Зачем нужно автоматизировать бизнес

В кругу предпринимателей живет поверье, что автоматизация бизнеса — привилегия крупных и средних компаний, а для небольших фирм она совсем не обязательна. В статье мы разберем, как такой инструмент может вывести любой бизнес на новый уровень и дать простор его развитию.

Объявляем пять отобранных нами причин, которые убедят вас в необходимости автоматизировать бизнес.

1. Снижение расходов

Целый пласт возможностей повлиять на результаты деятельности компании. Отобрали самые очевидные.

Рутинные задачи и типовые действия

Посчитайте, сколько времени ваши менеджеры тратят на заполнение счетов, отчетов, договоров, коммерческих предложений и других «еже-» (выберите подходящую половину: «дневных», «недельных», «месячных») документов? А сколько часов уходит на обучение новичка этим премудростям?

Автоматизация стандартных и рутинных процессов дарит сотрудникам ценное время на стратегическую, творческую и аналитическую часть работы.

Сложные расчеты

Ошибка одного сотрудника при сложных расчетах или заполнении нестандартных отчетов может лишить предприятие немалой части выручки. Менеджер ошибается не злонамеренно, это обычный человеческий фактор. Программа не человек,так не ошибается.

Зачем автоматизировать бизнес

Планирование времени работы сотрудников

Когда услуга подразумевает выезд специалиста «на место», важно эффективно спланировать расписание каждого сотрудника. Например, выстроить цепочку адресов с вызовами таким образом, чтобы специалист мог выполнить свою работу без спешки на каждой точке. При этом цепочка будет без дыр в расписании и без потерь трудочасов специалиста.

В программу можно заложить алгоритм, который будет подбирать исполнителей под конкретные задачи и запросы клиентов.

Планирование сырьевых ресурсов и складских запасов

Производственный процесс включает большое количество звеньев. Чтобы процесс не остановился, каждое звено должно быть готово к входящей задаче. Простой пример: магазины считают складские остатки и заранее заказывают товар у ритейлеров. А что если считать и следить нужно на каждом этапе производства?

Программа автоматически считает и подсказывает, когда и в каком количестве закупить сырье. Так вы снижаете вероятность простоя оборудования или проблему «пустых полок».

К нам обратился Клиент, который занимается грузоперевозками. Он указал на три проблемы, которые нужно было решить путем автоматизации бизнес-процессов.

Основное узкое звено — алгоритм расчета стоимости услуг.

Оператор принимает заявку и определяет стоимость, при этом учитывает факторы: услуга, время и место, продолжительность, какой это город, какое время суток, сколько людей будет работать, какая поедет машина, какой исполнитель будет работать и т.п. Формула сложная, расчет вручную — вероятность ошибки максимальная, а оперативность низкая.

Вторая проблема — обучение персонала. Нельзя просто посадить нового человека на прием заявок, нужно долго обучать правилам расчета, ведь в случае ошибки фирма теряет деньги.

И еще одна проблема — грамотное назначение исполнителей на заявки, чтобы распределить их наиболее эффективным образом.
Итогом работ стало приложение для учета грузоперевозок, которое решает все эти задачи.

Зачем автоматизация в бизнесе? | Как автоматизировать бизнес-процессы | Екатерина Азизова

2. Увеличение доходов

Автоматизация: зачем и кому это надо

Когда бизнес небольшой, да и сотрудников мало, зачем что-то автоматизировать, если и так все работает?

У меня агентство недвижимости. В этом бизнесе уже давно, но свою компанию открыл только год назад. Вместе со мной в штате 5 человек. Есть CRM система, ведем в ней учет клиентов, объектов и заявок, пользуемся базой собственников и выгрузкой на доски объявлений. Знаю что есть функционал бизнес процессов, но не использую.

Зачем мне что-то автоматизировать, если и так справляемся. Виталий. Виталий, автоматизировать свои бизнес-процессы или нет, можете решить только вы сами. А вот судить, насколько это удобнее привычной работы вы можете по функционалу автоматической выгрузки объектов на доски объявлений. И да, это и есть готовый настроенный бизнес процесс.

Именно про такие рутинные и энергозатратные действия идет речь, когда мы говорим про автоматизацию. То что обычно делается вручную, за вас будет делать CRM. Вот несколько причин для настройки своих бизнес-процессов.

Когда нужна автоматизация

• Когда есть трудоемкие задачи. Выполнять надо, потому что от этого зависит выручка и прибыль компании, но на это нужно много времени. Например, вести учет и анализировать движение товара, планировать финансовые потоки, рабочее время и пр.
• Когда есть проблемные участки. Вася получил заказ от клиента на установку окон и передал заявку мастеру, чтобы тот приехал сделать замер. И все. На этом процесс завяз потому что либо заявка потерялась, либо была просто проигнорирована «не видел», «не слышал». И так неоднократно.
• Когда сотрудники выполняют много рутинных стандартных действий. Рассылки, выгрузка объектов на доски объявлений, выставление счетов, составление отчетов и так далее.
• Чтобы навести порядок (склад, звонки, встречи)
• Когда информации много и обрабатывать вручную уже затруднительно или непродуктивно.

