Пояснительная записка содержит листов, одну блок-схему, список литературы из наименований, спецификацию и ведомость эксплуатационных документов.
Целью курсового проектирования является разработка программного изделия для расчёта премии на промышленных предприятиях его тестирование и составление полного комплекса программной документации. Эта документация должна полностью раскрывать программное изделие, как продукт, используемый для расчёта премии и соответствовать ГОСТам.
Программа предназначена для расчёта премии за месяц для каждого работника какого-либо предприятия.
Содержание
1 Анализ технического задания и возможных способов реализации поставленной задачи………………………………………………………………………….…..6
2 Выбор инструментальных программных средств……………………………7
3 Выбор аппаратных средств……………………………………………………11
4 Тестирование разработанной программы
4.1 Описание используемого метода тестирования…………………….13
4.2 Контрольная задача тестирования…………………………………. 17
ТОП-9 советов как написать техническое задание? (ТЗ или техзадание за 9 шагов)
5 Программная документация
5.1 Техническое задание………………………………………………. 23
6 Эксплутационная документация
6.1 Руководство пользователя……………………………………….…..38
6.2 Ведомость эксплутационных документов……………………….…39
Введение
В недавнем прошлом, технологии не позволяли производить столь быстрые расчеты, и, разумеется, они занимали довольно много времени у работников. Сначала следовало расчитать заработную плату каждому работнику, уточнить процент премии и считать сумму премии каждого месяца вручную, с помощью множества формул.
Сейчас же, в век компьютерных технологий и больших прогрессов в этой сфере, на смену неудобного прошлого пришли очень удобные, надёжные, быстродействующие компьютерные системы. Поэтому появилась возможность написать программу «Расчёт премии», которая отражает расчетные величины, коэффициенты и формулы.
Программа “Расчёт премии ” применяется для расчета премии на предприятиях.
Программа «Расчёт премии» способствует удовлетворению потребностей на предприятии при минимуме затрат, что находит свое выражение в получении максимально возможного результата.
Элементом новизны при разработке можно считать использование современных технологий при проектировании баз данных, позволяющие ускорить быстродействие расчетов. Современные элементы программирования интерфейса пользователя делают его интуитивно понятным, а сама программа удобна в использовании. Новым также является и то, что программа может работать на всех версиях операционной системы Windows, начиная с Windows 95.
Программа применяется на промышленных предприятиях, то есть пользователями программного продукта являются заводы, фабрики, малый бизнес.
Анализ технического задания и возможные способы реализации поставленной задачи
Современный мир информационных технологий трудно представить себе без возможности обработки больших объёмов информации. Такие объёмы информации удобно обрабатывать с помощью баз данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с долговременным хранением и обработкой информации.
Тестовое задание на позицию бизнес-аналитика с зарплатой 100 000 руб.
Фактически, информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных. Большинство операций не может быть выполнено вручную. Любые административные решения требуют более чёткой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения [1].
В данном курсовом проекте необходимо разработать программу для расчёта премии работникам предприятия, которая освободит соответствующий персонал от рутинной бумажной работы и повысит скорость обработки информации. Согласно приведенным здесь фактам в построении программы используется база данных.
Под данными понимают некоторые разрозненные факты. Информация – это уже обработанные данные или выводы из них [2].
. Целью создания данной программы является:
· Разработка автоматизированного рабочего места для секретаря
· Повышение производительности работы
· Более надёжное хранение информации.
2 Выбор инструментальных программных средств.
При данном курсовом проектировании разрабатывается информационная система «Расчёт премии».
Данной системе предстоит работать с большими объёмами разнородных данных, для этого наиболее подходящей средой разработки послужит СУБД. На данный момент существует множество СУБД предоставляющих возможности для данного проектирования. Среди этих СУБД можно выделить: Visual Fox Pro, DBase, Microsoft Access.
Visual FoxPro – это динамическая среда разработки реляционных баз данных. Она содержит объектно-ориентированные инструментальные средства, позволяющие быстро и легко создавать полноценные приложения. Проект, созданный таким способом, становится расширенным, обобщенным. Его функционирование можно проверить сразу после создания.
Visual FoxPro использует язык структурированных запросов SQL, основанный на наборах записей, позволяющей администратору базы данных управлять действиями пользователя и программами.
