Виды бизнес письма на английском

Данные методические рекомендации предназначены для студентов колледжа
для специальностей:

08.02.05 Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов

08.02.01 Строительство и эксплуатация зданий и сооружений

23.02.04 Техническая эксплуатация подъемно-транспортных,
дорожных машин и оборудования

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

В данных методических рекомендациях разработаны различные виды самостоятельной внеаудиторной работы, даны указания по их выполнению и критерии оценивания.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Чувашской Республики «Алатырский технологический колледж» Министерства образования и молодежной политики
Чувашской Республики

Методические рекомендации
по написанию деловых писем

По учебной дисциплине

ОГСЭ. 03 ИНОСТРАННЫЙ (АНГЛИЙСКИЙ) ЯЗЫК

Для аудиторной и внеаудиторной самостоятельной работы

Деловое письмо на английском

студентов 3, 4 курсов

08.02.05 Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов

08.02.01 Строительство и эксплуатация зданий и сооружений

23.02.04 Техническая эксплуатация
подъемно-транспортных, дорожных машин и оборудования

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Рассмотрено на заседании ПЦК
общих гуманитарных и социально-экономических
дисциплин
Протокол от _________№
Председатель комиссии / Владимирова С.Н. /

Методические рекомендации составила: Михалькова Т.Л. , преподаватель английского языка высшей категории.

Данные методические рекомендации предназначены для студентов колледжа
для специальностей:

08.02.05 Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов

08.02.01 Строительство и эксплуатация зданий и сооружений

23.02.04 Техническая эксплуатация подъемно-транспортных,
дорожных машин и оборудования

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

В данных методических рекомендациях разработаны различные виды самостоятельной внеаудиторной работы, даны указания по их выполнению и критерии оценивания.

Деловые письма пишутся по установленной форме, часто на бланках.

Деловое письмо делят на следующие части:

1. в правом верхнем углу обычно ставится штамп компании с ее адресом (1-я строка – название фирмы, 2-я строка – адрес фирмы: номер дома, название улицы, город, почтовый индекс, страна) или ваш адрес, если вы пишете на имя компании;
2. под штампом дата письма;
3. в левой части наименование и адрес получателя письма;
4. тема письма ( для того, чтобы сразу стало понятно, о чем данное письмо и кому и в какой отдел его нужно переслать);
5. вступительное обращение;
6. основной текст письма;
7. заключительная формула вежливости;
8. подпись;
9. указание на приложение.

Вступительное обращение пишется следующим образом:

1. если вы не знаете фамилию человека или людей, к которым вы обращаетесь, письмо обычно начинается со слов Dear Sir, Dear Sirs или Gentlemen .
2. Если вы пишите женщине и не знаете ее фамилию, обычным является обращение Dear Madam .
3. Если вы знаете фамилию адресата, обычным обращением к мужчине является

Dear Mr. Smith, к женщине Dear Miss Smith (незамужней женщине) , Dear Mrs. Smith (замужней женщине) , Dear Ms. Smith (если вы не знаете, замужем она или нет. Эта форма приобретает все более широкое распространение).

Как писать деловое письмо Email на английском языке + готовые фразы

В деловом письме в обращении НЕЛЬЗЯ писать ИМЯ после слов Mr., Mrs, Ms.

Заключительная часть письма – подпись – зависит от обращения. Если вы начали письмо с обращения Dear Sir, Dear Sirs Dear Madam или Gentlemen, в конце письма перед подписью вы должны поставить слова Yours faithfully.

Если вы начали письмо с обращения Dear Mr. Smith, Dear Miss Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Ms. Smith обычным окончанием будут слова Yours sincerely.

Язык написания делового письма отличается от стиля личного письма. В деловых письмах язык более официален и строг; не принято употребление сокращенных глагольных форм, в то время как конструкции со страдательным залогом используются гораздо чаще для

деловой переписки характерно употребление стандартных выражений, используемых для подтверждения получения деловых писем, для выражения просьбы, при сообщении о посылке каталогов или документов, при ссылке на документы и т.д. эти стандартные выражения необходимо выучить.

Основной текст письма

1. Письмо-запрос, жалоба и т.п.

В начале делового письма указывается причина написания данного письма. Обычным началом могут служить выражения I am writing in connection with…

I am writing to enquire about… Если вы пишете очередное письмо по одному и тому же вопросу, то началом могут являться выражения Further to…

With reference to…

Обычным началом является

Thank you for your letter of 12 January ( Обратите внимание на предлог of ) , In reply/ answer/ response to your letter of 12 January…

В сообщениях об исполнении просьбы употребляются следующие выражения:

In accordance with your request…, According to your request…, As requested (by you/ in your letter).

