В предыдущей статье блога я говорил о важности проработки системы управления на всех уровнях, включая оптимизацию бизнес-процессов. Но как бы ни была хорошо выстроена система управления, она будет бесполезна, если мы не обеспечим бизнес необходимыми ресурсами.
В этой и последующих статьях поговорим о некоторых практических приёмах, позволяющих повысить эффективность использования активов компании. И начнём мы с правил управления дебиторской задолженностью. К сожалению, в разгар экономического кризиса многие предприятия столкнулись с острым дефицитом оборотных средств.
Как следствие, появились проблемы с взаиморасчётами, выросла просроченная дебиторская задолженность и соответственно интерес к методам её минимизации. Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров – долговременного и оперативного.
Долговременное управление ДЗ организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования дебиторской задолженности и контроля соответствия фактического состояния плану. На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам.
УПРАВЛЕНИЕ – ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ. ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ
Предоставление отсрочек – это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости.
Итак, правило №1: при планировании дебиторской задолженности компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты. Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.
Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью. Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь.
Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям. Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4).
Возможность получить регистрационные данные и налоговую отчётность предприятия существовала всегда, сейчас же эта услуга как никогда доступна и предоставляется структурой органа государственной статистики. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.
О курсе «Регламентация бизнес-процессов компании». Вводный урок
В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле №5 – заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента.
В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно. Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу №6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку.
По этому вопросу я хочу адресовать читателей к статье нашего юридического партнёра, ранее опубликованной в нашей рассылке. К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины.
То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге.
Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать. Формирование такой политики начинается с выполнения правила №7: определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам!
Взыскание долгов – это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в «плохого и хорошего полицейского».
Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки. В последней фразе речь идёт о правиле №8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью.
Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны: 1. Вся процедура, её последствия и сроки исполнения должны быть известны высшему руководству компании-должника. 2. Все действия вашей компании по реализации процедуры должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.
3. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности прострочки. 4. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц. 5. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.
В бизнес-процессе должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторской задолженности. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств.
Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами. В российском бизнесе редко используют правило №9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности.
То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто. И, наконец, правило №10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.
- дебиторская задолженность
- взыскание задолженности
- оборотные средства
- Управление дебиторской задолженностью
Источник: www.klerk.ru
Как компании грамотно управлять дебиторской задолженностью
3 июня 2022
Как компании грамотно управлять дебиторской задолженностью
Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.
Техническое банкротство – это когда в теории заплатить можешь, а в реальности «живых» денег на покрытие долгов нет. Почему? Потому что они застряли в дебиторке. Чтобы минимизировать такой риск, компаниям нужна грамотная система управления дебиторской задолженностью. В статье рассказываем, как ее создать.
Цели и задачи управления дебиторской задолженностью: зачем это все
Главная цель в управлении дебиторской задолженностью сводится к тому, чтобы:
- сократить ее до минимума;
- избежать просроченных сумм.
Первое важно, потому что дебиторка – это хоть и активы компании, но выходит так, что временно они работают не на нее, а на контрагента. К примеру, организация отгрузила товар покупателю с отсрочкой платежа в две недели. В эти полмесяца у контрагента уже есть товар и еще не отданы деньги. А продавец довольствуется лишь записью на бухгалтерскому счете о том, что ему должны. Очевидно: в такой ситуации выигрывает дебитор.
Второе необходимо, потому что если уж текущий долг не особенно выгоден кредитору, то просроченная оплата – и подавно. Ведь у организации есть собственные обязательства. Как правило, они погашаются за счет возвращенной дебиторской задолженности. А если она не поступает в срок, значит, компании придется самой превращаться в не платящего вовремя должника, либо срочно изыскивать источники покрытия своей кредиторской задолженности, к примеру, брать кредит.
Цель определяет задачи управления долгами. Вот они:
- еще до подписания договора навести справки о потенциальном покупателе и решить, стоит ли отгружать ему продукцию или оказывать услуги с отсрочкой. А если это поставщик, то разумно ли платить ему наперед;
- решить, сколько времени компания готова ждать денег от своих покупателей. Заодно продумать, как будут варьироваться эти сроки в зависимости от типа контрагента, например, перспективности сотрудничества или имеющегося опыта работы с ним;
- продумать, как стимулировать контрагентов на досрочную оплату. Речь про скидки и прочие лояльности в обмен на скорейшее пополнение денежного оборота;
- закрепить систему контроля и ответственности по просроченным долгам. Сюда относятся напоминания контрагентам о приближающейся дате оплаты, подготовка претензий тем, кто решил пока не платить, поход в суд за правдой или продажа долгов коллекторам;
- автоматизировать процесс отслеживания дебиторки с момента появления ее на балансе до даты закрытия. Организовать аналитику в разрезе контрагентов, счетов, временных периодов, ответственных лиц и т.п.;
- установить критерии для оценки эффективности управления дебиторкой, чтобы понимать: работает система или дает серьезные сбои и надо что-то менять.