Visual FoxPro позволяет организовать нормализацию данных для улучшения надежности и эффективности структуры базы данных, обеспечивает целостность ссылочной системы, модальность, осуществляет разработку приложений, использующих все средства программирования FoxPro, использует подход OLE для увеличения эффективности систем управления реляционными базами данных.
Существенным недостатком Visual FoxPro является неудобство визуального создания интерфейса разработанного приложения, что накладывает некоторые ограничения в применении данной СУБД при проектировании.
Фирма Ashton-Tate представила радикально модернизированную по сравнению с dBase Plus СУБД dBase IV. В ней еще более развиты средства непосредственного доступа к данным, в том числе реализован распространенный на более мощных ЭВМ язык управления SQL, добавлено много новых команд и функций.
Однако сама среда получилась очень громоздкой, что и определило нужную скорость ее работы на ПЭВМ средней конфигурации. Пакет оказался неудачным, и фирма потеряла ведущее положение на рынке СУБД. Это явилось одной из причин поглощения ее концерном Borland. Последний продолжает работать над системой и выпустил новую версию пакета dBase, в которой были устранены многие недостатки ее предшественницы. Однако, система остается очень медленной.
Поэтому наиболее подходящей средой разработки из перечисленных выше является Microsoft Access.
Access имеет средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов, а теперь в виде страниц доступа к данным. Помимо этого Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению.
Если все необходимые данные для работы хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации просто можно запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, то есть не превышаются ограничения на ресурсы памяти компьютера.
Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственно базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения и работает под управлением операционной системы Windows XP, разработанной фирмой Microsoft. Эта операционная система является наиболее популярной и стабильной в работе среди остальных систем.
Графический интерфейс Windows облегчает работу пользователя, обеспечивает подачу информации в форме, удобной для зрительного восприятия, позволяет выбрать объекты и данные, необходимые для обработки. Обеспечивает дружественный интерфейс и простоту настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов и отчетов, а также возможность решения большинства практических задач на базе VBA. В процессе работы со средой возможна интеграция с другими популярными продуктами фирмы Microsoft, имеются средства организации работы с базами данных в рабочей группе и защиты информации. Окно базы данных содержит систематизированные объекты базы данных – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
В Access 2002 получили развитие два технологических направления, составляющих основу корпоративных многопользовательских баз данных, — технология клиент-сервер и Internet-технология.
Для реализации технологии клиент-сервер в Access 2002 включены средства создания проекта – приложения, работающего в качестве клиента баз данных SQL-сервера. Подключение к серверу реализуется с помощью нового интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Microsoft Jet. В Microsoft SQL-Sewer 7,0 этот интерфейс является базовым, благодаря чему Access становится универсальной основой для построения клиентских приложений, работающих с SQL-сервером.
Для реализации Internet-технологии в Access включены новые интерактивные средства конструирования Web-страниц доступа к данным в базах Access и SQL-серверов. При этом Web-браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с информацией из внешней среды вне зависимости от аппаратно-программной платформы компьютера пользователя и компьютера — источника информации.
Для типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в Access имеются средства конструирования объектов. Для этого может применяться встроенный в MS Offise язык VBA(Visual Basic For Applications).
Язык программирования VBA стал общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office как среду разработки.
Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне. Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области.
В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
Access позволяет не только вводить данные в таблицу, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные – прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
Основные характеристики рассмотренных СУБД позволяют сделать вывод, что для разработки программы «Расчёт премии» наиболее эффективной является СУБД Access 2002, как наиболее удобная и широко применимая система разработки баз данных.
Источник: megalektsii.ru
Как самому написать техническое задание для ИТ службы
Основываясь на 23-х летнем опыте работы в бизнесе ИТ- компании, я четко могу сказать что в 90% случаев всех обращений клиентов за внедрением 1С, разработкой или автоматизацией нет четко сформулированной задачи и критериев результата. Это приводит к недопониманию целей и процесса реализации, к неожиданным объемам работ и нехватки выделяемого бюджета.
Один не спросил, другой не сказал. Попробуем разобраться подробнее что с этим делать.
Все вышеперечисленное совершенно не говорит о том, что заказчик не знает что ему нужно. Это значит, что он не может донести свою мысль, свою идею до собственной ИТ- службы или компании — разработчика.
