Доля стоимости закупаемых материалов, комплектующих и услуг в выручке различных компаний составляет от 20% до 70% в зависимости от профиля компании и оказывает определяющее влияние на себестоимость продукции и финансовый результат компании.
Построение и поддержание эффективной организации закупок – одна из ключевых задач в рамках проектов по повышению операционной эффективности. Стандартными действиями при оптимизации системы закупок являются аудит закупочных цен и их снижение любыми способами, внедрение тендерных процедур, централизация закупок. Реализация только этих мероприятий приводит к краткосрочным эффектам, например снижению цен на часть номенклатуры из группы по которой рассчитывался эффект, при этом за пределами этой группы уже могут возникнуть проблемы – повысятся цены, возникнут перебои с поставками и т.д.
Оптимизация системы закупок – это многоступенчатый, многомерный процесс, требующий комплексных решений во всех областях: бизнес-процессы, организационная структура, информационные системы, квалификация персонала и мотивация, стратегия организации и снабжения.
Из чего состоит бизнес? Бизнес процессы
Основные элементы, из которых состоят закупки организации:
- Стратегия;
- Организация и мотивация;
- Бизнес-процессы;
- Управление взаимоотношениями с поставщиками;
- Информационные системы.
Рассмотрим каждый элемент более подробно.
Стратегия
Стратегия — это ключевой документ в управлении закупками. Максимальный эффект применения стратегии достигается, если постоянно ведется план/факт, анализ отклонений и пересмотр стратегических целей.
Стратегия закупок должна отвечать на следующие вопросы:
- Цели по экономии средств компании при закупках;
- Цели при управлении оборотным капиталом подразделения закупок;
- Информационные технологии, которые будут использоваться при закупках;
- Пути взаимодействия с поставщиками;
- Развитие персонала подразделения закупок и мотивация.
В стратегию должны входить бюджет развития и план работ по реализации стратегии.
Организация и мотивация
Каждая компания сначала осуществляет разрозненные закупки, организованные в соответствующих подразделениях. Такая структура не позволяет консолидировать закупки по одинаковой номенклатуре и использовать весь закупаемый объем для достижения наиболее конкурентных условий при работе с поставщиками. При реализации закупочной стратегии компании полностью централизуют закупки, что, однако, не всегда является оптимальным вариантом – например, если в одном из региональных подразделений компании закупается уникальная (не востребованная другими подразделениями) номенклатура товаров.
На этапе внедрения инструментов стратегии закупок полная централизация может быть оправдана, но после внедрения и обучения персонала, необходимо передать такие закупки обратно в регионы. Для реализации таких систем может быть создана филиальная структура подразделения закупок, где центральный филиал определяет стратегию, является контролирующим органом, а также полностью осуществляет казначейские функции.
Моделирование бизнес процессов: Отдел снабжения торгового предприятия // Atis Group
Модель закупок для каждой категории материалов или услуг выбирается индивидуально с учетом географии закупок и этапом реализации стратегии. При этом стратегией должна быть предусмотрена мотивация персонала на каждом этапе налаживания дисциплины закупок с соответствующими KPI по целям (ссылка на статью о мотивации).
Бизнес-процессы
Основной бизнес-процесс и подпроцессы закупки:
Процесс закупок начинается с планирования потребностей. Каждое подразделение планирует закупки в соответствии с своими потребностями с обязательным указанием сроков поставки и количества материалов/комплектующих/услуг, проверяется наличие свободных остатков на складах, уже заказанные товары/услуги у поставщиков, товары «в пути». В итоге появляется «чистая потребность» для закупки у поставщиков – товары консолидируют по номенклатуре и формируют план закупок.
Далее план закупок необходимо согласовать повторно с бюджетом и планом производства. Процедуры согласования потребностей с производством и бюджетом необходимы в том числе для расшивки узких мест процесса планирования потребности:
- Механизмы резервирования материалов на складе под уже открытые заказы и проекты – в случаях, когда часть проектов приостановлена или отменена в ходе реализации, в резерве может остаться значительная часть материалов, при этом план закупок будет формироваться без учета этих материалов.
