Задачи проектного менеджмента в бизнесе

Ебата, Вэлком Шанел. Применение проектного подхода в управлении организацией / Вэлком Шанел Ебата. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 13 (460). — С. 71-73. — URL: https://moluch.ru/archive/460/101142/ (дата обращения: 30.05.2023).

Статья посвящена теме применения проектного подхода в управлении организацией. Рассмотрены цели и задачи проектного подхода, его преимущества и недостатки. Применение проектного подхода позволяет оптимизировать управление ресурсами организации.

Ключевые слова: проектный подход, проектный менеджмент, управление проектами, цифровизация.

В настоящее время управление проектами в Российской Федерации начинает активно использоваться предприятиями и организациями, в связи с тем, что данная методика является инновационной для большинства российских руководителей и менеджеров, и позволяет более эффективно осуществлять прибыльную и конкурентную хозяйственную деятельность.

Без сомнения, управление проектами — это новое направление для современного российского менеджмента отечественных компаний.

Треугольник проектного управления: 3 ключевых ограничения

Преимущества проектного управления заключаются в использовании новых методик и подходов при организации бизнес-процессов и направлений деятельности компаний, при этом, предусматривается активное внедрение современных автоматизированных систем управления проектами. Также, возникает необходимость в использовании новых возможностей для повышения качества работ и услуг, снижении затрат при выполнении работ.

В целом, как показывает практика, современные предприятия и организации, внедряя элементы проектного менеджмента, способствуют повышению эффективности функционирования своих компаний в долгосрочной перспективе. При этом, активно внедряются специальные решения программно-целевых методов управления [2].

Задачи управления проектами стали активно использоваться в бизнес-процессах коммерческих фирм, их организационных структурах и стратегиях развития. В настоящее время в культуре управления происходит серьезная трансформация принципов организации управленческих отношений. При этом, система классического менеджмента, по мере своего развития расширяет область своих интересов.

Объектом воздействия в проектном менеджменте могут быть проекты, программы, объединенные проекты. Предметом являются организационные структуры, команда проекта, возможные риски при реализации проекта, финансовое обеспечение проекта, стоимость и показатели качества проекта, элементы маркетинга проекта и другие составляющие.

В последние годы теория и практика менеджмента стала включать различные методы оценки влияния внешних и внутренних факторов на результаты деятельности участников проекта. Такая оценка позволяет принимать более эффективные, обдуманные решения.

Следует отметить, что применение проектного менеджмента помогает организации повысить свою конкурентоспособность и упрочить свое положение на рынке товаров и услуг, независимо от размера предприятия [4].

Используя элементы проектного менеджмента при реализации различных проектов и программ, достаточно важным является учитывать взаимодействие сотрудников по разным направлениям, в том числе, взаимодействие с органами власти разного уровня, поставщиками и потребителями продукции и услуг, что приводит к необходимости выстраивания новых коммуникативных схем, неформальных организационных структур, а также распределение полномочий и ответственности.

Инструменты управления проектами и задачами в компании

Помимо непосредственно команды, организующей проектное управление, в нее входят различные субъекты из внешней среды, взаимодействующие друг с другом и с проектом на разных этапах его реализации. Поскольку все участники проекта, как факторы его внутренней и внешней среды, влияют на успех его реализации, при управлении проектом возникает необходимость согласования их интересов.

Все участники проекта заинтересованы в его успешном завершении, так в этом случае, цели и задачи участников также успешно реализуются: инвесторы получают доход от своих вложений; владелец проекта получает необходимый результат; команда и руководитель проекта получают вознаграждение по договору за проведенную работу и повышение своего профессионального уровня; потребители получают необходимые им товары и услуги; региональные власти — пополнение бюджета за счет сбора налогов с хозяйствующих субъектов и удовлетворяют социальные и другие потребности жителей определенной территории.

В процессе функционирования проекта, необходимо проводить оценку участников, особенно тех, кто оказывает наибольшее влияние. Такая оценка способствует наиболее эффективной расстановке приоритетов в отношении всех участников. При значительных масштабах проекта или интенсивном взаимодействии между его участниками, может быть приглашен специалист для осуществления внешних коммуникаций и связей с общественностью [1].

Следует отметить, что в России на основании полученных сертификатов PMI растет доля проектных менеджеров, что свидетельствует о потребности рынка в высококвалифицированных специалистах в данной области. Управление проектами — это особый вид управленческой деятельности, основанный на сложной системной модели коллективных действий участников, позволяющий получать практический результат в различных отраслях экономики.

