вы начинаете собираться чаще, вы быстрее можете обнаружить проблемы, и сразу же принять меры по их устранению.
«Ежедневные standup-собрания позволяют менеджеру быть в курсе того, что происходит каждый день, а также выявить проблемы, прежде чем кто-то потеряет из-за них свое время или деньги».
Лучше меньше, да лучше…
Несколько десятилетий назад компания «Toyota» доказала эффективность производства малыми партиями – создание всего несколько продуктов, от начала до конца, за определенный промежуток времени. И он оказался более выгодным, чем массовое производство, или конвейерное.
Хотя это и может показаться нелогичным, но, как показывают исследования, производство небольшими партиями является более выгодным, чем конвейерное.
Одним словом, из-за ПЕРЕДЕЛОК.
Когда появляются проблемы – а они возникают в обязательном порядке! – массовое производство становится очень неэффективным. Когда «Toyota» одновременно устанавливает дверь на тысячу автомобилей, что же происходит, когда на 579-ой двери выясняется, что машина совершила ошибку? Теперь нужно снять 578 дверей и снова их поставить. То же самое происходит и в офисе.
Вы ждете днями или месяцами, чтобы дать обратную связь по презентации, которую провел ваш сотрудник? Тогда не удивляйтесь тому, что он вынужден выбросить 50% слайдов и начать все заново, так как он решал не ту проблему.
Но если вы будете встречаться чаще, тогда вы будете в курсе всех проблем, которые возникают, и сможете исправить их еще на ранней стадии.
И давайте уже, наконец, закончим с теорией, и приступим к действию.
Вот три простых способа, как с помощью приложения стендап-совещаний вы сможете организовать свои стендапы, чтобы легко и быстро обнаружить и решить существующие проблемы:
1. Отправьте сообщение каждому члену команды
Когда Вы отправляете сообщение, в котором указано время собрания, добавьте в список адресатов и тех людей, которые не присутствовали на «летучке», но они также должны знать их результаты. Это позволяет лидерам команд увидеть определенные проблемы, даже не присутствуя на собрании.
2. Следите за выполнением задач на каждом собрании
Контекст является ключевым, поэтому мы связываем всю соответствующую информацию, так что вы можете легко проследить за выполнением тех заданий, которые недавно получили сотрудники. И вы всегда остаетесь в курсе того, как продвигается работа над ними.
3. Укажите время, которое выделяется для каждого пункта повестки дня
Прекратите делить собрания на блоки по 30-60 минут, потому что так кто-то делает по умолчанию. Если вы собираетесь встречаться чаще, тогда у вас должны быть короткие встречи. Используйте таймеры, чтобы расписать по минутам свое собрание.
Джеффри Стэйнк, перевод: Татьяна Горбань
Ключевые слова:
- Совещания
- Эффективные Совещания
Источник: hr-portal.ru
Stand-up, Scrum, Daily meetings — что это и для чего
Часто стал замечать, что люди все больше и больше перетягивают методологии и практики из IT сферы в производственные, банковские, сферы услуг и прочие. Одной из самых распространенных «заимствованных» из мира IT практик является проведение Scrum, Daily, Stand-up митингов ( как их только не называют, но везде суть примерно одинаковая). Ниже будет представлено описание этого процесса таким образом, как его провожу лично я.
Общее
Данный пост описывает цель и регламент проведения ежедневного митинга — Стендапа. Основа данного процесса была взята из scrum методологии и является частью процесса разработки, в будущем может быть адаптирована под текущую команду, а так же и процесс разработки. Как и любой инструмент использование и отношение к нему будут определять результаты.
Цель
- подготовка к рабочему дню и планирование его;
- оценка предыдущего своего рабочего дня;
- поделиться информацией и планами с коллегами;
- получить информацию от коллег, которая может пригодится в течение рабочего дня.
Общая агенда
Самым распространенным и ленивым ответом рядового сотрудника может быть:
Я вчера делал задачу, сегодня будут делать задачу, сложностей нет.
Именно такие ответы являются демотивирующими для проведения статусных митингов. Это потеря времени и бессмысленность. Если вам кажется, что задача одна и ее можно делать неделями, то это уже ошибка в подходе, любая большая задача делится на подзадачи, которые и помогают видеть результаты и прогресс.
Таким образом нужно свое информирование строить следующим образом:
Мои активности за вчера:
- из запланированного вчера я сделал “это” и “то” (важный акцент тут идет на то, что сделал, а не делал)
- из намеченного мной плана я не сделал, не закончил «такие-то» вещи потому что…
- столкнулся с проблемами таким….
