Текстовое описание бизнес процесса

Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Описание существующего состояния бизнес-процесса, в статусе «как есть», позволяет не только зафиксировать существующее состояние дел, но и провести первичный анализ бизнес-процесса. Тогда как описание бизнес-процесса в статусе «как должно быть» позволяет формализовать, и главное регламентировать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения в практику компании.

Текстовый формат описания бизнес-процесса

Существует множество примеров регламентов бизнес-процессов, которые достигают сотни листов, однако, чем больше по объему такой документ, тем меньше шансов, что его прочтут, и тем более станут исполнять. Именно поэтому, необходимо описывать бизнес-процессы предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает, и в какой срок.

Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре – сначала фиксируется кто и когда исполняет операцию, а далее в подпункте, уровнем ниже, описываются сами действия, после чего указывается кому и в каком случае передается результат.

Таким образом, шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу и информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции.

На практике даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть легко описаны в такой структуре, при этом, преимуществом текстового подхода является его простота и доступность не только бизнес-аналитикам, но и любому сотруднику компании. Используя эти простейшие правила структуризации текста в компании, можно легко создать систему регламентов, стандартизирующих ключевые бизнес-процессы.

Недостатком текстового описания, является возможность «спрятать» в нем недосказанности и неточности в бизнес-процессе, которые можно обнаружить лишь внимательно «вычитывая» получившийся документ. Однако несмотря на недостатки, на начальных этапах управления бизнес-процессами, структурированное текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании, а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента.

Табличный формат описания бизнес-процесса

Относительно варианта описания процессов в текстовом формате, использование табличной формы добавляет «структурированности» создаваемому описанию бизнес-процесса.

Бизнес-процесс описывается в виде таблицы, где строки описывают операции в бизнес-процессе, при этом каждая строка содержит не только номер и название операции, но и входящие и исходящие документы, временные нормативы исполнения, исполнителя, используемые информационные системы и логику дальнейших действий. Фактически при описании бизнес-процесса в табличной форме создаются технологические карты, подробно описывающие все необходимые действия с указанием их окружения.

В зависимости от поставленных задач, в табличном описании можно отображать различные элементы окружения бизнес-процесса, например, если в компании идет работа с операционными рисками, можно добавить дополнительный столбец в таблицу, в котором указать существующие операционные риски с их привязкой к операциям процесса.

С использованием единого шаблона таблицы и простой инструкции по ее заполнению, достаточно легко описать ключевые бизнес-процессы в компании силами сотрудников бизнес-подразделений, при этом качество полученного описания безусловно будет выше, чем в текстовом формате, однако результат будет иметь недостаточную визуализацию, относительно описания процесса в виде графической модели.

Единственным недостатком табличной формы, является сложность отображений логики бизнес-процесса, так как для каждой операции в таблице приходится описывать в каком случае какое действие выполняется, например, «если документ согласован, то далее выполняется операция 5, а если не согласован, то выполняется операция 6», что не всегда удобно для понимания особенностей бизнес-процесса и его анализа.

Графическая модель бизнес-процесса

В последнее время многие компании описывают бизнес-процессы в формате графических моделей. Это может быть схема, нарисованная на флипчарте, а может быть модель, нарисованная в специальном инструменте, в соответствии с утвержденной в компании нотацией.

Для большинства компаний, описывающих процессы в графической форме, инструментарием моделирования бизнес-процессов является MS Visio или MS Power Point. Эти инструменты входят в стандартный офисный пакет, что позволяет создавать модели бизнес-процессов широкому кругу лиц.

В дополнении к существующим инструментам, относительно недавно появились облачные бесплатные средства моделирования бизнес-процессов, в которых можно нарисовать модель в браузере, при этом сохранить результат, либо на диске, либо в облачном хранилище.

Учитывая бесплатность и легкость начала использования облачных средств моделирования бизнес-процессов, они быстро завоевывают поклонников, как среди бизнес-аналитиков и ИТ-специалистов, так и среди сотрудников и руководителей компании.

С помощью графической модели бизнес-процесс может быть описан наиболее качественно, ведь в ней можно отразить не только все необходимое окружение операций, но и визуализировать саму логику бизнес-процесса с помощью логических операторов и событий.

