Встреча бизнес встреч примеры

Командные встречи необходимы для развития вашего бизнеса, но иногда они кажутся обыденными, контрпродуктивными или даже мешают выполнять первоочередные задачи сотрудников.

Добавьте немного креатива в ваши собрания, это поможет сделать их более эффективными. Попробуйте внедрить несколько новых идей, чтобы оживить повестку дня.

В чем проблема внутренних мероприятий?

Цель корпоративных встреч – согласовать рабочие планы с командой, однако сотрудники часто считают их неэффективной тратой времени.

Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса и Бостонским университетом в 2017 году, показало, что 71% опрошенных ими руководителей высшего звена сочли командные встречи непродуктивными.

А исследователи из Лондонской школы бизнеса и MediaMath обнаружили, что удаленные сотрудники более продуктивны, чем те, кто работает в традиционной офисной среде. Однако те же исследователи обнаружили, что встречи Zoom не могут заменить реальное общение, объединяющее команду. Люди просто не так энергичны, когда проводят онлайн-встречи день за днем.

Пример встречи — «бизнес предложение» от Константина Тарнопольского

Как создать эффективную повестку для встречи команды?

Один из первых шагов к созданию продуктивной встречи – определение конечной цели. Так вы можете убедиться, что мероприятие действительно необходимо. Профессионалы, как правило, стараются избегать встреч, на повестке у которых вопросы, решаемые с помощью простого электронного письма.

Эффективная командная повестка для встречи включает:

• В начале мероприятия поприветствуйте сотрудников, представьте новых членов команды, избавьтесь от лишнего шума на заднем плане.
• «Ледокол»: узнайте, как дела у сотрудников или используйте игровой формат (подробнее об играх расскажем ниже).
• Основная беседа: узнайте мнение сотрудников, обсудите возможные риски, найдите общее решение по главному вопросу.
• Завершение: убедитесь, что встреча заканчивается на позитивной ноте.

Как сделать встречи виртуальной команды более увлекательными?

Онлайн-мероприятия можно разнообразить с помощью создания пространства для эмоционального общения или быстрой командной игры.

Ниже вы найдете примеры корпоративных встреч от ведущих мировых компаний.

21 идея для внутренних мероприятий для удаленных и офлайн команд

1. Уделите внимание эмоциям

Прошли те времена, когда предполагалось, что сотрудники оставляют дома свои эмоции, личную жизнь и психологические трудности. Это не означает, что каждая встреча должна превращаться в групповую терапию, но, если вы хотите, чтобы команда была эффективна, эмоциональному фону сотрудников нужно уделять внимание. Мы можем пойти по стопам исследователя доктора Брене Браун. Она начинает собрания с сотрудниками с простого задания: все должны рассказать, что они чувствуют в данную минуту, используя всего два слова. Это позволяет команде объяснить свое состояние, не отрывая слишком много времени от сути встречи.

2. Cтриминговые игры

Как вести себя на деловой встрече: 5 советов от Амира Ройтмана [ Kmb.md ]

Есть несколько способов включить онлайн-игры в ваши виртуальные собрания. Если вы проводите регулярные встречи по пятницам, сделайте их более увлекательными при помощи пятиминутного игрового соревнования.

Jackbox games предлагают различные игры, которые можно интегрировать в видеоконференцию. Это идеальный способ зарядить команду перед обсуждением рабочих вопросов.

Встреча затягивается, и вы опасаетесь, что у команды истощается внимание? В таких случаях Кристофер Литтлфилд, специалист по оценке сотрудников, рекомендует провести игру под названием «Tuned In» или «Вы настроены?».

Идея проста: у каждого на столе должен быть листок с надписью «настроился».

Когда спикер чувствует, что окружающие его не слушают, он может поднять знак «настроился». Всем участникам нужно сделать то же самое. Тот, кто последним поднял свой знак, должен ответить на вопрос о себе или выполнить специальное задание.

Это не стоит представлять как наказание, мы все время от времени отключаемся от беседы. Позиционируйте игру как способ познакомится поближе с участниками и вместе посмеяться.