Переход на новый формат взаимодействия с использованием цифровых технологий, цифровизация экономики, использование искусственного интеллекта, быстрая и повсеместная смена поколений в бизнесе, которые имеют свои особенности по отношению к формам работы, разные способности к осваивать и применять современные технологии и знания и другие факторы в настоящее время меняют характер взаимоотношений в системе «бизнес — руководство — персонал». Благодаря цифровизации экономики в управлении проектами одновременно появляются как новые возможности, так и новые проблемы [6].

В настоящее время, в Российской Федерации осуществляются следующие целевые государственные программы: «Доступное и комфортное жилье», «Здоровье», «Образование», «Развитие агропромышленного комплекса», которые называются «проекты», но фактически таковыми не являются, так как не используют в своей деятельности принципы проектного управления. На наш взгляд, необходимо пересмотреть существующие системы реализации государственных целевых программ, с целью оптимизации управления денежными потоками, развития и внедрения в бюджетную систему культуру управления проектами [3].

Модернизация стратегического планирования российской экономики обусловлена сложившейся ситуацией и проблемами государственного управления в контексте формирования и реализации инициированных властями проектов.

Уже сегодня становится понятным, что использование технологий управления проектами в России будет играть одну из наиболее важных ролей как в современном менеджменте государственного управления, так и в управлении коммерческими структурами.

Следует отметить, что при реализации различных проектов, как правило, используются как вертикальные, так и горизонтальные связи со множеством партнеров, которые выполняют различного рода услуги для реализации многочисленных задач проекта (дизайн, видеопродукция, услуги рекламы, транспорта, питания, проживания и т. д.).

Таким образом, можно сказать, что управление можно рассматривать как эффективный способ управления ресурсами организации, ориентированный на оптимизацию бизнес-процессов и повышение эффективности управленческих решений.

Можно отметить, что использование проектно-программного управления в отношении общественных системам, является целесообразным и определяется как взаимосвязь и взаимодействие элементов системы, обеспечивающих эффективное проектно-программное управление. При этом, элементами проектно-программного управления являются проекты и программы, инициированные как органами власти, так и гражданским обществом. Главной особенностью таких элементов является социальный характер полученного результата [5].

В настоящее время, в российской практике широко используются различные виды социальных проектов, классифицируемые разными авторами по степени финансового участия общества и государства:

– с общественным участием — в этом случае осуществляется привлечение граждан к участию в местном самоуправлении, при этом финансирование проектов происходит через систему грантов;

– с финансовыми источниками государственного софинансирования — такие проекты, как правило, это программы по поддержке местных инициатив жителей в решении социально значимых вопросов территорий;

– с источников добровольных взносов — проекты — собственных инициатив по вопросам местного значения на основе территориального общественного самоуправления;

– государственно-частное партнерство — привлечение частных инвестиций в экономику и повышение качества товаров, работ, услуг, предоставляемых потребителям, в целях решения вопросов ведения органов государственной власти, органов местного самоуправления.

Таким образом, учитывая разнообразие реализуемых проектов, а также российскую специфику, система управления проектами должна основываться на взаимодействии сотрудников органов власти разного уровня, организаций-исполнителей, граждан, что приводит к необходимости построения новых коммуникационных схем, неформальных организационных структур, новому распределению полномочий и ответственности.

1. Клязина Е. Г., Плешакова Е. Ю., Цветков А. Н. Проектный менеджмент: трактовки, особенности и векторы развития // Теория и практика общественного развития. — 2020. — № 8 (150). — С. 49–57.
2. Комов А. В. Проектный менеджмент в малых организациях // Наука и образование сегодня. — 2018. — № 2 (25). — С. 89–90.
3. Мезенцева О. А., Андреев С. Ю. Проектный менеджмент в России: состояние и перспективы развития // Вестник современных исследований. — 2018. — № 12.7 (27). — С. 332–334.
4. Паздникова Н. П., Паздников И. И. Проектно-программное управление в условиях модернизации стратегического планирования // Региональная экономика. Юг России. — 2020. — Т. 8. — № 2. — С. 56–63.
5. Соболева А. О. Применение проектного менеджмента в организациях транспортной отрасли // Научные труды Московского гуманитарного университета. — 2019. — № 2. — С. 8.
6. Филатова М. В., Стукало О. Г., Лебедева Л. В., Цуканова К. А., Дзахмишева И. Ш. Проектное управление в условиях цифровой экономики // Вестник Воронежского государственного университета инженерных технологий. — 2020. — Т. 82. — № 4 (86). — С. 335–339.

