Чтобы эффективно управлять персоналом, необходима не только грамотная мотивация, а и контроль. При этом контроль играет важную роль в разработке дальнейшей стратегии развития персонала, так как позволяет получить обратную связь и определять эффективность каждого отдела на предприятии. Контроль должен осуществляться согласно подобранным индивидуальным параметрам, например, прибыль предприятия, отзывы клиентов, своевременность, количество и качество поставленных перед работником задач и т.д.
Стоит учитывать, что внедренная система управления персоналом с отлаженными функциями и критериями, позволяет оценивать работу персонала без влияния субъективных суждений.
Работа с системой управления персоналом в ресторанному бизнесе, архитектуре, социальном проекте или государственном учреждении всегда будет отличаться. Но все сводится к общим методологиям, которые имеют свои догмы в разных странах. Например PMBOK или PRINCE2. Worksection, как программа управления персоналом, поможет в реализации большинства проектов, которые могут быть систематизированы.
Процессное управление простыми словами или понятно про бизнес-процесс
Как построить систему управления персоналом с помо
Worksection — это удобная система управления проектами, которая легко масштабируется и обладает большим арсеналом функций. Она позволяет назначать задачи, определять ответственных, создавать множество проектов в рамках одной компании, генерирует диаграмму Ганта, канбан-доски, календарь задач, имеет встроенную систему тайм-трекинга и еще ряд полезных функций.
Система учета рабочего времени
Если в компании почасовая оплата, то благодаря тайм-трекеру отделы финансов и HR смогут:
- анализировать сколько времени потрачено на каждую из задач и в разрезе клиентов и более точно посчитать маржинальность заказов, эффективность отделов и отдельных сотрудников;
- HR специалистом и руковидителям отделам/комманд по установленным «меткам» к задачам можно будет проанализировать, какие задачи занимают больше/меньше времени по проекту и скорректировать сроки выполнения, разделить или объединить задачи, изменить ответственных за выполнение или их количество по задачам.
Тайм-трекер также также можно применить для определения уровня умений сотрудника, например, по количеству времени, затраченному на выполнение типовых задач, легче определить достоин ли сотрудник повышения должности (например, junior, middle или senior) и оплаты.
Визуализация
Визуализация процессов внутри компании облегчает работу менеджеров и позволяет взглянуть на проект сверху. Чем глубже команда закапывается в рутинные процессы, тем быстрее теряется общее видение. Визуализация позволяет увидеть слабые и сильные стороны проекта, прописать дедлайны, обнаружить пробелы в работе сотрудников, оценить позицию компании на фоне конкурентов.
Планирование
Чем сложнее проект — тем больше элементов нужно учитывать в процессе планирования. Масштабирование — опасность для любой компании, которая не имеет опыта работы с новыми вызовами. В этом помогает четкое планирование и определение ответственных за задачи. Для постановки целей можно использовать разные методологии и Agile-инструменты, например SMART или North Star Metric, диаграмма Ганта и канбан-доски.
Особенности планирования в Worksection
Для структурирования множества небольших задач в системе используются метки, статусы и канбан-доски. Благодаря этим инструментам и тому, что перечень задач виден, доступен и понятен каждому прикрепленному сотруднику в команде, проекты выполняются эффективнее и в срок.
В Worksection есть возможность формировать отчеты по следующим фильтрам — количество задач в процессе, завершенных и запланированных, затраченное время на целый проект или любую его подзадачу, а также посчитать расходы. Отчеты в разрезе разных параметров можно более оптимально спланировать следующие проекты.
Как контролировать выполнение проектов в Worksecti
- Канбан доска — хорошо подойдет для задач, которые не взаимосвязаны между собой, но имеют схожие этапы выполнения. Каждая задача выглядит как отдельная карточка, к которой можно прикрепить исполнителей и устанавливать статус выполнения. Перенеся все проекты и подзадачи на канбан-доску, команда видит на каком этапе находится каждая из задач, сколько проектов завершенных и сколько этапов осталось для выполнения проектов, находящихся в статусе выполнения. Kanban доска также может выполнять функции полноценной CRM системы для отделов продаж.
- Диаграмма Ганта в Worksection поможет контролировать выполнение взаимосвязанных задач, устанавливать в каком порядке их выполнять, время выполнения на каждую из них, указывать исполнителя, менять сроки и определять зависимости. Если выполнение какого-то этапа задачи заняло больше времени, то после изменения даты окончания, автоматически меняются сроки у связанных с ней задачах. С ее помощью можно наблюдать за выполнением проектов, управлять и контролировать их на каждом этапе. Доступна функция синхронизации диаграммы Ганта с личными календарями исполнителей в Calendar, Apple iCal или Microsoft Outlook 2019.