Правда, в случае использования графической формы моделирования бизнес-процессов, количество сотрудников в компании, создающих модели бизнес-процессов может серьёзно уменьшиться, так как некоторых из них оттолкнёт сложность инструментария и дополнительные трудозатраты на создание графических моделей, относительно текстового и табличного описания.

Для того, чтобы среди тех, кто моделирует бизнес-процессы в компании было как можно больше представителей бизнес-подразделений, необходимо выбирать инструменты моделирования с удобным и простым интерфейсом, а также использовать простейшие нотации для отображения процессов.

Система моделирования бизнес-процессов

Некоторые компании, имеющие большое количество сотрудников и высокую зрелость в области управления бизнес-процессами, переходят от простейших инструментов моделирования бизнес-процессов к системам класса Business Process Analysis, которые позволяют моделировать бизнес-процессы в едином репозитории, что позволяет не только создать целостную взаимосогласованную модель описания деятельности организации, но и получать на ее основе регламентирующие документы с помощью настраиваемой отчетности.

Как правило, если количество нарисованных в компании моделей бизнес-процессов начинает превышать несколько тысяч, то возникает необходимость обеспечить их интеграцию между собой, а также получить возможность создания регламентирующей документации на базе созданных моделей, именно в этом случае применение инструментария Business Process Analysis является оправданным.

Работа в инструментах Business Process Analysis требует жесткой дисциплины при моделировании бизнес-процессов, которая достигается через нормализацию справочников организационной структуры, документов и информационных систем, а также утверждение нотации моделирования бизнес-процессов и аудит соответствия создаваемых моделей утвержденной нотации или на уровне инструментария, или с помощью процедур согласования.

Использование средств Business Process Analysis имеет и определенные риски, связанные как раз с необходимостью жесткой дисциплины при создании моделей и со сложностью интерфейса инструментария, что приводит к уменьшению числа моделирующих бизнес-процессы среди представителей бизнес-подразделений. В результате достаточно часто работа в инструментарии Business Process Analysis становится прерогативой бизнес-аналитиков и ИТ специалистов, что сужает возможные ресурсы для моделирования бизнес-процессов в компании, и приводит либо к расширению штата бизнес-аналитиков, либо к привлечению внешних консультантов. При этом, бизнес часто не желает работать с полученными моделями и возвращается к текстовому или табличному формату описания бизнес-процессов, полученному с помощью отчетов из инструментария Business Process Analysis.

От моделирования к автоматизации

Не секрет, что несмотря на созданные регламенты бизнес-процессов, сотрудники компании часто работают по своим правилам, ведь проконтролировать правильность исполнения регламента достаточно непросто, а проводимые аудиты требуют дополнительных трудозатрат.

Совершенно логично переложить контроль правильности исполнения бизнес-процессов на автоматизированную систему, в которой заложить всю необходимую логику его исполнения. При использовании специализированных систем класса Business Process Management Suite, модель бизнес-процесса становится исполняемой, и информационная система сама управляет бизнес-процессом в соответствии с правилами, описанными в модели, назначая исполнителей операций и маршрутизируя заявки в соответствии с логикой бизнес-процесса.

В данном случае модель становится необходимым условием для автоматизации бизнес-процесса, однако данная модель бизнес-процесса требует куда более подробной проработки, ведь она должна быть «понятна» информационной системе, автоматизирующей процесс.

Столь специфичный «потребитель» модели бизнес-процесса делает ее разработку непростым занятием, для которого, как правило, привлекается системный аналитик или даже ИТ-разработчик, которой хорошо знает систему автоматизации. Представители бизнеса или бизнес-аналитики в данном случае могут представить лишь прототип такой модели, после чего согласованный прототип необходимо серьезно дорабатывать с учетом особенностей BPMS системы.

Что же выбрать?

Что бы определиться с форматами описания бизнес-процессов нужно проанализировать размер организации, ее зрелость в области управления бизнес-процессами, а также определить потребителей создаваемого описания.

В компании от 50 до 500 человек для совершенствования и регламентации бизнес-процессов вполне достаточно текстового или табличного описания процессов, при этом, описание может вестись силами сотрудников и руководителей, прошедших специализированное обучение по теме управления бизнес-процессами.

