Приступая к рассмотрению организации деятельности сервисного предприятия, ответим на вопрос, что такое организация. Современные экономические словари рассматривают организацию как устройство системы, как действия по достижению согласованности функционирования ее частей и как объединение людей для совместного осуществления деятельности, в отношении хозяйственной деятельности организация синонимична предприятию.
Следовательно, организация — это и процесс по устройству, упорядочению деятельности с учетом ее содержания и обозначение предприятия. Часто считают, что организовать и управлять — это одно и то же. Разница в понятиях есть. Организовать — значит придать стройный, структурированный, отличный от других, узнаваемый вид деятельности.
Управлять — это специальными методами воздействовать на людей, объекты с целью направлять их действия на получение желаемого результата. Организация более широкое понятие, включающее в себя многие составляющие, в том числе и управление.
Зачем компаниям малого бизнеса разрабатывать организационную структуру?
Выбирая организационно-управленческую структуру (ОУС) предприятия, следует учитывать:
- 1. Вид деятельности, ее организационно-экономические и правовые особенности. Сервису и туризму свойственно производственно-торговое предпринимательство — создание и продажа сервисных и туристских продуктов (отели, транспортные организации, курорты, санатории, туроператоры и др.), а также посредническое предпринимательство — деятельность по продвижению и продаже услуг, сервисных продуктов, турпродуктов потребителю (туристские, отельные агентства, экскурсионные, курортные, рекламные бюро и др.). Правовой статус сервисных предприятий — ИП (физическое лицо) и ООО (юридическое лицо).
- 2. Количество зон ответственности. Многоаспектная деятельность, где сотрудники специализируются на выполнении конкретной работы, результаты которой отражаются в конечном итоге, несут за него ответственность и имеют полномочия, требует более сложного, ответственно-ориентированного функционального управления.
- 3. Количество работающих. Численность работников зависит от объемов и графика работы (одна, две смены, круглосуточно), требований и рекомендаций ГОСТов. В отелях бизнес-класса (3 звезды) персонала должно быть столько же, сколько номеров в гостинице. В 4-5-звездочных отелях штат персонала численно превосходит количество номеров в 1,5—2 раза. В морских круизных отелях штат численно превосходит количество номеров в 3-5 раз. В ресторанах один работник обслуживающего персонала (включая официантов) нужен на 3~4 стола с 4-местным размещением, а в кафе — на 4~5 столов с 4-местным размещением.
Количество работающих как фактор выбора проявляется в следующей зависимости: чем меньше персонала, тем проще им управлять, достаточно сформировать структуру непосредственного подчинения директору или управляющему (собственнику). Если количество персонала близко к законодательно предельной цифре 100 человек для малого предприятия, то уместной будет соподчиненная, разветвленная организационно-управленческая структура.
Как открыть свой бизнес? // Пошаговый план организации малого предприятия / 14+
Определив для конкретной ситуации перечисленные факторы, можно выбирать ОУС. Для микропредприятий, где работает до 15 человек и все выполняют часть одного технологического или производственного процесса, вполне подходит линейная структура управления, когда директору или управляющему подчиняется весь персонал, наделенный определенными обязанностями (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Пример линейной структуры управления турагентством
Для малых предприятий с числом работающих до 100 чел., а также юридического лица, выполняющего многие производственные и законодательно обязательные функции, нужна функциональная структура управления. Такая структура предполагает наличие подразделений, отделов и горизонтального подчинения (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Пример функциональной структуры управления малым отелем
При такой организации управления руководитель освобождается от решения специальных вопросов, наблюдается высокий профессионализм руководителей и сотрудников подразделений, так как, имея узкую специализацию, обучение и повышение квалификации становятся более доступными. При этом исключается дублирование функций в разных подразделениях организации, что свидетельствует о ее экономичности.
Предприятия среднего бизнеса с численностью персонала более 250 чел., представляющие собой объединение нескольких предприятий (структур) на одной или разных территориях, имеющие многомиллионные обороты, эффективнее управляются на основе линейно-функциональной системы (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Пример линейно-функциональной структуры управления отелем
Линейно-функциональная ОСУ объединяет два контура управления — линейный и функциональный. Функциональные руководители координируют деятельность линейных, которые в свою очередь организуют работу исполнителей и несут ответственность за результаты их деятельности. Линейный руководитель — специалист в узкой сфере (бронирование номеров, организация банкетов и т. д.). Таким образом, иерархия в функцио нальных подразделениях свидетельствует о переходе от функциональной ОСУ к линейно-функциональной.
