Деловое общение можно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами существует пространственно — временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.
Различают также два вида делового общения: вербальное и невербальное. Вербальное общение (от лат. verbalis — словесный) осуществляется с помощью слов. При невербальном общении средством передачи информации являются позы, жесты, мимика, интонация, взгляды, территориальное расположение и пр.
Поскольку наибольший удельный вес в общении занимают вербальные коммуникации, умение говорить является важной составной частью авторитета менеджера и эффективности достижения целей организации. Сотрудники теряют уважение к косноязычному руководителю, но проникаются уважением к тому, кто манипулирует словами с необычайной легкостью.
Требования, которым должна удовлетворять речь руководителя, многообразны. Здесь важны простота и доходчивость. Художественная выразительность и эмоциональность, интонация. Дикция и т.п. Чтобы пробудить своего собеседника к деловому разговору, существует немало способов, один из которых представлен ниже:
Самые важные навыки делового общения
Оптимизация вербального общения
Формулировки, которые следует избегать Желательные формулировки
«Мне представляется интересным…»
«Ваша проблема заключается в том, что…»
«Я пришел к такому выводу…»
«Вам будет интересно узнать…»
«Хотя вам это и известно…»
«Конечно, вам уже известно…»
«Вы, конечно, об этом еще не знаете…»
«Как вы уже знаете…»
«Все же вы должны признать…»
«Не думаете ли вы, что…»
«Вы не находите, что…»
«Сейчас я вам докажу это…»
«Сейчас вы сможете убедиться в этом…»
Деловое общение реализуется в следующих основных формах:
1) Деловые переговоры — основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.
2) Деловая беседа — передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений, заключение сделок необязательно. Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; стимулирование деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.
Правила построения деловой беседы. Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:
· Беседы свободные и целенаправленные с двусторонним обменом информацией, проходящие без специальной подготовки (с учетом или без учета времени);
· Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.
Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов.
Первый этап — подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Нужно изначально иметь и проявлять доброжелательный интерес к собеседнику.
На этом, подготовительном, этапе следует самого себя проверить по следующим пунктам:
— Тщательная продуманность хода беседы;
— Свобода от стереотипов, готовность воспринимать людей такими, какие они есть, гибко реагировать на подходящие в них изменения;
— Полная готовность выслушать собеседника и правильно ответить на возможные вопросы;
— Наличие точного, ясно и корректного плана беседы;
— Способность составленного плана беседы вызвать вопросы, уводящие обсуждение в сторону;
— Наличие естественных и убедительных формулировок;
— Выражение всех мыслей точно и ясно;
— Правильный выбор тона проведения беседы;
— Попытка представить себя на месте собеседника и понять его;
— Попытка представить: если бы подобная беседа была проведена с вами, остались бы вы довольны ею?
Второй этап — ознакомительный. В течение этого этапа преодолевается психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия.
Третий этап — основной состоит из 3 частей:
Вводная часть беседы Вопросы
Основная часть беседы Доказательства Слушание
Заключительная часть беседы Решения
Тон беседы с незнакомым человеком должен быть дружелюбно-деловым. Такой тон быстро создает атмосферу взаимного доверия.
Неизмененным условием является пунктуальность. Она укрепляет атмосферу. Но пунктуальность должна проявляться с обеих сторон. Плохой тон — это когда потенциального собеседника заставляют ждать более 15-20 минут в приемной.
Если время приема просрочено, то необходимо постараться предупредить ожидающего о непредвиденной задержке и попросить его подождать, указав время с небольшим запасом (5-10 минут). Нужно всегда помнить высказывание теоретика Н. Буало: «Я точен потому, что заметил: те, кто ждет, не думают ни о чем другом, как о недостатках людей, заставляющих ждать».
Подготовка к беседе. Если на беседу вы пришли впервые, то необходимо, войдя, назвать себя. Если посетитель пришел к вам и представился, постарайтесь сразу запомнить его имя и отчество.
Фамилия запоминается легче. Всматриваясь в лицо своего будущего собеседника, нужно постараться прочесть его взгляд и без слов установить взаимное понимание. Ученые выяснили, что впервые встречая человека, мы сначала обращаем внимание на его внешний вид, нас интересует его экспрессия. (По одежке встречают, по уму провожают).
Встретив посетителя, нужно встать из-за стола и пригласить собеседника сесть напротив. Хорошо выйти ему навстречу: этот жест дает понять собеседнику, что вы уважаете его и готовы к разговоры на равных.
В случае, когда вы встречаетесь для беседы со своим сослуживцем или просто со знакомым вам человеком, приветствуя его и называя при этом по имени и отчеству, вполне достаточно встать из-за стола, но переходить на другое место необязательно. При частых беседах с одним и теми же лицами особых любезностей не требуется, хотя их значение неоспоримо.
