Существуют различные классификации управленческой отчетности и показателей отчетов. В данной статье речь идет о классификации управленческих ответов по типам целей.
Прежде всего, нужно отметить, что у каждого управленческого отчета обязательно должна быть хотя бы одна практическая цель. В противном случае нет смысла его составлять.
В некоторых компаниях бросаются в одну крайность – пытаются любыми способами минимизировать количество управленческих ответов. Есть компании, которые наоборот используют (точнее говоря, пытаются использовать) очень большое количество управленческих ответов. В обеих этих крайностях нет ничего хорошего.
В первом случае компания может лишить себя части полезной информации, необходимой для принятия решений.
Во втором случае в компании может появиться большое количество управленческих отчетов, которые на самом деле никак не используются, но на их подготовку тратится время (а значит и деньги). Такое возникает каждый раз, когда создаются отчеты, которые на самом деле не имеют ни одной практической цели.
Самые главные отчеты в бизнесе: Отчёт о Движении Денег, Отчет Прибылях и Убытках, Баланс. Финмодель
Конечно же, у каждого управленческого отчета может быть своя конкретная цель (или цели), но по большому счету может быть всего два типа целей ради которой(ых) он составляется.
Внимательный читатель наверняка заметит, что слово «анализ» почему-то присутствует в формулировке обоих типов целей. Это не ошибка. Я так написал специально. Ниже приводятся соответствующие разъяснения.
Управленческие отчеты, используемые для контроля и анализа
Есть управленческие отчеты, которые в основном используются для контроля и первой стадии анализа. Основная задача такой управленческой отчетности – обратить внимание на проблему (если она есть) или подтвердить, что все более-менее нормально (в той части деятельности компании, информация о которой и представлена в управленческом отчете).
Рассмотрим отчеты такого типа на примере тех управленческих отчетов, которые обязательно должны быть в любой компании (неважно, чем она занимается).
В компании могут быть установлены ограничения (лимиты) по данным показателям. Если значения этих показателей укладываются в лимиты, то можно сделать вывод о том, что в этой части проблем нет. Если не укладываются, то нужно проводить анализ чтобы понять, почему так происходит и принять соответствующие решения, которые могли бы исправить ситуацию в будущем.
Просматривая показатели отчета о доходах и расходах, можно наметить основные направления для дальнейшего анализа. Например, если за какой-то период чистая прибыль получается меньше лимита, то можно посмотреть на структуру расходов или конкретные статьи расходов, чтобы понять, в чем может быть причина снижения прибыли.
Скорее всего, для установления конкретной причины (или причин) потребуется проведение более детального анализа. Для этого и могут понадобиться отчеты другого типа (они, как правило, более детальные).
Нужно отметить, что в отличие от показателей отчета о доходах и расходах анализ динамики финансового потока за небольшой период времени может мало что дать, поскольку поступления и выплаты могут сильно отличаться в ближайшие месяцы. Но если проводить анализ за более длительный период, то можно уже идентифицировать проблему (если она есть) и определить направления дальнейшего анализа.
Брайан Трейси. Как составить план достижения цели. План действий.
Нужно помнить, что для более эффективного анализа нужно следить не только за суммарным финансовым потоком, но и отдельно за финансовыми потоками по видам деятельности (основная, инвестиционная, финансовая). Оценка долгосрочных тенденций в изменении таких финансовых потоков может говорить о положительных или отрицательных тенденциях. Опять же для более детального анализа с последующим принятием решений, скорее всего, потребуется изучение отчетов нижнего уровня.
Примечание: с помощью баланса можно рассчитать и другие показатели смешанного типа (например, оборачиваемость дебиторской задолженности и товарно-материальных запасов).
Рентабельность активов говорит о том, насколько эффективно используются все экономические ресурсы, задействованные в бизнесе. Можно зарабатывать, например, 10 млн. руб. прибыли, используя для этого 20 млн. руб. активов (в среднем), а можно 15 млн. руб. Очевидно, что во втором случае компания работает более эффективно, т.к. она добивается того же результата (10 млн. руб. прибыли), используя меньшее количество ресурсов.
