Информация – универсальный ресурс, потребляемый всеми сферами экономики и представляющий собой совокупность сведений, фактов, знаний об окружающих ее компонентах, объектах, субъектах, передаваемых прямо или косвенно от источника к потребителю, в результате чего смешивается или снижается неопределенность в сложившейся ситуации.
Информация должна рассматриваться в 3-х аспектах:
синтетический – связан только со способом передачи информации;
прагматический – отражает потребительский свойства информации.
Экономическая информация выступает одновременно как:
предмет (первично-необработанные данные),
средство (совокупность знаний, приемов, средств для переработки информации),
результат труда (информации, которая обладает потребительскими свойствами).
Экономическая информация (ЭИ) – документированные сведения, отражающие состояние и ход экономических процессов.
ЭИ может воплощаться в нескольких знаковых формах, объединенных на основе естественного языка в некий комплекс. Это информация о процессах производства, потребления, накопления и потребления материальных благ и различных услуг.
Кто такой HRBP и какая его роль в компании? Что означает «БИЗНЕС» в названии его должности?
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:
каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.
Основные аспекты развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.
1. Децентрализация и рост информационных потребностей. Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.
Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.
Роль информации в системе управления предприятием
Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.
2. От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями. Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема «информационных перегрузок» требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.
Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных «виртуальных предприятий» относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.
Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы «Интернет». Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.
3.Интеграция децентрализованных систем. Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий.
Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.
Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.
4.Будущие зависимости. Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой — могут лишить предприятие некоторых возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии.
5.Психологический фактор. Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.
6. Языковые уровни. Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке.
Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.
Таким образом, можно резюмировать, что сегодня между рассмотренными группами интересов отсутствует необходимое взаимодействие. Из-за различий в «языках» и «культурах» возникают проблемы кооперации и коммуникации. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу.
К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо.
Сферы компетенций и ответственности за решение задач распределяются нечетко. Очевидно, что в сфере управления ИТ необходимы новые правила игры.
Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере
Источник: kazedu.com
Роль информации в работе менеджера
Информация в работе менеджера является средством обоснования решения.Она необходима ему для успешного выполнения производственных и социальных задач организации в конкурентной среде.
От полноты информации зависит вероятность того, будет ли произведен оптимальный вариант решения, или тот, который имеет негативные последствия.
В современных условиях возрастают требования к обоснованности управленческих решений, выработанных на основе точной и достоверной информации. Часто информацию отождествляют с любыми сведениями, но менеджеру необходимы не разнообразные отчеты, справки и другие данные, а только те, которые нужны для решения конкретных задач. Чем больше объем информации, тем сложнее найти в нем необходимые сведения. Оценка полезности данных носит субъективный характер и во многом связана с тем, что менеджер не настроен на их понимание, сосредоточив свое внимание на других вопросах.
В организациях отличают внутреннюю и внешнюю информацию.
Виды информации относительно менеджера организации делят на:
К информационным материалам коммерческой организации относятся следующее:
1. Сведения о выполнении плана товарооборота в структурных подразделениях.
2. Данные о состоянии завоза товаров в торговую сеть поставщиками.
3. Данные о выполнении договоров с оптовыми базами и другими поставщиками.
4. Отчетные данные о состоянии товарных запасов на складах и розничной сети.
5. Данные о результатах хозяйственной деятельности по предприятию.
6. Данные о состоянии реконструкции и ремонта объектов.
7. Сведения об отсутствующих в продаже товаров предприятия.
8. Данные о состоянии претензионной работы в организации.
9. Сведения о сохранности товарно-материальных ценностей в структурных подразделениях.
10. Распорядительная информация, содержащаяся в приказах и распоряжениях менеджера и его заместителей.
11. Информация, которая является в постановлениях различных совещаний, собраний трудового коллектива и акционеров и др.
11. Информация на ПЭВМ (АРМ менеджера).