Для правильного построения ОСУ необходимо четко определить основные виды деятельности организации, которые и станут основными элементами организационной структуры.
Элементы ОСУ — службы, группы, работники, выполняющие те или иные функции управления в соответствии со специализацией.
Звенья также включают несколько составляющих.
Формирование ОСУ происходит в несколько этапов:
1- й этап — формирование общей структурной схемы — подразумевает определение: главных целей предприятия с учетом его специфики; функций управления производством услуг, кадрами, инновациями, финансами и т. д.; перечня поставленных задач, их последовательности, соподчиненности.
Определение целей, функций и задач управления позволяет прояснить, какие элементы необходимы организации для бесперебойного функционирования.
- 2- й этап — разработка состава основных подразделений и связей между ними — предполагает формирование структурных подразделений и их состава, а также распределение управленческих функций между структурными подразделениями.
- 3- й этап — регламентация организационной структуры. На этом этапе необходимо разработать и ввести в действие документационное обеспечение (приказы, распоряжения, акты, письма, отчеты, формы, нормы, протоколы, то есть официальные документы с юридической силой, фиксирующие информацию и являющиеся руководством к действию).
Итогом работы по построению организационной структуры управления должен быть утвержденный локальный акт “Положение об организационной структуре предприятия”. Документ должен содержать информацию по видам деятельности предприятия, функциям менеджмента, организационным структурным подразделениям и их взаимодействию, в качестве приложения должна быть дана полная организационная схема предприятия.
Выбор организационно-управленческой структуры—отправная точка в организации труда и управления персоналом.
Источник: bstudy.net
Организационная структура малого предприятия
Управлять — означает вести предприятие к цели, пытаясь наилучшим образом использовать его ресурсы. Специалисты считают, что не существует идеальной модели управления, поскольку каждая фирма уникальна. Фирмы находятся в процессе постоянного поиска своей модели управления. Это непрерывный процесс, так как меняется сама фирма и ее среда.
Современная система управления на малом предприятии должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием должно быть обеспечение эффективности и конкурентоспособности работы предприятия. Это особенно важно для предприятий малого бизнеса, где без соблюдения этих условий трудно рассчитывать на успех.
Организация управления предполагает решение следующих вопросов:
создание структуры предприятия;
Ключевым аспектом организации управления является создание структуры предприятия. Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых взаимоотношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления. В рамках структуры протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а, следовательно, права и ответственность за их выполнение.
Организационная структура предприятия есть средство для достижения поставленных целей и задач. Работа над структурой должна начинаться с целей и стратегии. Структура следует за стратегией, определяется ею, то есть структура меняется тогда, когда меняется стратегия.
Прежде чем определить структуру, необходимо проанализировать все виды деятельности, необходимые для функционирования предприятия, выделить ключевые из них, от которых, прежде всего, зависит успех дела, затем распределить их по блокам.
Проектируя структурные элементы организации, нужно ответить на четыре вопроса:
Каковы основные компоненты организации?
Какие компоненты нужно соединить, а какие обособить?
Какого размера и какой формы должны быть компоненты?
Как их разместить и какие между ними должны быть отношения?
Учитывая важность определения структуры для успеха фирмы, необходимо принять во внимание признаки оптимальной структуры, а также влияющие на нее факторы, приведенные в следующей таблице:
Признаки оптимальной структуры
Небольшие подразделения с высококвалифицированным персоналом
Небольшое число уровней руководства
Наличие в структуре групп специалистов
Ориентация графиков работы на потребителей
Быстрая реакция на изменения
Для российского малого бизнеса наиболее простой является структура фирмы, находящейся в единоличном владении. Такая фирма обычно управляется собственником, который берет на себя весь риск предпринимательства. Глава фирмы нередко сам занимается бухгалтерским учетом, сбытом и снабжением, ценами и рекламой. Многое при этом зависит от его целеустремленности и работоспособности.
