Активный деловой сезон всегда характерен большим количеством проводимых мероприятий. В Тюмени можно посетить образовательные и деловые форумы, профессиональные конференции и семинары, отраслевые выставки и показы мод, светские мероприятия.
Когда начинать готовиться к мероприятию и как выбрать подходящий зал для предстоящей конференции? Давайте определим основные требования к бизнес-площадке, которая будет полностью соответствовать потребностям организаторов.
- Площадь и количество посадочных мест. Для начала определитесь с масштабами мероприятия – сколько человек собирается его посетить, какому количеству направлены приглашения или сколько участников оплатили свое участие? Выбирайте зал с соответствующей площадью и количеством посадочных мест. От этого параметра будет зависеть комфорт не только присутствующих, но и выступающих людей. Если зал окажется маленьким, то присутствующим может быть тесно и душно. Большой зал может не окупить себя в финансовом плане, если придет мало человек, что приведет к потере прибыли от проведенного мероприятия.
- Техническое оснащение. В современном конференц-зале должны быть созданы комфортные условия для выступления спикеров и восприятия информации участниками. Проверьте следующие условия: -уровень искусственного освещения и наличие окон, -качество работы кондиционера и системы вентиляции – от этого зависит комфорт участников в жаркие летние дни и зимние месяцы, -мониторы, экраны, аудио- и видеоаппаратура, усилители звука и микрофоны позволяют сделать доклад выступающего увлекательнее, а интерес к выступлению у аудитории значительно выше.
- Месторасположение конференц-зала. Выбирая место для проведения мероприятия, обратите внимание на то, насколько легко можно до него добраться на личном и общественном транспорте. Достаточное ли количество парковочных мест. В каком здании расположен конференц-зал. Более подходящим вариантом для проведения деловых мероприятий является конференц-зал в современном бизнес-центре или гостинице. Однако аренда зала во втором варианте расположения может быть значительно дороже. Поэтому если основное количество участников живет в Тюмени, выбирайте конференц-зал, расположенный именно в бизнес-центре. Посмотрите на входную группу, внутренние интерьеры здания и мебель, наличие лифтов и чистоту туалетных комнат.
- Дополнительный сервис. В процессе проведения мероприятия вам могут понадобиться кофейные перерывы, деловые обеды для участников, комнаты для переговоров представителей компании с потенциальными клиентами или работы в группах. Поэтому дополнительным преимуществом места проведения мероприятия будет возможность оказания полного комплекса услуг – наличие на территории бизнес-центра кафе или ресторана, холлы для проведения кофе-брейков, залы для переговоров, расположенные в непосредственной близости к вашему конференц-залу. При обсуждении условий проведения конференции заранее обсудите возможность предоставления питьевой воды для участников мероприятия.
Может понадобиться тематическое декоративное оформление зала, встреча и регистрация участников вашего мероприятия, письменные принадлежности. Все это также относится к дополнительному сервису и может быть организовано представителями бизнес-центра, в котором вы арендуете конференц-зал. Обязательно при бронировании зала уточните, какие услуги включены в стоимость, а что является дополнительным сервисом и оплачивается отдельно от аренды зала.
Конференц-залы / Отель Four Elements Perm
Конференц залы в бизнес-отеле «Планета iQ»
Начинайте подбирать подходящий зал за несколько месяцев до начала мероприятия. Так будет больше шансов забронировать конференц-зал, отвечающий всем условиям. Для начала посмотрите фотографии на сайте, запросите условия у менеджеров, а затем обязательно приезжайте смотреть помещение лично.
В Тюмени довольно большой выбор конференц-залов и бизнес-площадок. Однако следует помнить, что если место проведения мероприятия будет выбрано неправильно, то конференция может пройти совсем не так, как вы запланировали, или вовсе сорваться. От выбора конференц-зала зависит не только обеспечение технических требований, но и престиж вашего мероприятия.
Напомним, что в бизнес-центрах компании «Нобель Групп» вы можете выбрать подходящий по площади и вместимости конференц-зал. Посмотрите подробную информацию об условиях проведения мероприятий в «Нобеле» и «Нобель-Парке».
Источник: nobel-tmn.ru
Требования к оснащению конфернец-залов в международных отелях
Стремительное развитие индустрии делового туризма и доли рынка конгресс-отелей привело к заметному росту требований к техническому оснащению современного международного отеля, в том числе и его конференц-залов. Сейчас необходимость обустройства конференц-зала в отеле уже не вызывает ни у кого сомнений. Согласно ГОСТ Р-50645-94, для отнесения отеля к категории «трехзвездочного» и выше, он должен иметь «Зал универсальный для культурных/деловых мероприятий, с оборудованием для синхронного перевода, аудио- и видеоаппаратурой». Иными словами, даже если организация деловых встреч и конференций не входит в перечень основных предоставляемых услуг отеля, то оборудованный по последнему слову техники конференц-зал присутствовать должен.
Рис.1
Возникает вопрос: «Какое оборудование должно быть установлено в конференц-зале отеля, чтобы соответствовать международным стандартам?»