Все документы должны быть тщательно обработаны, чтобы использование имеющейся в ней информации не вызвало ошибок и недоразумений.
Совокупность сведений, необходимых для принятия решений, может считаться достаточной, если она удовлетворяет следующим требованиям:
— достоверно отражает состояние производственной и коммерческой деятельности в настоящее время;
— своевременно поступает к субъекту управления, который правомерен принимать решения;
— предоставляется в достаточно простой форме для практического использования.
Отбор необходимой информации является важной и сложной процедурой, так как недостаточность информации, как и ее избыточность (излишек) снижает результативность труда в системе управления.
Обмен информацией между различными уровнями управления выполняется в форме сообщений показателей и различных документов.
Средства, которые определяют порядок регистрации, преобразования, хранения и передвижения сведений в сочетании с необходимой для этого техникой составляют систему информации.
Уровню производства и коммерческой деятельности организаций соответствует сложная информационная система, которая использует систему вычислительных машин, включая ПЭВМ.
Информация используется менеджером как средство организации производства и торговли, маркетинговой деятельности в конкурентной среде. Это свойство информации проявляется в процессах обоснования управленческих решений. Отбирая сведения для обоснования решений, менеджер должен придерживаться следующих принципов:
— подчиненность хозяйственного решения общим задачам организации;
— соответствие решений достижений науки;
— тщательная проверка достоверности фактов;
— научный подход к обобщениям;
— строгая регламентация деятельности как при разработке так и при выполнении решений.
По своему значению для обоснования решения информация разделяется на четыре вида:
1. Директивная информация.
2. Научно-техническая информация.
3. Экономическая информация.
4. Организационно-нормативная информация.
Главным требованием к информации ее достаточность, то есть представление менеджеру только существенных сведений для выполнения задач управления.
Достаточность информации обеспечивает возможность выбора решения, повышает эффективность управления за счет обоснованности решений, сокращает время на их разработку и принятие, уменьшению затрат на сбор и обработку сведений. Отбор существенной информации облегчается четкой формулировкой содержания задач управления.
Директивная информация — информация, которая обеспечивает единство управления, законность правовых действий менеджера.
Она регламентирует деятельность менеджера с позиций законности.
Научно-техническая информация — информация, которая ускоряет практическое использование экономических законов рыночной экономики, способствует организации производства, труда и управления предприятием.
Экономическая информация — информация, которая показывает состояние хозяйственной деятельности организации, ее эффективность и характеризует изменения трудового процесса, затраты действующей работы в каждом структурном подразделении предприятия.
Организационные нормативы — это средства воздействия на управляющую систему путем регламентирования деятельности при выполнении задач управления, установление норм и нормативов на выполнение отдельных трудовых операций.
При формировании потоков информации менеджер использует принципы распределения и кооперирования труда работников аппарата управления. Порядок сбора и переработки информации формируется функциональными отделами и передается в соответствующие службы, которые информируют руководство о состоянии дел на предприятии.
Отсутствие заблаговременной и достоверной информации часто приводит к тому, что менеджер выполняет функции управления и принимает решение субъективно, по интуиции, исходя из своего опыта работы.
Менеджер должен правильно организовать доведение потоков информации к каждому структурному подразделению и исполнителям.
Информация, которая не соответствует функциям, которые выполняются работником, не дает никакой пользы. При этом у работника убирается часть его рабочего времени, которое можно было бы использовать для выполнения необходимых работ. Менеджеру организации должен поступать только такой объем информации, который он может воспринять.
Предел восприятия информации — это такой ее объем, который способен охватить в настоящее время менеджер, для того чтобы знать правильное направление действий исполнителей.
Таким образом, все действия менеджера организации должны исходить из знания действительных обстоятельств, профессионального опыта и базироваться на полной информации.
Если работа менеджера основывается на качестве принимаемых решений, то в их основе должен быть высокий уровень организации сбора, анализа и использования достоверной информации.