Методы и инструменты управления дебиторской задолженностью: как уменьшить текущую и избавиться от просроченной
Все сказанное выше называется кредитной политикой компании и укладывается в пять основных этапов:
- выбор надежного контрагента;
- определение периода отсрочки платежа;
- стимулирование скорейшей оплаты или поставки;
- отслеживание своевременности погашения дебиторки;
- истребование просроченного долга.
Дальше подробно разберем каждый этап.
Этап 1. Выбираем надежного контрагента
Этот этап касается, прежде всего, партнеров-новичков. Хотя в ситуациях стремительных перемен, как сейчас в РФ, и «старичков» не лишне проверять по основным критериям. Речь про то, что давний и надежный покупатель ввиду ужесточения санкций может утратить финансовую стабильность, а с нею и способность своевременно оплачивать долги.
Итак, перед заключением договора партнера стоит проверить. Вот три источника сведений, откуда черпать информацию:
- специализированные сайты;
- финансовая отчетность потенциального контрагента;
- прошлый опыт сотрудничества, если он был.
Давайте узнаем, что именно смотреть и как это анализировать.
Специализированные сайты
Их несколько. В таблице показали основные и заодно уточнили, какие данные там приводятся.
Таблица 1 . Где в интернете найти информацию про компанию
Что можно найти
Прозрачный бизнес: Проверь себя и контрагента https://pb.nalog.ru/index.html
Это ресурс ФНС РФ. Вводите ИНН или название компании и попадете в ее карточку. А из нее по ссылкам можно скачать выписку из ЕГРЮЛ или получить бухгалтерскую отчетность. И это только часть информации. Про остальную написано здесь https://pb.nalog.ru/about.html.
Имейте в виду, что сервис ищет не только юрлиц, но и ИП. В итоге сразу поймете, существует ли контрагент на самом деле, как давно работает, сколько налогов задолжал и для скольких человек является местом работы
ФССП. Узнай о своих долгах https://fssp.gov.ru/
Тут приводятся сведения о том, с кем судится организация или ИП и какова сумма иска. Если судов очень много, причем потенциальный контрагент там всегда в ранге ответчика, то стоит призадуматься о сотрудничестве с ним
ЗаЧестныйБизнес: Всероссийская система проверки контрагентов https://zachestnyibiznes.ru/
Здесь много всего. Даже больше, чем у налоговиков. К примеру, кроме стандартных реквизитов, есть:
- информация про суды;
- детализация сумм уплаченных налогов и страховых взносов;
- данные о госзакупках;
- сведения о проверках и исполнительных производствах;
- краткий финансовый анализ.
А еще эксперты советуют смотреть вакансии организации и резюме ее сотрудников на сайтах по поиску работы, например, на hh.ru. Зачем? Если компания массово набирает новых специалистов или уже занятые в ней сами ищут нового работодателя, то это повод насторожиться. Ведь от хорошего обычно не уходят.
Значит, возможно, бизнес переживает не лучшие времена и нет денег даже на зарплату работникам. На оплату дебиторки тогда и подавно не окажется.
Финансовая отчетность потенциального контрагента
В таблице выше написали, где взять бухгалтерскую отчетность. А вот о том, куда в ней смотреть и что считать, чтобы оценить финансовую состоятельность и платежеспособность потенциального партнера, читайте в наших специальных статьях.
Если нужен быстрый анализ, тогда смотрите эти материалы:
- Экспресс-анализ финансового состояния предприятия: как провести диагностику по пяти показателям;
- Анализ финансовой отчетности без расчета коэффициентов;
- Анализ рентабельности предприятия – узнаете, насколько прибылен бизнес;
- Анализ ликвидности предприятия – поймете, есть ли чем платить по долгам;
- Анализ финансовой устойчивости: оцениваем структуру капитала и долговую нагрузку – увидите, как сильно закредитовано предприятие;
- Коэффициент оборачиваемости и продолжительность оборота в анализе деловой активности – оцените, как скоро в компании совершается цикл продажи и расчетов с контрагентами.