Беседа (основной этап). Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию и почему именно так, а не иначе. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые могут помочь раскрыть мысли собеседника и как итог — правильно определить его точку зрения.
Непременным должно быть правило: первое слово за вашим собеседником, знаком он вам или незнаком. Беседа не всегда может проходить гладко. Причину неудачи следует искать только в себе, в своем выражении лица, тоне, внимании, а не в собеседнике.
В процессе беседы надо последовательно проводить основную мысль. Нужно научиться: слушать подтекст; не поддаваться на мысль, что именно собеседник заблуждается; выбирать правильные моменты для замечаний и делать их в тактичной форме; ненавязчиво аргументировать свои установки; проявлять самокритичность при обоснованных встречных замечаниях; терпеливо выслушивать возражения собеседника, даже необдуманные и резкие.
Нужно обращать внимание на темп беседы и паузы. Это имеет большое значение, так как помогает выделить главное, подчеркнуть последующее или предыдущее. Речь собеседников должна быть отчетлива и предельно ясна. Не следует говорить слишком громко или слишком тихо.
Окончание беседы. Как только точка зрения собеседника становится ясной и свою вы так же высказали, можно беседу завершать. Все вопросы согласованы, решения сформулированы, регламент беседы выполнен. Можно прощаться.
3) Деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.
Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения.
На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т.п.
Для некоторых предприятий деловое совещание- это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание- возможность показать свой талант менеджера.
Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:
· Развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
· Интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
· Выявление и расчет коллективных результатов;
· Коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.
Классификация деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:
— вырабатывающие и принимающие решения;
— разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
— подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
По периодичности (частоте) поведения:
По количеству участников:
— узкий состав (до пяти человек);
— расширенные (до двадцати человек);
— представительные (свыше двадцати человек);
По степи стабильности состава участников совещания:
— с фиксированным составом;
— с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
— научные и научно-технические;
Планирование любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов. (см. таблицу ниже)
3. Подведение итогов и принятие решения
4. Контроль за выполнением решения
Определение целесообразности проведения совещаний.
Определение повестки дня.
Определение состава участников.
Назначение даты и времени совещания.
Определение места проведения.
Подготовка участников совещания.
Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ.
Определение формы подведения итогов совещания.
Принятие решения о широте информирования.
Способы выработки решения
Определения лиц, решения осуществляющих контроль
4) Телефонные переговоры
Исследования показывают, что менеджеры различных предприятий тратят на телефонные переговоры от 4 до 27% рабочего времени.
Построение любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:
· Введения собеседника в курс дела;
Необходимые для ведения телефонного разговора материалы должны быть подобраны заранее.
Источник: studbooks.net
Виды делового общения
Деловое общение помогает построить взаимоотношения с коллегами, подчиненными, партнерами и клиентами. В процессе общения происходит обмен не только информацией, но и опытом, знаниями в определенной области. Деловой этикет проникает абсолютно во все сферы жизни, существуют различные виды делового общения.
Без знания определенных правил невозможно вести дискуссию в области науки, искусства, производства или даже торговли.
Что это такое?
Деловое общение является важной составляющей жизни человека. Этикет в деловой среде служит своеобразной опорой. В бизнесе существует несколько форм общения. Выбирать подходящие варианты следует, учитывая личностные и психологические особенности участников дискуссии. Можно выделить следующие формы общения:
- Беседа – устный контакт между собеседниками, сводится к обсуждению важных проблем и задач, уточнению некоторых нюансов, касающихся работы. Участники разговора в таком случае должны иметь право разбираться с различными задачами и принимать решения. Статусы собеседников должны быть равными.
- Переговоры имеют более жесткую структуру. В них, как правило, участвуют представители разных компаний или подразделений. Переговоры используются для объединения усилий с партнерами, которые заинтересованы в решении конкретной задачи.
- В совещании принимает участие группа или большой круг заинтересованных и вовлеченных лиц. Совещание предполагает сбор, анализ информации, обмен данными, а также принятие решения в спорных моментах.
- Выступление – в данном случае один человек или небольшая группа делится необходимой информацией с аудиторией. В таком случае сообщение не сводится к обсуждению темы, а преподносится как информация. Данная форма общения требует от выступающего лидерских качеств, умения держаться в обществе, а также ораторских навыков.
- Переписка – непрямой способ коммуникации, играет своеобразную роль заочного общения. К данному виду общения относятся приказы, протоколы, постановления, запросы, отчеты, официальные письма, инструкции и так далее. Переписка используется для общения между подразделениями или организациями. Необходимо соблюдать конкретные правила при ведении переписки.
Все официальные обращения должны соответствовать принятым шаблонам, необходимо также составлять текст грамотно и без ошибок.