- [возможно в прошлый день у вас были проведены встречи, информация по которым может быть полезна участникам] кому интересны такие активности — могу уделить время или переслать MFU (Meeting Follow Up — структурированное резюме по проведенной встрече). [Если они никому не полезны, то можно упомянуть о них совсем вскользь не вдаваясь в детали с кем, сколько времени и т.д.]
- на текущий день я планирую делать “первое”, «второе». Из этого я планирую закончить “второе”;
- планируются митинги и встречи, кому будут интересны.
Например: напоминаю, я с Х числа иду в отпуск.
Правила проведения митинга
- К данному митингу обязательно нужно приходить подготовленным, чтоб не тратить время всех участников, судорожно вспоминая, что же ты хотел сказать. Не считается зазорным приносить свой план написанный на бумаге, девайсах. Планирование помогает любому выстроить правильные приоритеты и цели для результативного дня.
- Митинг начинается всегда в одно и то же время в рабочие дни. У нас это в 10.30 часов (лучше всего ставить через 30мин после общепринятого начала дня). Так как это будет провоцировать людей как только они пришли на работу первым делом “размяться умственно”, вспомнив о задачах прошлого дня и подготовить план на текущий день. Митинг никогда не отменяется!
- Митинг проходит стоя. Данная мера нужна, чтоб напоминать каждому, что длительный рассказ будет мучительным для всех.
- Переход слова осуществляется по принципу назначения последнего выступившего (Не стоит говорить по-кругу по-очередно). Начинает митинг по договоренности. Для того чтобы разбавить напряженный момент можно купить мягкую игрушку или мячик. После того как человек рассказал свои пункты — он кидает мячик случайному участнику среди тех, кто еще не говорил. Таким образом все будут сосредоточены во время митинга, и будут следить за происходящим, т.к. каждый может быть следующий, а так же будет следить за тем, кто уже выступил, а кто еще нет, чтобы не кинуть мячик тому, кто сегодня уже отчитывался. К — концентрация.
- Выступление каждого не должно превышать 2-ух минут. В процессе развития стендапа это научит людей краткости, лаконичности.
- Важно строить свой доклад сухо и информативно, но не менее важно быть вовлеченным в чужой отчет, даже если вы не знаете чем занимается тот или иной коллега, послушайте, попробуйте понять, если же вы вместе занимаетесь общими задачами, то безусловно важно послушать и может дополнить информацией от себя для всех. Но не следует перебивать в таком случае, а вежливо дождаться когда коллега закончит со всеми пунктами и сразу попросить его передать мячик себе, чтобы сразу дополнить его, а в случае, если уже говорил, то попросить пару секунд внимания, сделать дополнение и дать рассказчику передать очередь другому по его усмотрению.
- Если у вас появился вопрос по информации, которую вы услышали, не нужно перебивать или начинать обсуждать, можно отметить, что хотите обсудить детали после митинга.
- Как уже говорилось, что важно задавать цели себе на день — это очень хороший способ мотивировать себя.
- На первых парах лучше всего иметь “темного модератора”, человек, который не будет явно давать показывать себя «главным», но в случае, если рассказывающего “понесло” — ненавязчиво указать, что нужно ускориться. Или в случае, если рассказ одного человека содержит какой-то вопрос, и в этот момент кто-то вклинивается и затевается диалог — прервать его и сказать что-то из рода: ”Ребята, эта тема касается вас обоих, давайте вы после стендапа останетесь вдвоем и решите ваши вопросы не задерживая сейчас остальных”
- После того, как последний человек рассказал все, что хотел, следует модератору или последнему ( в нашей практике старший менеджер) всех поблагодарить за стендап и пожелать всем продуктивного дня.
Дополнительная практика
Всех членов стендапа объединяет общая цель, область работы, задачи, команда, и, скорее всего, у вас есть чат-группа со всей командой. В случае, если человек не приходит на стендап по тем или иным причинам мы просим уведомить в чате, что человек сегодня опаздывает, или будет в принципе отсутствовать (это будет полезная информация для всех, у кого с этим человеком совместные планы были), а так же вкратце изложить ответы на основные вопросы стендапа:
- что сделал за вчерашний день;
- что планирует сделать за сегодня;
- проблемы или блокеры в его задачах;
- важная информация, которая будет полезна всем.
Где посмотреть
Пример проведения стендапа, не совсем как проводим мы, но для понимания в целом сойдет:
Источник: habr.com