Не стоит забывать о том, что все ресурсы (активы) должны быть за счет чего-то профинансированы. Источники финансирования (пассивы) могут быть либо заемными (обязательства) либо собственными (капитал).
Если рост активов финансируется за счет заемных средств, то это увеличивает риски бизнеса, а если за счет собственных – требует отвлечения собственных средств, которые можно было бы использовать для дополнительного заработка. Так что рост активов компании не должен приводить к существенному снижению их рентабельности.
Рентабельность собственного капитала показываем владельцем бизнеса насколько эффективно используется их капитал (все, что они вложили в бизнес в самом начале + последующие инвестиции + та прибыль, которую они оставили в бизнесе). Значение данного показателя как минимум должно быть не меньше, чем ставка депозита в банке, иначе бизнес не имеет никакого экономического смысла.
Опять же, как и в случае с отчетом о доходах и расходах, могут быть установлены лимиты на значения рентабельности активов и собственного капитала. Соответственно баланс (вместе с отчетом о доходах и расходах) может использоваться для контроля данных показателей и определения дальнейшего направления анализа.
Например, если рентабельность активов/собственного капитала стала меньше, то это могло произойти как за счет снижения прибыли, так и за счет увеличения активов/собственного капитала. Из баланса и отчета о прибылях и убытках не всегда можно понять, почему именно такое произошло, но можно наметить направления дальнейшего анализа (например, более детально изучить рост расходов/активов или снижение выручки, если это произошло).
Итак, отчеты первого типа могут помочь увидеть проблему и понять возможные причины возникновения проблемы (определить направления дальнейшего анализа). А дальше нужно будет использовать отчеты второго типа, чтобы докопаться до конкретики, сделать нужные выводы и принять решения.
На самом деле к отчетам первого типа (контроль и анализ) могут относиться не только финансовые, но и операционные управленческие отчеты, то есть отчеты, в которых содержится информация об объектах нижнего уровня (бизнес-процессы, проекты, ЦФО и т.д.).
А данной статье внимание уделено именно финансовым отчетам, поскольку они точно должны быть во всех компаниях. Набор и состав операционных отчетов для каждой компании уникален.
Управленческие отчеты, используемые для анализа и принятия решений
Управленческие отчеты этого типа, как правило, являются более детальными по сравнению с отчетами, используемыми для контроля и первичного анализа. Как уже выше отмечалось, операционные отчеты (отчеты нижнего уровня) у каждой компании свои, поэтому здесь сложно привести какие-то единые для всех методы и технологии анализа с последующим принятием решений.
Подобный анализ может быть связан с каким-то конкретным бизнес-процессом, проектом или центром финансовой ответственности (ЦФО). Например, в ходе изучения отчета о доходах и расходах может быть обнаружено, что прибыль компании снизилась (или снизиться, если речь идет об оценке планового, а не фактического отчета о прибылях и убытках).
Проведя первичный анализ отчета о прибылях и убытках, можно понять в каком направлении нужно будет проводить дальнейший анализ. Это можно будет понять, посмотрев структуру расходов или даже каждую статью расходов.
Соответственно, дальше нужно будет изучать какой-то функциональный отчет (или несколько отчетов), составляемый по соответствующему бизнес-процессу. В ходе такого анализа могут быть выявлены определенные резервы повышения эффективности работы и приняты соответствующие решения на будущее, что позволит в дальнейшем увеличить прибыль компании.
Аналогичным образом можно будет поступать и при обнаружении проблем с ликвидностью компании (отчет о движении денежных средств) или с эффективным использованием активов или капитала (баланс).
Могут быть и такие ситуации, когда владелец компании на следующий плановый период захочет установить более жесткие лимиты (ограничения) по стратегическим показателям. Если компания будет работать так же как в прошлые периоды, она уже может не уложиться в эти лимиты.
В этом случае опять-таки нужно будет проводить более детальный анализ на нижнем уровне, и принимать решения, которые позволят улучшить финансово-экономическое состояние компании (его собственно и можно увидеть в трех финансовых отчетах).
Для того чтобы увеличить вероятность выполнения этих решений могут быть внесены изменения и в показатели ЦФО (и в их схемы мотивации), чтобы ЦФО было выгодно работать более напряженно. Такие изменения тоже являются решениями, которые будут способствовать улучшению ситуации.