Редко можно услышать о компаниях, которые используют военную тактику в организации мероприятий и извлекают из нее выгоду, но кейс от Buddytruk – это как раз тот случай. Организаторы решили, что соблюдение расписания и четкий тайминг встреч особенно важны для продуктивной работы. Поэтому, если мероприятие Buddytruk выходило за рамки запланированного времени, последний спикер делал 50 отжиманий.

Такой челлендж превращался в забавную шутку, которая помогала не только наладить тайм-менеджмент сотрудников, но и сплотить команду.

5. Правила стоячих мест.

Just Fearless тоже предлагает сотрудникам заниматься физкультурой: всякий раз, когда собрание затягивается, участники убирают стулья, и всем приходится стоять, пока мероприятие не закончится.

Такой подход позволяет мобилизовать свои ресурсы и сосредоточиться на решении задачи.

6. Оплата разговоров

Tripping.com решили монетизировать сложности тайм-менеджмента. В начале каждой встречи организаторы устанавливают секундомер на полчаса. Если мероприятие длится дольше 30 минут, тот, кто созывает встречу, должен положить 5 долларов в копилку своей команды.

7. Делайте благотворительные пожертвования каждый раз, когда встреча прерывается

Keller-Williams Realty придерживается строгой политики в отношении телефонных звонков во время внутренних совещаний. Представители компании завели правило, согласно которому участники, чьи телефоны «в голос» звонили во время встречи, должны сделать благотворительное пожертвование.

Использование гибкой опции «плати, сколько можешь» позволяет применять эту идею для любой компании.

8. Сделайте глобальный офис – локальным

У Bizzabo есть офисы в Нью-Йорке и Тель-Авиве. Каждые две недели компания проводит большие общие встречи: проекторы, микрофоны и насыщенная повестка позволяют сотрудникам двух офисов почувствовать себя единым целым.

Независимо от того, есть ли у вас филиалы в разных странах или только в одном регионе, общие собрания могут быть очень эффективными для создания корпоративной культуры.

9. Держите сотрудников в курсе

Brivo знает, что внутреннее мероприятие подразумевает повторение одних и тех же мыслей и отход от темы. Чтобы решить эту проблему, компания использует визуальный инструмент. Когда кто-то начинает перефразировать уже высказанную мысль, другой член команды поднимает ракетку для пинг-понга «No Rehash».

10. Устраивайте игры

GeneraGames знает, что физическая активность – отличный способ заставить работать части мозга, которые мы не используем, сидя за столом. А также это возможность сделать передышку от работы. Представители компании считают, что быстрые игры в баскетбол помогают им мыслить более творчески и добавляют элемент геймификации в процесс.

Независимо от того, есть ли у вас прямой доступ к профессиональному корту, или вы натягиваете сетку в дверных проемах, эту идею можно включить в любое внутреннее мероприятие.

11. Будьте ближе

LivePerson начинают каждое внутреннее мероприятие с вопроса. Вопросы каждый раз разные, а тема призвана растопить лед и вызвать сотрудников на глубокие, содержательные беседы. Этот метод помогает участникам сблизиться, прокачать навыки эмпатии и перейти в режим сотрудничества.

12. Стартуйте в странное время

TINYpulse не любит проводить свои встречи ровно в час или в половину второго. Вместо этого они выбирают необычное время начала мероприятия (например, 8:48), чтобы сотрудникам было проще запомнить, когда они должны быть на месте. Дополнительные усилия, необходимые для запоминания такого числа, помогают людям не запутаться в графике. В качестве бонуса этот прием служит небольшой игрой на развитие памяти для участников.

13. Объедините тимбилдинг с кофе-брейком

Во время продолжительных встреч IACC делает перерывы, чтобы поиграть в игры, требующие совместной работы в команде. Сотрудники вместе разгадывают головоломки, разыгрывают короткие сценки, беседуют друг с другом о своих детских мечтах и ​​обо всем остальном. В таком виде участники делятся информацией, которая могла бы стать серией презентаций и отчетов – получается интересная и креативная альтернатива офисным форматам.