Прошлый опыт сотрудничества
Если договор заключается с организацией, с которой вы уже сотрудничали, тогда «вспомните», как это было. На помощь придут бухгалтерские базы данных, например, в 1С. Из них узнаете:
- вовремя ли платил контрагент;
- сколько договоров с контрагентом заключалось;
- какой суммарный оборот по ним был.
Два последних момента нужны, чтобы понять: стоит ли продолжать сотрудничество, если, допустим, на данный момент этот бизнес переживает не лучшие времена. Если это ваш постоянный покупатель, причем всегда берет по-крупному, то, возможно, есть смысл немного закрыть глаза на имеющиеся риски.
А еще все, конечно же, зависит от конкуренции в отрасли. Если ваше предприятие – единственный поставщик чего-то уникального и к нему стоят в очередь за этим чем-то, тогда диктуйте свои условия. Возможно, обойдетесь и без дебиторки, так как партнер пришлет деньги авансом.
Но верно и обратное: на высококонкурентном рынке с массой однотипных товаров или услуг отсрочка платежа – это иногда единственный способ привлечь и удержать клиента.
Этап 2. Определяем оптимальный период отсрочки платежа и кредитный лимит
Этот этап компании реализуют по-разному.
Кто-то использует балльную оценку потенциальных покупателей. Чем выше получается балл, тем надежнее компания. Значит, тем бóльшую отсрочку платежа можно предложить и подальше отодвинуть срок погашения долга.
Кто-то отталкивается от максимальной дебиторки на месяц, которую планирует, исходя из текущей ситуации. А затем делит ее между покупателями.
А кто-то не мудрит ни с какими рейтингами и пользуется готовыми формулами. Расчет в них ведется исходя из прибыли компании, которую она получает от продажи и потерь из-за задержки с оплатой. Ведь, как отмечали выше, если даешь дебитору в долг, то свои обязательства иногда приходится покрывать за счет кредита. А это не бесплатные деньги.
В любом случае важно принимать во внимание два аспекта:
- отсрочка покупателю не может быть длиннее той, что у самого продавца по условиям его договоров с поставщиками;
- важно оглядываться на то, как работают конкуренты. К примеру, если они обычно просят заплатить через 10 дней после отгрузки, то отсрочка в 12-15 дней в контрактах вашей организации уже окажется преимуществом.
Управление дебиторской задолженностью: методы, цели и этапы администрирования дебиторки предприятия
Компания постоянно функционирует в режиме движения финансов. Но как только у этого виртуального массива денег пропадает баланс, нормальное функционирование и устойчивость организации оказывается под угрозой. В этом обзоре мы рассмотрим, что такое система, инструменты, стратегия, политика и современные методы управления дебиторской задолженностью предприятия.
Цели
Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта.
Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы. Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация?
Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.
Виды
Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности.
Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы. Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Жизненный цикл дебиторки
Часто все существование долга от начала организация до закрытия в любой форме делят на 4 этапов. Причем далеко не каждый вариант происходит все 4 стадии, многие закрываются раньше – на 2, 3 этапе. И чем длиннее цикл отдельного взятого обязательства, тем больше ущерба он нанесет предприятию. Разумеется, для выявления конечного вреда понадобится глубокий анализ, основанный на сумме.
Но все же лучше избавляться от дебиторок до 6 стадии, пока они не стали реальной проблемой. Итак, как преобразуется дебиторка в течение этого цикла.
Виртуальная
Фактически обязательства уже существуют, товары отгружены, но оплаты нет. Правда, в этом случае, это прогнозируемая задержка. Возможно, сотрудничество происходит посредством отсроченных платежей или конкретно обозначенный случай учитывает отложенное внесение денежных средств. Главный нюанс – это прогнозируемость невыплат до определенного срока.
Текущая
Она наступает с момента окончательного расчета или погашения части долга. Все подходы к управлению дебиторской задолженностью начинают применяться именно с этого этапа. Ведь деньги уже должны быть на счету компании, но их нет. Значит, наносится финансовый ущерб.
Для приобретения новой партии сырья придется воспользоваться уже кредиторской задолженностью, а это уже в любом случае переплата по процентной ставке. Или придется упустить выгоду, потерять значимый актив, который можно было бы приобрести, но просто не хватает свободных финансов в оборотном капитале.
Проблемная
Начинается после недельного срока от даты погашения или внесения первичного платежа. Это основная часть долгов в пользу предприятия, которые и наносят ущерб. Редко какие сделки доходят до следующей стадии, но если дата платежа прошла, то почти все обязательства переходят на этот этап.