При извещении о посылке документов, каталогов и т.п. обычно используются следующие выражения: We are pleased/ glad to send you…, We enclose…, We send enclosed…

Деловое письмо обычно делится на абзацы. Деление подчеркивается словами:

First of all, Firstly, Secondly, Finally

Не забывайте о словах, связывающих отдельные части предложений, и вводных словах:

Moreover, In addition to it

So, As a result, Therefore

However, On the one hand… On the other hand, In contrast

In conclusion, To sum up, On the whole

Не забывайте о вежливых словах и выражениях:

I would be very pleased…

Will you be so kind to inform me…

I will be obliged if you could …

I would appreciate if you could…

Заключительная формула вежливости включает в себя такие выражения, как:

I look forward to hearing from you soon. If you require any further information please do not hesitate to contact us.

225 Phillips Boulevard

4 December, 2010

Dear Miss Smith,

Further to our telephone conversation, I would like to confirm the following arrangements for your arrival.

Your group arrives on 3 January at 2.15 p.m. You will be met at the railway station by our representative. He will take you to the hotel in Moscow (the address and hotel conveniences are enclosed).

If you require any further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely, Kate Smirnova

Источник: nsportal.ru

Официальные письма

В деловых письмах (самом тексте) не допускается никаких сокращений. Хорошим тоном считается писать письмо на фирменном бланке (когда письмо на бумаге). Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским деловым письмом). Вот несколько основных принципов:

• Используйте форматы A4 (Европейский) или 8,5 x 11 дюймов (Северная Америка) бумаги или бланков
• Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон
• Используйте простой шрифт, такие как Times New Roman или Arial
• Используйте размер шрифта 10 – 12 пунктов
• Используйте запятую после приветствия (Dear Mr Bond,)
• Одинарный отступ в абзацах
• Двойной отступ между параграфами
• Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма (Sincerely, Best wishes)
• Оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи
• Сложите письмо втрое (горизонтально) перед помещением его в конверт
• Используйте форматирование без выравнивания с правой стороны

Типы деловых писем

• Письмо-просьба
• Письмо-извещение
• Письмо-напоминание
• Письмо-подтверждение
• Письмо-претензия
• Письмо-отказ
• Письмо-извинение..
• Гарантийное письмо является особой формой письма и направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п.
• Циркулярные письма. Их цель довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам).

Формат письма: 1) Шапка письма, например наименование фирмы 2) Внутренний адрес Порядок указания адреса отправителя в англо-говорящих странах следующий: номер дома, улица, индекс, место. Однако если письмо отправляется из страны, в которой порядок написания адреса отличается (например, из России), то нужно придерживаться именно того порядка, который принят в стране отправления. Британский английский В британском английском адрес обычно располагается в правом верхнем углу письма. Американский английский В американском английском адрес обычно располагается в левом верхнем углу, под датой, или в конце письма, после подписи. 3)Дата Британский английский Дата написания письма в британском английском ставится справа, на одну строчку ниже адреса отправителя (если письмо набирается и отправляется в печатном виде, дату также можно ставить в верхнем левом углу). Американский английский Дата написания письма в американском английском ставится в левом верхнем углу (иногда она может размещаться по центру вверху письма). 4) Приветствие Dear (уважаемый(-ая)) Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + фамилия Например: Dear Mr Miller Также возможно написать полное имя человека. Такое написание предпочтительно, если неизвестен пол человека. Например: Dear Chris Miller Есть несколько способов обратиться к человеку, когда имя неизвестно:

• Dear Sir / Dear Sirs: обращение к лицу мужского пола (особенно в британском английском)
• Gentlemen: обращение к лицу мужского пола (особенно в американском английском)
• Dear Madam: обращение к лицу женского пола (особенно в британском английском)
• Ladies: обращение к лицу женского пола (особенно в американском английском)
• Dear Sir or Madam: когда пол неизвестен (особенно в британском английском)
• Ladies and Gentlemen: когда пол неизвестен (особенно в американском английском)
• To whom it may concern: когда пол неизвестен (особенно в американском английском)

Деловые партнеры часто обращаются друг к другу по имени. В этом случае приветствие пишется так: Dear Sue (Jack, Antony, и т.д.).