С другой стороны бытует мнение что программист 1С должен знать все, обладать знаниями в любой области деятельности бизнеса и с полуслова понимать любого пользователя информационных систем, предвидеть всевозможные отклонения и риски.
Идеальный вариант разработчика 1С когда он же руководитель в своей компании. Тогда процессы происходят в одной голове, и проблем при передаче информации не существует.
При других вариантах – даже если программист 1С вам озвучит что да, он все понял, имейте ввиду, что понял настолько, насколько он понимает ваш процесс и вашу специфику.
Рассмотрим кейс одной компании «Не идет баланс»:
Звонок бухгалтера программисту 1С: «Вадим, мне срочно нужно исправить баланс, он не идет на 5000 рублей!» Мысли программиста 1С: «Не идет актив с пассивом, сейчас открою форму отчета через конфигуратор, и допишу в формуле пассива «-5000» и делов то!» Выполняет задание, проходит 10 минут, программист сообщает бухгалтеру что все выполнено, пусть проверяет.
Бухгалтер счастлива, какой с ней замечательный специалист работает, берет дешево, делает быстро, просто волшебник!
А теперь давайте разберем этот кейс с помощью следующих вопросов:
· Правильно ли понял ее специалист?
· Соответствует ли решение истиному запросу бухгалтера?
· Устраивает ли полученный результат работы специалиста бухгалтера?
· По каким критериям проводится приемка работ?
Предположим что у нас опытный главный бухгалтер, который имеет представление о принципах двойной записи в учете. А вот программист 1С – умеет программировать, но не знает бухгалтерского учета, но не говорит об этом бухгалтеру.
· При постановке задачи «не идет баланс» она озвучила ожидаемый результат, что в итоге она хочет решить, но не обозначила что хочет знать в чем конкретно причина отклонения;
· Разработчик 1С понял задачу ровно так, как ее поставили, если не идут две колонки отчета их нужно уравнять в формуле расчета этих колонок.
· Метод решения направлен не на исправление и поиск ошибки в учете, а на механику формирования отчета.
· Подобный результат может устроить неквалифицированного бухгалтера, а вот профессиональный обязательно спросит, а что было исправлено, где была допущена ошибка.
· Главное, какой критерии приемки работ ожидается бухгалтером, механика отчета или поиск причины выявленного отклонения и ее исправление.
Кейс от компании «У нас процессы согласования как у всех»:
Запрос от директора производственного предприятия по внедрению внутреннего электронного документооборота в компании.
Целью озвучено «автоматизация процесса согласования рассмотрения договоров от поставщиков». Сейчас на предприятии процесс происходит на протяжении 2-3 недель, потому что очень много ответственных в листе согласования.
Запрос: «Рассчитайте нам стоимость внедрения 1С Документооборота, и побыстрее, процессы у нас такие же как во всех предприятиях. Ждем от вас предложение, выбираем по цене конечно, же. Где дешевле, там нам выгоднее».
Вопрос от специалиста 1С для осуществления расчета трудозатрат по внедрению 1С: «Можете ли предоставить зафиксированный процесс согласования, существующий сейчас в зависимости от вида документа? Есть ли какие либо особенности, например по договорам до 100 тысяч рублей, или более 100 тысяч рублей?
Ответ со стороны заказчика: «Вы же профессионалы, вам виднее, вы сами все должны знать. Ждем предложение по внедрению 1С»
Результат таких запросов очень часто бывает следующим:
· подготавливается коммерческое предложение по внедрению программы 1С. По статистике, которое в дальнейшем не попадает в бюджет при реализации проекта, в связи с тем, что особенности предприятия открываются в каждом последующем процессе. Это приводит к негативу с обеих сторон и расторжению договора, а так же к бессмысленной трате денег и сил;
· подготавливается коммерческое предложение по внедрению программы, в которое закладываются существенные возможные риски (те кто уже попадал в первый вариант развития событий) и снова провал, стороны не договорились, потому что цены слишком высокие и непонятно из чего взяты для расчета;
Как же избежать траты времени и бессмысленного слива денег на неудачные проекты? Возвращаемся к нашим вопросам:
• Четко ли поставлена задача? – конечно нет
• Правильно ли понял ее специалист 1С? – понял из своего опыта (заложил риски своих неудач)
• Соответствует ли решение истиyному запросу директора? – я бы сформулировала цель следующим образом: «Сейчас компания теряет… . тыс. рублей из-за длительных сроков согласования внутри компании, во сколько нам обойдется внедрение этого процесса, чтобы ускорить процесс до 2-4 часов»
• Устраивает ли полученный результат работы компании? – однозначно нет, оба варианта принесли затраты как времени, так и денег, не принеся положительного результата.