Кстати, на самом деле финансовые отчеты тоже могут использоваться в принятии решений, если речь идет не о фактических, а о плановых отчетах. Ведь при планировании деятельности и составлении бюджетов компании именно финансовые бюджеты консолидируются в последнюю очередь. Глядя на их показатели, можно будет поставить точку в процессе подготовки бюджетов или отправить их на доработку, если они не соответствуют требованиям собственника компании.
Решения, принимаемые в ходе анализа, могут быть связаны не только с параметрами бизнес-процессов, проектов развития и ЦФО. Такими решениями могут быть, например, изменение ассортимента продукции, изменение цен, изменение условий работы с клиентами, возможно даже отказ от работы с какими-то клиентами и т.д.
С примерами подходов, которые могут использоваться для анализа клиентов (и последующим принятием решений), можно ознакомиться в статье «Анализ клиентов – необходимый элемент системы маркетинг».
К сожалению, нужно признать, что нет какой-то типовой системы анализа (особенно на нижнем уровне) и принятия решений, которую можно было бы использовать в любой компании. Поэтому каждому предприятию нужно будет для себя разработать такую систему.
Да, есть общие принципы анализа на верхнем уровне (финансовые отчеты), но, как уже было выше отмечено, это только первичный анализ, который позволят локализовать проблему. Дальше необходимо проводить более детальный анализ на нижнем уровне, чтобы принять конкретные решения по улучшению работы компании.
Итак, в этой статье были рассмотрены два основных типа управленческих отчетов (если классифицировать их по целям использования). Безусловно, в каждой компании должна быть разработана своя система управленческой отчетности, которая будет позволять контролировать, анализировать и принимать решения, повышающие эффективность работы компании и улучшающие ее финансово-экономическое состояние.
В завершении данной статьи можно сделать простой вывод: если в компании есть управленческий отчет, который не относится ни к первому, ни ко второму из рассмотренных здесь типов, то его смело можно исключать из системы управленческой отчетности. Он просто отнимает время на его подготовку, но не приносит компании никакой пользы.
Источник: bud-tech.ru
6 советов о том, как написать бизнес-отчет: макет бизнес-отчета
Партнерское раскрытие: Полная прозрачность — некоторые ссылки на нашем веб-сайте являются партнерскими ссылками, и если вы используете их для совершения покупки, мы будем получать комиссию без дополнительных затрат для вас (вообще никакой!).
Бизнес отчеты представляют собой официальную статистику, содержащую все факты и данные о предприятии. Бизнес-отчет анализирует ситуацию и дает лучшие объяснения, относящиеся к конкретной бизнес-ситуации. По сути, это документ, содержащий полностью систематизированную информацию, разделенную на подходящая презентация.
Такие отчеты являются ценным источником демонстрации наших методических, рациональных и оценочных способностей. В этом посте мы обсудим советы при написании бизнес-отчета. Эти советы будут разделены на следующую структуру.
Методика написания откровенных бизнес-отчетов
Написание любого бизнес-отчета включает в себя множество шагов, прежде чем предоставить окончательную копию фактов. Нельзя сразу приступить к написанию отчета, не располагая соответствующей информацией. Есть четкий формат, которому должны следовать те, кто готовит бизнес-отчеты. Также вы можете нанять кого-нибудь для написания собственных отчетов, например Писатель в час Кто может сделать подробные индивидуальные услуги письма.
Давайте обсудим этот процесс более подробно:
- Размышляя о конкретном вопросе
Нельзя составлять неровные отчеты без анализа и рассмотрения ситуации. Все бизнес-отчеты создаются за определенные периоды, то есть ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. И эти отчеты раскрывают положение фирмы в отношении гарантированного материала. Итак, подготовка любого бизнес-отчета требует тщательной оценки, чтобы получить фактические данные.
Вы не можете составить отчет в одиночку, так как это коллективная работа. Потому что каждое подразделение концерна возглавляет разные управляющие группы, поэтому вам нужна совокупная информация по всем областям. Чтобы подготовить безупречный бизнес-отчет, необходимо много обсуждений. Отчет отметит рост деловой активности, принимая во внимание общую точку зрения каждого оперативного отдела.
