Закупочная деятельность как бизнес процесс

Производственные процессы на любой фирме должны быть непрерывными. Любые перебои в результате приводят к снижению прибыли и увеличению издержек.

Процесс управления закупками является наиболее важным элементом правильно организованного производства. Связано это с тем, что на стоимость готового товара напрямую влияет правильный подход к организации закупочной деятельности.

Участники процесса

В процессе закупки участвуют две основные стороны: покупатель и поставщик или продавец. Другие лица могут участвовать в процессе в качестве посредников. Это вторичные заинтересованные стороны, такие как агенты по закупке или кредитные посредники. Малые и средние предприятия (МСП) часто нанимают покупателей, которые делают ставки, предлагают цену, выставляют счет и платят от имени покупателя (а иногда и продавца). Весь процесс включает и другие задачи, такие как упаковка, маркировка, отгрузка, экспортное лицензирование, и таможенная помощь.

Управление закупками — С чего начать и чем закончить…

В крупных компаниях для организации процесса закупок создается специальный отдел. Для фирм с небольшим оборотом достаточно будет взять в штат одного специалиста.

Закупочные процедуры: цели и задачи

Основная цель такой деятельности заключается в своевременном поступлении исходных материалов для изготовления конечного продукта. Отдел, который занимается закупками, также должен следить за ценовой политикой на необходимые товары и контролировать взаимоотношения с подрядчиками.

Правильная закупочная процедура имеет особенно важное значение для организаций, занимающихся производством. Это позволяет уже на подготовительном этапе работы уменьшить расходы и обеспечить высокое качество готового продукта.

Правильная закупочная процедура позволяет:

• организовать регулярное поставки исходного материала для непрерывного выпуска продукции (в результате удается избежать простоев оборудования и персонала, увеличивающих убытки компании и уменьшающих прибыль);
• запастись сырьем, которого будет достаточно для продолжения полноценной работы предприятия при отсутствии поставок в течение определенного периода;
• своевременно находить поставщиков, которые предлагают низкие цены на высококачественную продукцию.

Нужно понимать, что закупочная процедура не предполагает поиск поставщиков, которые могут предложить наименьшие цены на сырье среди конкурентов. Минимальные цены практически всегда свидетельствует о низком качестве продукта. Основная цель закупки — поиск поставщиков, которые могут предложить качественное сырье по приемлемой стоимости. Желание сэкономить на начальном этапе в будущем приведет к серьезным убыткам, связанным с производством конечного продукта низкого качества.

В зависимости от ниши и особенностей работы конкретного предприятия, задачи закупочного отдела могут отличаться. К наиболее распространенным можно отнести следующие:

7 «золотых» правил описания бизнес-процессов

• поиск новых подрядчиков, предлагающих широкий ассортимент товаров по выгодным ценам;
• анализ рынка;
• непрерывное взаимодействие с имеющимися подрядчиками;
• покупка сырья для производства готового продукта;
• выбор наиболее приемлемого механизма размещения заказов.

Отдельного внимания заслуживают фирмы, которые занимаются розничными продажами. Отдел закупок в таких организациях также должен проводить анализ спроса на продукцию. Это потребуется для своевременной корректировке ассортимента закупаемых товаров.

Методы закупки

Существует несколько методов закупок материальных ресурсов для предприятия. Выбор руководство делает исходя из поставленных задач.

1. Закупка одной крупной партией. Осуществляется крупномасштабная поставка сырья единоразово. Такой способ многие предприятия выбирают благодаря простоте оформления документов и повышенной торговой скидке, позволяющие существенно сэкономить.
2. Закупки на регулярной основе небольшими партиями. Предприятие заключает договор с продавцом о поставке необходимого количества сырья в течение определенного времени. Такой метод позволяет сэкономить площадь на складах. Кроме того, товары оплачиваются по мере поступления, что также позволяет сэкономить. Сокращаются также затраты на оформление документов, так как договор заключается единоразово.
3. Закупки по котировочным ведомостям. Такой способ отлично подойдет для организаций, которые занимаются недорогими и быстро употребляемыми товарами. Основным преимуществом является значительное снижение затрат на хранение продукции. Проблем со своевременностью поставок также обычно не возникает.
4. Закупка сырья с немедленной сдачей. Такой метод выбирают организации, которые работают в узкоспециализированной нише. Речь идет о продукции, которую невозможно получить по мере необходимости. Часто заказчик самостоятельно вывозит продукцию со склада поставщика. Метод требует более тщательного оформления документации при каждом заказе, в связи с чем увеличиваются издержки.