Все эти и другие инструменты в Worksection помогают структурировать работу, хранить документы (приказы, должностные и другие инструкции), а также любую информацию обо всех задачах в едином пространстве, эффективнее планировать и управлять всеми проектами, успешно их выполнять и быстрее достигать успеха. Также есть возможность формировать отчеты по разным параметрам, таким например, как денежные расходы, количество завершенных и незавершенных задач, затраченное время на каждый проект.
Экономия
Чем больше данных в руках руководителя, тем лучше он может распоряжаться бюджетом. Работая с системой управления персоналом, менеджер гостиницы может увидеть, кто из персонала простаивает и что приносит больший доход. Руководитель диджитал-студии сможет определить, что эффективнее: нанимать дизайнеров в штат или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний. Главный редактор сможет оценить, какие отделы выполняют редакторский план, а какие вечно срывают дедлайны. Все эти данные можно использовать для экономии костов внутри проекта.
Прозрачность
Система управления персоналом — это не Большой Брат, который выискивает проблемы, чтобы потом наказывать виновных. Это инструмент для всех участников процесса, который позволяет им быть честными друг перед другом и перед самим собой. Тайм-трекинг — удобный инструмент и для менеджера, который может оценить стоимость общего проекта по времени, и для сотрудников, которые могут адекватно спланировать и оценить свою работу. А потом все эти данные можно предоставить клиенту в доказательство, что его деньги не были потрачены впустую.
Источник: worksection.com
Бизнес-процессы в управлении кадрами
Управление персоналом – одна из самых необходимых составляющих в работе любого крупного предприятия. Кроме всего прочего, это бизнес-процесс, который необходимо организовать таким образом, чтобы все сотрудники предприятия чувствовали себя комфортно и могли работать на благо компании.
Под бизнес-процессом обычно понимают периодически повторяющуюся последовательность определенных процедур, связанных между собой и направленных на создание определенных ценностей для потребителей. Для организации бизнес-процесса активно используются внешние ресурсы.
Бизнес-процессы HR
Бизнес-процессы должны находиться под контролем только одного менеджера – именно он несет ответственность за его выполнение и конечный результат. Практически на любом предприятии обычно выполняется сразу несколько бизнес-процессов, которые классифицируются по определенным признакам.
Отдельного внимания заслуживают бизнес-процессы в сфере управления персоналом: они являются внутренними и направлены на потребителей, находящихся в штате предприятия. Для формирования процесса необходимо знать все о потребителе, поскольку именно от него зависят требования, предъявляемые к выполняемым операциям.
Существует несколько разновидностей процессов, направленных на развитие предпринимательского дела. Бизнес-процесс управления персоналом сложно отнести к какой-либо привычной классификацией, поскольку он представляет собой большое количество независимых друг от друга подпроцессов: вспомогательных, управляющих и т.д.
Процесс по управлению персоналом
Современные бизнесмены стремятся стабилизировать дело, которым они занимаются, и прилагают для этого все усилия. Для этого необходимо сформировать качественные бизнес-процессы, представляющие собой четкую схему, с помощью которой вести работу легче обычного.
К упорядочиванию собственной деятельности некоторые предприниматели приходят далеко не сразу. Обычно это случается после длительного периода убыточности, когда единственным выходом из сложной ситуации является реорганизация предприятия. В качестве дополнительной меры бизнесмены упорядочивают (оптимизируют) работу абсолютно всех специалистов в своем предприятии.
От качественно выполненного подбора сотрудников зависит вся дальнейшая работа предприятия, именно поэтому подбор является ведущим направлением деятельности HR-отдела, управляющего персоналом. Упорядоченный процесс рекрутинга и формирования команды позволит обзавестись профессиональными сотрудниками.
Бизнес-процессы, связанные с поиском и дальнейшим наймом персонала, утверждаются рядом документов, установленных руководителями предприятий. Практически на каждом предприятии подобные документы являются одинаковыми, все рекрутеры действуют по схожей схеме, которая, по сути, состоит из девяти этапов.
Как выбирают персонал крупные предприятия?
Процессы HR были созданы для того, чтобы подбирать качественный персонал для предприятий.
Начинается рекрутинг с определений потребностей компании
Необходимо понять, какие именно специалисты нужны для выполнения поставленных предприятием задач и проектов.