• По каким критериям проводится приемка работ? – критерии не были озвучены
Так что же делать?
В кейсах, уже есть наводка на вектор направления для решения. Но немаловажным фактором является фиксация информации и закрепление ее с двух сторон на старте внедрения 1С.
Одним из эффективных источников фиксации информации является составление технического задания.
Давайте рассмотрим структуру технического задания со стороны заказчика:
- В какой системе предполагается разработка/ интеграция между какими системами;
Данная информация важна для разработчика, чтобы понимать какие типовые возможности существуют в указанной системе, чтобы максимально использовать имеющийся функционал.
Например: создание дублирующего справочника «причины отказа клиентов» от заказа клиента, или дублирование «Сегмента номенклатуры».
Интеграцию, синхронизацию, обмен с другими внешними системами необходимо предусмотреть заранее, чтобы проконтролировать влияние разработки на эти обмены. Например: «Сегмент номенклатуры» необходим ли он при выгрузке данных на сайт.
- Кто выступает инициатором со стороны заказчика (ФИО, должность, контакты, доступность данного лица в ближайшие 3 месяца)
Эти данные необходимы для уточнения и согласования деталей по задаче. Иногда ответственным назначают человека, до которого очень сложно достучаться из-за его высокой загруженности, или он отсутствует на предприятии продолжительное время (отпуск, больничный, командировки). А от этого будут зависеть сроки приемки и тестирования работ;
- Критичность задачи по сроку реализации
Обычно клиент говорит, что разработка нужна была еще вчера, сроки горят. Здесь нужно реально подойти к вопросу сроков, и принять решение исполнить вопрос в ручном режиме, или срок реализации разработки уложится в ваши ожидания.
- Название и путь до базы данных
Для экономии времени на организационные моменты уходит до 8 часов, и это только для того, чтобы уточнить из какой базы данных выгрузить копию, или на какой базе потом проверять доработку.
- Какой вариант работ предпочтителен (доступ к копии базы данных на сервере заказчика; передача копии базы данных разработчику; разработка на типовом функционале без подключения к данным заказчика)
· Подключение к серверу и разворачивание копии для разработки и тестирования потребует места на вашем сервере, к этому нужно быть готовым;
· Передача базы разработчику обычно происходит после оформления соглашения о конфиденциальности, разворачивается она на отдельном диске с ограниченным доступом для сотрудников компании. В этом случае все работы производятся на серверах исполнителя;
· Вариант разработки на типовой конфигурации предусматривает отсутствие прямого доступа к вашей базе данных, но увеличивает объем работ, по внесению данных для тестирования и корректности отработки кода.
· В нашей компании разработан еще один вариант, при заключении договора на выполнение работ, мы настраиваем регламенты снятия копий на отдельные выделенные защищенные сервера для хранения. Доступ к этим копиям есть у системного администратора заказчика и у нас, как у ответственных за регламент снятия бэкапов. В этом случае нам не приходиться беспокоить заказчика и копии для разработок мы разворачиваем самостоятельно.
- В чьей зоне компетентности подготовка копии баз данных, настройка бэкапов базы разработки; загрузка изменений для тестирования; загрузка в рабочую базу данных (ФИО, должность, контакты, доступность)
От ответа на этот пункт зависит включается ли в объем работ время на загрузку и выгрузку копий для разработки, на организацию бэкапов этой базы, в случае объемных работ.
- Описание самой задачи
Очень важно сформулировать задачу правильно и четко.
Не корректный вариант: создайте обработку по замене сырья в спецификациях.
Корректный вариант: разработать для технолога производства инструмент по замене сырья в спецификациях, с указанием коэффициента списания сырья, через создание новой спецификации в статусе «Действующая». Предусмотреть перевод в статус «Не действующая» спецификаций, по которым прошла замена сырья.