В компании от 500 до 5000 человек, также можно ограничится текстовым или табличным описанием, используя графические нотации для визуализации особо «запутанных» бизнес-процессов с большим количеством участников. В компаниях такого масштаба для систематизации создаваемого описания необходимо уже вести реестр бизнес-процессов и регламентов, а также создать шаблоны, как для регламентов, так и для графических моделей.

В крупных компаниях с численностью от 5 000 человек, с развитым процессным офисом и высокой зрелостью в управлении бизнес-процессами, можно задуматься о применении средств Business Process Analysis для моделирования бизнес-процессов, в рамках которых создать единый репозиторий моделей бизнес-процессов, после чего формировать на его основе регламенты бизнес-процессов и другую нормативную документацию.

Системы BPMS наиболее эффективны там, где важна скорость и контроль логики исполнения бизнес-процессов, поэтому их чаще всего можно встретить в тех процессах, где обрабатываются клиентские заявки, заказы, жалобы и договора, вне зависимости от масштаба компании.

Андрей Коптелов, опубликовано на c-news.ru

Источник: koptelov.info

Способы описания бизнес-процессов

Разнообразие подходов к описанию бизнес-процессов довольно велико. В некоторых случаях прибегают к существующим подходам и стандартам исследования и описания деятельности организации, в других случаях создают собственные уникальные методики. Можно выделить три базовых способа описания бизнес-процессов: текстовое, табличное и графическое.

Текстовое описание бизнес-процессов.

Текстовый способ описания бизнес-процессов предполагает последовательное описание каждой операции процесса в обычном текстовом формате. Данный метод имеет как положительные, так и отрицательные моменты. С одной стороны, он позволяет наиболее полно и подробно описать процесс способом, который будет понятен любому работнику организации, с другой — трудоемок, слабо формализован и отличается громоздкостью.

Текстовое описание бизнес-процессов, как правило, осуществляется в виде документа: инструкции, регламента или стандарта.

Инструкция — это письменный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти [1] .

Она представляет собой документ, содержащий правила, способ и порядок выполнения операций, направленных на достижение конкретного результата. Примером может служить инструкция по делопроизводству, которая существует практически в любой организации, или инструкция по оформлению заказа в интернет-магазине, инструкция по работе с обращениями граждан.

Текст инструкции должен излагаться от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте должны использоваться такие слова, как: «должен», «необходимо», «обязан», «не допускается». Разделы инструкции должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Пункты и подпункты разделов нумеруют арабскими цифрами.

Инструкция, как правило, состоит из нескольких разделов: общие положения; порядок выполнения работ (операций); сроки выполнения работ (операций); контроль за соблюдением порядка выполнения работ (операций).

В разделе «Общие положения» приводится основное назначение данного документа и сфера его действия.

Состав и количество остальных разделов (основная часть инструкции) зависят от специфики процесса, который описывается в виде инструкции. Кроме перечисленных разделов, часто в инструкции отражают разделы, посвященные правилам применения и хранения информации и документов, используемых в рамках выполнения работ (операций). А также могут быть и другие разделы, специфичные для конкретной организации и конкретного бизнес-процесса.

Стоит отдельно выделить два вида инструкций, которые имеют довольно жесткую структуру: должностную инструкцию и инструкцию по делопроизводству. Поскольку эти документы не являются документами, регламентирующими реализацию конкретного бизнес-процесса, то здесь подробно их рассматривать не будем.

Наиболее распространенным видом текстового описания бизнес-процесса является регламент. Этот документ создается в виде обязательного к исполнению организационно-распорядительного документа, в котором закреплены порядок и правила реализации конкретного процесса.

Регламент это организационно-распорядительный документ крупной компании (общества), содержащий совокупность правил, регулирующих порядок бизнес-процесса или его этапов. Регламент содержит обязательные для исполнения организационные положения, в том числе устанавливает порядок взаимодействия, сроки, распределение ответственности между подразделениями. Регламент утверждается и вводится в действие решением правления [2] .

Система регламентации бизнес-процессов объединяет в себе комплекс процессов, методов, инструментов и элементов организационной структуры, обеспечивающий разработку, ввод в действие, контроль за выполнением, поддержание в актуальном состоянии и своевременную отмену нормативных методических документов компании [3] .