Если это нестандартная ситуация и раньше подобным контрагент не грешил, то имеет смысл просто отправиться с ним на переговоры, выяснить причину. Также к проблемному виду относятся все обязательства, которые были реструктурированы. Да, на длительной дистанции подобный процесс даже принесет выгоду, но конкретно сейчас – это отсрочка, которая точно нанесет ущерб оборотному капиталу.
Просроченная
Возникает по традиции с момента просрочки третьего платежа. То есть, обычно подразумевается три месяца, если действует система ежемесячного погашения. Также отправной точкой становится полный квартал.
Если грамотно изучить основы управления дебиторской задолженностью, как управлять массивом долгов – то допускать подобную просроченную дебиторку по крупным долговым обязательствам компания не будет. Ведь в этом случае возникает масса неприятных факторов. Как минимум возвратность долга уже находится под вопросом.
Также придется обращаться в суд за юридической защитой своих интересов. И прискорбнее всего, что временной фактор в этом варианте настолько длительный, что в любом случае поток финансовых средств уже исключается из текущего оборота, поэтому для квартала считается утерянным. А это может сказаться на объеме закупок.
Механизм управления дебиторской задолженностью, основные группы дебиторки
Система менеджмента основана прежде всего на глубоком и вдумчивом анализе. И для его качественного проведения все финансовые потоки лучше заблаговременно разделить на группы по основным признакам. Тогда легче будет выявить закономерности, а также выбрать корректный комплекс оздоровительных мероприятий. Посмотрим, на какие группы и как предстоит делить общий объем просрочек.
По договорам
Практически вся дебиторка – это отношения с контрагентами. Возникновение задержек связано с отгрузкой неоплаченных товаров, предоплатой за ценности, которые пока еще не поступили. Поэтому правильно будет выделить несколько групп, заключив в них самых крупных контрагентов. Также допустимо градировать по договорам. Этот способ актуален, если с одной компанией вы сотрудничаете сразу по нескольким линиям, где на определенные группы ТМЦ устанавливается свой вид договоров.
По срокам погашения
В данном случае градация еще проще. Разумеется, почти нереально разбить все варианты по отдельным частям на основе дня погашения, ведь сроков может быть огромное количество. Поэтому принято разделять на месяцы. Реже используются целые кварталы, но этот способ подходит, если компания сотрудничает в долгосрочной временной перспективе.
По менеджерам и локациям
За определенных контрагентов чаще всего отвечают какие-то конкретные сотрудники на предприятии. А также часто менеджеры берут на себя целые регионы, занимаясь всеми денежными отношениями внутри филиалов, отчитываясь перед центром. Если используется эффективное управление дебиторской задолженностью, финансовый менеджмент отлично разделяется как раз по региональным сотрудникам. Каждый из них берется за работу и анализ конкретно со своей частью.
По значимости
В данном варианте зачастую подразумевается размер долга. Крупные группируются в один пакет, средние – в другой и так далее. Но нередко используется деление не ввиду размера, а как раз ввиду значимости в прямом смысле. Отношения с конкретным контрагентом могут иметь больший вес, потому что они перспективнее, несмотря на скудный первоначальный объем поставок.
Как проводить анализ
Теперь перейдем к непосредственным расчетам, посредством которых мы сможем не только выявить проблемные моменты, но также и выработать стратегию борьбы с ними. И что не менее важно, прогнозировать дальнейшую устойчивость предприятия в целом, возможности будущих закупок и схожих аспектов.
Оборачиваемость
- Т – общий временной диапазон, используемый для анализа. Измеряется в календарных днях. Обычно берется месячный или квартальный период. Реже используется годовой.
- ОП – это оборотный показатель. Выделяется как объем закупок или размер уплаченных денежных средств. Все зависит от того, анализируете ли вы задолженности клиентов или поставщиков.
- СДЗ – это средний долг за конкретный период.
Относительные показатели
Разумеется, просто посчитав договую сумму, каких-то важных сведений вы не получите. Ведь ключевые особенности управления и администрирования дебиторской задолженностью предприятия в том, чтобы грамотно сравнивать общую сумму с определенными показателями. Это может быть объем закупок, доход, маржа и иные факторы. Каких-то норм сейчас не выявляется.
Ведь каждая компания индивидуальна, и если для одной высокие цифры коэффициентов – вполне нормальная ситуация, то для другой – это катастрофа, которая приведет к ликвидации проекта в качестве банкрота. Поэтому в этом варианте выявляется интенсивность снижения. Если каждый период коэффициент неуклонно падает, то вы все делает правильно. И выбранная модель управления дебиторской задолженностью себя оправдывает на все 100%. А вот если коэффициент, напротив, возрастает, то систему нужно срочно менять.