- Ожидаемый результат
Результат всегда должен быть измерим. Поэтому при формулировке обязательно отвечаем на вопросы, кто будет пользоваться данным результатом; какую эффективность он получит, в чем это может быть выражено, и как замерить эффективность.
- Описание текущего бизнес-процесса
Если вы умеете описывать процессы в графическом виде, это замечательно. Если же нет, то придется описать в словесной форме. Возьмем вышеуказанную задачу для примера.
Технолог получает задачу от директора по производству заменить наименование импортного сырья на российский аналог с 01.04.2022 года.
Технолог, получив задание, в ручном режиме открывает спецификации, в которых присутствует импортное сырье и меняет его на российский аналог. Технолог не успевает выполнить задание в срок, так как объем спецификаций очень большой.
В результате, при оформлении заказа в производство списывается импортное сырье, которого нет фактически на складе. А российский аналог копится на складе, искажая реальные остатки для своевременной закупки следующей партии.
- Описание желаемого бизнес-процесса
Пример что хотим: Технолог, получив задание от начальника производства формируем журнал спецификаций в базе 1С:ERP (1С:Управление производственным предприятием). Через отбор выбирает сырье, которое необходимо заменить, проставляет на какое сырье требуется заменить. При этой манипуляции старые спецификации сохраняются по сроку действия, так как они уже запущены и участвуют в выпуске продукции. А новые спецификации с российским аналогом сырья начинают действовать с определенной даты и будут задействованы при оформлении нового заказа в производство. Технолог должен успевать в срок до 1 дня по исполнению задачи по замене сырья в спецификациях, при этом списание сырья при выпуске продукции должно производится по действующей спецификации на момент запуска заказа в производство.
Здесь обычно прописываются права пользователей или же, например, какие организации заказчика подлежат выгрузке в другую систему, или ограничение по категории номенклатуры для выгрузки на сайт или маркетплейс.
Пример: Данный функционал доступен только для пользователя «технолог». У пользователя «бухгалтер» не должно быть права менять спецификацию самостоятельно.
- Как будет происходить тестирование разработки, интеграции, обмена и кто принимает в нем участие
Описываем последовательность действий пользователя при тестировании. Не забыть проверку описанных ограничений.
Сразу будет понятно, кто из персонала заказчика потребуется для тестирования и необходимо будет предусмотреть возможность выделить им время для тестирования.
Пример: Технолог заходит под своим пользователем в 1С:ERP, открывает раздел АРМ Технолога, выбирает импортное сырье и осуществляет отбор спецификаций со статусом «действующая». Выбираем позицию для замены из российского сырья, проставляет коэффициент списания по сравнению с импортным сырьем и запускает обработку. Фиксируем время выполнения – тайминг.
Начальник производства заходит под своим пользователем в 1С:ERP, производит тестовый запуск нового заказа на производство, делаем тестовый выпуск продукции и проверяем по каким спецификациям списалось сырье на выпуск.
Если обнаруживаются отклонения – фиксируем его в протокол тестирования для дальнейшей отработки с разработчиками.
Заходим в 1С:ERP под пользователем бухгалтер, пробуем изменить спецификацию. Если обнаруживаются отклонения, снова фиксируем в протокол тестирования.
- При достижении каких критериев/ показателей работы считаются принятыми
Важно прописать измеримые и понятные показатели. Например:
· технолог на замену спецификаций должен потратить не более 4 часов;
· корректность данные проверяется сопоставлением с отчетом «Ведомость по остаткам на складах» по графе списание за день;
· оформление заказа клиента у менеджера должно занимать не более 5 секунд при звонке постоянного клиента с подбором истории продаж;
· списание сырья на основании выпуска из производства должно соответствовать количеству в действующей спецификации на дату запуска заказа;
- Анализ эффективности внедрения 1С, автоматизации процессов для компании (экономическая выгода)
Расчет экономического эффекта важен для понимания сколько средств вы сэкономили для компании, сопоставив их с объемом средств по разработке/ внедрению 1С в процессы компании. Исходя из этих данных и формируется понимание эффективного сотрудничества с ИТ специалистами.
Например: перевод диспетчерской службы 7 подразделений Хлебозавода на 1С:ERP сэкономила компании более 776 400 рублей ежемесячно.