Регламентация бизнес-процессов позволяет довольно подробно описать деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц. Она может быть как полезна, так и вредна. При принятии решения о необходимости разработки системы регламентов необходимо проанализировать положительные и отрицательные стороны этого подхода. Это позволит определить основные требования к регламентации.

Стоит учитывать, что основными минусами регламентации являются существенные временные и финансовые затраты на проведение регламентации бизнес-процессов, снижение инициативности сотрудников при работе по регламентам, снижение гибкости в принятии решений и осуществлении оперативных изменений в реализации процесса (в случае, если речь идет о процессах, выполнение которых зависит от внешних факторов, которые часто изменяются, например, об изготовлении эксклюзивного продукта).

Создание комплекса регламентов, обеспечение их выполнения и актуализации позволяет достичь определенных результатов на пути к повышению эффективности деятельности организации. Основными положительными аспектами внедрения системы регламентации являются следующие:

• • на стадии внедрения системы регламентации:

• — формализация деятельности, обеспечение единого понимания требований работниками;
• — согласование взаимодействия структурных подразделений организации;
• — выявление и устранение зон безответственности, пересечения ответственности;
• — формирование предпосылок для делегирования полномочий и повышения эффективности управления;
• — поиск и внедрение изменений, повышающих эффективность процессов;

снижение рисков, связанных с уходом руководителей и специалистов;

— повышение эффективности процессов подбора и обучения персонала; создание возможностей для аудита бизнес-процессов и запуска

системы непрерывного совершенствования (система непрерывного совершенствования (цикл PDCA) рассмотрена в главе 2);

• — создание предпосылок для последующей эффективной автоматизации бизнес-процессов;
• — обеспечение возможности развития бизнеса (тиражирование опыта).

Однако не стоит забывать и о возможных рисках, которые могут возникнуть в результате регламентации бизнес-процессов организации, а именно: об утечке информации к конкурентам относительно реализации бизнес-процессов (передача злоумышленниками регламентов конкурентам) и об усложнении процессов, увеличении трудоемкости и времени на реализацию бизнес-процесса.

Регламент бизнес-процесса должен содержать информацию о цели процесса, исполнителях операций процесса, входах и выходах, а также требования к срокам выполнения процесса. Возможны также ссылки на образцы

и шаблоны документов, создание и использование которых предполагается в ходе реализации процесса.

Применение регламентов для описания бизнес-процессов — довольно часто используемый прием в зарубежных компаниях. В России этот подход только начинает набирать обороты; для этого есть ряд причин:

• • низкая заинтересованность руководителей компании в регламентации осуществления бизнес-процессов, поскольку они не видят в этом источник повышения эффективности деятельности организации;
• • отсутствие корпоративной культуры работы в соответствии с регламентирующими документами;
• • необходимость поддержки регламентов в актуальном состоянии, т.е. требуется своевременное внесение изменений.

Структура регламента обычно содержит следующие разделы: общие положения; общее описание процесса; описание операций процесса; контроль эффективности и качества реализации процесса (контроль за показателями эффективности реализации процесса); шаблоны документов.

В разделе «Общие положения» указываются:

• • полное наименование процесса и его место в иерархии бизнес-процессов организации;
• • назначение процесса (цели и задачи);
• • область применения данного регламента;
• • ответственность участников процесса;
• • перечень нормативных правовых документов, па основании и в соответствии с которыми осуществляется данный процесс;
• • термины и определения, используемые в данном регламенте (в том числе и сокращения).

В разделе «Общее описание процесса» указываются:

• • ответственный исполнитель процесса (должностное лицо с указанием структурного подразделения);
• • участники процесса (должностные лица с указанием структурных подразделений);
• • с чего начинается и чем заканчивается процесс (начальное и конечное событие);
• • результат процесса;
• • краткое описание процесса;
• • сроки реализации процесса;
• • используемые информационные системы (могут быть также указаны и используемые или создаваемые информационные ресурсы);
• • графическая схема описания процесса верхнего уровня.

В разделе «Описание операций (подпроцессов) процесса» последовательно приводится информация о каждой операции, которая осуществляется в рамках выполнения данного процесса. По каждой операции указываются:

• • ответственный исполнитель операции;
• • текстовое или табличное (для подпроцессов) описание операции с учетом входящей и исходящей информации.

Здесь также могут указываться результат выполнения операции, срок выполнения и прочие ее атрибуты.