14. Создайте уникальный ритуал

В Poll Everywhere есть интересная идея для начала или завершения внутренних мероприятий: «момент Дзен». В этот момент они находят время, чтобы узнать что-то новое или поразмышлять над своим днем. Лидеры делятся вдохновляющими цитатами или интересными новостями. Иногда члены команды выделяют эффективные кейсы из работы других коллег в течение недели.

15. Добавьте образовательный формат

Johnson https://wtcmoscow.ru/congress-center/useful-articles/21-svezhaya-ideya-dlya-organizatsii-vnutrennego-meropriyatiya/» target=»_blank»]wtcmoscow.ru[/mask_link]

Пример деловой встречи

Пример провальной деловой встречи или как нужно проводить деловые встречи, чтобы результат ваших продаж стремился к нулю.

Вы сможете увидеть ТОП 5 характерных ошибок, которые мешают добиваться высоких результатов в переговорах и продажах.

Пример провальной деловой встречи или как не нужно их проводить.

Вы знаете как проводит деловые встречи большинство менеджеров и даже руководителей?

Конечно, каждый думает, что так или иначе он умеет это делать. Но стоит ли обманывать себя?

Предлагаю честно признаться, что перед встречей большинство из нас очень волнуется.

Более того, многие в глубине души большинство людей панически боится личных встреч и избегает их, особенно с более статусными людьми.

Типичный сценарий провальной деловой встречи вы увидите из видео ниже. Наверняка, в чем то вы узнаете себя, а в чем-то некоторых из ваших собеседников.

Всего 3 минуты могут дать вам массу полезной информации для увеличения вашей эффективности.

А значит есть шанс исправить свои ошибки и сделать шаг к повышению результативности!

похожие статьи

Интонация в разговоре является в первую очередь мощнейшим средством управления эмоциональной сферой. С помощью неё можно усыпить, напугать, развеселить, вызвать большой спектр чувств от полного принятия до агрессии. Вы узнаете из этой стать как же можно вызвать столь противоречивые чувства всего лишь с помощью интонации!

Помните выражение: «Пришел, увидел, победил!». Хотите чтобы также говорили про вас?

Сегодня мы поговорим о волнении перед деловыми встречами и переговорами. Для начала стоит разобраться, что же это за зверь такой ВОЛНЕНИЕ перед встречей. Без преувеличения, волнение сжирает наши силы изнутри и чаще всего приводит к негативным результатам, поскольку мы поглощены им и не можем сосредоточиться на нужном нам вопросе.

Важна каждая деталь! Это статья о том, где лучше провести деловую встречу и как выбрать место для деловой встречи, чтобы добиться максимального результата на переговорах. Плюс к тому, вы узнаете самую часто совершаемую ошибку при назначении встреч, которая уводит у вас массу клиентов.

Источник: kvsmirnov.ru

10 важных дел при организации деловых встреч

Любой руководитель независимо от ранга проводит не только внутренние совещания и планерки, но и время от времени ― деловые встречи, переговоры. И одной из функций секретаря или его помощника является правильная организация таких деловых встреч руководителя.

Деловые встречи могут быть:

― внутренними. Они проводятся среди сотрудников своего учреждения, чаще всего в форме совещаний, планерок. В крупных компаниях с широкой филиальной сетью встречаются и расширенные встречи, которые проводятся между коллегами центрального офиса и филиалами. Применяются такие виды встреч, как конференции, семинары, дистанционные конференции по видеосвязи.

― внешними. Они проводятся среди нескольких организаций. Как правило, в них участвуют только руководители высшего, а иногда и среднего звена. Форматы таких встреч различны: переговоры, брифинги, форумы, «круглые столы» и пр.

― формальными, когда действует определенный протокол таких встреч, повестка дня и даже дресс-код. На таких встречах имеется определенная основная цель ― подписание договора, заключение соглашения о намерениях и пр.