Расчет до внедрения: 7 заводов в каждом на приеме заказов работало по 3 диспетчера в смене при минимальной зарплате 12 000, график сутки через двое. Получаем сумму: 7 производственных площадок * 3 смены * 3 диспетчера * 12 000 (зп) = 756 000 ежемесячно + 24% налоги с ФОТ = 937 440 рублей ежемесячно.
Расчет после внедрения: централизовали диспетчерскую службу, перевели ее в управляющую компанию. В центральную диспетчерскую перевели 5 сотрудников, график работы Пн. -Пт., дежурства Сб, Вс не полным составом. Максимально автоматизировали прием заказов от торговых сетей без участия диспетчеров, прием заказов по телефону не более 5 сек. на заказ, при звонке через АТС программа сама определяет клиента и сразу выводит на экран диспетчеру заказ клиента в открытом виде с подобранными товарами которые они брали за последние 7 дней, цена уже стоит в заказе, диспетчеру осталось только количество внести со слов клиента. Средний чек по заказу вырос, так как программа автоматически подсказывает что еще клиент может заказать к Пасхе например. Итог: 5 человек * 26 000 рублей + 24% налоги с ФОТ = 161 000 рублей ежемесячно.
Экономия в результате автоматизации 776 400 рублей! Стоимость проекта на 2020 год по этому этапу составила 2,5 млн. рублей включая оборудование по IP телефонии. Затраты по проекту окупили себя за 3,5 месяца!
Когда подводится экономический эффект от внедрения, приходит понимание, что это того стоило.
Я призываю Вас принять участие в нашей мастерской и отработать навык составления технического задания на практике.
Наша компания Soft+ 5 апреля 2022 года провела закрытую экспериментальную мастерскую «Напиши техническое заданием сам», направленную на подготовку пользователей 1С самостоятельно составлять технические задания как своим ИТ службам, так и ИТ компаниям.
В Мастерской приняли участие 18 представителей, среди которых наши клиенты, методисты и разработчики компании Soft+. Посмотрели на материал со всех заинтересованных сторон, определили как лучше отработать формат.
Эксперимент признали удачным, и мы готовы выпустить формат данной мастерской в общедоступный режим. Узнать подробнее вы можете на нашем сайте Витрина вебинаров Soft+ (soft-plus. ru)
Мария Эсмонтова, Управляющий партнер ИТ компании Soft+; Сертифицированный практик бизнес-ТРИЗ 2 уровня; +79272713948,
Источник: vc.ru
Внедрение CRM: как написать техническое задание
Техническое задание на внедрение CRM — это документ, который определяет требования к CRM-системе. Техническое задание необходимо разрабатывать в любом случае: если вы усиливаете действующую систему, переходите на новую или же внедряете CRM впервые.
Техническое задание разрабатывается до начала внедрения CRM с целью определить состав и последовательность работ на проекте.
Техническое задание используется для проведения тендера и выбора интегратора-исполнителя.
Какую информацию необходимо включить в техническое задание, чтобы запустить подбор интегратора и стартовать внедрение CRM?
Получите алгоритм подготовки технического задания для внедрения CRM — опыт экспертов Active Sales Group в проектах по увеличению продаж.
Как написать Техническое задание при внедрении CRM:
- Внедрение CRM: цели и задачи Технического задания
- Внедрение CRM: цели бизнеса и критерии успешности проекта
- Внедрение CRM: модель маркетинга, продаж и сопровождения
- Внедрение CRM: клиентская база
- Внедрение CRM: продукт
- Внедрение CRM: аналитика-отчетность-прогнозирование
- Внедрение CRM: интеграции
- Внедрение CRM: мобильная версия
- Внедрение CRM: автоматизация работы менеджера
- Внедрение CRM: технические требования
- Внедрение CRM: права доступов
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ
Требования к функционалу CRM-системы определяет ваш процесс продажи. У каждого бизнеса он свой. Задача CRM-системы автоматизировать управление вашим процессом продажи.
Техзадание передаёт интегратору информацию на основании которой он формирует список требуемых работ для внедрения CRM и оценивает их стоимость.