- Согласование аналогов — зачастую в компаниях нет утвержденных и зашитых в систему таблиц аналогов по номенклатуре, а у менеджера по закупкам нет нужных знаний или мотивации для подбора– в этом случае будет принято решение о новых закупках, что фактически приведет к созданию неликвида на складе.
- Несоблюдение выполнения очередности заказов — материалы, поступившие в производство на один заказ, используются при производстве другого заказа.
- Финансовая дисциплина или лимитирование бюджета закупок – вопрос закупка минимальной отгрузочной партии решается каждый раз индивидуально (от закупки минимальной партии значительно превышающий план закупок до покупки точного количества товаров у розничного продавца, но со значительной ценовой надбавкой).
Если план закупок утвержден, но на ряд номенклатуры у компании нет действующих поставщиков, запускается процесс «От поиска поставщика до заключения договора». Данный процесс включает в себя анализ рынка, отбор поставщиков по параметрам, соответствующим стратегии закупок, проведение переговоров с поставщиками для достижения максимально выгодных условий, согласование типовых договоров и, если этого требует регламент, проведение итогового тендера на поставку.
После заключения договора следует ключевой в осуществлении закупок процесс «От заказа до оплаты». От того как выстроен и налажен этот процесс зависит конечный результат – выполнение плана закупок.
Основные вопросы, на которые нужно обратить внимание при построении этого процесса:
- Сколько времени занимает длится процесс и как сократить это время?
- Есть ли стандартные процедуры обработки типовых отклонений при поставке товаров/услуг таких как недопоставка, пересортица, прочие или каждый раз вопрос решается с привлечением руководства компании?
- Сколько стоит одна процедура закупки и как снизить эту стоимость?
- Информация о состоянии заказа доступна всем заинтересованным лицам своевременно? Если нет, что можно сделать, чтобы процесс был максимально прозрачным?
Итогом выполнения первых трех процессов является выполнение плана закупок – товары поставлены, услуги оказаны. Необходимо посчитать экономическую эффективность проведенных операций, убедиться в оптимальности запасов на складе и т.д. Процесс «Управление категориями» призван дать ответы на эти вопросы.
Процесс «Управление категориями» состоит из следующих процедур:
- разделение всей закупаемой номенклатуры на категории – группы, по которым будут работать категорийные менеджеры;
- оценка важности категории для компании, введение ключевых показателей эффективности (KPI) в соответствии с важностью категории, разработка планов работ по категориям;
- Проверка и измерение KPI по категориям, корректировка планов работ.
Последним блоком в бизнес-процессе закупки является «Управление договорами». Данный процесс состоит из следующих процедур:
- Управление создание договора – на этом этапе определяется процедура согласования договора. Традиционно упрощенная процедура согласования применяется для типового договора компании, согласование договора отличного от стандартного обычно занимает больший срок и требует жесткого контроля сроков согласования для обеспечения своевременности поставок.
- Управление эффективностью – соответствие условий договора целям стратегии в части управления оборотным капиталом компании.
- Управление изменениями в договорах – порядок внесения изменений и дополнений в действующие договоры.
- Управление закрытием договора – инструкции для работы поставщика и покупателя, содержащие положения, например, о документах о неразглашении коммерческих тайн и прочей информации перед закрытием/расторжением договоров.
В рамках процесса «Управление договорами» создаются регламенты по заключению договоров, где для каждого согласующего определена зона ответственности с целью заключения договоров с поставщиками на максимально конкурентных условиях. Процесс требует создание в организации единого центра ответственности за договорную работу.
Управление взаимоотношениями с поставщиками
Основными задачами блока «Управление взаимоотношениями с поставщиками» являются:
- определение стратегических поставщиков;
- определение целей при работе со стратегическими поставщиками;
- определение поставщиков, которых нужно «выращивать» до уровня стратегического поставщика и разрабатывать соответствующую программу управления;
- определение и измерение KPI для поставщиков для принятия решений о продолжении или прекращении сотрудничества с поставщиком.
Процесс управления взаимоотношениями выглядит следующим образом:
- Ранжирование поставщиков – выделение стратегических поставщиков. Выполнение обязательств перед такими поставщиками обязательно. Программы управления взаимоотношениями должны быть направлены именно на этих поставщиков.
- Разработка программ управления и процесс управления – введение KPI поставщика и разработка программы мероприятий, реализация которых поможет достичь или удержать KPI на требуемом уровне.