Если в этом разделе описываются подпроцессы, состоящие из нескольких операций, то рекомендуется также приводить и его (подпроцесса) графическую схему.

В разделе «Контроль эффективности и качества реализации процесса» приводится информация о формах контроля, сроках и показателях эффективности выполнения операций процесса, по которым и осуществляются проверки в рамках проведения контрольных мероприятий. Например, для процесса «Исполнение сервисной заявки» в этой части регламента приводят указанную ниже информацию.

Во-первых, следует указать, что в целях контроля соблюдения сроков исполнения заявки ответственный за контроль данного процесса ежедневно проверяет статус заявок, срок исполнения которых истекает завтра.

Во-вторых, качество выполнения процесса оценивается путем анализа количества жалоб и повторных обращений клиентов. Их отсутствие свидетельствует о том, что процесс осуществляется качественно. Служба качества ежеквартально оценивает эффективность реализации данного процесса путем выявления, учета и анализа жалоб и повторных обращений клиентов.

В разделе «Шаблоны документов» приводятся шаблоны форм документов (и образцы их заполнения), которые являются «инициаторами» запуска процесса либо его операций или же создаются в результате выполнения операций процесса.

• [1]Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. М.: Флинта ; Наука, 2009.
• [2]Лопатчиков Л. И. Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки. 5-е изд., перераб. и дон. М.: Дело, 2003.
• [3]Репин В. В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. М.: Мани, Иванов и Фербер, 2013.

Источник: studme.org

Описание бизнес процессов — типы описания

Создание бизнес процессов начинается с их описания. Описание бизнес процессов можно делать разными способами. Каждый имеет как плюсы, так и минусы. Можно выделить 3 типа описания — текстовый, табличный и графический.

Естественно, в чистом виде они встречаются редко. В большинстве случаев мы комбинируем эти методы в том или ином виде. Но если вы делаете упор и берете за основу один из 3 элементов — описание текстом, таблицы или схему бизнес процесса, то тем самым вы выбираете один из типов описания.

Управление бизнес-процессами без их описания крайне затруднительно.

Текстовое описание бизнес-процессов

Наверное, самый простой в реализации и распространенный вариант. Все происходящее в бизнес процессе описывается словами, т.е. в итоге у нас получается текст. Построение бизнес процессов требует описания довольно-таки большого количества элементов и вариантов развития бизнес процесса, текст может получиться весьма громоздким. Мне очень запомнился процесс, текстовое описание которого занимало 32 страницы, а схема — лишь 3.

Плюсы описания бизнес процессов текстом

• Очень просто сделать — просто садись и пиши.
• Не требует специальных навыков — темные времена прошли, теперь писать умеет каждый:)

Минусы

• Текст сложно обрабатывать — работа с массивами текста весьма сложна, ведь нам нужно найти суть, скрытую за словами.
• Затрудняет целостное восприятие процесса: читая вторую страницу, можно уже забыть, что было на первой. Очень тяжело читать текст, описывающий сложный, разветвленный процесс. Приходится постоянно возвращаться назад, чтобы понять, о чем речь. В итоге восприятие картины целиком нарушается.
• Сложно для восприятия — если текст готовит человек без писательских навыков, его прочтение превратится в пытку. У каждого свой язык, и порой он может быть очень сложен. Вы же встречали «плохие» книги? Описание процесса может быть еще хуже:)
• Сложно структурировать и анализировать — процесс может иметь множество путей развития. Это значит, что в зависимости от результатов, событий и условий мы выполняем разные действия в процессе. А теперь представьте, каково это — описывать текстом. Очень сложно сохранить простую структуру, когда у вас десяток «если» на одну страницу. В результате этого анализ потребует от вас огромных усилий и титанической предварительной работы.

Подсказка — используйте структурированные списки

Описание бизнес процессов в виде таблиц

Таблица — это здорово! Таблицы я люблю. Их можно рассматривать часами… и не найти ответ на свой вопрос:) Шучу. На самом деле описание бизнес процессов компании в виде связанных таблиц — это не такая уж плохая идея. По крайней мере, намного лучше текстового описания.

Самая большая сложность заключается в том, чтобы подготовить хороший шаблон таблицы, в которую, собственно, потом уже внесут данные.