Что дает автоматизация

• Освобождает вам пару тройку рабочих часов. Подсчитайте, сколько времени затрачивается на то, чтобы написать отчет, составить график, подготовить статистику, заполнить базу, разместить объявления на досках и пр.
• Упрощает работу с базой клиентов. Автоматическое создание карточки клиента, запись всех последующих событий, напоминания и отслеживание дублей. Менеджеры не путаются, сроки обслуживания соблюдаются, больше заявок обрабатывается.
• Меньше погрешностей. Чем скучнее и обыденнее задача, тем выше вероятность допустить ошибку. Не по незнанию или злому умыслу, а потому что контроль ослабевает. Этого не случится, если процесс автоматизирован.
• Выше скорость и качество обслуживания клиентов.
• Можно быстрее получать отчеты и статистику по компании. Если при стандартной работе сотруднику может потребоваться несколько дней на подготовку отчета, скажем, по динамике продаж за 3 месяца, чтобы все подсчитать, свести, перепроверить. Система рассчитает за несколько секунд.
• Улучшается эффективность процессов в компании.
• Быстрее процесс подготовки документов, счетов, актов.
• Информация лучше защищена, потому что есть настройка прав доступа.
• Автоматизация упорядочивает процессы и сводит их в единую логичную систему. Это нужно для развития и роста компании, для быстрого принятия более точных решений. Чем точнее и достовернее данные, тем легче анализировать различные ситуации, прогнозировать, улучшать финансовые показатели.

Небольшие компании обычно автоматизируют процесс продажи, финансы, отчетность и аналитику.

Не обязательно автоматизировать все и сразу. Проанализируйте самые трудозатратные и проблемные процессы, где чаще всего случаются ошибки и недочеты, что не устраивает и хотелось бы поменять. Подробно опишите схему и обратитесь в техподдержку INTRUM, чтобы вам помогли с настройкой. Или посмотрите шаблоны в библиотеке бизнес процессов.

Что можно автоматизировать

Закупки и учет товара. Здесь подготовка и оформление сопутствующей документации на поставку, регулярность, напоминания о необходимости пополнения запасов.

Обработка входящих звонков. Для примера, автоматическая переадресация звонков на отдел продаж, на ответственного, на свободного сотрудника. Плюс готовые скрипты и сценарии.

Координация персонала. Отслеживание занятности, учет рабочего времени.

С чего начать

1. Пересмотрите процессы в своей компании

2. Определите, что нуждается в автоматизации

3. Законспектируйте в виде блок схем с пошаговым детальным описанием каждого участника процесса и действия.

4. Создайте бизнес процессы в CRM.

5. Регламентируйте. То есть закрепите обязанности за каждым сотрудником на уровне должностных инструкций и повседневных задач. Это пригодится, чтобы сделать процесс прозрачным для сотрудников и на случай, если сотрудник уволится и на его место придет новый. Во избежание конфликтов между сотрудниками, кто за что отвечает.

6. Для актуализации рекомендуется пересматривать бизнес процессы хотя бы раз в год, анализировать, уточнять.

Подытожим

Можно работать как привыкли или автоматизировать бизнес-процессы, потому что так удобнее и продуктивнее.

Чтобы автоматизировать вам понадобится проанализировать процессы в своей компании, выделить те, что больше всего тормозят работу и настроить их в CRM.

Источник: spark.ru

Зачем вам нужно автоматизировать бизнес-процессы

Продажа товаров или оказание услуг связаны с бизнес-процессами. Это прием заказов/заявок, их обработка, передача на исполнение, доставка, оформление сопутствующих бумаг, выставление счета. Параллельно необходимо составлять отчет для статистики. Без рекламы тоже не обойтись.

Многие из перечисленных действий можно автоматизировать, что поможет компании выйти на новый уровень по размаху и упростит ряд задач. В этой статье рассмотрим, что такое автоматизация бизнес-процессов, в каких сферах она применима, какие дает преимущества.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Под автоматизацией подразумевается автоматическое выполнение действий, которые раньше осуществлялись вручную. Теперь это делают программы. На предприятии или в организации на сервере устанавливают софт. В него закладывают алгоритмы, прописывают сценарии, которым система будет следовать. При возникновении предусмотренных ситуаций (поступление заказа, посещение клиентом сайта компании), запускаются предусмотренные действия без участия человека.

Цель автоматизации бизнес-процессов – переложить часть рутинной работы с людей на машины. Это содействует экономии времени, снижает количество ошибок, помогает не упустить клиента, увеличить доход фирмы.

Если у компании нет сервера, она обходится только объединенной сетью компьютеров, управлять бизнес-процессами можно, подключившись к облачной системе. Поступающие задачи все так же будут обрабатываться программами, только все будет происходить в «облаке». Нет необходимости в дорогостоящем оборудовании.