- Оценка результатов – по итогам очередного выбранного периода необходимо подводить итоги работы с поставщиком и, например на основании уровня KPI , принимать решения о продолжении работы, возможных корректирующих мероприятиях либо прекращения работы с поставщиком.
KPI для поставщиков в основном делят на 3 типа:
- коммерческие – риск несвоевременной поставки, возможности по снижению затрат;
- поведенческие – оперативность решения проблем;
- KPI взаимоотношений – встречи, вовлеченность персонала поставщика во взаимоотношения двух компаний.
Главная цель управления взаимоотношениями с поставщиками – снижение риска непоставки критически важной для компании номенклатуры товаров и оказания услуг. В случае хороших взаимоотношений компания получает возможность более точно предсказывать риски, связанные с поставками, и реагировать на них должным образом.
Информационные системы
По важности информационные системы в процессе закупок стоят сразу после стратегии. Оперативный расчет потребности, учет складских остатков и прочие операции при формировании и выполнении плана закупок – все эти параметры должны быть вмонтированы в систему в соответствии с действующей стратегией и регламентами, разработанными на основании стратегии.
Для достижения максимальной эффективности процесса закупок влияние человеческого фактора со стороны менеджеров по закупке должно быть сведено к минимуму.
В настоящее время одними из наиболее часто применяемых систем по управлению закупками являются 1С:УХ и 1С:ERP.УХ (ссылки на 2 статьи Василия)
Заключение
Обострение конкуренции и рост цен заставляют российские компании всерьез задуматься о сокращении затрат. Около 50% резервов находятся в области закупок, остальные 50% можно найти в управлении, организации производства, логистике и других областях деятельности. То есть основной резерв — именно в оптимизации закупки.
Комплексный подход к выстраиванию функции закупки в компании позволяет достичь максимального результата. При этом как в построении бизнеса, так и в налаживании функции закупок приоритет имеет стратегия.
Источник: nfp2b.ru
Заполняем закупки в 1С:ERP
В 1С:ERP существует много разных процессов, которые можно автоматизировать.
Один из них — процесс закупок.
В данном материале мы рассмотрим из чего состоит процесс закупок, как его правильно вести и на что следует обращать внимание.
Содержание
- Введение
НСИ закупки - Формирование заказов поставщику
Оформление заказа поставщику
Согласование заказа поставщику - Регистрация поступления
Оформление поступления - Регистрация расхождений
- Отработка расхождений
- Оплата поставщику
- Анализ
Введение
В общем виде процесс закупок можно представить в следующем виде:
Такие образом процесс закупок в 1С:ERP состоит из следующих пунктов:
— НСИ закупок (нормативно-справочной информации)
НСИ Закупок
НСИ закупок можно разделить на 2 части:
— Обязательные (без которых нельзя отразить операции);
— Дополнительные (использование которых регулируется настройками системы и потребностями предприятия.
— Номенклатура (справочник предназначен для хранения информации о: товарах, услугах, работах, таре, наборах),
— Контрагент (справочник предназначен для хранения информации о: юридических и физических лицах, с которыми ведутся взаимоотношения).
— Организация (справочник предназначен для ведения списка предприятия, для ведения учета по нескольким предприятиям необходимо включить функциональную опцию = Несколько организаций),
— Склад (справочник предназначен для ведения складских территорий, для ведения учета по нескольким складским территориям необходимо включить функциональную опцию = Несколько складов),
— Партнеры (справочник предназначен для ведения холдинговой структуры контрагентов, для использования необходимо включить функциональную опцию = Независимо вести партнеров и контрагентов),
— Соглашения с поставщиком (справочник предназначен для регистрации условий закупок у поставщиков, для использования необходимо включить функциональную опцию = Соглашения с поставщиками),
— Договор (справочник предназначен для регистрации условий взаиморасчетов с контрагентами, для использования необходимо включить функциональную опцию = Договоры с поставщиками)
— Номенклатура поставщиков (справочник предназначен для регистрации информации о номенклатуре контрагента, использование номенклатуры обязательно для автоматической загрузки из прайсов поставщиков и обмене электронными документами).