В рамках данной статьи мы остановимся на требованиях к звуковому оборудованию конференц-систем как основе проведения заседаний.
Проведение переговоров
Если рассматривать конференц-залы, классифицируя их по функциональным задачам, то, в первую очередь, следует остановиться на проведении переговоров. Для совещаний с числом участников больше 10 для нормального слухового восприятия уже недостаточно силы голосов выступающих, даже если все участники размещаются за круглым столом в небольшом помещении.
Чтобы во время проведения переговоров выступающему не нужно было повышать голос, а слушателям — напрягать слух, используются конференц-системы для звукоусиления голоса выступающего. Место каждого участника оборудуется микрофоном для выступлений и громкоговорителем для прослушивания других участников. При этом важно, чтобы конференц-система обеспечивала высокую разборчивость речи. Иначе речь, пусть и достаточно громкая, заставит остальных постоянно вслушиваться и пытаться разобрать все слова, что приведет к отвлечению внимания от обсуждаемой темы и быстрой утомляемости участников переговоров.
Рис.2
Другая задача конференц-системы — упорядочение процесса дискуссии, когда микрофоны включаются в порядке очереди и/или число одновременно выступающих ограничено. Для этого место участника заседания оснащается кнопкой включения микрофона и запроса на выступление, а также индикацией момента, когда можно говорить. Классическим примером конференц-системы, удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям, является дискуссионная система CCS 800 производства Bosch Security Systems. Место участника переговоров системы CCS 800 выполнено в виде стильного пульта, в состав которого входит микрофон на гибкой подставке с кнопкой и индикатором включения и высококачественный громкоговоритель, который автоматически отключается при включении микрофона. Назначение этой функции определяет еще одно немаловажное требование к любой конференц-системе — отсутствие характерного «свиста», появляющегося вследствие возникновения эффекта «акустической обратной связи».
Понятно, что во время проведения важных переговоров такие технические неприятности недопустимы. Чтобы защитить конференц-систему от этого эффекта, вероятность появления которого зависит как от параметров зала, так и от характеристик самой системы, иногда приходится использовать дополнительную дорогостоящую аппаратуру обработки звука. Компания Bosch Security Systems, работа которой на рынке конференц-систем всегда отличалась применением передовых технологий и желанием предоставить потребителю только лучшие технические решения, недавно интегрировала в систему CCS 800 процессор подавления акустической обратной связи. Теперь новая дискуссионная система, получившая название CCS 800 Ultra, обеспечивает еще более высокую степень защиты от возникновения «свиста», а также избавляет владельца зала от необходимости затрат на дополнительные устройства и экономит место при размещении оборудования.
Принятие решений
Чтобы конференц-зал отеля мог использоваться для проведения совещаний, на которых происходит принятие решений по обсуждаемым вопросам, владельцам отеля стоит задуматься об установке конференц-системы с возможностью иного голосования. Такая система обеспечивает автоматический подсчет голосов и протоколирование результатов голосования для создания отчета. Одной из самых известных систем, позволяющих проводить несколько типов голосования, является цифровая конгресс-система DSN.
Микрофонные пульты этой системы Concentus, которые вы, наверное, уже неоднократно видели во время телевизионных трансляций международных встреч на высшем уровне, обладают отличительным дизайном, похожим на складывающуюся «книжку». Помимо необходимых функций для выступление кнопки для регистрации и голосования.
Рис.3
Система DSN просто незаменима при организации многочисленных заседаний, поскольку проводит регистрацию участников и «следит» за тем, чтобы каждый участник, имеющий право голоса, проголосовал только один раз.
Международные встречи
Если вы уже твердо решили, что ваш отель должен соответствовать гордому названию «конгресс-отель» и обеспечивать проведение международных конференций, вам не обойтись без системы синхронного перевода в конференц-зале. Участники конференции прослушивают перевод выступления через наушники, подключенные к селекторам каналов перевода.
Системы синхронного перевода классифицируются на проводные и беспроводные. В проводных системах селекторы каналов или представляют собой отдельные электронные панели с кнопками выбора канала, регулировки громкости и индикацией выбранного канала, или встроены в микрофонные пульты.
Поэтому при оснащении конференц-зала желательно сразу «заложить» пульты со встроенными селекторами каналов. Если же в вашем конференц-зале уже установлена дискуссионная система и вы хотите дооснастить ее системой синхронного перевода или планируете постепенное вложение средств в зал, можно выбрать беспроводную систему синхронного перевода.
Здесь участник выбирает канал перевода на карманном инфракрасном приемнике. Основным достоинством беспроводной системы является свобода перемещения участников конференции по залу.
Применение беспроводной системы синхронного перевода также идеальное решение, если у вас нет отдельного конференц-зала в отеле, а организовывать конференции вы планируете в многофункциональном зале, например, в кинозале или ресторане. В этом случае во время конференции вы выдаете участникам карманные ИК-приемники с наушниками и устанавливаете инфракрасные излучатели на напольные стойки. По завершении конференции все оборудование может быть легко убрано в кейсы для хранения. Здесь можно остановиться на еще одном требовании, предъявляемом к конференц-системам, когда конференции будут проводиться не очень часто, каждый раз в разных залах или вы планируете взять систему на прокат.
