Тайм менеджмент в бизнесе пример

Эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от затрат рабочего времени непосредственно на выполнение трудовых функций. Чем чаще сотрудник занимается сторонними задачами, тем ниже его производительность труда. Чтобы повысить продуктивность работников, крупные компании часто принимают решение о внедрении корпоративного тайм-менеджмента.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм менеджмент – это система методов управления рабочим временем. Если быть точнее, данная конструкция представляет собой комплекс приемов, которые помогают эффективно распределить рабочее время.

Как правило, продуктивность деятельности любой компании зависит не только от ее технологичности, слаженности производственного процесса и наличия требуемого оборудования, но и от того, сколько времени уделяют работники именно исполнению трудовых функций.

Часто решение задачи при соблюдении правил тайм-менеджмента требует намного меньше времени, чем на ее выполнение бесконтрольно тратят сотрудники. Внедрение конструкции в работу предприятия помогает сократить издержки рабочего времени и рационализировать его.

5 золотых правил тайм-менеджмента для управленцев в бизнесе

Назначение корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент отличается от корпоративного тем, что его внедряют для применения группой людей. Однако их основы имеют несколько различий. В том числе, и в их предназначении. Корпоративный тайм-менеджмент необходим для:

• увеличения объема результатов деятельности сотрудников предприятия;
• достижения максимального эффекта при наименьших затратах рабочего времени;
• обозначения приоритетов;
• выполнения важных задач в заданный промежуток времени.

Реализация корпоративного тайм-менеджмента заключается в разработке основных методов управления временем, обучении основам конструкции сотрудников предприятия и использовании приемов всеми работниками, начиная от разнорабочих и заканчивая главным звеном, на практике.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент базируется на следующих принципах:

1. Концепция целенаправленности заключается в правильности расстановки задач. Для того, чтобы эффективно выполнить задание, необходимо четко сформулировать цель. То есть, иметь представление о том, как будет выглядеть конечный результат деятельности.
2. Планирование работы – одна из главных составляющих тайм-менеджмента. Если работник четко знает, какую задачу необходимо выполнить сейчас, он потратит меньше времени на обдумывание дальнейших действий.
3. Принцип обозначения приоритетов связан с планированием работы. При составлении прогноза своих действий важно определить первостепенные задачи и распределить их по важности выполнения. Заключительной задачей списка должна стать самая несущественная цель, невыполнение которой окажет малозначительное влияние на конечный результат.
4. Самодисциплина – это основа организованности работника. Каждый сотрудник должен ставить перед собой цель и идти к ее достижению, несмотря на свое желание «отвлечься». То есть, данный принцип заключается в выполнении правила: «Не хочу, но сделаю».
5. Эффективность отдыха. От любой работы необходимо передохнуть. Без полноценной разгрузки человеческий организм быстро устает, что приводит к снижению эффективности его работы. Чтобы этого избежать, важно обозначить время отдыха, которое можно провести с максимальным комфортом для себя.
6. Документальное обозначение целей представляет собой фиксацию задач. Данный принцип напрямую связан с планированием деятельности, но отличается исключением из перечня пунктов, не касающихся работы.
7. Разделение задач заключается в разбивке крупного задания на этапы. То есть, если руководитель возложил на сотрудника реализацию какого-либо проекта, осуществление задуманного должно происходить в определенной последовательности.
8. Иерархичность планирования. При составлении прогноза важно отталкиваться от времени. Например, план может быть составлен на год, на квартал, на месяц, на неделю, на день и даже на час.

Эффективность распределения рабочего времени напрямую зависит от умения бороться с пожирателями времени, которые в теории называют хронографами. К ним относят все бесполезные предметы и нематериальные вещи, которые отвлекают сотрудника от выполнения задач. Отличным примером служит любой гаджет, если он используется не для работы, а для развлечений. Просмотр любимого сериала, беседа со знакомыми, общение через мессенджеры, игры – все это является пожирателями времени.

Тайм-менеджмент для бизнеса и личной жизни

Важно! Добиться повышения эффективности распределения рабочего времени можно при помощи сосредоточения на выполнении одной задачи.

Все дело в том, что, если человек пытается сразу достичь несколько целей, ему сложно переключаться с одного задания на другое. В результате, это приводит к наибольшим затратам рабочего времени.

Методы и инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент – это совокупность методов и инструментов, направленных на управление рабочим временем. Чтобы более подробно разобрать понятие, важно познакомиться с основными приемами, применяемыми компаниями при внедрении тайм-менеджмента.