Собрав всю необходимую информацию обо всех функциональных отделах вашего предприятия, вы можете начать записывать все факты и цифры в своем отчете. Но не дорабатывайте такие отчеты за один раз, так как на каждом уровне написания отчета потребуется много изменений. Вы можете внезапно узнать об условиях фондового рынка, которые составляют важную часть настоящего делового отчета.
- Повторное рассмотрение
Каждый готовый отчет должен пройти множество исправлений, чтобы получить окончательную структуру. Многие органы власти тщательно проверяют всю информацию, представленную в бизнес-отчетах. Вам придется редактировать, корректировать и проверять все факты снова и снова, чтобы дойти до финальной стадии оформления отчета.
Прежде чем писать какой-либо отчет, необходимо иметь в виду различные аспекты, определяющие бизнес-отчет. Эта часть предоставит вам однозначный ответ на вопрос, почему такие отчеты имеют большое значение для внешнего мира и для кого мы все это делаем.
- Целевые адресаты
Теперь, если вы готовите все необходимое из разных источников, то определенно у вас должно быть сфокусированная группа аудитории для кого эти отчеты являются важной информацией. Эти отчеты являются зеркальным отражением фирмы, отражающей реальную картину того, что происходит внутри четырех стен концерна. Целевым лицам раскрываются все доказательства, чтобы знать реальный статус компании. Сборники создают положительное влияние на сознание читателя и это может привести к лучшим будущим возможностям в виде капиталовложений или увеличения запасов.
Решительная передача бизнес-отчеты — это то, что разрешает путаницу. Когда вы знаете цель отчета, вы можете изложить ее соответствующим образом. Если вы просите инвесторов вложить деньги в ваш бизнес, то в этих отчетах будут указаны все статистические данные заведения. Никто не станет оказывать вам необходимую финансовую помощь, если не знает график роста вашей компании за последние 10 лет. Таким образом, когда вы знаете цель бизнес-отчета, все процедуры становятся проще.
- Доступность ресурсов, даже время
Подготовка всех бизнес-отчетов требует много времени. Доступность ресурсов также важна, потому что нам необходимо создавать отчеты на основе данных за предыдущие годы; если они отсутствуют, ваш отчет не будет отражать реальную картину вашей проблемы. Поэтому очень важно иметь под рукой факты и статистические данные, чтобы закончить дело как можно раньше. Отчет не может быть составлен, поскольку у нас нет соответствующих источников информации. А также то, что вы не можете тратить много времени на поиск данных, поскольку упускаются другие важные работы.
- 14 лучших инструментов для создания контента для маркетологов
- Руководство для начинающих по копирайтингу — как это должно быть сделано
- Как написать привлекающие внимание заголовки сообщений в блогах
- Как создать ценность бренда с помощью правильного контента в цифровом мире
Структура идеального бизнес-отчета
Изображение Кредиты: dreamstime.com
При планировании бизнес-отчетов есть несколько инструкций, которым нужно следовать, чтобы получить желаемый контент в хорошо организованном формате. Каждый бизнес-отчет должен содержать все указанные ниже включения:
- Сопроводительное письмо
Сопроводительные письма официально представляют заявление для репортируемого.
В оглавлении учтены все темы, затронутые в этом отчете, и указано, что фактически включает отчет.
Вступительное искусство содержит все контекстные выводы и цели бизнес-отчета. Кратко объясняются даже шаги, которые выполнялись при написании отчета.
Основная часть бизнес-отчетов включает всю подробную информацию о компании, ее графиках роста и структуре капитала, а также физических активах. В этом отчете четко изложены все методики компании.
- Подведение итогов
Заключительная часть бизнес-отчета суммирует все на одной странице, включая все ссылки, предложения, вердикты и выводы.