Деловому общению нужно учиться. Личностные качества и демонстрация своего «Я» при этом уходят на второй план. Главным остается умение учитывать интересы и пожелания оппонента и совмещать их со своими требованиями таким образом, чтобы обе стороны достигали желаемого результата.
Деловое общение состоит из нескольких этапов:
- Формирование мотива. Без него не получится добиться эффективного взаимодействия.
- Подготовка к общению – это составление плана беседы, подготовка доводов и информации. Необходимо также подготовить список задач, которые необходимо решить во время дискуссии.
- Начало беседы. Нужно установить контакт, после этого необходимо создать благоприятный для беседы «климат отношений».
- Постановка проблемы – выделение круга проблем, изложение своей позиции и видения данной задачи. Однако учтите, что вы должны заранее подготовить тезисы по теме беседы и быть готовыми отвечать на поставленные вопросы.
- Обмен информацией – выяснение позиции собеседника. Важно поддерживать общение и отвечать на вопросы на доступном официальном языке, упуская при необходимости профессиональную терминологию.
- Убеждение и аргументация – необходимы при разногласиях и вытекают из предыдущего этапа общения. Необходимо отметить позитивные стороны вашего видения ситуации и разрешения спорного момента.
- Поиск решения проблемы или задачи – конец дискуссии, ее итог должен устроить всех участников.
- Составление контракта – это означает, что по итогу встречи участники дискуссии пришли к общему знаменателю или заручились поддержкой партнеров при решении различных задач. Позитивный исход дискуссии завершается письменным подтверждением.
- Анализ результатов – демонстрирует, были ли принятые решения правильными.
- Принятие решения – предполагает согласие всех сторон после проведения анализа. В данном случае участники дискуссии принимают решение о дальнейшем сотрудничестве или прекращении контактов.
Принципы корпоративного диалога
В современном обществе люди осознанно соблюдают правила делового общения для достижения конкретных целей в корпоративной среде. В бизнесе мало занимать определенную должность, необходимо также укреплять взаимоотношения с разными людьми. Большое значение имеет следующее:
- Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.
- Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне. При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
- Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.
Если вы овладеете навыками корпоративного диалога, вам будет проще и легче строить отношения с партнерами и коллегами, общаться с конкурентами и достигать поставленных целей. Кроме того, перед вами, несомненно, откроются перспективы карьерного роста.
Разновидности
Основные понятия и нормы деловой этики должны быть известны каждому уважающему себя человеку. Необходимо понимать, что в бизнесе общение между людьми выстраивается не по взаимному улавливанию настроения партнеров, а по определенным стандартам. Выделяют следующие разновидности делового общения (по функциональному назначению):
- Вербальное и невербальное – заключаются в необходимости следить за речью, мимикой, жестами и позами. При невербальной коммуникации положение рук, ног, взгляды, наклон головы и непроизвольные движения могут рассказать о чувствах и настроении человека гораздо больше, чем устная речь. Стоит научиться контролировать мимику и жесты.
- Письменные и устные. Для каждой формы общения выделяют отдельные понятия и нормы. К письменному виду общения относится любой документ, заверенный подписями и печатями. К устному – планерки, совещания, переговоры, доклады и другие формы делового общения.
- Монологические и диалогические – имеют значительные языковые различия. Диалог является межличностным общением. Монолог отражает единственную точку зрения; к данному типу общения относится презентационная или торжественная речь, а также доклад или вступительное слово.
- Дистанционное и личное. К дистанционному общению относятся телефонные разговор, переписка по почте. Особое внимание уделяется интонационному рисунку речи, краткости сообщения. Использовать жестикуляцию невозможно.
При личном общении оцениваются внешний вид собеседника, интонация, а также невербальные коммуникации.
Стили
Каждый стиль отличается определенными особенностями. Нужно уметь в них разбираться.
Классификация стилей:
- Авторитарный. В его основе – неоспоримая власть начальника и абсолютное подчинение сотрудников. Любые решения принимаются единолично и не обсуждаются с заинтересованными или вовлеченными лицами.
- Демократический – главной особенностью являются совместное обсуждение вопросов и стремление к взаимопониманию. При общении с собеседником используются просьба, рекомендации и мотивация.
- Попустительский или формальный – определяется минимальным участием руководителя в управлении персоналом, ведении переговоров и принятии решений. Сложные дела и принятие рискованных решений переносятся на других. Эффективность такого управления зависит больше не от руководителя, а от уровня развития группы.
- Либеральный – нечто среднее между авторитарным и демократическим стилями. Обсуждение различных вопросов с партнерами или коллегами сводится к минимуму, но используется в редких случаях и только с целью переложить ответственность на оппонента.
- Официально-деловой – предполагает строгое соблюдение коммуникативных норм, речевых клише и регламента делового общения, где нет места проявлению индивидуальности.
