К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:
— Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
— Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
— Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.
ЛУЧШИЙ ПРИМЕР ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ Ӏ Переговоры из фильма «Миллиарды» Ӏ Деловые переговоры
Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.
При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным в первой главе правилам эффективной речевой коммуникации. В. то же время деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:
— Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.
— Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.
— Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.
Беседа не монолог, а диалог, т.е. двустороннее общение, целью которого является в деловой беседе либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника высказать свое отношение к изложенному мнению.
Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс передачи информации в русло, соответствующее его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя тем самым от монолога к диалогу; дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации. Учитывая это, остановимся подробнее на видах и функциях вопросов.
Жить дольше удаётся. Загружайте свой мозг!
Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. В управленческой деятельности полезно проводить различия между следующими категориями вопросов: по характеру ожидаемых ответов; по заключенному в них содержанию; по функциям, которые они выполняют.
— что представляет собой человек, обратившийся с заявлением о приеме на работу;
— почему он ищет работу;
— каковы его сильные и слабые стороны;
— каковы его взгляды на эффективное руководство, (иначе говоря, его представление о хорошем начальнике);
— что он считает наиболее весомыми своими достижениями;
— на какую зарплату он рассчитывает.
Беседа при увольнении с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.
Проблемные и дисциплинарные беседы вызваны к жизни либо возникновением сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины.
При проведении проблемной беседы важно выяснить: не является ли возникшая проблема средством привлечения внимания? (Например, провинившийся работник скрывает свое недовольство по какой-либо причине и не хочет или не может открыто сказать об этом.) Не вызваны ли нарушения личными затруднениями (семейным конфликтом, болезнью близких и т.п.)? Не связана ли проблема с недостатком квалификации, помощи, обучения? Может быть работнику нужна большая самостоятельность? Или дело в том, что он не приемлет стиль руководства? Ответы на эти вопросы позволят принять решение о возможных организационных мероприятиях, которые необходимо осуществить в конкретный срок и которые могут стать, по существу, программой по преодолению возникшей ситуации.
Если в ходе проблемной беседы предполагается сообщить работнику о мерах дисциплинарного характера, решение о наказании следует выражать просто, четко, делая акцент на понимании и правильной оценке случившегося.
Например: «Как вы понимаете, наказания вам не избежать. Конечно, речь не идет о понижении в разряде, вы этого не заслужили, однако выговора вам не избежать. Понимаю, что это наказание радости вам не прибавит, но как бы не были высоки ваши другие заслуги, иначе поступить не могу».
Отметим еще раз, что критика со стороны руководителя имеет значительный мотивационный эффект. Умение делать замечания, показывающие, что и как следует изменить в работе, при этом отмечать, что уже сейчас делается этим работником хорошо, является показателем высокой коммуникативной компетентности руководителя.
Проведение беседы предполагает наличие обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы. Подготовительный эта п. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.
При выборе места проведения беседы полезно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.
Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей:
с одной стороны, излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой — своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов. В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором — малейшее отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.
Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.
Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.
Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:
• Метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником.
• Метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа.
• Метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы.
• Метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения — краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.
Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.
Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:
— бестактное обрывание на полуслове;
— неоправданное лишение собеседника возможности высказать свое мнение;
— навязывание мнения ведущего беседу;
— игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;
— грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек зрения;
— необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
— давление на собеседника голосом, манерами.
В деловом русском языке можно выделить ряд устойчивых речевых оборотов, которые позволяют собеседникам управлять ходом беседы на этапе обсуждения проблемы и принятия решения. Приведем примеры:
Заключительная часть беседы служит своеобразной общей ее оценкой. Успешно завершить беседу — значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником. Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги» или «Мы подошли к концу нашей беседы».
Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из ее этапов, владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.
Вопросы и задания для самопроверки:
1. Подготовьте вопросы для беседы, при приеме на работу.
2. Проведите переговоры в группе.
3. Представьте, что вам нужно уволит сотрудника. Составьте план беседы.
Литература:
1. Менеджмент: учеб. для сред. проф. учеб. заведений / Е.Л. Драчева, Л.И. Юликов. – 7-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007.
2. Менеджмент: учебник / Г.Б. Казначевская – Изд. 13-е доп. и перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2012. – 347
Источник: cyberpedia.su
Что такое коммуникационные цели? (Плюс примеры)
Коммуникационные задачи — это цели и идеалы, которые влияют на способы общения предприятия или отдельного человека с клиентами, сотрудниками или другими заинтересованными сторонами. Разрабатывая стратегии общения, рабочие места могут устанавливать и соблюдать последовательные стандарты для каждого взаимодействия. Если вы заинтересованы в определении четких методов и целей коммуникации на вашем рабочем месте, вы можете рассмотреть возможность установления коммуникационных целей для вашей команды, чтобы следовать им.
В этой статье мы объясним, что такое коммуникационные цели, рассмотрим различные типы и приведем их примеры, чтобы помочь вам укрепить коммуникацию на вашем рабочем месте.