Выбор CRM-системы и интегратора отличается от традиционной покупки в В2В. Вы не просто предоставляете продавцу информацию, по которой он квалифицирует ваши потребности и готовит коммерческое предложение с ценой. Вы формулируете требования, по которым интегратор CRM-cистемы должен предложить вашему бизнесу оптимальное решение по автоматизации и затем реализовать проект по внедрению.
Техническое задание на внедрение CRM — это требования для интегратора, выбирающего и внедряющего CRM
Чем более полным и достоверным будет техзадание, тем более точным будет выбор CRM и быстрым внедрение.
Главные риски при внедрении CRM:
- Несоответствие функционала CRM требованиям бизнес-процесса продажи;
- Затягивание проекта по внедрению CRM из-за изменений в требованиях к системе;
- Не полное использование CRM-системы менеджерами отдела продаж по окончанию проекта из-за неудобств и несоответствий бизнес-процессу продажи.
Компания-интегратор обязательно будет уточнять ваше техзадание. Вам придется участвовать в серии переговоров для уточнения требований и это займет какое-то время.
Чтобы ускорить процесс, готовьте документ по четкой структуре. Это поможет эффективно уточнять детали и дорабатывать требования.
Сформируйте техзадание по следующим 11 блокам:
- Цели внедрения;***
- Модель маркетинга, продаж и сопровождения;***
- Клиентская база;***
- Продукт;***
- Аналитика. Отчетность. Прогнозирование. Панели контроля;***
- Интеграции;***
- Мобильная версия;***
- Автоматизация работы менеджера;***
- База знаний;***
- Технические требования;***
- Доступы.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ЦЕЛИ БИЗНЕСА. КРИТЕРИИ УСПЕШНОСТИ ПРОЕКТА
По нашему опыту проектов по развитию продаж после внедрения CRM компании используют возможности системы обычно всего на 20-30%.
Главная причина — в неверном определении целей проекта. По этой причине происходит неэффективное распределение усилий интеграторов, и, как следствие, некачественная автоматизация.
Сформулируйте цели внедрения CRM-системы и показатели, которые станут индикаторами успеха проекта.
Цели внедрения формулируйте на основе главных задач бизнеса.
Задачи могут быть разными. Ответьте на вопрос:
Какую главную проблему бизнеса вам необходимо решить сегодня с помощью автоматизации процессов?
Вот несколько вариантов ответов:
- собирать данные для усиления аналитики данных и формирования на ее основе верных решений;
- сделать работу отдела продаж, а также отделов, которые участвуют в процессе продажи, более прозрачной; усилить взаимодействие между отделами, повысить эффективность взаимодействия между отделами;
- снизить затраты на маркетинг, усилить контроль за лидогенерацией;
- повысить лояльность существующих клиентов.
Все четыре варианта — это разные цели бизнеса и разная конфигурация работ на проекте по внедрению CRM-системы.
Если ваша главная цель внедрения CRM получать достоверную аналитику продаж, определите заранее какую именно статистику бизнес-процесса необходимо аккумулировать для последующего анализа и построения графиков и метрик.
Если вам необходимо сделать прозрачной работу всех отделов вовлеченных в процесс продажи и сопровождения, вам потребуется описать бизнес-процессы не только в отделе продаж, но и в поддерживающих структурах (юристы, технологи, инженеры, бухгалтерия).
Если ключевая задача это сохранение текущей базы, вам нужно разрабатывать технологию контроля за касаниями клиента в процессе сопровождения, развития, удержания и возврата.
Выделите приоритетные задачи и желаемый конечный результат.
Помните, что полная кастомизация СRM-системы под ваши задачи это долгосрочный проект и он должен реализовываться в несколько этапов.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: МОДЕЛИ МАРКЕТИНГА, ПРОДАЖ И СОПРОВОЖДЕНИЯ
В этом блоке техзадания опишите процессы привлечения лида, управления лидом и клиентом (маркетинг, продажи и сопровождение).
Разделяйте процессы лидогенерации (ответственный — маркетинг) и лидменеджмента (ответственный — продажи/хантер).
Опишите этапы воронок маркетинга, продажи и сопровождения: все этапы, ответственных, задачи, результат и потребности функционала.
В этом блоке определяется портрет идеального лида (как требование к маркетологам) и точки контроля на Пути клиента (Cusotomer Jorney) к покупке, которые вы фиксируете в CRM.