― неформальными, когда общей концепцией встречи является достижение контакта между представителями разных организаций, внутри коллектива, выработка делового доверия участников друг к другу. Как правило, официально–целевой направленности такие встречи не носят. Можно определить эти встречи как знакомство и неформальное общение для облегчения взаимодействия в будущем.

― официальными. Как правило, они являются и формальными встречами с обязательным завершением встречи подписанием каких-либо договоров, деловых бумаг.

― неофициальными. Неофициальные встречи могут оказаться как формальными, так и неформальными.

Также деловые встречи принято подразделять на информативные, консультативные и исполнительные. Первые два вида чаще свойственны для внутренних встреч: информативные ― для доведения до подчиненных общей стратегии и направления компании, о введении новых технологий и планов производства и развития; консультативные ― для выработки решения по конкретной проблеме. Исполнительные встречи чаще относятся к внешним встречам.

В зависимости от того, к какому виду встречи необходимо подготовиться помощнику руководителя (секретарю, делопроизводителю, протокольному отделу), необходимо будет последовательно совершить несколько важных дел.

1) Определить вид встречи. Подготовке к официальным, формальным, исполнительным, внешним встречам придется уделить намного больше внимания и подготовки.

2) Запланировать встречу. Для этого необходимо определить время и место. Оба этих фактора весьма немаловажны. При этом первостепенность одного фактора перед другим будет различной в зависимости от обстоятельств конкретной встречи. Если встреча предстоит официальная, с участием в ней руководителей предприятий (или внутренняя с участием руководителей многих филиалов одной организации), с иностранными партнерами, то лучше сначала определить время встречи.

При определении времени встречи будет учитываться много факторов:

― необходимость быстрого решения какой-то проблемы, налаживания связей или заблаговременность встречи перед основными планируемыми событиями. Если встреча планируется для решения какой-то срочной проблемы, то необходимо запланировать ее как можно скорее.

― не предстоят ли какие-либо национальные или общепринятые праздники в планируемый период встречи.

Пример: так, в России рождественские праздники приходятся после наступления 1 января, а в европейских странах ― за неделю до наступления нового года. Таким образом, планирование встречи с иностранными партнерами на конец декабря будет вызывать неудобство для тех, кто проживает в Европе, а на первые две недели января ― для представителей российских предприятий.

― как долго и тщательно необходимо готовиться к встрече. От этого зависит минимальный срок подготовки, ранее которого встречу назначить нельзя. Очень много зависит от того, участвуют ли иностранные партнеры в предстоящей деловой встрече и предстоит ли обмен подарками / сувенирами. Ведь может потребоваться некоторое дополнительное время для изучения обычаев стран-участников с тем, чтобы правильно спланировать стиль поведения с участниками встречи ― выходцами из этих стран, безошибочно выбрать и приобрести подарки для них (если планируется их вручение).

Пример: предстоит встреча руководителей трех предприятий: российского, японского и финского ― с обменом деловыми подарками. Это первая встреча с представителями этих стран для российского руководителя. Для того чтобы встреча прошла достойно, без казусов и неприятных моментов, необходимо не только изучить деловые и бытовые обычаи в этих странах, особенности невербального общения в них, но и возможные увлечения руководителей, которые будут на данной встрече (в целях вручения им актуальных подарков со смыслом).

Обратите внимание!

Если среди участников встречи есть японцы ― необходимо быть очень умеренным и осторожным с проявлениями приветственных или прощальных касаний друг друга: японцам не нравится манера прикасаться друг другу в процессе общения. В Японии рукопожатие не принято и к нему прибегают лишь в исключительных случаях.

Кроме того, определенное время занимает подготовка места встречи, оформление проектов деловых бумаг, согласование их со своими службами, прежде чем они в готовом варианте будут предъявлены участникам встречи.

― какое минимальное и максимальное время планируется отвести на встречу. От этого, равно как и от других факторов, зависит определение времени начала встречи в рамках рабочего и календарного дня. Иногда встречу удобнее назначить на утренние часы. Например, когда требуется от участников встречи ясная голова, внимание и отсутствие усталости.