- Перекрестные ссылки
Организация отчета
Структура отчета имеет особое значение в сознании читателя. Если ваш отчет не отформатирован соответствующим образом, он может даже не быть прочитан пользователем. Поэтому очень необходимо подготовить контент в соответствии со следующими рекомендациями:
- Используйте простой и понятный язык
- Используйте подходящие заголовки для каждого раздела
- Создавайте сравнительные таблицы, чтобы показать прогресс фирмы
- Вставьте необходимые ссылки везде, где это необходимо
- Сделайте правильную нумерацию
- Вычитайте и отредактируйте его перед печатью окончательной копии
Идеальный бизнес-отчет — это:
- Коротко, но четко
- Ориентированный на пользователя
- Хорошо исследовано
- основательный
- Доступен в правильном лингвистическом
- Хорошо классифицированный
Финальный круговой перекресток
Хороший бизнес-отчет следует четким рекомендациям и достигает своей цели путем полного представления данных. В целом, если мы видим, эти идеальные бизнес-отчеты обычно разрабатываются для:
- Изучите доступные и возможные ответы на проблему или обстоятельства
- Свяжите профессиональную философию и философию управления с реальной ситуацией
- Подтвердите свои критические, когнитивные и оценочные навыки.
- Делать предположения, относящиеся к конкретному вопросу
- Организовать согласование предстоящих мероприятий
- Представьте обобщенные и безупречные коммуникативные способности.
Джитендра Васвани
Джитендра Васвани — специалист по цифровому маркетингу и известный международный докладчик, который ведет образ жизни цифровых кочевников, путешествуя по миру. Он основал два успешных веб-сайта, BloggersIdeas.com с намерениями, в конечном счете, направленными на создание заметных различий, помогая людям построить бизнес своей мечты в Интернете. Джитендра Васвани — влиятельный инвестор с впечатляющим портфелем, включающим Станция изображений. Чтобы узнать больше о его инвестициях, найдите его на LinkedIn, Twitter, https://www.bloggersideas.com/ru/how-to-write-a-business-report/» target=»_blank»]www.bloggersideas.com[/mask_link]
Процесс написания бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 3
Данная статья – продолжение нашей большой статьи по бизнес-анализу. Чтобы читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке.
Проведение первичного исследования
Первичное исследование предполагает сбор данных из первых рук. Другими словами, вы сами собираете информацию и анализируете ее. Это могут быть опросы, анкеты, интервью и наблюдения. Первичные исследования необходимы по трем причинам:
- Анализируемая проблема могла ограничивать предыдущие исследования в этом направлении. Например, это могла быть проблема только в одной отрасли или регионе;
- Вы хотите знать конкретно, чего хотят ваши клиенты, или даже конкретная группа клиентов;
- Первичные исследования могут помочь подтвердить и дополнить вторичные источники.
Если вы планируете провести первичное исследование, вы должны быть уверены, что результаты соответствуют тем же критериям достоверности и надежности, что и вторичные источники. Как этого достичь? Задайте себе эти вопросы: что я хочу знать? Какой метод сбора данных был бы наилучшим: телефон, анкета? Как лучше всего получить доступ к конкретным участникам?
Как я могу собрать объективные данные?
Предположим, вы решили подготовить анкету. Размер вашей выборки должен быть достаточно широким, чтобы вы не делали неверных обобщений на основе небольшой выборки. Кроме того, прежде чем вы начнете составлять вопросы, убедитесь, что вы знаете, какую информацию вы хотите получить из опроса. Задавайте вопросы, относящиеся только к основной цели вашей анкеты. Затем обязательно задавайте непредвзятые вопросы.
После того, как вы соберете основные данные, вы готовы их проанализировать. Вам нужно будет найти, интерпретировать и классифицировать закономерности. Затем обобщите результаты и сравните их со своим вторичным исследованием.
Например, ваше вторичное исследование показало, что две трети всех сотрудников брали больничный, когда они на самом деле посещали семейное мероприятие. Первичное исследование сотрудников вашей компании показало, что около 65 процентов указали, что они бы рассматривали возможность взять больничный, чтобы посетить школьное мероприятие ребенка.
Ваши первичные и вторичные данные близки, что подтверждает их достоверность. Первичные исследования могут быть полезны по-разному и могут быть такими же достоверными, надежными и заслуживающими доверия, как и вторичные исследования, если исследователь понимает, как разрабатывать инструменты первичного исследования и как анализировать результаты.