Применение дополнительных аналитик позволяют максимально использовать функционал системы, отражать разные схемы закупок и поступления товаров и услуг, формировать отчеты в разрезе указанных аналитик.
Формирование заказов поставщикам
Для отражения закупки не обязательно использовать данный документ.
Является документом планирования и контроля, предназначен для оформления предварительной договоренности о приобретении позиций номенклатуры у поставщика (для использования необходимо включить функциональную опцию = Заказы поставщикам).
Заказы поставщикам могут формироваться вручную (из списка документов, на основании соглашений, заказа клиента, сделки) и автоматически (на основании потребностей в соответствии с параметрами обеспечения).
Доступные операции по заказу (при включенных требуемых функциональных опциях):
— Закупка у поставщика,
— Импорт,
— Ввоз из ЕАЭС,
— Прием на комиссию,
— Прием на хранение с правом продажи.
Плюсы использования документа:
— Позволяет планировать поступление товаров,
— Появляется возможность согласовывать закупку,
— Появляется возможность ведения и анализа расчетов по заказам,
— Появляется возможность контроля и анализ состояния выполнения,
— Появляется возможность анализа причин отмены заказа / части заказа,
— Также, является распоряжением на перевозку, оплату, поступление.
Оформление заказа поставщику
Для отражения операции необходимо выполнить:
1. Создать документ
Создать документ Заказ поставщику: Закупки -> Заказы поставщикам -> Создать -> Новый.
2. Заполнить реквизиты документа
Заполнить реквизиты документа:
— Статус
— Приоритет
Заполнить реквизиты документа:
— Статус
— Приоритет
— От
— Поставщик
— Соглашение
— Хоз. операция
— Организация
— Договор
— Склад
— Номенклатура
— Назначение
— Количество
— Цена
— НДС
— Подразделение: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
— Списать на расходы: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
— Аналитика расходов: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
— Способ доставки
— Адрес доставки
— Подразделение
— Группа фин. учётов расчётов
— Направление деятельности
— Валюта
— Налогообложение
3. Выполнить проведение документа
Выполнить проведение документа (сформировать движения по регистрам): нажать кнопку Провести документ.
4. Распечатать документ
При необходимости можно распечатать сформированный документ: нажать кнопку Печать
5. Использовать отчёты для контроля выполнения заказа
Для контроля выполнения заказа можно воспользоваться отчетами (в форме заказа нажать «Отчеты»):
— Состояние выполнения
— Задолженность поставщикам
— Карточка расчетов с поставщиками
Для упрощения работы пользователей, в списке документов заказ поставщику предусмотрены различные состояния
- Ожидается согласование – оформлен новый заказ, в котором установлен статус = Не согласован. Требуется согласование (утверждение) заказа со стороны руководства торгового предприятия. После согласования с руководством для заказа устанавливается статус Согласовано, и он переходит в одно из следующих состояний в зависимости от тех условий оплаты, которые зарегистрированы в заказе поставщику;
- Ожидается аванс (до подтверждения) – в заказе поставщику установлен статус Согласовано. По заказу необходимо оформить перечисление аванса до момента согласования (подтверждения) возможности выполнения заказа поставщиком (в условиях оплаты зарегистрирован этап оплаты Аванс (до подтверждения));
- Ожидается подтверждение – в заказе поставщику установлен статус Согласовано. По заказу поставщику оформлен авансовый платеж (зарегистрирован платежный документ по списанию денежных средств). В этом состоянии также будут находиться те заказы, которые должны быть оплачены после подтверждения возможности поставки товаров или после оформления поставки товаров поставщиком. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа устанавливается статус Подтвержден. При проведении заказа со статусом Подтвержден информация о товарах регистрируется в графике движения товаров как ожидаемое поступление;
- Ожидается предоплата (до поступления) – для заказа установлен статус Подтвержден. В качестве условий оплаты по заказу установлена необходимость оплаты заказа до момента поступления товаров (вид оплаты Предоплата (до поступления));
- Ожидается поступление – для заказа установлен статус Подтвержден. Для тех заказов, для которых требуется предоплата до момента поставки товаров, оформлена оплата поставщику. По таким заказам можно начинать процесс оформления поставки товаров.