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net

Как написать деловое письмо на английском

Hi! How are you? Так вы можете поприветствовать своего иностранного друга, приятеля, хорошего знакомого, с которым установилось неформальное общение. С деловыми партнерами и зарубежными коллегами язык коммуникаций совсем другой. Строгий, официально учтивый. Без опыта составления писем и документов можно допустить ошибки в деловом этикете, изрядно подпортить свой авторитет.

Итак, какой должна быть грамотная деловая переписка на английском с примерами писем и фраз.

Деловой английский

Здесь все как в русском — существует письменная субординация, которой следуют в составлении официальных документов и писем. Не позволительны обороты и фразы из разговорной речи, строгая структура предложений, каждое слово на своем месте. От делового письма зависит очень много. Красивый, грамотно составленный текст — дополнительный бонус к вашему деловому имиджу. Рассмотрим классификацию писем, которые приходится составлять офисным сотрудникам международных компаний.

Типы деловых писем на английском:

• Поздравление с корпоративным или профессиональным праздником, днем рождения, юбилеем компании, победой в специализированном конкурсе;
• Предложение о сотрудничестве, партнерстве, спонсорстве;
• Письмо-уведомление о приеме на работу — составляется, как правило, HR-сотрудниками;
• Заявление. Контекст может быть различным — о переносе отпуска, выделении дней без содержания, переходе на другую вакансию и т.д.;
• Официальный отказ. Предметом отказа может стать просьба о повышении заработной платы, дополнительных днях отпуска, предложение о сотрудничестве, спонсорской поддержке какого-либо проекта или мероприятия и т.д.
• Жалоба. Чаще всего составляется покупателями, которые приобрели некачественный продукт.
• Письмо-извинение — ответная реакция на жалобу, объясняющая обстоятельства вины производителя или поставщика.
• Официальный запрос. Отправляется при необходимости получить дополнительную информацию о продукте или услуге.
• Благодарность. Официальное письмо, в котором руководитель компании или отдела благодарит сотрудников за успехи и достижения. Рассылается массово или индивидуально — с обозначением адресата.

Правила составления деловой переписки на английском

Перечислим 11 основных моментов, которые нужно учитывать при составлении деловых писем, вне зависимости от типа:

1. Официальный документ или письмо по смыслу разбивается на абзацы и при этом без отступа красной строки. Заглавная буква идет сразу;
2. Чтобы текст воспринимался проще, разделите его на одинаковые по количеству строк блоки.
3. Поля должны быть широкими, белое пространство — одинаковым между абзацами и строчками. Графическое единство и симметрия помогают эффективно воспринимать информацию.
4. Верхний левый угол — место под имя отправителя и название компании, которую представляет сотрудник.
5. После имени отправителя указывается имя адресата и название компании, в которую отправляется документ.
6. Обязательно обозначить дату отправки письма: или на три строки ниже адресата (в верхнем правом углу) или отдельно в левом верхнем углу.
7. Текст необходимо красиво структурировать, он должен быть равномерно распределен, базируясь по центру.
8. Основная мысль, которую вы хотите донести до адресата, должна быть выражена в самом начале документа. Это выглядит так: «I am writing to you to . » и указываем цель обращения.
9. Не совмещайте в одном документе несколько просьб. Так внимание рассеивается, смещаются акценты. Лучше составить два письма, каждое из которых будет сконцентрировано на конкретной задаче.
10. Неприемлемо употребление сокращений, свойственных разговорной речи: You’re вместо You are.

По этикету деловые письма надо завершать словами благодарности «Thank you for your prompt help. «. Так вы выразите уважение к адресату, закрепите положительное мнение о себе.

Пример делового письма-запроса на английском

Сначала разложим документ по элементам, подробно рассмотрим его структуру. В качестве примера возьмем письмо-запрос.

• Шапка
  В верхнем левом углу указываем имя и адрес отправителя.
  Ниже — имя и адрес получателя (начиная с номера офиса, дома и к большему — город, страна).
  На три строки ниже — дата: день-месяц-год (через точку).
• Приветствие
• Обращаемся к адресату
• Выражение главной мысли
• Заключительные фразы: благодарность за внимание, понимание, лояльность и т.д.
• Финал по формуле вежливости: Имя, фамилия и должность автора письма.
• Вложение: обращает внимание на то, что письмо дополняют фотографии, схемы и прочие документы.

Образец письма-запроса на английском:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann https://top100lingua.ru/blog/uroki/kak-napisat-delovoe-pismo-na-anglijskom?page=32 target=»_blank»]top100lingua.ru[/mask_link]