Мобильность
Мобильность конференц-системы определяется многими факторами: от возможности быстрой установки и подключения системы до компактности оборудования и удобства хранения и транспортировки. Например, уже упомянутые системы CCS 800 Ultro и DCN вполне удовлетворяют этим требованиям, поскольку подключение пультов этих систем производится одним кабелем по принципу цепочки, и в случае необходимости пульты легко заменяются.
Многофункциональность
Выбирая универсальную систему, которая обеспечит и высококачественные акустические показатели для комфортного выступления, проведение голосований и синхронный перевод на 15 языков, вы можете остановиться на вышеупомянутой цифровой конгресс-системе DCN. Дисплей микрофонного пульта Concentus, на котором отображаются «подсказки», позволит гостям вашего отеля почувствовать себя уверенно при работе со сложной техникой даже в первый раз.
Масштабность или взгляд в будущее
Конечно, проведение больших заседаний, в которых присутствуют участники, говорящие на 30 языках, скорее присуще для международных парламентов и бизнес-центров, чем для конференций в отеле, но в скором будущем это может стать нормой для конгресс-отелей. Если вы планируете организовать несколько независимых залов заседаний в отеле, но работающих с одними переводчиками, оптимальным решением будет система синхронного перевода нового поколения DCN NG (производство Bosch Security Systems) с возможностью перевода на 31 язык. Применение оптоволоконных технологий в этой системе позволяет переводчикам и участникам заседания находиться в разных зданиях. Система DCN NG особенно понравится переводчикам из-за эргономичного многофункционального пульта, удобного в работе.
Не только слышу, но и вижу
В заключение стоит сказать, что ни один конференц-зал не может обойтись без системы видеоотображения. Для демонстрации слайдов презентаций, вывода результатов голосования, текстовой и видеоинформации понадобится установка плазменной панели или видеопроектора; для того, чтобы на экран в зале выводилось лицо выступающего — система видеокамер. Если же во время конференции предполагается организация «телемоста» с участниками, находящимися в других залах отеля, городах или странах, конференц-система должна быть дополнена системой аудио- и видеоконференц-связи. Но это уже тема для отдельной статьи.
- Зал заседаний в Федеральном Арбитражном Суде Западно-Сибирского округа
- Все увидеть, все услышать, все понять. Путь к конструктивному диалогу
- Инсталляция конгресс-системы в зале заседаний Муниципалитета г Ярославля
- Новые конференц-залы московского офиса компании «Сургутнефтегаз»
- Парламентаризм и технический прогресс
Источник: bezopasnost.ru
Проектирование конференц-зала в отеле
При строительстве гостиницы нередко проектируются не только номера и общие помещения для туристов, но и отдельные конференц-залы и помещения для поведения торжественных мероприятий и собраний. Многое зависит от класса отеля. Для бизнес-гостиниц 4-5 звезд они просто необходимы, а туристские гостиничные комплексы даже высокого класса могут спокойно прожить без этого элемента.
Если гостиницы Варшавы 4 звезды и включают в себя конференц-залы, то их проектирование и обстановка ведется по особым требованиям. Рассмотрим, какие требования предъявляются к проектированию конференц-залов в гостиничном комплексе.
Для начала рассмотрим расчет площади, отводимой под организацию подобных помещений. Она зависит от статуса гостиницы и от количества гостевых номеров в ней. Примечательно, что вся желательная площадь не обязательно должна приходиться на одно помещение: можно грамотно ее распределить на несколько самостоятельных комнат для проведения совещаний и конференций.
Для гостиниц категории 1-2 звезды наличие таких помещений в целом неприемлемо. В них не будет никакого смысла, так как в гостиничных комплексах с минимальным обслуживанием нет условий для размещения деловых гостей. Для них мы этот критерий пропускаем.
Отели 3,4, 5 звезд, которые не специализируются на проведении конференций, могут обойтись и площадью 0,4-0,8 метра на один гостевой номер. То есть, если в отеле на данный момент имеется 100 номеров, то, умножая 0,8 метра на 100, получаем 80 метров квадратных, отведенных на конференц-помещения и прилегающие к ним территории.
Если отели Риги 5 звезды расположены в центре города и могут получить прибыль от наличия дополнительных конференц-залов, то для них актуально строительство помещений из расчета 0,8-1,8 м на 1 номер. Расчет проводится по выше изложенной схеме.
Городские отели полного сервиса нуждаются в более внимательном отношении к конференц-залам. Для них необходимо строительство помещений из расчета 1,8-3 метра на один гостевой номер.
Существует немало гостиничных комплексов, которые специализируются на проведении конференций, создании обслуживания для бизнесменов и корпоративных клиентов. Такие гостиницы отводят на организацию конференц-зала 3-6 метров на один номер отеля. Несмотря на то, что такое количество площади первоначально может казаться чрезмерным, в процессе эксплуатации отеля оно себя оправдывает.
Источник: nicstroy.ru