- Научный – строгая, краткая и выдержанная речь, уместная лишь в сферах науки и образования. Применяется в исследовательской или преподавательской деятельности.
Цели
Деловое общение касается всех внешних сторон поведения и разделяется на несколько направлений:
- участники разговора имеют общие цели и мотивы;
- разговор проходит в одном пространственно-временном промежутке;
- между всеми участниками дискуссии выстроена четкая иерархия общения, распределены социальные статусы;
- участники коммуникации придерживаются общепринятых правил и норм при общении.
Деловое общение помогает быстрее установить нужные контакты, заручиться поддержкой надежных покровителей. Оно помогает добиться взаимопонимания.
Можно выделить 4 функции делового общения, являющихся основными:
- Информационно-коммуникативная – предполагает сбор и предоставление конкретной информации, а также обмен знаниями и опытом.
- Интерактивная – обусловленная процессом взаимодействия между людьми. Применяется в процессе взаимодействия (поведение, деятельность и решения партнеров).
- Перцептивная – заключается в понимании другого человека. Установление или ослабление контакта происходит на основе взаимопонимания.
- Регулятивно-коммуникативная – позволяет скорректировать поведение участников дискуссии. Для этого необходимо в совершенстве владеть специальными методиками: уметь убеждать, находить компромиссы и идти на уступки.
Кроме того, необходимо учитывать особые правила при общении с деловыми людьми. Любые обращения, сообщения и информация должны соответствовать трем основам:
- по содержательной направленности – сообщения и предоставляемая информация должны быть четкими и лаконичными;
- выразительная часть – относится к эмоциональной составляющей;
- побудительная сторона – направлена на мысли и чувства собеседника.
Речевой этикет
При общении человек обращает внимание на речь и голос собеседника. Он оценивается по определенным показателям:
- Словарный запас – отсутствие слов-паразитов и грамотная, выразительная речь позволяют с уверенностью заявлять, что человек образованный и культурный.
- Разборчивая речь и правильное произношение слов – залог успеха любого человека.
- Интонирование – позволяет расставить необходимые акценты.
- Темп речи – медленная речь вызовет тоску, а быстрая не позволит сконцентрироваться на предоставляемой информации.
- Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
- Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
Речевой этикет так или иначе связан с конкретной ситуацией общения. Поскольку каждый человек относится к социуму, без соблюдения определенных правил невозможно построить взаимовыгодные отношения в любой сфере жизни.
Памятка на каждый день: тезисы
Чтобы добиться уважения среди коллег и партеров, необходимо учитывать некоторые нюансы:
- Обсуждение положительных и отрицательных качеств конкурентов. Старайтесь затрагивать подобные темы крайне тактично и осторожно. Это своего рода безобидная манипуляция, которая поможет расположить к себе собеседника.
- Сочетание длинных и коротких фраз. Такой прием позволит удерживать внимание собеседника.
- В деловой среде не следует демонстрировать свои личные предпочтения и эмоции при решении различных задач. Главную роль играют интересы компании, которую вы представляете, и интересы собеседника. Не стоит переходить на повышенные тона или вступать в словесную перепалку: любые проявления эмоций негативно скажутся на вашей репутации и имидже.
- Не смешивать работу и личную жизнь. Взаимоотношения с коллегами не должны влиять на решение проблем компании. Если не удается построить теплые отношения с человеком, это не значит, что следует игнорировать его мнение и советы при решении общих задач. Умение отделять личные отношения от бизнеса помогает сконцентрироваться на желаемых задачах и разрешить споры.
- Подготовьтесь к дискуссии: наведите справки о собеседнике и выберите подходящую тактику общения.
- Будьте пунктуальны – не отнимайте время у деловых партнеров.
- Умение слушать собеседника – ваше неоспоримое преимущество. Без умения общаться с клиентами, понимать их потребности и желания невозможно добиться успеха.
- Доброжелательное отношение ко всем собеседникам. Даже к нечестному партнеру нельзя относиться пренебрежительно. Забудьте про неприязнь и постарайтесь относиться к собеседнику благосклонно и доброжелательно. Помните о том, что обсуждать ваши отношения с другими людьми в деловой среде не стоит. Взаимоотношения, личная жизнь не должны обсуждаться ни с кем.
- Умение сосредотачиваться на главном. Постарайтесь выяснить, чего хочет ваш собеседник. Учитывая его интересы, постарайтесь разрешить проблему и прийти к общему знаменателю, не упуская свои пожелания.
- Умение быть честным. Если информация будет недостоверной, искаженной, это может выясниться в любой неподходящий момент и отразиться на вашей репутации.
- Не забывайте о правилах хорошего тона. Всегда обращайтесь к человеку по имени, улыбайтесь и старайтесь делать комплименты, но избегайте лести.
В следующем видео вас ждут самые важные навыки делового общения.
Источник: wlooks.ru