- Ожидается оплата (после поступления) – это состояние устанавливается по тем заказам, по которым установлен статус Подтвержден и необходимо произвести оплату поставщику после поступления товаров (поставщик предоставляет нам кредит).
- Готов к закрытию – по заказам выполнены все условия по оплате. Можно проконтролировать поставки товаров от поставщика и закрыть заказы (установить статус Закрыт).
Согласование заказа поставщику
Для отражения операции необходимо:
- Включить ФО: Согласование заказов поставщикам
- Указать ответственных за согласование на каждом этапе
Процесс согласования имеет предопределенный маршрут:
Задачи поступают на ответственных сотрудников:
Для контроля процесса согласования можно воспользоваться отчетом Результаты согласования закупки:
Регистрация поступления
Документ предназначен для оформления поставок товаров от поставщика.
Можно отражать различные операции (при включенных требуемых функциональных опциях):
— Закупка товаров у поставщика;
— Закупка товаров через подотчетное лицо;
— Прием товаров на комиссию;
— Закупка импортных товаров;
— Ввоз товаров из стран ЕАЭС.
Поставка товаров может быть оформлена на основании одного или нескольких заказов поставщику, соглашения или как отдельная поставка товаров.
Оформление поступления
Для отражения операции необходимо выполнить:
1. Создать документ Приобретение товаров и услуг:
ИЛИ Закупки -> Документы закупки (все) -> Создать -> Приобретение товаров и услуг -> Закупка у поставщика.
! ВАЖНО !
Данный способ позволяет создать поступление товаров и услуг по нескольким заказам. В новом документе Приобретение товаров и услуг необходимо:
1) заполнить основные реквизиты: Поставщик; Контрагент; Соглашение; Договор; Организация; Склад
2) для автоматического распределения поступивших товаров по заказам необходимо установить флаг Поступление по заказу на закладке Основное.
3) после подтверждения по заказам будут распределены поступившие товары. При распределении будут учитываться только те заказы, по которым ожидается поступление товаров (установлен статус Подтвержден).
Товары будут распределены по заказам, в которых значения основных реквизитов, а также валюта взаиморасчетов, вариант налогообложения, признак «Цена включает НДС», «Вернуть многооборотную тару», «Требуется залог за тару» совпадают со значениями в приобретении.
ИЛИ Закупки -> Заказы поставщикам -> выбрать заказ поставщику -> Создать на основании -> Приобретение товаров и услуг
2. Заполнить реквизиты документа:
> Вкладка = Основное
— Хоз. операция
— От
— Поставщик
— Соглашение
— Организация
— Договор
— Склад
> Вкладка = Товары
— Номенклатура
— Назначение
— Количество
— Цена
— НДС
— Подразделение-получатель: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
— Списать на расходы: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
— Аналитика расходов: для номенклатуры с Типом номенклатуры = Услуга / Работа
> Вкладка = Дополнительно
— Подразделение
— Группа фин. Учета расчетов
— Счет контрагента
— Налогообложение
— Закупка под деятельность
3. Выполнить проведение документа (сформировать движения по регистрам): нажать кнопку = Провести документ.
4. Выполнить отражение документа в БУ.
5. При необходимости, можно распечатать сформированный документ: нажать кнопку = Печать:
— Акт о приеме оборудования (ОС-14),
— Акт о приемке товара, поступившего без счета (ТОРГ-4),
— Акт об оказании услуг,
— Приобретение товаров,
— Приходная накладная,
— Приходный ордер (М-4).
6. Для регистрации поступившей счет-фактуры необходимо: в форме документа приобретение товаров и услуг нажать на ссылку = Зарегистрировать счет-фактуру.
7. Заполнить реквизиты документа:
— Счет-фактура №
— От
— Получен
— Организация
— Контрагент
8. Выполнить проведение документа (сформировать движения по регистрам): нажать кнопку = Провести документ.
Регистрация расхождений
Для регистрации расхождений и последующей их отработке необходимо включить ФО = Акты о расхождениях после поступления.
Для отражения операции необходимо создать документ «Акт о расхождениях после поступления».
Оформление акта о расхождениях после поступления
ФО = Акты о расхождениях после поступления.
Для отражения операции необходимо выполнить:
1. Создать документ Акт о расхождениях после поступления:
Закупки -> Документы закупки (все) -> выбрать документ поступления -> Создать на основании -> Акт о расхождениях после поступления.
