Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД — документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е. жизненного цикла обработки.
Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов. Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом. Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в предыдущей статье, попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».
Что такое бизнес-процесс?
Информация в документе
Документ – прежде всего, носитель информации. Какая информация может содержаться в документе СЭД?
Неструктурированная информация
- один файл
- набор версий файла (хранящих историю его изменения)
- несколько файлов одного или разных форматов (например, договор и приложения), каждый из которых может содержать историю версий
- более сложные структуры файлов, включающие иерархическую упорядоченность данных, например, в задачах технического документооборота (описание структуры изделия)
Структурированная информация
– набор атрибутов документа. В ECM-системах эти данные принято называть метаданными (данными, сопровождающими файл документа), что не совсем корректно, т.к. в приложении СЭД может обрабатываться документ, который не содержит файлов, а включает только структурированную информацию. В приложении СЭД правильнее было бы называть метаданными информацию о структуре документа – составе атрибутов, которые составляют структурированную часть документа, но менять терминологию уже поздно.
- набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время)
- атрибуты перечисления (простые справочники) – для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределенными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.).
- атрибуты, заполняемые из справочников, в отличие от перечислений, — это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). С одной записью справочника может быть связано несколько атрибутов документа. Например, для конкретного контрагента в документе могут сохранятся такие атрибуты как ФИО, юр. адрес, телефон и пр. В зависимости от способа обработки документа справочное поле может сохранять статическое значение выбранного элемента — справочника или ссылку, которая будет восстанавливать значение при каждом открытии документа, а, возможно, и то и другое.
- атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. Так, например, для Docsvision — это такие атрибуты как ссылка на связанный документ, категория документа, ссылка на папку, в которой хранятся документы, номер документа, ссылка на задание, которое создано по документу и пр. Заполнение подобных полей требует определённой логики обработки в зависимости от типа атрибута.
Иногда таблицы могут организовывать иерархии записей. Каждая строка в таблице атрибутов может содержать не только плоский набор атрибутов, но, в свою очередь, содержать таблицу атрибутов. Самый типичный случай — это список заданий, связанных с данным документом. В приложениях СЭД часто возникает необходимость декомпозировать задания, таким образом каждая строка таблицы, содержащей ссылки на задние по документу, может содержать подчиненную таблицу, содержащую порожденные от него дочерние задания.
Лекция 3. Жизненные циклы технических документов
Служебная информация – содержит данные, которые накапливаются в ходе обработки документов и которые нужны не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности и пр. Это могут быть журналы фиксации фактов доступа к документу, история изменений, сделанных в документе и пр. Это, как правило, табличные данные.
Информация о достоверности – специальный вид служебной информации, с помощью которой подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов. Иногда могут использоваться и менее дорогостоящие механизмы, так, например, в системе Docsvision реализован механизм «простой подписи», не требующий инфраструктуры PKI. Подписываться могут файлы документов и отдельные атрибуты структурированных данных, также в подпись может включаться информация о совершении операций в отношении подписываемых данных.
- Время последнего изменения данных документа
- Информация о правах доступа к документу
- Наличие блокировки документа или отдельных файлов (Check-in/check-out контроль)
- Этап жизненного цикла обработки документа (состояние документа)
В Docsvision есть несколько возможностей конструировать информационную структуру и визуальный интерфейс формы документов. Низкоуровневый визуальный инструмент Менеджер карточек (CardEditor) позволяет создавать новые типы документов, описывать их информационную структуру и определять ограничение на значения полей. При использовании данного инструмента программный компонент, реализующий интерфейс документа, разрабатывается на любом языке программирования с использованием API платформы Docsvision.
Рисунок 1. Низкоуровневый инструмент CardEditor позволяет описывать информационную структуру документов.
Более высокоуровневый документ – конструктор карточек — позволяет формировать и информационную структуру, и внешний интерфейс определенного вида* документа. Содержит набор элементов управления как общего назначения, так и специализированных. Конструктор карточек позволяет также подключать различные программные обработчики (скрипты) к различным операциям, которые выполняет пользователь, и событиям.
*
Тип – это низкоуровневый объект, который содержит в себе описание структуры данных (схему)
Например, в Docsvision изначально поставляются типы карточек Документ и Задание.
Вид – это разновидность карточки определенного типа. Настраивается при помощи справочников и конструкторов.
Рисунок 2. Высокоуровневый инструмент «Конструктор карточек» позволяет описывать информационную структуру документов и ее интерфейс.
Например, в Docsvision поставляются для типа Документ виды Входящий, Исходящий и т.д.
Для одного документа могут быть сконструированы несколько интерфейсов для его обработки различными пользователи на различных стадиях его жизненного цикла.
Жизненный цикл документа
- изменения могут вноситься в основной текст файла документа, только в протокол разногласий или вноситься не могут,
- могут быть доступны для чтения и редактирования те или иные поля (метаданные) документа,
- доступны для выполнения те или иные операции.
В системе Docsvision имеется отдельный конструктор, позволяющий описывать жизненный цикл документа и операции, доступные на каждом этапе жизненного цикла.
Рисунок 3. Инструмент «Конструктор состояний» позволяет описывать жизненный цикл документа.
Замечание! Жизненный цикл документа описывает не процесс его обработки, а изменение документа в процессе его обработки. Обычно в ECM/BPM-системах реализуются две подсистемы – управления жизненным циклом документов (Life Cycle) и бизнес-процессами их обработки (Workflow).
Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа
В приложениях с документом могут выполняться те или иные действия, причем их выполнение может содержать разнообразную логику обработки. Простейшая логика обработки связана с правилами заполнения полей документа. Например, поле может быть обязательным или содержать какие-то ограничения (планируемая дата не может быть раньше текущей даты). Правила такого рода настраиваются в визуальном конструкторе правил заполнения полей.
Иногда может потребоваться специфическая и более сложная логика обработки правил заполнения полей, специфичная именно для приложений СЭД. Например, формирование номера документа в делопроизводстве или уникального идентификатора штрих-кода может опираться на сложные правила. Другим примером сложных правил заполнения полей документа могут быть назначение исполнителя документа в соответствии с оргструктурой компании и структурой временных замещений. Для реализации подобных сценариев в системе Docsvision реализованы специальные элементы управления, которые также могут быть настроены.
Однако большое количество сценариев обработки бизнес-логики документа невозможно заранее предугадать. Для их реализации документ Docsvision поддерживает возможность программных расширений. Для этого можно использовать язык #C и специализированное API для доступа и управления данными документа. Программа обработки может быть связана с любым событием, происходящим с документом – его открытием, модификацией поля или файла.
Рисунок 4. Конструктор карточек позволяет создавать различные программные сценарии для реализации расширенной логики обработки документа.
Особая группа логики обработки информации в документе связана с синхронизацией данных из полей содержимого файла (например, ячейки Excel или поля Word) документа и его атрибутами. Для этого в Docsvision реализован специальный инструмент разметки офисных документов.
В следующем разделе мы расскажем про средства оптимизации интерфейса документа для конкретного сценария использования и ролевой модели Docsvision.
- Блог компании Docsvision
- ECM/СЭД
Источник: habr.com
Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота
Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству» приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.
На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе – какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.
Что такое — жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Вообще говоря, все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):
- документы создаются;
- они рецензируются и исправляются;
- формально или неформально утверждаются;
- распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
- они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
- при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.
Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация документов;
- направление на исполнение и исполнение документов;
- оформление и удостоверение документов;
- отправка.
Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.
В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.
В делопроизводстве принято выделять группы документов — входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается. В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например — входящим.
Документ создается (чтобы документ стал входящим, он, конечно, должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).
На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.
Работа эта состоит из двух частей:
- ввод реквизитов документа;
- ввод образа документа.
Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.
Прим.: если такой возможности нет в описании системы электронного документооборота, то такие системы называют контрольно-регистрационными. С их помощью можно заменить бумажную картотеку, вести контроль исполнения документов, но такие возможности, как оперативная передача документа адресату (в электронном виде), согласование документа, электронное ознакомление, будут недоступны.
Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать.
Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном — «бумажном» — формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.
Данная операция может быть разбита на две части:
- отчет самого исполнителя;
- отметка руководителя о том, что результат исполнения его устраивает.
Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении – это разгружает службу делопроизводства.
Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.
Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.
При изучении системы электронного документооборота следует обратить внимание, как именно производится классификация. Гораздо удобнее, если система позволяет отсортировать документы, отнесенные к одному делу, а не просто хранить номенклатурный индекс дела, к которому отнесли данный документ.
На этом этапе могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты — на все это следует обратить внимание при изучении системы. Операции, входящие в жизненный цикл исходящего документа, гораздо более разнообразны. Их более подробно разберем в следующей статье.
Ольга Подолина,
Консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений,
компания «ИнтерТраст»
Источник: www.top-personal.ru
Жизненный цикл документа. Требования к системе документооборота
Жизненный цикл документа – тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз) [10, с.291]:
рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
выполняют свою основную функцию и попадают в архив;
при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.
Делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов: [11, с.420]
прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
направление на исполнение и исполнение документов;
оформление и удостоверение документов;
Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов.
Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе.
Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес–процессами предприятия.
В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management) [8, с.95]. Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота.
Система документооборота – это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также не структурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.
Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д.[5, с.144]. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.
Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб–контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес–процессов предприятия.
Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте[9, с.128]. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес–процессов и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.
Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах.
При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту.
При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.
Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT, ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.
Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются[12, с.339]:
Необходимость повышения эффективности работы
Улучшение контроля информации
Уменьшение общей стоимости управления информацией
Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику, не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.
Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес–процессами. Бизнес–процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия накладываются и прочее.
В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес–процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий.
В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес–процесса сотрудник.
В некоторых случаях бизнес–процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.
Некоторый средне–статистический бизнес–процесс включает в себя следующие функции[13, с.362]:
Визуальную схему маршрута прохождения информации и задач на предприятии;
Точки обработки данных, например изменения документов, записи сообщений и прочее;
Точки разветвления маршрута на параллельные ветви, а также точки слияния маршрута;
Механизмы напоминания и уведомления о событиях системы для пользователей;
Механизмы делегирования, переадресации и замены исполнителей.
Кроме того с подсистемой бизнес–процессов часто связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.
Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.
Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота.
Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации).
Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации. Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения.
Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.
Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.
Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30–2003.
Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению, хранению и отправке документов.
Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.
Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил[11, с.394]: максимальное сокращение инстанций прохождения документов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких–либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот); исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из–за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.); максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем–нибудь столе.
Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: прямоточности направления потоков документов, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота.
Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.
Источник: studfile.net