Что такое коммуникационные цели?
Любой тип компании или организации может создавать и использовать коммуникационные цели на рабочем месте. Сам термин может относиться ко многим различным областям деятельности компании, таким как маркетинг, менеджмент и руководство. Сотрудники могут использовать коммуникационные цели в повседневном общении, когда они участвуют в акте коммуникации с определенной целью. Определение целей, которые многие уже используют, может помочь сделать процесс коммуникации более эффективным для всех сторон.
Типы коммуникационных целей>
Вот некоторые из типов коммуникационных целей, которые вы можете использовать на рабочем месте:
Мотивация аудитории
Отдельные люди могут использовать мотивацию в качестве цели коммуникации, когда пытаются убедить другого человека сделать что-то. Они могут делать это, чтобы помочь человеку достичь своих целей или повысить эффективность работы. Например, наставник может мотивировать сотрудника к разработке стратегий, повышающих концентрацию внимания.
Бизнес может использовать мотивацию в качестве коммуникационной цели, когда пытается сплотить клиентов вокруг общей задачи или цели. Например, компания, занимающаяся спортом, может создавать рекламные объявления с целью мотивировать клиентов посещать спортзал. Хотя это может принести пользу клиенту, помогая ему достичь своих целей, это также может помочь компании создать спрос на свой продукт или услугу.
Обмен знаниями
Некоторые люди и предприятия могут общаться с намерением поделиться знаниями. Они могут описывать процессы, приводить факты или сообщать коллегам актуальную информацию. Цель такого обмена знаниями может заключаться в том, чтобы обе стороны понимали друг друга и могли использовать эти знания для принятия решений.
Предприятия могут делиться знаниями с клиентами, чтобы ознакомить их с новыми продуктами или рынками. Они также могут делиться знаниями с целью улучшения мира, помогая клиентам стать более образованными. Примером обмена знаниями могут служить кампании по борьбе с курением или информационные брошюры.
Убеждение аудитории
Компания или частное лицо могут общаться с намерением убедить кого-то сделать что-то, что может принести им пользу. Например, сотрудник может попытаться убедить сослуживца взять его смену, чтобы он мог посетить назначенную встречу. Понимание стратегий убеждения может помочь человеку ясно представить свои аргументы и убедить другого человека.
Аналогичным образом, компания может общаться с целью убедить клиентов использовать ее продукты или услуги. Хотя это похоже на мотивацию, этот тип убеждения может быть менее направлен на то, чтобы убедить клиента в достижении его собственных целей. Например, компания, занимающаяся фитнесом, может мотивировать клиента посещать спортзал и убедить его купить одежду для тренировок, которую она продает.
Развлечь аудиторию
Компании или отдельные люди могут общаться с целью развлечь слушателей. Эта стратегия может проявляться в искусстве, музыке или других формах повествования. Она также может появиться, когда компании используют юмористическую или интересную рекламу для привлечения клиентов. Как и другие цели коммуникации, она может сочетаться с другими целями, чтобы помочь компании достичь цели. Например, команда маркетологов может использовать развлечения, чтобы побудить клиентов купить продукт.
Генерирование спроса
Компания или частное лицо могут общаться с намерением создать спрос на продукт или услугу. Это может включать описание преимуществ продукта или информирование о его востребованности на рынке. Например, специалист по продажам может создать спрос на товар, рассказывая о том, как быстро он раскупается.
Повышение осведомленности о бренде
Компания или частное лицо могут также общаться для создания узнаваемости бренда. Подобно цели обмена знаниями, те, кто использует эту коммуникационную цель, могут описать бренд потенциальным клиентам и создать рассказ о потребностях, которые он удовлетворяет. Однако разница между этими двумя целями заключается в том, что повышение осведомленности о бренде больше направлено на описание преимуществ самого бренда, а не на более общую информацию о рынке. Например, компания может использовать маркетинг, чтобы описать свою индивидуальность и донести свою историю до аудитории.
Завершение сделки
Коммуникация также может помочь компании или частному лицу завершить сделку. Примером такого типа коммуникации может быть специалист по продажам, убеждающий клиента совершить продажу, или компания, закрывающая сделку по слиянию с другой компанией. Убеждая по своей природе, этот тип коммуникации может также включать обмен информацией и развитие отношений между каждым участником сделки.
Создание интереса
Прежде чем предприятие или частное лицо убедит потенциального клиента использовать продукт, они могут общаться с намерением создать интерес. Бизнес может сделать это, чтобы создать новую или захватывающую атмосферу вокруг продукта. Например, компания может опубликовать рекламу продукта до его выхода на рынок, чтобы создать предвкушение его выпуска.
Укрепление повествования
Компания или частное лицо могут также общаться с целью создания или поддержки повествования о бренде. Если бренд уже создал сильную идентичность для клиентов, он может общаться с намерением поддержать эту идентичность с помощью новой политики или продуктов. Например, компания с репутацией новатора на рынке технологий может выпустить рекламу с описанием особенностей своей продукции, чтобы усилить акцент на редких и сложных преимуществах.