Иногда оправдывает себя стратегия послеобеденной встречи, когда вашему руководителю как приглашающей стороне необходимо получить спокойное благожелательное отношение участников встречи к предстоящим предложениям. Лучшего времени как после обеда и не найти. У вечерних встреч имеется минус в виде усталости, невнимательности участников, подсознательном стремлении «отложить решение важного вопроса на потом». Это же свойственно и для пятничных встреч во второй половине дня.

Это интересно:

Исходя из изученного материала о биологических часах человека, лучше всего работа мозга и активность человека проявляется с 10 до 12 часов и с 16 до 18 часов, после чего падает. Поэтому именно в перечисленные часы лучше всего назначать важные и даже судьбоносные встречи.

― нет ли уже запланированных встреч на ту же дату или время. Это необходимо уточнить, изучив график встреч руководителя.

При определении места встречи необходимо учесть следующие факторы:

― удобство с точки зрения транспортной доступности и целевой направленности. Так, например, руководителям далеко не всех организаций ― участников встреч удобно собираться в загородном клубе в г. Находке или в отеле на Кипре, предназначенном для пляжного отдыха.

― наличие или отсутствие необходимости паритетных начал встречи. Так, если основной целью встречи является подписание важных документов, договоров и при этом встречающая сторона и является самой заинтересованной, а контрагент ― излишне осторожным, место встречи желательно определить нейтральное, ни в коем случае не имеющее прямого отношения к встречающей организации. Такие деловые встречи не дают преимуществ никакой из сторон переговоров, сохраняя для них паритетные (равные) возможности.

Обратите внимание!

Большинство руководителей предпочитают деловые встречи на своей территории, в стенах своего офиса. Для этого зачастую даже оборудуют конференц-зал или комнату переговоров. Как правило, такой подход создает не только удобство с точки зрения бытовой организации, но и дает руководителю психологическую уверенность в достижении поставленной цели встречи.

3) Внести информацию в график встреч руководителя. Это необходимо, чтобы ничего больше на то же самое время не запланировать, чтобы не произошло случайного наложения событий на один и тот же период времени. Очень важно отразить также и продолжительность встречи ― для правильного построения графика дня. Кстати, если организатор встречи вы (ваша организация) ― обязательно при приглашении на встречу озвучивайте планируемую продолжительность встречи. Это нужно для тех же целей планирования, а также для правильной и жесткой компоновки течения переговоров на встрече, чтобы не получилось «переливание из пустого в порожнее» два часа кряду.

4) Известить приглашенных. Этот этап предстоит только в том случае, если именно ваша организация является организатором встречи. В приглашении должны быть указаны не только адресат, время и место встречи, но и цель (характер) встречи (что предстоит обсудить), и ее продолжительность. Приглашения рассылаться могут различными способами.

Основной и быстрый вид рассылки ― по электронной почте. Но для официальных, торжественных, важных и крупных встреч лучше все же использовать бумажный вариант приглашения, подписанного руководителем, с вручением представителю партнера / контрагента через курьера, почту или спецсвязь.

5) Оформить аренду конференц-зала, заказать комнату для переговоров, договориться (заказать) усиленную уборку-подготовку собственного помещения для переговоров. Данный этап потребуется, если именно ваша организация является приглашающей стороной ― инициатором встречи.

6) Подготовить необходимые документы для подписания или отследить их своевременную и качественную подготовку теми, кому это будет поручено руководителем. Понадобиться могут рекламные и информационные буклеты, информационные материалы ― в зависимости от цели и формата встречи.

7) Подготовить необходимый расходный материал для канцелярского обеспечения встречи. Если организатор встречи вы, то необходимо подготовить бумагу, ручки, стикеры, маркеры, проектор, проекционный экран, презентеры, флипчарт, магнитно-маркерную доску и прочее оборудование для деловой встречи. В зависимости от формата встречи участникам может понадобиться как расширенный ассортимент канцелярских принадлежностей, так и просто бумага и ручки. Если вы приглашенная сторона, данный список будет намного скромнее и будет зависеть от роли вашей организации в переговорах / встрече.