Основные термины (генерируются автоматически): проект, проектный менеджмент, управление проектами, проектный подход, проектное управление, внешняя среда, государственное управление, местное самоуправление, проектно-программное управление, Российская Федерация.

Источник: moluch.ru

Проектное управление — сущность процесса

Проектное управление – это раздел менеджмента, который можно назвать спасательным кругом для организации, в которой назрела острая необходимость в изменениях. Проектное управление на предприятии осуществляется вместе с операционной или текущей деятельностью, но кардинально отличается от неё. Методы, с помощью которых выполняется такое проектное управление, основываются на реализации известных проектов.

Сущность и особенности проект-управления

В рамках науки по проектному управлению понятие project представляется как некий обособленный процесс на предприятии, который имеет особенности, в отличие от обычной повседневной бизнес-деятельности, рассматриваемой как стандарт.

• изменений;
• введения инноваций;
• создания нового уникального продукта, услуги.

Когда ответственные за ход проекта менеджеры выбирают стратегию и следуют ей, они совершают проектное управление (проектный менеджмент) в организации.

Причины старта

Для выделения некой области деятельности в отдельный проект и осуществления особенного контроля за такой работой, выполняемой назначенными сотрудниками, необходимо наличие причин.

Итак, проектный менеджмент формирует задачу либо группу задач в проект при наличии одного из следующих условий:

• назрела необходимость создать новый продукт;
• какая-то бизнес-сфера работы компании нуждается во вложениях (затратах), при этом одновременно ожидаются выгоды в случае успешного окончания проекта;
• необходимо вернуть под контроль людские ресурсы компании (такая ситуация происходит, когда один и тот же сотрудник подчиняется начальникам сразу нескольких департаментов организации);
• нужно срочно снизить критичные риски (когда невыполнение поставленной перед компанией задачи влечёт за собой негативные последствия для всего предприятия).

Особенности

В отличие от обычного подхода к управлению, проектный менеджмент имеет такие особенности:

• есть конкретные цели и ограничения по ресурсам, срокам, качеству;
• желаемый результат важнее методов, применяемых для его получения;
• для достижения поставленных целей нужен нестандартный подход, поэтому отдельно набирается команда профессионалов;
• рабочие процессы должны рассчитываются под ограниченное количество ресурсов, а не наоборот.

Преимущества перед обычным менеджментом

К преимуществам проектного управления следует отнести возможность быстрого выполнения долгосрочных задач в определённый короткий срок, придания новых характеристик старому товару и достижение более рационального использования любых ресурсов компании.

Таким образом, проектное управление на любом предприятии имеет четыре ключевых принципа:

• чёткая нацеленность на результат;
• выделение контролируемых бизнес-процессов, ведущих к достижению цели;
• наличие обязательной тройной ограниченности (по ресурсам, времени выполнения и качеству исполнения);
• следование жизненному циклу проекта.

Применение разработок проектного менеджмента замечено в основном в таких сферах, как ИТ-деятельность, строительство и реконструкция, разработка новых продуктов для промышленного производства, проведение исследований, осуществление конструкторских разработок.

Методы проект-управления

Проектный менеджмент не может осуществляться без выбора одной методики или компиляции нескольких. Существуют инструменты для управления проектами с различными параметрами. Так, традиционный (каскадный) подход предполагает последовательное, линейное выполнение задач (завершение этапов), как при строительстве дома.

Agile как каркас проект-управления

Чтобы лучше понять, что такое проектный менеджмент, стоит рассмотреть также неклассические стратегии по проект-управлению. Стратегия agile или «гибкая» основывается на выделении нескольких, иногда совершающихся параллельно бизнес-процессов.

На её основе разработаны такие действенные методы проектного управления как, например, японский Kanban, а также Scrum либо Crystal. Проектный менеджмент эти инструменты использует в качестве каркасов или фреймворков для создания оригинальной стратегии управления в каждом конкретном случае, ведь каждый проект уникален.

Метод Scrum сочетает классические и Agile-черты и вместе с этим разбивает задачу на подпроекты. При этом есть промежуточные рабочие результаты, которые должны далее дорабатываться и улучшаться. Они называются заделами или бэклогами продукта.