Заказчик также имеет возможность выбрать конкурентный или неконкурентный способ закупок (подразумевает работу с единым исполнителем). Существует несколько конкурентных вариантов:

• конкурс;
• аукцион;
• запрос предложений;
• запрос котировок.

Выбор механизма закупки указывается в положении о закупках.

Процесс организации закупочной деятельности: шесть основных этапов

Правильная процедура закупок — это слаженный механизм. Вся процедура выполняется в несколько этапов.

1. Выявление потребности в товаре или сырье.
2. Анализ запасов.
3. Подбор подрядчиков или поставщиков.
4. Подготовка заказа.
5. Получение товара.
6. Документальное сопровождение.

В процессе выполнения любого из этапов принимает участие сразу несколько исполнителей. Это не только отдел который, занимается закупками, но и отдел логистики и транспортировки, отдел контроля качества и внешние поставщики. Ошибка на любом из этапов может повлечь за собой серьезные денежные потери.

Оптимизация закупочной деятельности

Простые правила позволяют существенно снизить издержки и максимально оптимизировать закупочный процесс на всех этапах.

1. Следование заранее составленному плану организации закупок. Отказ от выполнения даже одного этапа может привести к существенным расходам. Возрастает риск снижения качества готового продукта.
2. Максимальная автоматизация процесса. Существенно сэкономить при взаимодействии с подрядчиками удается благодаря качественному программному обеспечению. Автоматизировать процесс можно на этапе поиска подходящих поставщиков, при составлении документации и приемке продукции.
3. Определение поставщиков как деловых партнеров. Правильное взаимодействие сторон обеспечит качественную работу на любом этапе закупок и увеличит прибыль компании.
4. Создание шаблонов договоров. Это позволит снизить вероятность возникновения разногласий с партнерами. Кроме того стандартизация документов позволит автоматизировать процесс контроля качества закупок на производстве и сэкономить время.

Планирование закупок согласно 223-ФЗ

Ключевым документом, в котором описывается весь закупочный процесс в определенной организации, выступающей в роли заказчика, является положение о закупках. Именно он является основой деятельности, связанной с закупками. В положении о закупках должна содержаться следующая информация:

• данные об учреждении, выступающем в роли заказчика;
• планируемые сроки закупок;
• даты исполнения договора;
• порядковый номер конкретной закупки;
• данные о начальной максимальной цене контракта.

В положение о планировании закупок должны включаться и другие сведения, определенные Законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Готовый план, расписанный в положении о закупках, должен разбиваться помесячно или поквартально. Руководитель организации имеет возможность самостоятельно определять сроки и способ подготовки плана. Но стоит учесть, что готовый документ должен быть размещен в Единой информационной системе (ЕИС) в течение десяти календарных дней с момента его утверждения или внесения изменений.

Если стоимость товаров или услуг, которые заказывает организация, не превышает 100 тысяч рублей, сведения о них размещать в плане нет необходимости согласно 223-ФЗ. Не нужно размещать информацию о заказах до 500 тысяч рублей и в том случае, если годовой оборот фирмы превышает 5 миллиардов рублей.

Все остальные заказы обязательно должны размещаться в Единой информационной системе согласно законодательству. Отказ от выполнения этого требование приводит к наложению штрафа на организацию от 30 до 300 тысяч рублей.

Источник: 223-1c.ru

Как оптимально выстроить работу подразделений закупок

Все предприятия — независимо от вида деятельности — закупают сырье, материалы, услуги. Функция закупок оказывает существенное, а порой и решающее влияние на экономику производства. Как оптимально выстроить работу подразделений закупок, как наилучшим образом вписать их в оргструктуру предприятий — об этом и многом другом шла речь на первом в России круглом столе руководителей закупок крупнейших российских промышленных компаний.