Методы корпоративного тайм-менеджмента

Методами корпоративного тайм-менеджмента называют приемы, при помощи которых сотрудник управляет рабочим временем:

Также часто применяют методы, разработанные разными экспертами в области тайм-менеджмента, которые позволяют облегчить выполнение работы, что в результате приводит к ускорению сроков ее реализации:

1. Метод лягушки реализуется путем составления списка дел. Однако на первый план ставятся самые неприятные для исполнителя цели. То есть, работник сначала выполняет то, что ему не хочется делать, а затем приступает к осуществлению остального плана.
2. Пример слона используется для крупных сложно выполнимых задач. Его реализация заключается в разложении цели на этапы.
3. Метод швейцарского сыра разработан психологом Джеймсом Ризоном. Ученый предположил, что, выполняя сложную и непонятную задачу по частям, начиная с самых легких, можно добиться того, что задание будет выполнено быстрее.
4. Последней часто применяемой техникой корпоративного тайм-менеджмента является метод Помидора. Его осуществление заключается в четком разграничении времени работы и отдыха. Например, 25 минут сотрудник выполняет задачу, а затем в течение 5 минут отдыхает. Однако, чтобы метод был эффективным, важно не расширять временные рамки.

Инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Инструментами тайм-менеджмента являются предметы, которые помогают управлять рабочим временем. Например, элементарные ручка и бумага, при помощи которых сотрудник составляет план задач, являются инструментами конструкции. Также, к таковым можно отнести:

• бумажные органайзеры, блокноты;
• электронные программы по планированию задач;
• специализированные сервисы, помогающие не только составить распорядок дня, но и проконтролировать эффективность работы тайм-менеджмента.

К вспомогательным инструментам относят все предметы, которые участвуют в рационализации рабочего времени. В качестве таких объектов можно указать будильник, таймер, электронные таблицы, ментальные карты и другие.

Примеры компаний, применяющих систему корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент существует в любой компании. Работники, которые записывают задачи, составляют план мероприятий и работают по утвержденному распорядку дня, уже считаются частью конструкции.

Но корпоративный тайм-менеджмент немного отличается от традиционного. Все дело в том, что его внедрение происходит на уровне всей компании. Как правило, руководство составляет подробную инструкцию, с которой знакомит всех сотрудников. В дальнейшем работники обязаны придерживаться правил корпоративного тайм-менеджмента.

Существует сравнительно мало российских компаний, которые применяют корпоративный тайм-менеджмент на уровне всего предприятия. Одной из первых фирм, решивших внедрить систему, стала кредитная организация Банк24.ру. Руководство приняло решение о четком разграничении задач и отведении ограниченного времени на их выполнение.

Также, в качестве примера российских предприятий, применяющих систему корпоративного тайм-менеджмента, можно привести группу компаний MC-Bauchemie-Russia. Руководитель фирмы рассказывает, что после исключения «пожирателей» времени удалось повысить эффективность трудовых ресурсов на 15%.

Источник: finzz.ru

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Тайм-менеджмент для менеджеров/тимлидов/управленцев(шаблоны и рекомендации)

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё

Коллега — я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Мой контекст

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы набитые по пути шишки мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главный вывод и стартовая ситуация

Главное, что я вынесла для себя — планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии ада от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом — ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в “попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от “лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от “всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и “это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом моим выгоранием.

Что делать-то?

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает — только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