Проведение вторичных исследований
Вторичное исследование – это просто исследование, проведенное третьими лицами. Оно может включать как внешние, так и внутренние данные. Для внешних вторичных исследований вы можете использовать онлайн-базы, как авторитетные статьи и исследования государственных органов, промышленных и торговых ассоциаций. Другой вторичный источник – образовательные учреждения. Университеты проводят обширные исследования в самых разных областях, и результаты обычно бесплатны.
Внутренние вторичные источники – данные, собранные вашей компанией или компанией вашего клиента. Они могут предоставлять информацию о продажах, лояльности клиентов, рекламе и даже претензиях к конкретному продукту или обслуживанию.
Внутреннее исследование доступно и бесплатно. Однако оно ограничено одной конкретной компанией. С другой стороны, внешнее вторичное исследование поможет вам сравнить вашу компанию с конкурентами и, скорее всего, оно будет объективным, даже если это будет связано с затратами.
Но будьте осторожны при использовании внешних вторичных исследований. Всегда сомневайтесь в качестве исследования, его тщательности, достоверности и полноте. Вы можете сделать это, посмотрев на репутацию исследователей. Кроме того, проанализируйте, как была собрана информация, какой размер был использован для выборки и дату сбора данных.
Составление плана работы
После того, как вам или вашей команде будет поручено проанализировать данные или решить проблему, первое, что необходимо создать – это план работы. План работы обычно состоит из пяти основных разделов: проблема или ситуация, из-за которых возникла необходимость в отчете, цель вашего конкретного отчета, способ сбора данных, предварительный план и график.
План работы может быть представлен как предварительный взгляд на направление отчета. Если над отчетом работают несколько человек, то план работы помогает убедиться, что все понимают проблему и цель, на какие вопросы нужно ответить и когда нужно завершить каждый этап или шаг.
Как только проблема установлена, цель отчета должна быть ясна. Цель может быть сформулирована как вопрос или как утверждение. Хотя это может показаться легкой частью, но это не всегда так. Если каждый четко не поймет, в чем проблема и какова конечная цель отчета, авторы могут легко сбиться с пути.
Проблема и цель, определенные для рабочего плана, также становятся частью введения к заключительному отчету. Таким образом, эти две части помогают авторам при написании отчета, а также служат руководством для читателей будущего отчета.
Далее в плане работы перечислены методы, которые будут использоваться для сбора достоверной, актуальной и надежной информации. Само исследование начинать не нужно, скорее, просто убедитесь, что все авторы понимают, какие методы исследования будут использоваться и какой тип исследования потребуется.
Все авторы должны понимать, что это не окончательный план, а только те области, которые, как вы знаете, вам нужно будет исследовать. Если над отчетом работают более одного автора, определение областей, которые необходимо исследовать, может помочь предотвратить повторяющиеся, перекрывающиеся исследования.
Наконец, установите даты завершения для каждого шага и для каждой части отчета, чтобы проект соответствовал графику . Этот план работы может быть только для вас и вашей команды, или это может быть что-то, что может захотеть увидеть лицо, утвердившее отчет. План работы – важная часть процесса написания отчета.
Подготовка описательного плана
Описательный план является окончательным, поскольку именно по нему вы будете писать свой отчет. Заголовки носят описательный характер, что означает, что читатель может увидеть в заголовке краткое изложение вашего анализа или вашу рекомендацию. Этот окончательный план станет оглавлением, а заголовки будут заголовками разделов по всему отчету.
Сразу хочется сказать, что написание отчета – не самая сложная часть. Подготовка к написанию отчета или предварительное написание и проверка орфографии, переписывание определенных частей – это этапы, требующие много времени.
Итак, проблема четко определена, цель вашего отчета ясна, все исследования собраны и проанализированы. Заключение и рекомендации были определены. Все, что осталось – это предоставить читателю исследование, подтверждающее эти выводы и рекомендации.
Включение графиков
Как правило, наглядные пособия дополняют письмо, а не заменяют слова. Но график, безусловно, может сыграть ключевую роль в бизнес-отчете, помогая прояснить или подчеркнуть мысль, которую вы пытаетесь донести.