Примеры целей коммуникации
Вот несколько примеров целей коммуникации для бизнеса или отдельного человека:
Мотивация клиента к инвестированию
Вот пример того, как трейдер может мотивировать своего клиента сделать инвестиции:
Трейдер разрабатывает коммуникационные стратегии, чтобы мотивировать клиента инвестировать свои деньги в фондовый рынок. Хотя они делают это, чтобы заработать комиссионные, они делают это, чтобы дать клиенту возможность взять под контроль свои финансы, просвещаясь и делая осознанный выбор для своего будущего. Чтобы сделать это успешно, торговец использует такие стратегии, как предложение информации и описание потенциальных преимуществ.
информирование клиентов о потенциальном отзыве товара
Вот как компания может общаться с целью просвещения клиентов:
Когда компания планирует отозвать продукт, она может направить своим клиентам сообщения, описывающие продукт. Целью этого сообщения может быть предложение клиентам соответствующего объема информации, чтобы они могли принять решение избавиться от потенциально опасного продукта. Характер коммуникации может быть скорее информационным, чем убеждающим, то есть компания может просто представить факты без приукрашивания или преувеличения.
Создание интереса к выпуску новых кроссовок
Вот как компания может использовать коммуникацию, чтобы вызвать интерес к новому продукту:
Компания общается с целью вызвать интерес к выпуску новой линии кроссовок. Он предлагает потенциальным клиентам ограниченную информацию о новой обуви и описывает потенциальное воздействие на рынок до выпуска продукта на рынок. Они также описывают вечеринки и мероприятия, посвященные раннему релизу, чтобы создать атмосферу эксклюзивности и таинственности вокруг продукта.
Подача информации о своей продукции как о более здоровой альтернативе нездоровой пище
Это пример того, как компания может общаться с целью разработки фирменного стиля:
Компания по производству натуральных продуктов питания использует ресурсы, чтобы рассказать о своей продукции как о более здоровой альтернативе популярным продуктам. Компания развивает эту идентичность с помощью маркировки, рекламы и специальных мероприятий, на которых сотрудники просвещают потенциальных покупателей о здоровом питании. При общении с текущими и новыми клиентами бренд придерживается одной и той же цели — продвигать свою здоровую идентичность.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Задачи делового общения
Деловое общение является основой успешного развития не только предприятия в целом, но и отдельной личности. Это важный вид отношений между людьми, поддерживаемый нормами и правилами.
Общение подразделяется на:
- коммуникативное, подразумевающее обмен информацией;
- интерактивное, заключающееся во взаимодействии между участниками;
- перцептивное, означающее установление взаимосвязи между партнерами.
Все три вида основываются на системе этических ценностей, где важнейшими критериями являются — зло, добро, благо, справедливость, долг, ответственность и т.д. Деловые отношения должны приводить к гармонизации и координации интересов.
Задачи этики делового общения состоят в формировании принципов общения, которые были бы направлены не только на полноценное и неконфликтное взаимодействие сторон, но и не противоречили бы нравственному поведению людей. Цель подчиняется определенной производственной, научной или коммерческой задаче. А основная задача делового общения заключается в продуктивном сотрудничестве и улучшении отношений с партнерами, взаимодействие с которыми определяется обменом информацией и носит информационный или дисциплинарный характер, направленный на достижение совместного результата.
Такая совместная деятельность подразумевает соблюдение единых целей, мотивов, взаимосвязи участников трудового процесса, а также распределение отдельных функций между ними. Основное правило общения гласит: «Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам». Взаимодействие накладывает некоторые специфические требования к участникам:
- Соблюдение социальных, правовых норм, инструкций, правил внутреннего распорядка и пр.
- Соблюдение этики делового общения согласно должностных ролей, прав и обязанностей.
- Контактирование между участниками, независимо от антипатий и симпатий. Одинаковые мерки для всех сотрудников.
- Письменное фиксирование решений, распоряжений, приказов и их исполнение для повышения эффективности взаимодействия.
- Поощрение и мотивирование в достижении конечного результата с не допущением конфликта как внутриличностного, так и межличностного.
- Совместимость коллектива для совместной деятельности также позволяет решить большой спектр задач.
- Критика поступков, а не человека.
- Хорошо действует принцип — большее вознаграждение за большие заслуги.
Способность и умение найти правильный вариант взаимоотношений и является искусством делового общения, к которому стремится каждое предприятие, которое дорожит своей репутацией. Ценности этического поведения сегодня снижаются, что отражается на поведении фирм, руководителей, которые, нарушая этические нормативы, предлагают или вымогают взятки, подарки и другие незаконные выплаты. По статистике около 70% выгодных сделок потеряла наша страна из-за культурной слепоты в деловом мире, поэтому цели и задачи делового общения проявляются также в повышении культуры современного общества.
Источник: www.delopis.ru