Инструменты Lean

Метод Lean (в переводе с английского «сухой») – это ещё один популярный подход в такой дисциплине как проектный менеджмент. Этот инструмент предполагает наличие гибкости и чёткого прописывания этапов для каждой отдельной задачи. В отличие от техник Agile, «сухая» концепция предполагает наличие повышенной важности к качеству выполнения задач.

Метод Kanban, который слит с Lean, расширяет возможности и методологию Lean-методологии, ведь он даже не предъявляет строгих требований к срокам достижения проектных целей. Визуально Канбан-инструмент оформляется в виде доски, где на пересечении рабочих потоков (столбцов) и параметров или условий (строк) располагают задачи (карточки), перемещающиеся при необходимости в нужную ячейку. Примером может служить заготовка детали, перемещающаяся для обтачивания от одного станка к другому для получения окончательно сформированной, готовой детали.

Six Sigma – это ещё один способ проект-управления, основывающийся на положениях Lean-метода. Сюда (в отличие от Канбана) добавили больше планирования, за счёт чего достигается повышение качества, снижения количества бракованных продуктов, неподходящих результатов. Отслеживание правильности выбранного пути осуществляется путём оценки промежуточных результатов заказчиком или спонсором. «Шесть сигм» идеально подходит для трудных, сложных, неоднозначных проектов.

PRINCE2

Стратегия PRINCE2 или «Проекты в контролируемой среде-2» не использует итеративные или дискретные, повторяющиеся действия, а больше похожа на традиционный (классический) подход к управлению проектами. Особенностью применения рассматриваемой методологии является постоянный контроль полезности поставленных и достигаемых целей. Больше подходит для масштабных проектов.

Этапы проекта

Проектный менеджмент делится на несколько этапов: инициирование, планирование, реализация, контроль, закрытие проекта.

Инициирование

Зарождение идеи или инициация старта проекта – его начальная точка. Этот первичный проектный этап должен включать в себя создание проект-устава, определяющего цели, которые нужно достичь и на которых фокусируется всё внимание участников (собранной для выполнения команды). При этом очень важно наличие одобрения на использование необходимых ресурсов компании. Также в уставном документе содержатся данные о его:

• причинах создания;
• целях;
• участниках;
• допущениях;
• критериях оценивания.

Это важно! Утверждение состава команды часто выделяют в отдельный этап инициации.

Планирование

Если проект начат, а инициатива поддержана, необходимо переходить к планированию процессов, которые необходимо запустить и в дальнейшем проконтролировать их выполнение.

Результатом позитивного завершения второго этапа проектного управления становится план проекта, включающий следующие разделы:

Это важно! На этапе планирования выполняется поиск спонсоров, оценка рисков и расчёт бюджета.

Реализация проекта

Проектный менеджмент нужен для удачного исполнения проекта, поэтому самым значимым этапом является реализация. При выполнении поставленных задач важно не отклоняться от намеченного плана. Для сопровождения процесса исполнения руководитель проекта осуществляет коммуникации с участниками, следя за предоставлением им необходимых ресурсов. Улучшение результатов может и должно достигаться за счёт соответствующего усилиям мотивирования исполнителей.

Мониторинг

Проектный менеджмент включает в себя контроль за выполнением проектных задач и достижением проектных целей. Этап мониторинга проходит вместе с реализацией. Контролирующими могут назначаться руководители разных уровней предприятия. Этот этап не менее важен, чем предыдущий, так как без надлежащего руководства или контроля за ходом работы проект не сможет быть завершён либо будет длиться необоснованно долгое время.

Закрытие

Одним из ключевых отличий проектной от операционной деятельности компании является ограниченность проекта по срокам выполнения или его подчёркнуто временной характер. Чтобы определить успешность проекта, нужно оценить конечные результаты, подвести итоги.

Финишировать проект может по одной из трёх причин:

1. Он продан.
2. Начинание принесло убытки.
3. Проект стал одним из обычных процессов, происходящих в организации.

Важно! Считается, что проектная деятельность успешна, если она завершилась по третьей из причин.

Проектное управление нужно для решения организационных проблем при наличии высокого уровня неопределённости. Для успешной реализации проекта применяют специальные инструменты, основанные на теории и практике проект-менеджмента.

Источник: finzav.net

Project management

Project management (с англ. проектный менеджмент) — это процесс управления проектами, предполагающий их планирование, организацию и реализацию для достижения поставленных целей в конкретно заданных временных и бюджетных рамках.