Подача заявок
После того, как предприятие определилось с количеством нужных специалистов и их квалификацией, сотрудники HR-отдела обязаны подать заявки на выбор кандидата в местные государственные структуры (центры занятости населения, кадровые агентства и т.д.). Все подающиеся заявки должны содержать требования к потенциальным сотрудникам (наличие опыта, определенных умений и навыков, знание иностранных языков), некоторые работодатели также формируют запросы, указывая желаемый возраст и пол кандидатов. Сформированная заявка подписывается руководителем предприятия.
Уточнение заявок
Для обеспечения качественного бизнес-процесса сотрудникам HR-отдела приходится уточнять заявки, поданные руководством. Все работники предприятия, занимающиеся рекрутингом, должны понимать, кого именно следует принять на работу. Специалист обязан уточнить следующие позиции:
- наименование имеющейся вакансии, ее структурное подразделение>
- причина появления открытой вакансии>
- место в организации, которое займет новый специалист, его непосредственный руководитель или число подчиненных>
- обязанности нового специалиста предприятия>
- основные требования, предъявляющиеся к соискателям.
Предприятие, намеренное отыскать новых сотрудников, должно корректно указать требования, предъявляемые к потенциальным кандидатам:
- желаемый возраст сотрудника>
- уровень образования>
- необходимый для выполнения внутренних потребностей предприятия опыт работы>
- профессиональные навыки по узкому профилю (если таковые имеются).
HR-специалист обязан иметь представление о том, какие профессиональные навыки необходимы на той или иной позиции, какие качества (личные и деловые) должен иметь новый сотрудник, желающий получить работу. Это необходимо для выполнения корректного анализа должности, на которую разыскивается новый сотрудник.
Формирование профиля для вакансии
Только после того, как руководством были сформированы требования к будущему сотруднику и обозначены условия, в которых он будет трудиться в рамках предприятия, специалисты HR-отдела должны сформировать общий профиль должности с указанием дополнительной информации, а именно:
- обоснованных ограничений по возрасту>
- предпочтений по семейному статусу (далеко не все предприниматели готовы взять на работу сотрудника с маленькими детьми)>
- требований к наличию образования>
- требований по здоровью и опыту трудовой деятельности>
- наличия/отсутствия необходимых навыков, умений и знаний>
- наличия тех или иных личностных характеристик.
После того, как профиль был сформирован, специалист, отвечающий за данный участок работы, создает комплекс мер, направленных на поиск нового сотрудника. Он должен завизировать этот документ у руководителя предприятия. После выполнения данной процедуры профиль направляется руководителю отдела, который будет проводить собеседование с кандидатами.
Обычно список мероприятий бизнес-процесса для закрытия вакансии выглядит следующим образом:
- обозначение профиля должности, которую необходимо закрыть>
- определение источников, с помощью которых рекрутеры будут искать нового сотрудника>
- формирование рекламного объявления для дальнейшего размещения на интернет-порталах, в СМИ и прочих мультимедийных ресурсах>
- создание реестра вопросов для усложненного интервью (при необходимости закрытия вакансии узкой специализации).
Особенности работы HR-специалистов по поиску работников
После формирования требований к открытой вакансии специалисты отдела по подбору кадров в рамках бизнес-процесса начинают рассматривать различные источники, из которых к ним могут прийти потенциальные кандидаты:
- собственно компания (сотрудники кадрового резерва)>
- специалисты, принимавшие участие в практических занятиях внутри предприятия>
- поиск с помощью СМИ>
- базы данных экс-сотрудников компании (в этом случае рассматриваются только те кандидаты, чей профессионализм не вызывает сомнения у руководства)>
- базы резюме, созданные HR-отделом>
- поиск кандидатов с помощью центров занятости и кадровых агентств>
- поиск сотрудников через профсоюзные организации вузов и средних профессиональных учебных заведений>
- агентства по кадровому лизингу (для выполнения временных работ)>
- прямой поиск специалистов.
Бизнес-процессы управления персоналом – достаточно сложная наука, которая требует от специалистов HR-отдела находить подход ко всем кандидатам на должности внутри предприятия.
При рассмотрении кандидатов для закрытия руководящих вакансий HR-менеджер должен попросить их пройти психологическое тестирование, помогающее выявить наличие важнейших личностных и профессиональных качеств, необходимых для работы в компании. Для подобных кандидатов используются тесты, сформированные Кеттелом, Лири, Меграбяном, Айзенком и Кейрси.