Рекомендации по управлению временем

Планирование

1. Планируйте обязательно своё время. Определитесь с форматом личного ресурсного планирования и планируйте свой день, неделю, спринт. При необходимости сделайте план общедоступным, с понятным форматом приоритезации беклога(используйте модели скоринга). Проводите check и act(PDCA — цикл Дёминга) — корректируйте по потребности.
2. Выделяйте время на работу с инбоксом — проверка почты, мессенджеры и т п. Определите периодичность, иначе работа с этим пунктом превратится в хаос и сделает вас своим заложником. Необязательно проверять входящие 10 раз в день и моментально отвечать на них.
3. Закладывайте время в дне на планирование и оценку задач, прежде чем браться за них — планируйте планирование.
4. Закладывайте буфер на внеплановые задачи (от клиента, переписки и т п) — его вам нужно оценить самостоятельно опытным путём, у меня бывали времена, когда половину-треть раб дня нужно было выделять.
5. Не пропускайте обед, выделяйте на него время. В течение дня делайте себе дополнительные перерывы.
6. Выделите время в конце дня на завершение задач, чтоб закончить вовремя рабочий день (не ставьте на это время встречи).
7. Прошейте календарь регулярными слотами.
   Внесите все постоянные встречи, слоты под задачи, обеды, слоты под встречи. Используйте цвета для визуализации. Например личные — только жёлтые. Задачи тоже можно закидывать в календарь.
8. Планируйте личный ресурс:
   Сколько всего рабочих часов в этом периоде? Сколько из них вы тратите на регулярные пункты? А на остальные? Главное, чтоб кол-во часов необходимое на проекты не превышало кол-во часов, которое у вас лично есть внутри этого периода.
   *Кстати, этот же шаблон можно использовать для планирования ресурсов команд.
   Ссылка на первоисточник.
9. Если проектов несколько — приоритизируйте.
   Например, можно по объёму бюджетов: Считаем, сколько денег приходит всего по каждому проекту, делим между собой в процентном соотношении, перекладываем соотношение на рабочие часы. В итоге получаем столько, сколько тебе “нужно” тратить на каждый проект, а если какой-то требует больше, можно попытаться сэкономить и перенести с других, если это реально, если нет — нужно обсуждать с руководством варианты решения.
10. Управляйте своими зонами внимания:
    Делать это нужно регулярно, особенно, когда накрывает большим объёмом новой работы или когда очень сильно меняются сферы внимания. Чувствуете, что идёт расфокус, этот инструмент хорошо поможет себя подсобрать.
11. Если вы не знакомились ближе с моделью Кеневина и гибкими методологиями(скрам, канбан и т п) и — настоятельно рекомендую. Особенно этим грешат маркетинговые команды. Считается, что гибкие методологии — только для разработки. Это не так. Изучите методики, заберите себе работу лучшие практики. И помните — форма не должна превалировать над функцией.

Работа с задачами

1. Прежде, чем делать задачу, сначала подумайте хорошо, а моя ли это задача, по адресу ли она прилетела вообще, и если нет — перенаправляйте на другого/предлагайте решение без вашего участия.
2. Старайтесь не загонять себя в рамки только имеющихся у вас ресурсов(личных, командных). Ты ограничен только тем, что имеешь, только пока сам веришь в это. Если видите, что их не хватает — привлекайте дополнительные. Не пытайтесь собой затыкать все дыры.
3. Если задача быстрая, на пару минут — делайте сразу.
4. По возможности не пытайтесь решать за день больше одной сложной задачи.
5. Прежде чем делать задачу, даже если она суперсрочная, дайте себе время, чтоб прикинуть несколько вариантов решения, иначе, если сразу кидаться в бой, можно уже только в итоге понять, чтоб на начальном этапе можно было выбрать другой путь.
6. Если поступила новая задача, не говорите сразу, когда её сделаете, говорите, когда сможете с ней ознакомиться и дать оценку. Дайте себе больше времени на планирование.
7. Если работаете со смежниками, по возможности старайтесь использовать общее рабочее пространство, хотя бы для ведения статусов движения задач из бэклога по этапам работ. Так все будут видеть ваш текущий приоритет.
8. Когда работаете с конкретной задачей — фокусируйтесь только на ней. Для решения сложных задач лучше всего вообще отключить уведомления везде.
9. И вообще — не оставляйте постоянно включенными уведомления во всевозможных рабочих чатах, мессенджерах, почте и задачниках. Бесконечные уведомления — это перманентный стресс для организма, который незаметно приводит к расфокусу в работе. Просто выделите себе время отдельное в дне на проверку источников и предупредите коллег, что по срочным вопросам вам лучше звонить или тегать.
10. Результат работы может быть неидеальным. Просто примите это.
11. Подумайте о том, как можно сделать эту задачу проще и быстрее? Какого минимального результата от неё ждут? Какие самые важные условия нужно учесть для того, чтоб её приняли?
12. Созвоны:
    1) на каждую встречу у вас должна быть адженда и примерное представление вашей роли в решении этих вопросов,
    2) старайтесь сокращать их по времени максимально, чтоб обойтись без лишней болтовни, если не успеваете обсудить всё необходимое — лучше потом договоритесь на дополнительную или соберёте ответы/предложения в задаче, т к зачастую участникам может потребоваться время переварить инфу, прежде, чем выдать комменты,
    3) анализируйте свои встречи, убирайте ненужные, на каких-то вероятно могут обойтись с решением и без вашего участия,
    4) не забывайте, что зачастую ко встречам нужно время на подготовку и после на постмит/резюме и пр., поэтому дополнительно нужно закладывать время и на это в дне. На практике идеально не больше 2х подряд ставить.