8) Решение иных вопросов обеспечения. Такое может понадобиться, если встреча назначена на нейтральной территории или на встрече будут присутствовать иногородние участники. Секретарю / помощнику руководителя приглашающей стороны может потребоваться решать вопросы с размещением участников в гостинице, прочих вопросов организации их прибытия и убытия по окончании встречи.

9) Отработка образа руководителя для конкретной встречи. Данное поручение помощнику руководителя дается редко. В основном руководитель этим вопросом занимается самостоятельно. Если же проработать образ руководителя поручено его помощнику, то исходить необходимо из вида встречи, места и времени.

В большинстве случаев для руководителя ― мужчины достаточно стандартного делового костюма с галстуком в безупречном состоянии и чистой обуви. Вечерний вариант выхода для деловых встреч редко используется.

10) Проверка «боеготовности». Накануне встречи помощник / секретарь руководителя проводит контрольные мероприятия:

• С помощью различных средств связи (электронной почты, телефона) напоминает о предстоящей встрече и уточняет участие (у секретарей других участников, если ваша организация ― организатор встречи), или секретарь / помощник руководителя просто уточняет время и место и другие детали у организатора, если вы ― в числе приглашенных.
• Проверяет транспортную готовность: интересуется готовностью автомобиля у начальника гаража, нет ли изменений в расписании поездов / самолетов ― при необходимости доставки к месту встречи этими видами транспорта, и т. д.
• Готовит полный пакет необходимых документов, канцтоваров, складывает их в папку / портфель.
• Проверяет готовность и оснащенность места встречи, если вы ― организатор. За час-два до начала встречи обеспечивает место организации встречи минеральной водой, стаканами, канцелярскими принадлежностями.

Важные нюансы деловой встречи:

1. Опаздывать ― неприлично и некрасиво. Возьмите за правило так организовывать следование руководителя к месту проведения деловой встречи, чтобы даже в случае пробки или наступления всевозможных транспортных коллапсов руководитель на встречу не опоздал.
2. Перенесение встречи, отказ от нее ― неприемлемый вариант взаимодействия. Это возможно только в крайних случаях при наличии безусловно оправдывающих (извиняющих) факторов ― несчастье с близкими людьми, общий траур и пр.
3. Если организатор встречи вы, не ждите опаздывающих более 2-3 минут, если ожидание вообще возможно по протоколу (нет четко установленного времени начала приветственной речи, а на нее выделено 15 минут). Именно это время еще можно определить как вежливое извинение опоздавших. Но не всегда и не везде.
4. Если организатор встречи вы, назначьте время начала и окончания собрания. Придерживайтесь этого времени. Учтите, что у всех участвующих ― такие же графики встреч и план работы. Старайтесь не задерживать окончание встречи.
5. Придерживайтесь повестки дня в любом случае, и если вы организатор, и если приглашенный. Не стоит выходить за рамки целей и задач встречи, пытаться решить попутные вопросы. Это приемлемо для неформальных встреч. Для деловых официальных формальных переговоров это неприемлемо.
6. Если организатор встречи вы, старайтесь соблюдать правила подачи угощения участникам встречи:

• до начала встречи предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки должен помощник / секретарь;
• в середине встречи ― подача чая / кофе возможна только по просьбе руководителя или участника (редкость, но участник может попросить принести воды, если до этого он, например, был докладчиком);
• подача чая / кофе возможна по предварительной договоренности с руководителем через определенное время (например, через час после начала переговоров) без специального запроса на подачу или с запросом;
• обязательно следите за наличием минеральной воды и чистых стаканов в помещении, где проводится встреча. Внезапная нехватка данных предметов (кончились из-за малого количества, например) не лучшим образом отразится на отношении участников встречи к ее организаторам.

Источник: www.top-personal.ru