Плюсы описания бизнес-процессов текстом в виде таблиц

• Относительно просто подготовить — подготовить шаблон не так сложно. Главное, чтобы он был понятен тем, кто будет его заполнять. Кроме того, все программы для работы с таблицами (например, Excel) позволяют добавлять описание к ячейкам таблицы. Используйте эту возможность для пояснений данных.
• Относительно просто заполнить шаблон — еще раз, если шаблон понятен, заполнить его не составит труда. Для этого не нужны специальные навыки и знания.
• Наличие структуры — таблица сама по себе уже предполагает некую структуру.
• Удобство обработки цифровых данных — с цифрами лучше всего работать в таблице. Так что для данного типа данных этот тип описания подходит лучше всего. Данные в таблице (даже текстовые) гораздо удобнее сравнивать и анализировать.

Минусы

• Не компактно — описание больших процессов со всем множеством подпроцессов и элементов будет выглядеть как «простыня». Компактным такой вид назвать сложно.
• Отсутствует необходимая детализация — для того чтобы таблица имела более компактный вид, количество данных должно быть ограничено. Это значит, что даже если вы вносите текст в таблицу, он должен быть ограничен. А значит, добиться необходимой детализации может стать непросто.
• Нет целостности восприятия — большое количество данных не способствует этому. Хотя если необходимо просмотреть данные одной операции (подпроцесса) в строке или данные одного типа в столбце, то лучше таблицы не придумать.
• Сложно отобразить ветвления — та же проблема, что и с текстом. Большое количество ветвлений и, что важно, развитие процесса исходя из условий ветвления довольно сложно отобразить наглядно.
• Требует подготовки — нужно потратить время на подготовку хорошего шаблона.

Подсказка — располагайте подпроцессы, операции в строках, а данные в столбцах. Это облегчает восприятие. Вместо одной большой таблицы используйте связанные таблицы.

Описание в виде схемы, модели бизнес-процесса

Не буду тянуть кота за март. Графическое описание бизнес процессов предприятия в виде схемы, модели — лучший тип описания. Большинство специалистов уже давно отдают предпочтение именно графическому типу описания. Просто посмотрите на плюсы и минусы этого типа.

Плюсы описания бизнес процессов в виде модели

• Простота восприятия — наш мозг устроен таким образом, что картинку мы воспринимаем быстрее, чем что-либо. Поэтому схему воспринимать очень просто. Мозг «фотографирует» схему и обрабатывает ее на бессознательном уровне в разы быстрее, чем наше сознание. Схему воспринимать просто еще потому, что мы сразу видим взаимосвязи элементов.
• Целостность восприятия — 1 схема представляет из себя модель процесса на определенном уровне. Это значит, что схема сразу дает нам представление о процессе в целом. В частности, о его границах, основных элементах и т.д. Если процесс детализируется на нескольких уровнях, то схемы все равно остаются связанными.
• Необходимая и достаточная детализация — в то же время на схеме можно отобразить относительно большое количество деталей без потери качества восприятия.
• Наглядное отображение ветвлений и путей развития процесса — правильно построенная схема сразу дает представление о том, каким путем должен развиваться процесс в правильном варианте. А также другие варианты развития событий.
• Удобство автоматизации — многие программные инструменты позволят переводить диаграммы в языки программирования, что очень сильно упрощает жизнь разработчикам и внедренцам ПО.

Минусы

• Требует специальных навыков — нужно знать, как правильно строить диаграммы. Знать разные нотации. А иногда даже самостоятельно сделать набор элементов и правил, которыми вы будете пользоваться для описания.
• Относительно большое время на подготовку описания — хорошо построенная модель процесса должна быть проста и понятна. Для того, чтобы сделать схему таковой, необходимо потратить кучу времени. Сложно может сделать каждый дурак, а вот простота требует мастерства;)

Подсказка — для описания бизнес процессов может быть достаточно 3-5 графических элементов (фигур).

В итоге

В итоге вы будете задействовать все типы описания. Документ под названием «Описание бизнес процесса…» будет содержать и графическую схему, и таблицы, и текст. Это нормально. Но мой вам совет — ориентируйтесь на графические модели и избегайте текста. Хорошая модель не нуждается в сопровождении текстом. В большинстве случаев.

Создание бизнес процессов начинается с их описания.

Источник: deep-vision.one