Требования к бизнес документации

Проекты запускаются с полным убеждением, что новый продукт сделает мир для кого-то лучше и обеспечит прибыль. Бизнес-требования описывают основные преимущества, которые новая система даст ее заказчикам, покупателям и пользователям. Бизнес-требования непосредственно влияют на то, какие пользовательские требования будут реализованы и в какой последовательности.

1.1 Исходные данные

1.2 Возможности бизнеса

Для корпоративной информационной системы описывают бизнес-задачу, которая решается посредством этого продукта, или бизнес-процессы, для улучшения которых требуется продукт, а также среду, в которой система будет использоваться. Для коммерческого продукта описывают существующие рыночные возможности и рынок, на котором продукту придется конкурировать с другими продуктами.

Этот раздел может содержать сравнительную оценку существующих продуктов и возможных решений, указывая, в чем заключается привлекательность продукта и его преимущества. Опишите задачи, которые не удается разрешить без предлагаемого решения. Покажите, насколько оно соответствует тенденциям рынка, развитию технологий или корпоративной стратегии.

Проектная документация. Какие документы готовят бизнес и системный аналитики?

Кратко опишите другие технологии, процессы или ресурсы, необходимые для удовлетворения клиента. Опишите потребности типичных клиентов или целевого рынка. Представьте задачи клиента, которые будет решать новый продукт. Предоставьте примеры того, как клиенты будут использовать продукт. Укажите все известные критичные требования к качеству или интерфейсам, но не упоминайте особенности реализации и дизайна.

Источник: studfile.net

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье. Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

2. Виды требований к программному обеспечению. Часть 1. (Курс бизнес-аналитик с нуля)

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник: assistentus.ru

Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.

Что случилось?

За некачественно организованный документооборот можно здорово поплатиться. Иногда предприниматели думают, что документация – вроде как дело десятое. А главное, чтобы все бумаги лежали в папках у главбуха, который зачастую в мелких компаниях еще и экономист, и делопроизводитель, и завхоз.

Но такой подход чреват потерей контроля над количеством и, что важнее, качеством документов, которые предприниматель использует в своей деятельности. Также не стоит забывать и о проверках со стороны контролирующих органов и структур – к примеру, налоговой инспекции, прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д. Этим ребятам не объяснишь, что эта «бумажка вдруг куда-то пропала, но она, честное слово, была».

Как организовать грамотный контроль за документами

• управляющей,
• оперативной,
• обслуживающей.

Для чего это нужно? Да хотя бы для упорядочения всего «вороха» документов, ведь всегда проще что-либо делать, разбив процесс на определенные части. Да и контролировать отдельные блоки документации значительно легче.

Рассмотрим отдельно каждый процесс и определим, какие документы к нему относятся и как их можно контролировать.

Блок 1. Управляющая часть

Управляющая часть в документации – это то, что является фундаментом вашего бизнеса. Для ИП – это документы о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (свидетельство, выписки из ЕГРИП), для ООО – это Устав, протоколы решений собраний собственников бизнеса, выписки из ЕГРЮЛ.

Контролировать эти документы, в принципе, не сложно. Изменения в них вносятся не столь часто, но, тем не менее, вносятся. Поэтому не стоит забывать подшивать в папочку с уставными документами новые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если вы вносили какие-то изменения (например, добавили новые виды экономической деятельности) или приобщить протоколы решений, если в вашей компании произошло «перераспределение портфелей» в уставном капитале ООО.

Кто контролирует?

В идеале контролировать управляющую часть документации должен сам руководитель бизнеса (индивидуальный предприниматель или директор компании). Если руководителю некогда, то стоит этот вопрос поручить лицу, степень доверия к которому у бизнесмена самая максимальная (обычно это главбух или заместитель директора).

Блок 2. Оперативная часть

Оперативная часть бизнес-процесса – это самый большой по объему процесс в деятельности бизнеса. Собственно, это и есть само по себе «дело».

К этой части процесса относятся все деловые, правовые документы, связанные с непосредственным извлечением прибыли – договоры с контрагентами, договоры аренды, соглашения, акты принятых работ и т.д.

Сюда можно отнести и техническую организацию производственного процесса (если ваша компания занимается производством) – спецификации, технологические карты, расчеты, сметы и т.п.

Контроль за этим типом документации уже более объемный. Начнем с того, что все документы в одну офисную папку вряд ли засунешь. Как минимум, должна быть отдельная папка для договоров с контрагентами, отдельно для документов по технологическому процессу, отдельно – для рекламных и маркетинговых вещей (например, соглашения об информационном или спонсорском сотрудничестве) и т.д.

Кто контролирует?

Лучше не сосредотачивать контроль за различными типами оперативных документов в руках одного человека. При возможности (а они, в малом бизнесе, безусловно, очень ограничены), за каждый тип документов должен отвечать причастный к исполнению этих документов сотрудник. Например, за договора и соглашения – бухгалтер, а за производственный процесс – начальник производства. При этом о состоянии этой документации ответственные лица должны отчитываться перед руководством минимум раз в квартал, а в конце года подводить итоги за 12 месяцев. И желательно, чтобы этот отчет ответственные лица готовили в письменном виде за собственной подписью, что в дальнейшем значительно облегчит поиск «слабого звена» при выявленных ошибках, как в процессах самого бизнеса, так и ведении документации.

Блок 3. Обслуживающая часть

Обслуживающая часть документации – это, если так можно выразиться, техобслуживание вашего бизнеса. Сюда относятся – бухгалтерия, отдел кадров, IT-отдел, охрана, водители и т.п. Соответственно, и документация этой части вашего бизнес-процесса должна быть поделена на сферы влияния этих служб.

Вся бухгалтерская документация должна храниться в отдельном месте в отдельных папках. Уже в других папках должна храниться документация по кадрам, охране, компьютерщикам.

Кто контролирует?

За качество ведения бухгалтерской документации отвечает лично главбух, за кадры – кадровик, за компьютерщиков – начальник соответственного подразделения.

Здесь система контроля должна быть аналогична контролю за документооборотом операционного процесса – ежеквартальный (а лучше – ежемесячный) отчет в письменном виде каждого ответственного, обязательный разбор полетов с ответственными лицами по итогам года.

Для руководителя крайне важно видеть общую картину работы своего дела. И именно такой подход за контролем документооборота позволит не просто держать руку на пульсе своего бизнеса, но и понимать, где у него слабые места. А при визите контролеров можно будет почти на 100% быть уверены в том, что ваша документация:

• всегда актуальна,
• всегда под рукой,
• сотрудник, по вине которого была нарушена часть какого-либо процесса, будет выявлен быстро.

• документооборот
• выписка из ЕГРИП
• устав организации
• первичные документы
• проектно-сметная документация
• хранение документов

Источник: www.klerk.ru