С ростом масштабов организации возникает необходимость в управлении и документальном сопровождении процесса подготовки, согласования и выполнения заявок. Заявка в общем случае выступает как формализованный запрос на выполнение определенной работы или предоставления ресурсов. При этом заявка может выступать, как в качестве вспомогательного элемента в рамках операционных бизнес-процессов, так и в качестве основного способа выполнения определенных задач. Возможности системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum позволяют охватить все этапы жизненного цикла заявки с учетом возможной формализации заявки, как в виде бумажного документа, так и в виде уведомления адресатов в электронном виде.
Техническое решение «Управление заявками» предназначено для создания, согласования и организации работ по исполнению заявок и фиксации итогов каждого из вышеперечисленных этапов. Решение позволяет универсализировать работу с заявками и охватить все подразделения организации, от производственных цехов до административных отделов.
Как создать поток горячих заявок в бизнесе?
Возможности
Техническое решение «Управление заявками» позволяет:
- автоматизировать процесс управления заявками на выполнение определенных работ или предоставление ресурсов, а также решение может быть интегрировано в существующие бизнес-процессы организаций.
- зафиксировать в едином формате и в едином справочнике всю информацию по процессам работы с заявками, независимо от предмета заявки, места инициации, способа исполнения, сферы деятельности организации.
Техническое решение состоит из нескольких компонент, которые обеспечивают фиксацию и хранение необходимой информации по заявкам.
- Справочник «Заявки» – предназначен для фиксации всей информации, касающейся заявки: предмета заявки, особых условий, состава согласующих лиц, фиксации результата исполнения заявки;
- Справочник «Виды заявок» – предназначен для фиксации выделенных в организации видов заявок и доступного для данного вида состава работ и оборудования;
- Мастер действий «Оформление заявки» – предназначен для последовательного создания заявки в виде электронного документа, фиксации сведений о заявке в справочнике «Заявки» и отправки заявки на согласование и исполнение;
- Типовой маршрут «Выполнение работ по заявке» – предназначен для согласования заявки, определения исполнителей, контроля исполнения работ.
Вспомогательные компоненты обеспечивают наполнение системы необходимыми данными, позволяющими охватить весь спектр работ по заявкам в организации:
- Справочник «Виды работ» – предназначен для фиксации возможных работ для каждого вида заявки;
- Справочник «Виды оборудования» – предназначен для ведения видового перечня оборудования и/или других предметов заявки;
- Справочник «Материалы» – предназначен для учета используемых в процессе выполнения заявки материальных ресурсов;
- Справочник «Список оборудования» – предназначен для ведения перечня оборудования либо ресурса, являющегося предметом заявки. Справочник позволяет зафиксировать инвентарные (учетные) номера, месторасположение оборудования и ответственных лиц.
- Справочник «Центры финансовой ответственности» – предназначен для фиксации принадлежности структурных подразделений к определенным центрам финансовой ответственности в организации.
Решение использует базовые модули системы DIRECTUM и не требует настройки взаимодействия с другими модулями.
Труба Бизнеса часть 2 Заявки. Лиды и что с ними делать? Петр Осипов Дельта БМ Бизнес Молодость
Бизнес-эффект
Использование технического решения «Управление заявками» позволяет достичь следующих результатов:
Для работников структурных подразделений – инициаторов заявок:
- сокращение временных затрат и упрощение процесса подготовки заявок;
- автоматизация процесса определения конечного адресата заявки и состава согласующих;
- упрощение взаимодействия с конечным исполнителем по заявке и оперативное предоставление необходимой информации;
- возможность контроля стадии согласования и выполнения заявки, приемке работ.
Для структурных подразделений – исполнителей заявок:
- универсализация процесса обработки заявок от разных структурных подразделений;
- возможность запроса у инициаторов необходимой дополнительной информации (в зависимости от вида заявки) уже на стадии создания заявки и сокращение временных затрат на получение дополнительной информации после получения заявки;
- возможность получения сводных отчетных данных по всему подразделению и конечным исполнителям заявок, затраченным материальным и временным ресурсам;
- упрощение распределения заявок между конечными исполнителями на основе мониторинга текущей загруженности работников.
Пример работы
Создание заявки
Для создания заявки работник запускает мастер действий Оформление заявки и указывает все необходимые данные (предмет заявки или состав работ, описание проблемы и т.д.). Для автоматизации процесса детализации заявки в мастере действий используются вспомогательные компоненты системы. Часть данных заполняется автоматически с возможностью изменения (дата заявки, инициатор, ЦФО).
Первый этап мастера действий «Оформление заявки»
В результате работы мастера создается электронный документ с указанными данными и запись справочника Заявки.
Запись справочника Заявки
Согласование заявки
Подготовленная заявка автоматически отправляется на согласование и исполнение по типовому маршруту.
В рамках процесса согласования заявка попадает к руководителю подразделения инициатора заявки (если руководитель подразделения и инициатор заявки совпадают, то заявка автоматически отправляется на дальнейшее согласование). Руководитель подразделения определяет целесообразность заявки, корректность всех указанных данных и принимает решение об отправке заявки адресату или о нецелесообразности заявки, и прекращении работ.
После согласования заявка поступает на рассмотрение руководителю подразделения, закрепленного для выбранного вида заявки. Руководитель может принять заявку в работу и направить на исполнение, либо мотивированно отказать в исполнении заявки. По итогу рассмотрения инициатор получает уведомление о решении по заявке.