Чтобы понять, нужно ли добавлять график в конкретной части вашего отчета, задайте себе следующие вопросы:
- Поможет ли наглядное пособие прояснить или выделить данные? Если да, то какой график или диаграмму лучше всего применить? Конечно, можно также выбрать таблицы, изображения, инфографику или блок-схемы.
- Насколько большим должно быть изображение? Изображение должно быть пропорционально и легко читаться. Не стоит пытаться его сжимать для экономии места, но в ущерб читаемости.
- После того, как размер определен, возникает следующий вопрос: где его разместить? Если он поддерживает определенную часть отчета, то его следует разместить как можно ближе к месту, где он впервые обсуждается. Если это сводный наглядный материал, он будет включен в приложение к отчету.
- Как следует процитировать данное наглядное пособие? Если наглядное пособие подготовлено на основе первичного исследования, примечание к источнику под визуальным элементом не включается. Если оно основано на вторичных исследованиях, то под иллюстрацией необходимо сделать примечание к источнику и проставить ссылку.
- Какая дополнительная информация должна быть включена в визуальный элемент? У каждого элемента есть номер и заголовок. Название должно быть полным и кратким. Будьте последовательны с размещением номеров и заголовков.
Когда использовать документацию
Независимо от того, основан ли ваш отчет на вторичном или первичном исследовании, вам будет необходима документация. Отсутствие документального оформления приводит к плагиату, что является серьезным правонарушением. Использование чужих слов или идей допустимо, если указана ссылка на этот источник.
Так почему же так важна документация? По трем основным причинам: во-первых, вы проявляете этичность и защищаете себя. Вы также добавляете достоверности своему анализу. И последнее, вы даете читателю возможность продолжить изучение темы или возможность прочитать весь источник.
Что вам необходимо документировать? Необходимо цитировать прямые цитаты, использующие точные слова кого-либо. Если фраза состоит из четырех или менее строк, кавычки ставятся вокруг всей цитаты в теле абзаца. Если цитата состоит из пяти или более строк, то цитата смещается примерно на пять пробелов от обоих полей, с одинарным интервалом с двойным пробелом до и после цитаты и заканчивается обозначением источника. Кавычки не используются, поскольку формат определяет их как прямые кавычки.
Еще один символ, который вы будете использовать в цитатах – это троеточие. Троеточие (…) означает, что все в кавычках в точности так, как было написано, но цитата дана не полностью. Вы хотите показать своему читателю, что часть цитаты была исключена. В противном случае вы можете вырвать что-то из контекста, исключив часть оригинала.
Единственный случай, когда вам не нужно использовать цитирование – если информация считается общеизвестной. Например, если вы пишете отчет об автомобильной промышленности, и используете фразу из википедии, что первым серийным автомобилем является Форд, то вам не нужно цитировать энциклопедию, поскольку эта информация хорошо известна.
Цитируете ли вы непосредственно из источника или перефразируете что-либо, кроме того, что считается общеизвестным, вы должны указывать свои источники. Источник должен быть указан в точном месте в теле отчета. А затем также включите его как часть полного списка источников в конце отчета. Мы рассмотрим каждый из этих примеров.
Во-первых, давайте разберемся, использовать ли в тексте цитаты, простые сноски или концевые сноски. Цитата в тексте идентифицирует источник в точном месте тела отчета, заключая в круглые скобки имя автора или заголовок статьи. Другой выбор автора отчета – использовать сноски. Этот метод позволяет читателю сразу получить полную информацию об источнике, не заглядывая в обратную сторону отчета.
Наконец, последний и, вероятно, наименее предпочтительный вариант – это концевые сноски. Термин указывает, где они находятся – в конце отчета. Снимите все свои сноски с нижней части каждой страницы и поместите их на одну страницу в конце отчета. Это не то же самое, что окончательный алфавитный список источников. Они показывают конкретный источник каждой цитаты, поскольку пронумерованы по всему отчету.
Оптимальный формат бизнес-отчета
Поля, интервалы, шрифт и номера страниц повышают надежность отчета. Поля могут различаться в зависимости от способа переплета отчета. Например, если отчет должен быть сшит по левому краю, то левое поле обычно составляет 3.80 сантиметров. В этом случае верхнее, нижнее и правое поля имеют стандартный размер в 2.50 сантиметров. Некоторые отчеты могут быть не сшиваемые.