Участники семинара — а это были представители таких компаний, как СИБУР, ТНК-ВР, «Росатом», «Атомкомплект», «Сильвинит», «Мосэнерго», ТГК-1, Холдинг МРСК, «Северсталь-Ресурс», «Метинвест», «КЭС-Холдинг», «Фортум», «Газпром нефть» — обсудили доклад McKinsey о лучших международных методах организации закупочной деятельности, обменялись опытом управления закупками, рассказали об интересных решениях, найденных их компаниями, а также заслушали выступление директора по закупкам СИБУРа Федора Кирсанова.

На круглом столе большое внимание было уделено темам организации функции закупок, КПЭ (ключевых показателей эффективности) закупок, проблеме оценки экономии при закупках материалов, работ и услуг. Перед началом дискуссии мы задали участникам несколько вопросов: Сколько КПЭ имеется у руководителей закупок в вашей компании? Насколько регулярно ставятся цели по КПЭ и оцениваются фактические показатели? До какого уровня в компании каскадируются КПЭ? Наш блиц-опрос выявил существенные различия в системах управления эффективностью закупок в компаниях, представленных участниками круглого стола (см. схему).

В целом дискуссия получилась откровенной, глубокой и полезной. Собравшиеся познакомились друг другом, обменялись контактами, чтобы обращаться друг к другу за профессиональными советами напрямую, обогатились новыми идеями, как совершенствовать сферу закупок в своих компаниях. Пожалуй, это стало самым главным итогом встречи.

McKinsey: Какое место в организационной структуре компании занимают закупочные подразделения?

Андрей Соколов: У нас долго и бурно обсуждалось, к какому блоку — производственному или финансовому — должна относиться функция закупок. В конце концов ее подчинили непосредственно генеральному директору. По этому принципу мы живем уже два года. Работать, решать поставленные перед нами задачи теперь стало гораздо проще.

Игорь Ластовка: В Госкорпорации «Росатом» функция закупок тоже подчиняется напрямую генеральному директору. И с учетом важности данного направления деятельности, признанного даже государством, считаем такое подчинение наиболее правильным. На местах, в управляемых организациях, эта функция чаще всего подчинена заместителю руководителя организации.

УЧАСТНИКИ КРУГЛОГО СТОЛА

Сергей Архипенко — директор по снабжению дивизиона стали и проката ООО «Метинвест Холдниг»
Владимир Беззубов — заместитель генерального директора по снабжению ОАО «Сильвинит»
Наталья Григорович — заместитель директора департамента, начальник отдела методологии и ценообразования Госкорпорации «Росатом»
Константин Гусев — начальник управления инвестиционных закупок ОАО «Фортум»
Феликс Ицков — директор департамента закупок МТР и управления запасами, БН «Переработка и торговля», ОАО «ТНК-ВР Менеджмент»
Федор Кирсанов — директор департамента обеспечения производства ОАО «СИБУР Холдинг»
Игорь Ластовка — генеральный директор ОАО «Атомкомплект»
Павел Лежнев — директор по снабжению ЗАО «Северсталь-Ресурс»
Сергей Михайлов — вице-президент управления системой снабжения ОАО «ТНК-ВР Менеджмент»
Андрей Соколов — директор по логистике ОАО «ТГК-1»
Максим Степанов — начальник управления дирекции МТО и КС ОАО «Газпром нефть»
Марина Устинова — начальник управления снабжения и логистики «Мосэнерго»
Руслан Хальфин — вице-президент, руководитель департамента методологии и организации закупочной деятельности ЗАО «КЭС»
Тарас Шевченко — начальник департамента по закупочной деятельности ОАО «Холдинг МРСК»

McKinsey: Какие функции в ваших компаниях выполняют отделы закупок и как контролируется их деятельность?