Исполнение заявки
Конечный исполнитель фиксирует результат выполнения работ по заявке и затраченные ресурсы. Инициатор контролирует исполнение работ и может принять работы, либо отправить на доработку. Все данные по итогу исполнения заявки фиксируются в справочнике Заявки.
По итогам исполнения заявок для каждого центра финансовой отчетности может быть сформирован отчет по исполненным заявкам и затраченным ресурсам.
Источник: www.directum.ru
Заявки
Заявка представляет собой документ, служащий для выражения воли касательно получения услуг/продукции. Как правило, направляется она от инициатора закупки лицу, которое предположительно исполнит заявку. В большинстве случаев оформляется в письменной форме. Рассмотрим особенности этого документа на примере заявки на покупку товара.
Для чего создается заявка на покупку продукции?
- Бумага позволяет забронировать нужное изделие.
- Требуется тогда, когда покупатель ранее не мог определиться с покупкой. Предпочтительные для приобретения изделия указываются в заявке.
- Заявка подтверждает согласие покупателя на условия, предложенные поставщиком.
- Документ, составленный покупателем, является основанием для возникновения обязанности по принятию и покупке товара.
Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.
Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.
К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.
Требования к заявке
Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:
- У документа должна быть в «шапке». В ней содержится наименование участников сделки, их адреса, номера, факсы, платежные реквизиты.
- В текст следует поместить все данные договора, который является основой сделки. Здесь следует упомянуть про то, что заявка не является основным документом. Это вспомогательная бумага, которая прилагается к базовому соглашению. Его реквизиты и нужно указывать. Прописывается номер договора, дата его оформления.
- У заявки должно быть соответствующее название. Приводятся сведения о предмете заявки: название продукции, ее технические свойства, ассортимент, нужное количество, стоимость.
- Необходимо указать сроки поставки. Если поставка осуществляется в несколько этапов, необходимо задать сроки для каждого из этапов.
- Текст заявки завершается подписями участников сделки, печатями. Если в сделке используются доверенности, прописываются их номера.
Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.
Разновидности заявок
Заявки подразделяются на эти виды:
- Внешние. Обычно отправляются от покупателя к поставщику. То есть, отправителем является внешний пользователь. Это может быть заявка на поставку продукции/предоставление услуг.
- Внутренние. Отправляются внутри самой организации. К примеру, это могут быть заявки на получение канцтоваров, получение услуг от другой фирмы.
Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.
Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.
Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.
То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.
- Заявка на заключение договора 13430
- Заявка на участие в аукционе 14967
- Заявка на ремонт оборудования 16119
- Заявка на поставку товара 72759
- Заявка на оказание услуг 35132
Источник: assistentus.ru
«Что такое лид?» — Как работать с заявками в CRM-системе
Здравствуйте, дорогие читатели! Сегодня немного подробнее разберем терминологию CRM-систем и поговорим о том, как ещё называют заявки, как с ними работают и что про них важно знать.
30 просмотров
Начну с определения. Лид/заявка/потенциальный клиент – в первую очередь это понятие CRM-системы. Лидом мы называем потенциального клиента, пришедшего с определенного канала трафика: сайт, соцсети, рассылки, коллаборации, партнерские программы, мессенджеры, чат-боты и так далее. В будущем в своих статьях я буду использовать именно эту терминологию.
Лид – ещё не клиент. Его важно квалифицировать и довести до покупки.
Сейчас важно понять, как работать с заявками в CRM-системе, а самое главное – как их систематизировать и дожимать потенциальных клиентов до продажи.
Заявка должна оказаться в CRM-системе
Даже если у вас очень маленькая компания, я не советую вносить заявку в систему вручную. Сделайте интеграцию с рекламной платформой, откуда к вам приходят заявки. Так все заявки будут отображаться в системе автоматически, и вы сможете незамедлительно приступить к работе с ними.
Советую настроить UTM-метки таким образом, чтобы вы всегда знали, откуда пришел лид. В будущем это сильно поможет при распределении рекламного бюджета, настройки сквозной аналитики и в целом анализе бизнеса.
Если вносить заявки в систему вручную, есть несколько возможных проблем:
- В один прекрасный день вы забудете или не успеете добавить заявку в систему
- Когда компания достаточно вырастет, заявок будет слишком много, и вы физически не успеете обработать их все
Квалификация
Для начала стоит понять, сможете вы помочь потенциальному клиенту или нет. Далее важно понять, какой выбрать подход для него и какому менеджеру передать лида. Это зависит от структуры внутри вашей компании.
К примеру, вы работаете по всей России, но только с индивидуальными предпринимателями. Вам нужно понять, подходит ли вам конкретный лид, а после – передать его менеджеру, ответственному за регион, откуда пришла заявка.
В идеале знать основную информацию о человеке на этапе формирования лида. Если так сделать не получилось, нужно назначить менеджера, который прозвонит заявку и узнает всю необходимую информацию.
Таким образом, потенциальный лид становится настоящим лидом, с которым можно полноценно работать. Как только потенциальный клиент оплатит счет, лид превратится в сделку.
Доведите заявку до покупки
На этом этапе задача вас или вашего менеджера – провести по каждому этапу продажи потенциального клиента, следуя инструкциям из скрипта продаж. Более подробно про эти этапы и инструменты, которые могут вам помочь, я напишу в одной из следующих статей – чтобы не пропустить, подписывайтесь на канал!)
Спасибо, что дочитали до конца! Ставьте лайки и подписывайтесь на мой блог. А если вас заинтересовало внедрение CRM-системы, переходите на мой сайт и оставляйте заявку – мы разработаем план интеграции бесплатно в течение 3 дней!
Источник: vc.ru