Первые кандидаты на получение работы
Благодаря выполнению этих мер бизнес-процесса ежедневно предприятие получает большое количество резюме от кандидатов на те или иные вакансии. Все обращения обрабатываются, а информация оказывается в специальных базах данных. Если кандидат устраивает HR-менеджера, он связывается с ним по телефону и приглашает на собеседование.
В некоторых случаях специалист по кадрам предпочитает проводить первичное собеседование по телефону, по результатам которого решает пригласить кандидата в офис для проведения личного собеседования. Там соискателю предлагается заполнить анкету (иногда их даже несколько), затем он должен пройти устное собеседование, по итогам которого менеджер решает, подходит ли кандидат под существующие требования или нет. Если результат собеседования положителен, соискатель допускается к следующему этапу бизнес-процесса.
Большая часть всех имеющихся на сегодняшний день предприятий проводит дополнительные психологические испытания. Исходя из результата тестирования, штатный психолог организации обязан написать заключение и отразить в нем психологические особенности соискателя, его сочетаемость с предлагаемой должностью, достоинства и недостатки, в некоторых случаях даже указываются допустимые сложности при начале трудовой деятельности на новой должности.
Линейность бизнес-процесса – залог успеха
После того, как соискатель успешно прошел собеседование у HR-специалиста, он переходит к следующему звену: теперь ему необходимо убедить линейного менеджера в том, что он достоин получить место в компании. Как правило, бизнес-процессы, в которые входит повторное собеседование, несколько сложнее предыдущих, поскольку здесь звучат каверзные вопросы по узкой тематике, на которые кандидат обязан дать адекватные ответы.
HR-специалист передает менеджеру резюме соискателя, его анкету и результаты проведенных испытаний. В некоторых случаях собеседование с непосредственным руководителем переносится на другой день, однако чаще всего его организовывают непосредственно в день, на который назначена встреча с сотрудником отдела кадров.
После собеседования руководитель подразделения или его секретарь обязаны в течение двух ближайших дней оповестить кандидата о своем решении. Эта часть бизнес-процесса во многих организациях становится обязательной. При проведении интервью сотрудник, занимающий руководящий пост, пытается выяснить как можно больше о потенциальном сотруднике, что им движет, чего он хочет добиться внутри предприятия.
Безопасность предприятия превыше всего
Как только руководитель принимает решение о приеме того или иного кандидата на работу, вся собранная информация о нем поступает в службу безопасности предприятия для проверки. Это – обязательный элемент подавляющего числа бизнес-процессов, поскольку в последнее время участились случаи возникновения ситуаций, когда сотрудник оказывался принятым в штаб, проходил обучение, а затем о нем выяснялись нелицеприятные факты, например, наличие судимости или огромного количества открытых кредитов.
Сотрудники службы безопасности, получив информацию о новом работнике предприятия, обязаны в ближайшие три дня проверить все полученные данные и представить соответствующее заключение в HR-отдел. Если за новым сотрудником компании числятся крупные нарушения законодательства, вероятность того, что он получит это место и начнет работать, близка к нулю.
Далее HR-специалист, взявший сотрудника на работу, обязан проверить все рекомендации с тех мест работы, которые сотрудник указал в собственной анкете. Ему в рамках данного бизнес-процесса придется обзвонить все предыдущие места работы и уточнить информацию: должность, обязанности, профессионализм, причины увольнения и др.
Прием сотрудника на работу
На финальном этапе данного бизнес-процесса выносится решение о приеме соискателя на работу. После того, как кандидат проходит все испытания на своем пути, и сотрудники предприятия не видят причин для того, чтобы отказать ему, формируется официальное решение о приеме нового сотрудника.
Специалист отдела кадров предоставляет своему руководителю всю имеющуюся информацию о новом сотруднике. Тому необходимо изучить ее и на этом основании подписать решение о приеме на работу кандидата. В некоторых случаях руководители предприятий проводят свое собственное собеседование с потенциальными работниками.
Как только руководитель компании поставил свою официальную подпись на решении, HR-менеджер должен отправить новичка в отдел кадров, где тот сможет оформить все необходимые документы. Однако этот этап является далеко не последним в бизнес-процессе управления персоналом, существует еще несколько его дополнительных частей.
Если на том или ином этапе выясняется, что кандидат не подходит под открытую вакансию, HR-специалист поблагодарит его за отклик и откажет. Анкета кандидата в рамках бизнес-процесса отправляется в базу данных, где будет находиться либо до окончания срока хранения документов, либо до тех пор, пока потенциальный работник не пригодится для закрытия иной имеющейся вакансии внутри предприятия.