В случае коробочной CRM-системы необходима разовая покупка, настройка. Дальнейшие расходы отсутствуют. При необходимости открытый код программы можно доработать за отдельную плату, если фирме нужна узкая функция по автоматизации, которой нет в стандартной версии софта. Облачные сервисы по автоматизации бизнес-процессов не требуют больших вложений на старте.

В них предусмотрена ежемесячная небольшая плата. Ее размер зависит от количества подключенных функций, числа компьютеров.

Зачем и где нужно автоматизировать процессы

Если сформулировать основную суть – автоматическое управление бизнес-процессами помогает сократить время на выполнение различных задач и увеличить прибыль. Подход с применением компьютерного софта применим в следующих сферах:

• бухгалтерия и финансы (банки, кредитные агентства и пр.);
• торговля и реклама;
• изготовление товаров на заказ и их доставка;
• обучение, проведение образовательных курсов;
• аналитика и составление отчетов.

Пример пользы от автоматизации

Автоматизация помогает лучше организовать деятельность фирмы, привести работу в порядок, повысить качество управления. Рассмотрим пример бизнес-процесса с интернет-магазином, который не подключен к такой системе:

• Посетитель зашел на сайт интернет-магазина, просмотрел несколько заказов.
• Выбрал товар, оформил заказ, оплатил покупку.
• Менеджер увидел заказ спустя 2 часа, отправил данные на склад.
• Там увидели новую заявку еще через 2 часа, начали искать товар, нашли.
• Передали товар и адрес в отдел доставки/
• Покупку запаковали, вписали адрес, отправили.

В этой «идеальной» цепочке, завершившейся покупкой, есть много пробелов. Например, посетитель может посмотреть страницу, но не сделать заказ. Или менеджер вообще не заметит сегодня новую заявку (особенно печально, если товар не был оплачен, а только поступила заявка). При передаче заказа выяснилось, что товара на складе уже нет (закончился).

Во время перевода покупки в отдел доставки был неверно вписан адрес доставки, посылка поехала в другой город. Все это вредит бизнесу.

Как такие проблемы поможет предотвратить автоматизация:

• Если посетитель ничего не заказывает, программа проанализирует просматриваемые товары и предложит аналогичные из более дорогого или дешевого сегмента.
• Сразу после оформления заявки система выставит счет для оплаты, отправит заказ на склад. В базе ведется четкая статистика наличия товара, поэтому, как только конкретная продукция заканчивается, она удаляется со страницы интернет-магазина (становится неактивной для заказа, исчезает цена).
• Заказ отправится вовремя и по верному адресу, поскольку он автоматически вписывается в почтовую наклейку для курьерской службы.

Система сама может собирать данные о посетителях из открытых источников (соцсети, оставленные ранее контакты, заполненные формы). Затем программа делает индивидуальное предложение (с 5% скидкой или дополнительным подарком), отправляет его на почту или телефон клиента. Софт умеет формировать карточку заказчика с историей сотрудничества, предоставленными личными данными. Это позволяет лучше понимать его возможности, предпочтения, предлагать другие товары или услуги.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Выделим главные преимущества от переведения различной деятельности в автоматический режим:

• Экономится время сотрудников.
• Для выполнения того же объема задач потребуется меньше человек.
• Система сокращает количество ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.
• Благодаря экономии на зарплате (поскольку сотрудников нужно меньше), получится снизить себестоимость товара/услуги.
• Ваша компания станет более конкурентоспособной, даже если подобные товары или услуги предлагаются другими фирмами в регионе.

Все это поможет увеличить прибыль и выйти на новый уровень в бизнесе.

Как подобрать инструменты и их функционал

При выборе программы для управления бизнес-процессами учтите несколько критериев, что должна уметь система:

• Автоматически посылать сообщения по заданным каналам связи одному или группе пользователей.
• Контролировать поставленные задачи и поручения, выдавая напоминания о приближающемся сроке сдачи, просрочке. Руководителю посылается отдельный отчет по ситуации, чтобы он заменил нерадивого сотрудника, из-за которого стопорится работа.
• Переводить проект на следующую стадию по мере выполнения, открывая доступ следующему сотруднику.
• Уведомлять о поставленных и достигнутых целях.
• Пересылать, хранить документы в электронном виде, обеспечивая их легкий поиск по названию, дате, автору.
• Формировать отчеты по статистике продаж, закрытым сделкам, оказанным услугам.
• Иметь корпоративную связь для быстрой передачи информации.
• Уметь составлять карточку клиента по имеющейся информации, чтобы менеджер мог подбирать индивидуальные предложения.
• По заданному заранее сценарию предлагать варианты на основе предыдущих действий клиента.

Такой функционал есть не во всех автоматических системах, поэтому выбирайте тщательно. Сравните имеющиеся варианты. Если компания предлагает тестовый период, обязательно им воспользуйтесь.

Источник: a2b.su