Руслан Хальфин: У нас закупки выстроены как бизнес-процесс, который начинается с того момента, как возникает потребность в приобретении, и заканчивается исполнением контрагентом своих обязательств перед заказчиком. Бизнес-процесс закупки институционально разделен на три направления: блок методологии и контроля за закупками устанавливает правила и контролирует их исполнение; коммерческий блок непосредственно проводит переговоры с участниками и возглавляет конкурсные комиссии; блок заказчика формирует заявки на закупку. Таким образом в компании снимается конфликт интересов при проведении закупок.

Тарас Шевченко: В МРСК закупщики одновременно выстраивают методологию всего процесса закупок и реализуют его. Начинается он с планирования закупки и заканчивается выдачей протокола с решением закупочной комиссии. Контролируют этот процесс наши аудиторы.

ПЕРЕМЕНАМ БЫТЬ [1]

Полтора года назад мы начали реформирование функции закупок. Изменили организацию закупок и иначе выстроили весь процесс: от стратегий до поставки на склад; кроме этого, реализовали целый ряд конкретных инициатив по повышению как экономической, так и организационной эффективности. В помощь закупщикам мы создали бэк-офис и аналитический отдел.

По важнейшим категориям закупок мы разрабатываем стратегии закупок и новые подходы к контрактованию, и, хотя совет директоров формально их не утверждает, мы руководствуемся ими в своей деятельности, что приносит значимые экономические результаты.

Wiki buy : Этапы закупочной деятельности

Какие основные этапы проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ существуют в современной бизнес-практике российских компаний?

Существуют следующие этапы закупки:

1. Прогнозирование закупок.
2. Установление потребности в закупках и их обоснование.
3. Составление плана закупок на опредёленный период.
4. Определение параметров конкретной закупки.
5. Объявление очередной закупки.
6. Сбор предложений потенциальных поставщиков.
7. Определение победителя данной закупки.
8. Заключение договора.
9. Исполнение договора.

• Зачем это нужно закупать?
• Почему нужно закупать именно это?
• Почему это нужно закупать именно в таком объёме?
• Почему это нужно закупать именно по такой цене?

Для определения этапов размещения закупки товаров и услуг необходим анализ уже осуществлённых закупок за конкретный период по конкретному направлению и в целом по компании. По общему правилу все три названных базовых участника закупочной деятельности должны являться обособленными субъектами. При эффективной организации закупочной деятельности на каждой из стадий закупочного процесса их полномочия распределяются в соответствии со следующими принципами:

Инициатор анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода, чтобы правильно запланировать этапы тендера.

При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) инициатор доводит эту потребность до контролёров с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.

Контролёры оценивают необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки. В случае согласования контролёрами данной закупки она включается профессиональным закупщиком в план закупок на предстоящий закупочный период.

Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается контролёрами, после чего публикуется профессиональным закупщиком с соблюдением требований действующего законодательства. При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок инициатор обосновывает перед контролёрами необходимость таких изменений, а контролёры, в случае согласования данных изменений, утверждают внесение профессиональным закупщиком изменений в план закупок.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок инициатор отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок в описанном выше порядке.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок профессиональный закупщик в соответствии с заявленной инициатором потребностью разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней потребности заказчика в продукции и иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

При наступлении срока публикации информации о закупке профессиональный закупщик публикует эту информацию в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После публикации информации о закупке профессиональный закупщик обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков, оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление победителя закупки, направление договора для подписания победителю.

После проведения закупки профессиональный закупщик публикует информацию о результатах закупки (о том, кто был выбран победителем, либо о том, что закупка завершена без выбора победителя) в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После объявления результатов закупки инициатор проводит преддоговорные переговоры с поставщиком и согласует проект договора с контролёрами.

После подписания договора с поставщиком инициатор обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица предприятия акты, свидетельствующие об исполнении договора.

После завершения договорных отношений с поставщиком инициатор отчитывается перед контролёрами об эффективности закупки.

Контролёры совместно с инициаторами и профессиональным закупщиком анализируют результаты закупок за определённый период и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.

На каждой из описанных выше стадий закупочной деятельности важно соблюдать принцип соответствия полномочий и ответственности, в соответствии с которым ответственным за последствие того или иного решения является субъект, принявший данное решение.

Источник: www.b2b-center.ru