Управление отношениями

1. Не додумывайте(!) ничего ни за кого, ни за коллег, ни тем более за клиента: а удобно им или нет, а есть ли у них время и возможности, а будут ли они тратить на это деньги или нет, понравится им или не понравится. Вы — не они, не гадалка и не сверхразум. Вы не можете знать наверняка чужое мнение. Спасибо за такую инициативу никто не скажет, скорее всего её даже не заметят, в худшем случае вам ещё и прилетит. Не фантазируйте, спросите прямо, обсудите решения совместно.
2. Ищите эффективные связки в команде и процессах, чтоб минимизировать своё участие, наладить автономность от вас и доступность к общей информации. Делегируйте.
3. Не переделывайте за команду задачи, не давайте им слишком много правок. Больше доверяйте коллегам, ваша задача помогать им делать их работу качественно, находить, чего им для этого не хватает и давать необходимое(информации, постановку задачи, формат работы менять, и т п), а не работать вместо них и тушить пожары, люди должны получать собственный опыт. Идеально, если факапы ребят проходят под вашим контролем, т к риск от итогов не должен превышать пользу от обучения. Но если человек не учится на своих ошибках, не адаптируется, не проявляет инициативу — это повод задуматься о замене и эскалировании. И решать такие вопросы нужно как можно оперативнее, не затягивайте.
4. Не ищите виноватых, ищите решение.
5. Если проект крупный, для команды может быть важно быть на одной волне с клиентом и иметь общий информационный фон — ориентироваться в продукте, ценностях и мнении клиента. Для этого нужны регулярные живые встречи команда-клиент. Тогда вам не придётся какие-то тонкие детали комментировать отдельно команде + они будут видеть больше возможностей для роста проекта, чувствовать свою ценность и прямой вклад в прогресс. Никакие пересказывания, доп комменты в задачах, этого не заменят, т к не отразят весь контекст. Плюсом вы будете иметь лояльные, доверительные отношения с клиентом, он будет представлять масштабы работ, ценить объёмы и компетенцию. Иногда, из-за удалённого формата взаимодействия, на стороне клиента может теряться ощущение, что он работает с конкретными людьми, специалистами, у которых есть образ мышления, логика, опыт в тематике, своё видение развития проекта. Даже если вы всё знаете о проекте, не нужно зацикливать на себе всю информацию. Ваша ценность, как менеджера не в ней, а в умении управлять командой. При этом я не имею в виду, что нужно всю команду собирать на созвоны с клиентом. Добавляйте во встречи тех, у кого есть повестка для обсуждения и только по одному представителю от направления, он будет мини-носителем гена продукта в группе, а не только вы одни на весь монастырь.
6. Чтоб клиент не закидывал кучей вопросов по обстановке в проекте и внеплановыми срочными задачами — берите инициативу в свои руки:
   определите формат управления(скрам, канбан или др.), задайте приоритезацию беклога(скоринг), условия, при которых в план работ вносятся изменения, сделайте отдельный регулярный созвон, где всё показывайте-рассказывайте сами по результатам, стратегии, предложениям, плану работ и наполнению бэклога.
   Периодичность, планирование, правила — главные помощники в управлении временем.
7. Учитесь управлять эмоциями. Они часто мешают трезво оценить ситуацию и приступить корректно к выполнению задачи. Если чувствуете, что накрывает, задайте себе вопросы:
   Есть ли сейчас проблема? Какая? Что сейчас происходит конкретно?
   За что я на самом деле переживаю?
   Что произойдёт, если я не справлюсь?
   Реален ли мой страх?
   Как я пытаюсь решить проблему? Чем я на самом деле сейчас занимаюсь?
   Подходящее ли это решение? Какие вообще есть варианты? Какое решение лучшее? Для своей конкретной ситуации у вас могут быть другие вопросы, просто научитесь проговаривать для себя вслух саму ситуацию, свои эмоции, задавать себе вопросы во фрейме осознания и решения, а не во фрейме эмоций и проблем.

Послесловие для перегруженных

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое — на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется — вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться — на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать.

Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно — у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное — лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка — это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Источники и рекомендации

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Источник: habr.com