Примерную организационную структуру малой фирмы см. в рис. 1 приложения.
По мере роста предприятия и объема продаж создается управленческая группа. Она может включать управляющего (собственника), агента по снабжению, часто выполняющего функции технолога, мастера, в подчинении которого находятся рабочие. Для временной работы приглашается бухгалтер. Совмещение профессий, управленческих функций, родственные или семейные отношения на таких предприятиях способствуют экономному использованию ресурсов.
При общей простоте организационно управленческих структур малых фирм многие из них сталкиваются со сложными проблемами. Успех функционирования таких фирм основывается по сути дела на личном мастерстве и энтузиазме управляющего. Однако в современных российских условиях одного энтузиазма недостаточно.
Как показывает опыт, один из основных факторов, способствующих разорению малых фирм, нехватка управленческих знаний у владельцев и управляющих этих предприятий. Поэтому они вынуждены прибегать к услугам консультационных фирм или привлекать на работу профессиональных менеджеров.
Жизнеспособными сегодня в России оказываются те малые фирмы, которые внедряют формы и методы управления, основанные на стратегии предприимчивости. Успех деятельности таких фирм обеспечивают систематические инновации в области продукции или услуг, позволяющие создать новый рынок, удовлетворить новые потребности. В условиях рынка с его жесткой конкуренцией выживает и успешно развивается тот, кто «держит руку на пульсе» развития спроса и предложения и изменяет характер и направленность производства в соответствии с их требованиями.
Иными словами, главным требованием к управлению малым предприятием в условиях рынка является обеспечение его адаптивности (приспособляемости и гибкости) к меняющимся условиям хозяйствования.
Источник: vuzlit.com
Организационная структура малого предприятия
В целом, менеджмент — это система принципов, методов, форм и средств управления, которая направлена на наиболее целесообразное расходование всех ресурсов предприятия для достижения поставленных целей [14, с. 23].
На предприятии малого бизнеса к этому необходимо добавить такую специфику: круг вопросов, который охватывается руководителем, довольно-таки обширный, руководитель должен теснее сотрудничать с подчиненными с целью их продуктивной работы, вне зависимости от того, хочет он этого или нет. Именно продуктивная работа предприятия и получение конкретных результатов определяют менеджера как специалиста по управлению.
Управление представляет собой использование ресурсов предприятия наилучшим образом и ведение предприятия к поставленной цели. Считается, что нет идеальной модели управления, так как каждое предприятие само по себе уникально. Поэтому компании находятся в постоянном процессе поиска собственной модели управления.
На современном малом предприятии система управления должна быть, в первую очередь, простой и гибкой. Основным ее критерием должно стать конкурентоспособности предприятия и обеспечение эффективности его работы. На малых предприятиях в случае не соблюдения данных условий вообще затруднительно рассчитывать на успех [13, с. 127].
Организация управления на малом предприятии включает решение таких вопросов как формирование структуры предприятия и распределение полномочий.
Организационной структурой управления является упорядоченная система взаимосвязанных элементов, которые находятся между собой в устойчивых взаимоотношениях, обеспечивающая их деятельность и развитие как единого целого.
Элементы структуры предприятия — это отдельные сотрудники, подразделения, отделы, службы и иные звенья аппарата управления. В рамках структуры предприятия происходит процесс управления:
- — движение информации;
- — принятие управленческих решений.
Между участниками данного процесса распределяются задачи и функции управления, права, обязанности и ответственность за их выполнение.
Для отечественного малого бизнеса наиболее упрощенной является структура предприятия, находящегося в единоличном владении. Управление такой фирмой чаще возглавляет сам собственник, на которого возлагается также и ответственность, и риск предпринимательства. Руководитель фирмы в таком случае зачастую сам ведет бухгалтерский учет, сам занимается сбытом, снабжением, рекламой и сам устанавливает цены. При этом во многом успех предприятия зависит от его личной работоспособности и целеустремленности [22, с. 45].
Таким образом, главным требованием к управлению малым предприятием в условиях рынка является обеспечение его гибкости и приспособляемости к меняющимся условиям хозяйствования.
Источник: studwood.net