Источник: megaobuchalka.ru
Использование информации в основных функциях менеджмента
Типология информации в рабочем процессе организации
В процессе работы менеджеры обрабатывают разные типы информации, на разных носителях и полученные из разных источников. Но в зависимости от тех функций, для которых информация используется в процессе работы, она подразделяется на следующие типы:
Общая информация – возникает случайно или в ответ на общие запросы или поиски. Широкая, трудно предсказать заранее, сложно поддерживать с помощью компьютерных систем.
Специфическая информация – появляется по особым запросам. На ней основано совершение сделок. Узкая, хорошо предсказуемая, хорошо поддерживается компьютерными технологиями.
Стимулирующая информация – требует действия после получения. Еще уже, чем специфическая, вид стимулирования может быть любым: негативным (например, отсутствие действий приведет к потере прибыли) или позитивным (наличие действий приведет к прибыли, улучшению имиджа организации и т.д.).
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Исключительная информация – тоже узкая и стимулирует действие, но только определенный тип действия, а не какой-либо другой.
Контрольная информация – отслеживает состояние организации на текущий момент и отклонения в работе по сравнению с планированием. Может быть широкой и узкой, требовать или не требовать действий после получения.
Распределительная информация – распределяет ресурсы, время, оборудование по различным проектам. Основана на данных о текущем состоянии организации и целях, которые нужно достичь (обычно оперативных).
Направляющая информация – используется при выходе на новые рынки перед распределительной, основывается на контрольной.
Принципы использования информации в менеджменте
Информация в организации означает знание о факте, событии или ситуации, которые организация обращает в свою пользу.
Менеджмент использует информацию для анализа и решения проблем. Управление информацией влияет на ее качество и доступность, а также координирует разные отделы в организации между собой.
«Использование информации в основных функциях менеджмента»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Основные принципы использования информации в процессе работы:
- Информация – неотъемлемая часть работы, без нее функционирование организации остановится.
- Управление информацией не стоит делегировать. Если функцию информационного менеджмента путать с обработкой данных, то координация и управление всеми отделами затрудняется. Технические аспекты управления информацией не могут перепоручаться кому-то еще, все данные должны собираться, анализироваться и отправляться к информационным менеджерам (или сбор и анализ проводятся ими лично, в зависимости от специфики организации).
- Технологии (компьютерные системы, аналитические программы) работают с данными, а не с информацией. Информация преобразуется из полученных данных с помощью менеджеров. Технология – инструмент, а работает с информацией сам менеджер. Полностью заменить аналитический аппарат и превратить данные в информацию не способна ни одна технология, но она может облегчить сбор и систематизацию данных, а также заменить нескольких менеджеров низших звеньев, выполняя за них функции по сбору данных.
- Менеджер должен планировать использование информации. От вида использования зависит технология сбора информации и вид информационной системы в организации. Менеджеры низших звеньев чаще используют специфическую, стимулирующую информацию; менеджеры высших звеньев – контрольную и распределительную.
Информация на разных уровнях менеджмента
Каждый уровень управления использует только несколько типов информации для осуществления своих функций. Если отдел будет оперировать всеми видами информации, это затруднит работу компании, замедлит принятие решений.
Распределяется информация так:
Для успешного функционирования организации информация собирается и обрабатывается на всех уровнях управления. Сбор осуществляют менеджеры разных звеньев, но польза от полученной информации зависит от ее содержания, иногда она бывает минимальной. Причина заключается в том, что оперативная информация, требующая быстрых действий, часто получается с опозданием, потому что ситуации на производстве могут меняться быстрее, чем придет решение о предыдущей ситуации. Оптимизация информационных систем в управлении – одна из важнейших задач менеджмента, особенно в крупных компаниях. Для этого необходимо использовать новейшие средства телекоммуникации, грамотно распределять управленческие функции между отделами, по возможности сокращать уровень бюрократизации организации.
Источник: spravochnick.ru