Не забудьте прописать механизм квалификации лида (как требование к продажам): обязательные поля для заполнения в карточке клиента, техника определения вероятности сделки и потенциала клиента. Все это поможет вашим менеджерам уже при первом контакте выявлять наиболее перспективных клиентов.
Для реализации процесса сопровождения сделки формализуйте этапы процесса, определите KPI и нормы по ключевым показателям. Помните про необходимость контроля за всеми коммуникациями с клиентом, о плановых опросах лояльности по методу NPS, а также о контроле за аналитикой по результативности текущей клиентской базы.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: КЛИЕНТСКАЯ БАЗА
Укажите в техзадании с какими типами клиентов вы взаимодействуете сейчас, в какие отрасли и с каким компаниям планируете продавать ваши продукты в будущем. Опишите все каналы продаж, а также методы ведения и сохранения клиентской базы.
Определите требования к разграничениям на сделки и контакты? Сформулируйте поля для сущностей лид, компания, контакт, сделка.
Сформулируйте требования к сохранению истории по клиентам и заложенным связям (т.е. какие поля и какая информация должна в обязательном порядке дублироваться в сущностях).
Сформулируйте требования к ведению базы в CRM-системе, а также условия импорта.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ПРОДУКТ
В зависимости от типа бизнеса ваш продукт представляет собой услуги, товар (производимый или закупаемый) или комплексные сложные решения.
В этом блоке опишите типы продуктов, метод учета товаров, задачи по формированию требуемого документооборота при работе с товаром, в том числе систему ценообразования (формирование цены Коммерческого предложения, систему скидок и проч.).
ВНЕДРЕНИЕ CRM: АНАЛИТИКА. ОТЧЕТНОСТЬ. ПРОНОЗИРОВАНИЕ
Сформулируйте требования ко всей необходимой аналитике, которая потребуется для анализа показателей отдела продаж. Разделите активности процессов маркетинга, продаж и сопровождения на опережающие и результирующие, сформируйте показатели по следующим направлениям:
- Аналитика ежедневных активностей менеджеров;***
- Аналитика конверсионных показателей воронок;***
- Анализ сумм на разных этапах сделок процессов продажи и сопровождения;***
- Метрики по результирующим показателям: % выполнения планов, динамика по выручке и прибыли;***
- Анализ общих показателей за периоды по отделу, менеджерам, типам клиентов (длина сделки, % и причины отвала, NPS, LTV и проч.).
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ИНТЕГРАЦИИ
При внедрении CRM важно обеспечить все необходимые интеграции с уже существующими системами и приложениями: IP-телефония, почта, мессенджеры, 1С.
Самая затратная статья — это интеграция с 1С, так как на программирование необходимого функционала и настройку должного обмена между системами требуется время и высокий уровень компетенций программистов.
Сформулируйте в техзадании все требования к интеграциям.
Помните, что очень важно, чтобы под внедрение была создана проектная группа, участие собственника или генерального директора обязательно.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: МОБИЛЬНАЯ ВЕРСИЯ
Определите важность наличия у CRM-cистемы мобильной версии и ее функционала. В зависимости от модели продаж мобильная версия должна обладать разными функциями и настройками.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
Решите, как именно вы хотите усилить операционную эффективность менеджера.
Какие инструменты продаж необходимо автоматизировать? Нужна ли автоматизация шаблонов писем, внедрение роботов по выставлению задач и ведению менеджера по этапам процесса продажи, разработка калькуляторов и таблиц цен, автоматическое распределение заявок и проч.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Опишите в техзадании нюансы технических требований. Здесь должна быть размещена информация о нюансах коммуникации между подразделениями (для компаний, у которых есть филиалы и подразделения в разных офисах и разных городах), о необходимости автономной работы сотрудников на ноутбуках и других гаджетах, а также о требованиях к безопасности и защите данных.
ВНЕДРЕНИЕ CRM: ПРАВА ДОСТУПОВ
В этом разделе техзадания укажите права доступа для работников, а также опишите кто входит в группу внедрения CRM (заказчики, проектный менеджер, менеджеры по продажам и проч.).
Полную инструкцию по составлению Технического задания на внедрение CRM-cистемы вы можете получить на консультации с экспертами Active Sales Group.