2. Заполнить реквизиты документа:
Статус = Не согласовано
> Вкладка = Основное
— От
— Поставщик
— Организация
— Соглашение
— Договор
> Вкладка = Товары
— Номенклатура
— Количество: По документу
— Количество: Факт
— Количество: Расхождения
> Вкладка = Дополнительно
— Подразделение
— Валюта
— Операция = Закупка у поставщика
— Налогообложение
3. Выполнить проведение документа (сформировать движения по регистрам): нажать кнопку Провести документ.
4. При необходимости можно распечатать сформированный документ: нажать кнопку Печать:
— ТОРГ-1,
— ТОРГ-2,
— ТОРГ-3.
Отработка расхождений
После создания документа Акт о расхождениях после поступления идет отработка расхождений
Как идёт отработка расхождений
Источник: handy-soft.ru
Из каких этапов состоит процесс закупок в соответствии с ISO 9001?
Как требования к закупкам стандарта ISO 9001 на системы менеджмента качества ( СМК, – ред.) могут изменить процесс закупок продуктов и услуг вашей компании? Ответ на вопрос: в большинстве случаев изменят не сильно. Дело в другом. Когда вы выполняете требования в рамках внедрения СМК, вы утверждаете четкие правила в некоторых ключевых элементах процесса закупок.
Речь идет о тех аспектах, в отношении которых необходимо проводить мониторинг, дабы удостовериться в том, что приобретаемые услуги и продукты отвечают нуждам компании. Как с любым процессом в концепции ISO 9001, вам необходимо в первую очередь изучить «входные данные» процесса закупок. В основном «входы» в закупки «приходят» из связанного с ними процесса проектирования.
Определение требований компании к закупаемой продукцией
Одно из наиболее важных требований к процессу проектирования и разработки в стандарте ISO 9001 заключается в том, что нужно снабдить достаточной информацией из этого процесса процесс закупок. С получения требований от проектирования по сути дела и начинается закупочный процесс.
Если корректные данные на входе не были получены, то закупки с самого начала обречены на неудачу и результат не будет соответствовать нуждам предприятия. А предположим, ваша компания ничего не проектирует, что тогда? Все равно вы, так или иначе, должны убедиться, что персонал, отвечающий за закупки, снабжен всей необходимой информацией. Это делается на стадии анализа требований к продукции.
Выбор поставщика и согласование условий заказа
Поставщиков по ISO 9001 нужно выбирать на основе их способности поставлять продукцию и услуги, соответствующие требованиям. Поэтому частью СМК неизбежно будет процесс оценки того, насколько потенциальный подрядчик может произвести комплектующие в нужном количестве и с заданным уровнем качества. Вы устанавливаете критерии оценки и поддерживаете записи по этому вопросу. Чтобы закрыть этот вопрос нужно также определить условия сотрудничества, цены и сроки, обсудив и согласовав их с самими поставщиками.
Делаем заказ и обеспечиваем достаточный уровень информированности
Самая важная информация в случае закупок обычно отражается в документе, который называют «закупочным ордером». В сегодняшнем бизнесе слабо устоялись единые подходы к тому, что должна включать закупочная информация. С другой стороны, некоторые наиболее общие руководящие указания по этому поводу можно найти в стандарте.
Закупочная информация описывает собственно продукт, который предстоит производить поставщику, затем, она должна содержать критерии приемки готового товара. Необходимо включить в документацию такие детали, как процедуры, производственные процессы оборудование, требуемый уровень квалификации персонала подрядчика, требования к поставкам системы качества компании-закупщика.
Стоит обязательно прописать также особые требования к оборудованию. Если вы считаете, что вашему поставщику нужно использовать только фрезерный станок ЧПУ под управлением компьютера типа CNC и не более старый, то стоит обязательно прописать это в закупочной информации. Перед отправкой всех ваших требований поставщику проверьте, не упустили ли вы чего-нибудь, о чем он должен обязательно знать. Помните, что если подрядчик не произвел именно ту продукцию, которая вам нужна по причине отсутствия у него информации о чем-либо, то это, безусловно, не его вина. Дать понять, чего вы хотите должны именно вы.