Тогда поля будут одинаковы сверху, снизу, слева и справа. Цель состоит в том, чтобы создать эффект фоторамки.
Фактический интервал между содержимым отчета также должен быть определен. Безусловно, существуют исключения, и, как всегда, вам следует изучить предыдущие отчеты вашей компании. Но, как правило, абзацы имеют одинарный интервал с двойным интервалом между абзацами. Поля должны быть выровнены по левому краю. Рассмотрите возможность использования двойного или даже тройного интервала до и после заголовков основных разделов, а также до и после визуальных элементов.
Какой использовать стиль и размер шрифта — это ваш индивидуальный выбор. Как всегда, если ваша компания предоставляет эти стилистические рекомендации, следуйте им. Если вы работаете на клиента, вы можете даже спросить его, есть ли у него предпочтительный шрифт.
Если нет никаких предпочтений, то знайте, что для официальных отчетов обычно используются Arial или Times New Roman. Calibri, Tahoma также являются допустимым выбором. Размер шрифта должен быть 11 или 12. Последний определяющий фактор – выглядит ли размер и стиль шрифта профессионально и легко читаемым?
Четвертый элемент формата – это нумерация страниц. Нумерация страниц может быть немного сложной. От формальности отчета и количества вводных частей будет частично зависеть последовательность нумерации. Каждая страница отчета, включая заголовок и титульную страницу, если они включены, считается страницей. Однако первая страница, на которой фактически появляется номер – это страница после оглавления.
Две другие проблемы с нумерацией страниц в официальном бизнес-отчете связаны с использованием римских и арабских чисел и их расположением. Как правило, вводные части используют строчные римские цифры и располагаются по центру внизу страницы. Затем, собственно, сам отчет, введение, основной и заключительный разделы, используют арабские числа.
Помните, что это рекомендации. Вам следует адаптировать их к потребностям и ожиданиям вашей компании и читателя. Важно быть последовательным и сделать все, чтобы первое впечатление у читателя было положительным.
Редактирование и вычитка
Вы написали весь отчет, но что еще осталось вам сделать? Собственно последний решающий шаг – редактировать и корректировать. На этот этап должно быть потрачено 40% времени всего процесса написания отчета. Это трудоемкий, ответственный этап.
Исправление может означать изменение нескольких слов или добавление предложения здесь или там, но это также может быть гораздо более сложным процессом. Может быть такое, что вам понадобится добавить четкий переход. Возможно, вам придется переписать или даже изменить порядок абзацев и предложений. Дважды проверьте точность подтверждающих доказательств.
Другими словами, пересмотр вашего отчета может означать реструктуризацию его, чтобы удалить ненужные детали или информацию. Или, с другой стороны, чтобы добавить детали или сузить переход, чтобы читатель четко понимал связи.
Не забывайте проверить орфографию в вашем отчете. Microsoft Word не всегда укажет вам на ошибку, особенно, если вы использовали «неправильное» слово, которое написано по-русски правильно. Например, «пара» и «тара». Для проверки таких вещей лучше пользоваться сторонними программами, например, orfogrammka.ru.
Заключение
Теперь, когда мы рассмотрели части, из которых состоит бизнес-отчет, и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы довести вас до конца процесса, одним из следующих шагов для вас должен быть просмотр ваших прошлых отчетов, которые вы написали в прошлом. Проанализируйте эти примеры. Они хорошо организованы? Легко читать? Все ли они были сделаны правильно?
Какие изменения можно или нужно внести? Такое сравнение поможет вам по-другому взглянуть на отчеты.
Еще один шаг, который вы можете предпринять – это изучить любые шаблоны, которые использует ваша компания, шаблоны, которые предоставляет Microsoft Word, или шаблоны, которые вы найдете в интернете. Если в вашей рабочей среде часто требуются похожие отчеты и нет определенного шаблона, вы можете разработать его или адаптировать из другого источника, который соответствует вашим потребностям.
Источник: www.your-mentor.ru