Содержание

Зачем нужен проектный менеджмент

Project management позволяет пройти путь от точки А к точке В по наиболее выгодному для компании маршруту. Он помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и своевременно получить желаемый результат. Посмотрите, какие задачи позволяет решать project management:

• управлять целями проекта;
• контролировать бюджет, чтобы избежать незапланированных расходов;
• определять сроки реализации проекта;
• распределять задачи и устанавливать ответственные лица;
• предусматривать возможные риски и заранее выявлять угрозы;
• вести контроль за процессом реализации проекта;
• налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей.

Далее вы узнаете о сильных и слабых сторонах проектного менеджмента.

Преимущества и недостатки проектного менеджмента

С помощью проектного менеджмента разрабатывают четкий план действий для достижения целей, управляют коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизируют их деятельность для повышения эффективности работы. Project management предполагает распределение зон ответственности между сотрудниками согласно их навыкам и разумное использование ресурсов компании.

Проектный менеджмент позволяет контролировать расходы, устанавливать временные рамки, формировать бюджет и предусматривать трудности, которые могут возникнуть в процессе работы.

У проектного менеджмента много плюсов, однако есть и некоторые недостатки:

• повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, особенно если он контролирует ряд проектов одновременно, что часто приводит к быстрому выгоранию;
• повышение накладных расходов компании;
• страх менеджера экспериментировать и искать новую, более эффективную методологию управления проектами, что негативно сказывается на результативности;
• слишком жесткое управление проектом, которое не предусматривает адаптацию используемого метода под специфику работы компании, что препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды;
• отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды.

В следующем разделе вы ознакомитесь с основными функциями проектного менеджмента.

Главные функции проектного менеджмента

Всего выделяют пять основных функций проектного менеджмента.

1. Целеполагание. Заключается в постановке одной или нескольких целей и разработке концепции их достижения.
2. Планирование. Предполагает разработку стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения.
3. Организация. Подразумевает реализацию плана, подготовку команды, обмен информацией.
4. Мотивация. Предполагает внедрение системы для эффективного стимулирования работы каждого члена команды и достижения поставленных целей.
5. Контроль. Заключается в оценке качества выполняемых работ, мониторинге сроков и бюджета, подготовке отчетов.

Читайте дальше и вы узнаете о наиболее популярных методах управления проектами.

Методы управления проектами

Project management предполагает постановку целей, формирование требований к проекту, взаимодействие с командой и всеми задействованными сторонами, контроль рисков, бюджета, ресурсов. Чтобы решить все эти задачи, используют разные подходы.

Единой системы, которая бы идеально подходила под все проекты, не существует. Более того, каждый руководитель находит самый удобный для себя и команды метод управления. Ознакомьтесь с несколькими популярными подходами гибкого управления, которые объединяет философия Agile.

• Scrum. Этот метод управления предполагает, что для реализации проекта необходим скрам-мастер, скрам-команда и владелец продукта. После того, как распределяют роли, приступают к разработке бэклога продукта — постановке задач и распределению их по приоритету. Всю работу разбивают на спринты (этапы), длительность каждого занимает от одной до четырех недель. Подробнее о том, что собой представляет методология scrum, читайте в этой статье.
• Lean. В основе этого метода лежит постоянное стремление компании к устранению всех потерь. Поэтому, систему Lean еще называют «бережливое производство». Компании, использующие этот метод, регулярно совершенствуют рабочие процессы, сокращают временные затраты без потери качества, устраняют лишние задачи, минимизируют брак и прочее.
• Kanban. Один из наиболее простых методов управления, который используют в бизнесе, IT, личных целях и других сферах. Система предполагает разделение рабочего процесса на ряд основных этапов, которые представлены в виде вертикальных колонок. Например, «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Каждую поставленную задачу поэтапно перемещают из одной колонки в другую, пока работа над ней не будет завершена. Чтобы ознакомиться с этим процессом, прочитайте статью «Что такое канбан».

Правильно выбранный и реализованный метод управления помогает сократить время на достижении целей проекта, сэкономить ресурсы компании и команды, повысить эффективность работы. Поэтому, если вы еще не использовали ранее project management, начните его более детальное изучение уже сегодня, чтобы внедрить как можно скорее.

Также искали с «Project management»

• Бэклинк
• Маркетинг в Instagram
• Поведенческая сегментация
• Прогноз продаж
• Входящий маркетинг
• Адвокат бренда
• Стейкхолдер
• Событийный маркетинг
• Когортный анализ
• Пайплайн продаж

Источник: sendpulse.com