Предоставление рабочего места сотруднику
После официального уведомления работодатель обязан уведомить соискателя о дате начала трудовой деятельности или же стажировки. Согласно существующему законодательству, которое учитывается бизнес-процессом, сотруднику необходимо пройти медицинский осмотр, в ходе которого будет произведена полная диагностика его организма.
Устраиваясь на работу, сотрудник должен предоставить целый пакет важных документов HR-специалистам:
- копию паспорта>
- трудовую книжку>
- ИНН>
- СНИЛС>
- копию диплома о высшем образовании (с вкладышами)>
- ксерокопию военного билета>
- несколько фотографий 3х4 (количество зависит от компании)>
- ксерокопию свидетельств о браке и рождении детей, которым на момент приема кандидата на работу нет 18 лет.
Иногда работодатели в рамках этого бизнес-процесса требуют от своих сотрудников предоставить им целый ряд дополнительных документов: медсправку о прохождении осмотра, копию водительского удостоверения, первых страниц загранпаспорта и т.д. В некоторых предприятиях этот процесс организовывается по принципу, отличному от других, – именно там нужны дополнительные документы.
Новому сотруднику предлагается написать заявление с просьбой принять его на работу, оно визируется всеми вышестоящими руководителями, после чего направляется в HR-отдел, где инспекторы оформляют новичка и формируют соответствующий приказ для подписи руководства. Специалисту отдела кадров понадобится познакомить нового сотрудника с большим количеством важной документации:
- приказом о зачислении в штат>
- условиями трудовой деятельности>
- трудовым договором>
- внутренними правилами>
- должностными инструкциями>
- положениями с требованием о хранении коммерческой тайны организации (если таковая имеется).
Бизнес-процессы: заключительные фазы
Как только сотрудник оказался в штате предприятия, может показаться, что на этом проведение бизнес-процесса по подбору заканчивается, но это не так. Далее специалисты HR-отдела должны помочь новичку адаптироваться в коллективе и научиться правильно себя вести. Для этого проводятся тренинги, семинары, на которых новым сотрудникам рассказывается о предприятии, его функционале, возможностях карьерного и личностного роста внутри предприятия.
Бизнес-процессы в данном случае раскладываются на большое количество последовательных этапов, среди которых прием на работу является самым важным. Как только сотрудник начинает активно проявлять себя, руководство может предложить ему посетить тренинги, направленные на развитие личных и профессиональных качеств.
В рамках существующего бизнес-процесса новые сотрудники активно вовлекаются в жизнь предприятия, их приглашают на мероприятия, праздники, акции, где они могут или поучаствовать или понаблюдать за ними в качестве зрителей. Сотруднику в данном случае лучше всего не отказываться, поскольку коллектив вряд ли сочтет это уместным. HR-специалист обязан разъяснить новому сотруднику, что внутри предприятия существуют свои культурные ценности и нормы поведения, которые следует соблюдать. В некоторых случаях эта обязанность возлагается на непосредственного руководителя нового сотрудника, понадобится также объяснять новичку некоторые мелочи бытового характера.
Благодаря столь объемному бизнес-процессу ни один новый сотрудник не остается без внимания. Это помогает ему чувствовать себя намного комфортнее на новом рабочем месте и выполнять задачи, поставленные перед ним предприятием. Практически все крупные организации перестали рассматривать своих сотрудников как детали в станке, которые можно легко заменить.
Некоторые предприятия даже предпочитают «взращивать» руководителей высшего уровня внутри компании, не открывая эти должности для сторонних соискателей. Единственное, что в данном случае требуется от нового сотрудника, – активное желание развиваться и работать на благо предприятия. Тогда он точно будет замечен руководством и начнет двигаться по карьерной лестнице.
Источник: hr-portal.ru
Как безболезненно автоматизировать систему управления персоналом
Сегодня наличие в штате высококвалифицированных специалистов и высокопрофессиональных менеджеров резко усиливает позиции практически любой компании, в каком бы сегменте рынка она ни работала. На ИТ-рынке из-за острейшей нехватки квалифицированных кадров эта тенденция проявляется особенно остро.
Светлана Гацакова
Несколько лет назад и для нашей компании положение стало, можно сказать, критическим: мы смогли найти перспективные ниши, позволявшие бизнесу расти и развиваться, но вынуждены были ставить проекты в длинную очередь или даже терять их — именно из-за неспособности своевременно заполнять открывающиеся вакансии. И это несмотря на то, что в компании работают первоклассные, хорошо мотивированные HR-специалисты.