Основы менеджмента дебиторки
Начать следует с трех главных «китов». Первый – это электронный документооборот. Он помогает оптимизировать все процессы на предприятии. Второй – это анализ, о котором мы как раз говорили. И третий – это выявление ответственных лиц, которые лично будут исполнять оздоровительные мероприятия, а также вести отчетность.
Аналитика структуры
На первой стадии нам важно провести глубинный анализ, чтобы выявить основные показатели. Какие именно, мы уже пояснили. Нам важно узнать и общий размер долгов, и конкретную долю в финансовом портфеле на текущий момент, и разбить все обязательства по размеру и срокам. Тогда мы будем знать, в какие периоды у нас возникает просадка по оборотному капиталу. Сделать это проще всего посредством специального программного обеспечения от проекта Клеверенс.
Наше ПО поможет:
- Без проблем и ошибок провести полный анализ.
- Сформировать отчетность и выявить ключевые показатели.
- Зафиксировать данные и обработать их.
- Интегрировать результаты анализа в любую форму отчетности.
С эффективным ПО от «Клеверенс» основные этапы управления дебиторской задолженностью можно практически полностью автоматизировать.
Выбор ответственных
Если речь идет о небольших объемах работы, передать компетенции специально назначенному сотруднику бухгалтерии или даже главному бухгалтеру, если он имеет достаточно свободного времени. При крупных масштабах логично будет сформировать целый отдел, направив его силы в основном на анализ и финансовое оздоровление.
Методика работы
Следует заранее определить метод. Обычно это два варианта – агрессивный, основанный на штрафах, претензиях и обращении в суд. И неагрессивный, где главным инструментом становятся переговоры, реструктуризация и мировые соглашения.
Анализ
Следующим этапом идет расчет показателей. Это уже не выявление общих объемов долга, а лишь коэффициенты в разных регионах, участках, отделах и филиалах.
Показатель ликвидности
То есть, возможность быстро покрывать долговые обязательства без падения стоимости. Соответственно, оперативно закрываемые долги, а также те, что без проблем рефинансируются, считаются ликвидными.
Методы
Исходя из общей стратегии необходимо спланировать конкретную методику. А также выявить основные принципы управления дебиторской задолженностью, статья доходов ли будет ключевым показателям для расчета относительных показателей или маржи, будут ли назначать санкции за просрочки или сразу поступать предложения о реструктуризации.
От выбранного метода зависят все комплексы мероприятий. Многие компании в принцип не реагируют на рост дебиторки, просто через 3 месяца обращаются в суд. Но это явно нерезультативная стратегия. Логично будет на каждом этапе просрочки разработать свой план действий.
Соответственно, должен существовать регламент на 4 шага задержки оплаты, виртуальной, текущей, проблемной и просроченной.
Особенности финансовых методов управления дебиторской задолженностью организации
Разберем ключевые факторы предстоящей работы в нюансах. А также посмотрим на алгоритм действий.
Определяем правила игры
Под этим названием скрывается регламент нашей работы, отлаженный механизм. В общих чертах он выглядит примерно так:
Ведение документооборота, мониторинг ситуации
Напоминания, пути для реструктуризации
Поиск путей для рефинансирования, блокировка оплат
Планирование показателей
Помните, что, учитывая опыт предыдущих анализов, все относительные факторы по дебиторки должны быть четко прогнозируемы. И если что-то вдруг выбивается из ваших прогнозов, значит, на какой-то стадии была допущена ошибка. Поэтому скрупулезно относитесь к анализу.
Оперативная работа
После прогнозов необходимо переходить к конкретным мероприятиям исходя из установленного регламента. Переговоры, напоминания, заморозка активов должника, судебное обращение. Все зависит от выбранной стратегии и стадии долга.
Аудит
После того как общая стратегия и регламент уже закончены, стоит провести полноценный аудит. Поискать проблемные места, попытаться смоделировать ситуация, при которой схема не будет нормально работать. А также на тестовом этапе запустить ее в работу. Если возникнут моменты, которые не укладываются в представленный алгоритм, его нужно в срочном порядке доработать.
Некоммерческая задолженность
В этом варианте в первую очередь нужно сфокусироваться на собственных сотрудниках. Ведь именно ввиду халатности или ошибок чаще всего и возникает такой долг. Это сумма, которая фактически была переведена, но не оформлена должным образом. В крайнем случае возможен преступный умысел. Для фиксации подобных случаев стоит установить лимит по некоммерческому долгу, и как только он достигается, организовывать полную проверку.
Источник: www.cleverence.ru
