Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта
Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласования договоров . Каждый такой бизнес- процесс представляет описание последовательности этапов работы, выполнение которых приводит к заданному результату. Данное описание называется картой маршрута бизнес-процесса.
Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации.
- Настроить произвольное количество карт маршрутов.
- Назначить исполнителя каждого этапа.
- Автоматизировать назначение задания для исполнителей этапов.
- Зафиксировать результат работы по каждому этапу.
Состоит из компонентов:
- Карты маршрутов бизнес-процессов — описание и настройка этапов.
- Бизнес-процессы, запущенные по карте маршрута.
- Задачи бизнес-процессов, автоматически создаваемые на каждом этапе.
В ходе работы пользователей автоматически или вручную запускаются бизнес-процессы по заданным картам маршрутов. Далее на каждом этапе автоматически создается задача для исполнителя. По мере выполнения пользователями задач, бизнес-процесс доходит до точки завершения.
Бизнес-процессы объектов
Карты маршрутов бизнес-процессов могут быть 2-х типов:
- Карты независимых процессов. Не имеют жесткой связи с объектами базы данных.
- Карты бизнес-процессов объектов. Связаны с объектами базы данных (объектами управления). Например, это могут быть процессы согласования руководителем коммерческого предложения или юристом договора с поставщиком.
Рассмотрим признаки, отличающие бизнес-процессы объектов:
- Всегда запускаются автоматически.
- Привязаны к документу или элементу справочника (объекту управления).
- При выполнении задач автоматически изменяется значение одного реквизита объекта управления, которое недоступно для ручного редактирования пользователями. Например, это может быть реквизит Статус документа Коммерческое предложение.
- При попытке открыть задачу будет открыта форма связанного объекта. Завершение этапа, ввод результатов, просмотр истории выполнения бизнес-процесса и т.п. производится на форме связанного объекта.
- Для одного объекта управления может одновременно быть запущен только один бизнес-процесс.
- В программе можно настроить связь бизнес-процесса с документом Интерес клиента. В этом случае интерфейс пользователя будет нестандартным, с его описанием можно ознакомиться в Инструкции по работе.
Настройка карты маршрута бизнес-процесса объекта
В настройках карты маршрута бизнес-процесса объекта необходимо выбрать соответствующий тип карты маршрута и вид связанного объекта базы данных.
- Откройте карту маршрута Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес- процессов.
- Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта. .
- Выберите Вид объекта управления.
Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления
Бизнес-процесс объекта стартует автоматически при создании или изменении управляемого объекта. При необходимости можно уточнить условие старта. Например, для бизнес-процесса согласования коммерческого предложения можно задать минимальную сумму предложения (меньше которой согласование запускаться не будет).
- Перейдите на вкладку Параметры и нажмите гиперссылку Расширенные настройки (для опытных пользователей).
- Добавьте новое условие старта бизнес-процесса.
Настройка условий автостарта бизнес-процесса объекта
Значение одного реквизита объекта управления будет изменяться автоматически при выполнении задач бизнес-процесса. Выберите его название в поле Реквизит объекта.
Выбор реквизита объекта управления
Далее необходимо выполнить настройку связи значений реквизита объекта управления с этапами карты маршрута.
- Нажмите кнопку Настройка этапов.
- Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита объекта управления. Выбранное значение будет установлено при переходе бизнес-процесса на данный этап.
Настройка связи этапов бизнес-процесса и значений реквизита объекта управления
Для первого этапа карты маршрута:
- В конфигурации 1С:СRM нужно обязательно указать состояние «Не согласовано».
- В конфигурациях 1С:УТиВСК и модуль 1С:CRM для ERP и КА — состояние «Черновик».
Примеры использования бизнес-процессов объекта
Согласование коммерческого предложения
Описание бизнес-процесса согласование коммерческого предложения
Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и передает его для согласования руководителю. Руководитель может вернуть документ на доработку, согласовать или отменить. Согласованное руководителем предложение блокируется для редактирования.
Менеджер передает клиенту согласованное руководителем предложение. В случае корректировки предложения по требованию клиента, необходимо выполнить его повторное согласование у руководителя.
Сценарий работы пользователей в программе
- Менеджер создает новый документ Коммерческое предложение и нажимает кнопку Записать.
- На форме документа активируется панель кнопок управления процессом согласования. Менеджер переводит процесс на этап Согласование с руководителем, нажав команду Начать согласование.
Передача предложения руководителю для согласования
- Для руководителя менеджера автоматически создается задача, которую он видит в АРМ Мои дела или списке Мои задачи. Он открывает новую задачу. Вместо формы задачи будет открыта форма документа Коммерческое предложение. Руководитель проверяет коммерческое предложение и согласовывает его. После согласования предложение становится недоступным для редактирования.
Согласование коммерческого предложения руководителем
- Далее для менеджера создается задача на согласование коммерческого предложения с клиентом. Если после согласования требуется изменение, предложение отправляется на доработку. В этом случае предложение становится доступным для редактирования.
Доработка коммерческого предложения
Если клиент согласен с условиями коммерческого предложения, тогда менеджер выбирает команду Согласовано для завершения процесса.
Настройка программы
С помощью модуля Процессы будет автоматизировано взаимодействие менеджера с руководителем в рамках описанного бизнес-процесса. Механизмом Триггеры будет организован запрет на редактирование согласованного документа Коммерческое предложение.
Для автоматизации процесса будет использоваться стандартная карта маршрута Согласование коммерческого предложения.
Согласование коммерческого предложения
Выполните настройку карты, для этого:
- Откройте Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов — Согласование коммерческого предложения.
- Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта.
- В поле Вид объекта выберите Коммерческое предложение клиенту.
Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления
Настройка связи с реквизитом объекта управления
Определим реквизит документа Коммерческое предложение, значение которого будет автоматически изменяться при прохождении бизнес-процесса. В данном случае подходит реквизит Состояние.
- Откройте Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов — Согласование коммерческого предложения.
- В поле Реквизит объекта выберите реквизит Статус.
Выбор реквизита объекта управления
Далее необходимо связать значения реквизита с этапами карты маршрута.
- Нажмите кнопку Настройка этапов.
- Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита Статус, как показано на скриншоте. Выбранные значения реквизита будут установлены автоматически при переходе на текущий этап бизнес-процесса.
Настройка связи этапов с значениями реквизита Статус
Настройка исполнителей этапов бизнес-процесса
Укажите исполнителя для каждого этапа, как показано на скриншоте ниже. При необходимости заполните поле Описание.
Настройка исполнителей этапов бизнес-процесса
Динамическая адресация задач
Динамическая адресация учитывает сценарий работы, когда в карте маршрута при настройке невозможно указать заранее, кому адресовать задачу. В этом случае исполнители определяются в момент создания задачи.
Рассмотрим на примере настройки карты маршрута «Согласование коммерческого предложения».
Если у вас большая компания с разными условиями согласования коммерческого предложения (в зависимости от товарных позиций задачу нужно направить руководителю или нескольким согласующим), то для таких случаев реализован механизм динамической адресации.
При настройке и внедрении данной карты маршрута возможно учесть логику, по каким принципам искать согласующего и указать список. Для определения исполнителей нужно прописать обработчик события «При создании задач» в настройках точки карты маршрута.
В обработчике доступна переменная «ФормируемыеЗадачи» — массив создаваемых объектов задач. Для каждой задачи нужно установить дополнительное свойство «ИсполнителиДинамическойАдресации» — массив исполнителей (СправочникСсылка.Пользователи). Пример такой настройки приведен на рисунке:
Настройка исполнителей динамической адресации
Настройка механизма триггеров
В описанном сценарии работы требуется ограничить возможность редактирования согласованного коммерческого предложения. Менеджер может вносить правки после того, как вернет бизнес-процесс на этап подготовки. Данная задача решается с помощью механизма триггеров.
Создайте новое условие срабатывания триггера:
- Откройте Настройки — НСИ — Условия срабатывания триггеров.
- Нажмите кнопку Создать.
- В поле Тип объекта выберите значение Документ.
- В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
- В поле Событие выберите Форма При создании на сервере.
- Вернитесь в список условий срабатывания триггеров и повторно нажмите кнопку Создать.
- В поле Тип объекта выберите значение Документ.
- В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
- В поле Событие выберите Форма После записи на сервере.
Далее создайте триггер для блокировки согласованного документа Коммерческое предложение:
- Откройте Настройки — НСИ — Триггеры и нажмите кнопку Создать.
- Заполните поле Наименование .
- Выберите созданное ранее условие срабатывания триггера Документ (Коммерческое предложение клиенту) — (Форма) При создании на сервере .
- Выберите действие триггера Запретить редактирование документа Коммерческое предложение и выполните его настройку:
- В поле реквизит объекта выберите значение Статус.
- Добавьте в список новое значение Действует.
- Выберите реквизиты, которые необходимо блокировать в окне согласованного коммерческого предложения.
Настройка запрета изменения коммерческого предложения
Установите флаг Включен:
Источник: 1crm.ru
Механизм бизнес-процессов в программах 1С
Механизм бизнес-процессов (МБП) появился в составе «1C:Предприятие» в начале 2005 г., и можно утверждать, что это — очень перспективное и полезное новшество платформы. Его суть — автоматизация цепочек связанных операций, направленных на достижение общей цели, обычно в контексте организационной структуры, определяющей функциональные роли и связи. Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить качество организации работы и эффективность управления.
· Повышение качества. Бизнес-процессы формулируют и реализуют правила выполнения отдельных операций и их взаимосвязь, что позволяет значительно сократить или даже полностью исключить из бизнес-процесса ошибки, обуславливаемые человеческим фактором. Простой список заданий позволяет сотрудникам сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях.
· Повышение эффективности. С помощью механизма бизнесс- процессов можно формализовать организационную деятельность и возложить функции управления совместной работой сотрудников на прикладное решение, что ведет к более эффективному использованию рабочего времени.
· Обеспечение новых возможностей. Данные о выполнении задач и о ходе бизнес-процессов могут служить основой для оптимизации организационной структуры предприятия, выявления «узких» мест и скрытых ресурсов. Таким образом, в полной мере реализуется методология процессного управления.
В целом использование механизмов бизнесс- процессов в прикладных решениях позволит предприятиям, в том числе и малым, перейти от традиционной функциональной модели управления к современной процессно-ориентированной схеме, качественно улучшив свою деятельность путем реинжиниринга и автоматизации бизнес-процессов.
Основные сведения о механизме бизнес-процессов в 1С
Бизнес-процессы в «1С:Предприятие» нужны для того, чтобы объединять отдельные операции (выписка счета, прием наличной оплаты, отпуск товара со склада и т. д.) в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению конкретной цели (например, продажа товара за наличный расчет). Участие сотрудников в жизненном цикле бизнес-процесса достигается ролевой маршрутизацией.
Механизм бизнес-процессов в 1С обеспечивается сразу несколькими объектами конфигурирования: бизнес-процессы, задачи, регистр сведений и параметр сессии. Как правило, типы реквизитов адресации задачи и измерений регистра сведений назначаются ссылками на соответствующие справочники, поэтому к четырем вышеперечисленным видам добавляются еще справочники.
Основные объекты механизма бизнес-процессов — это бизнес-процессы и задачи. Они используют друг друга и еще три вспомогательных объекта — параметр сеанса, регистр сведений и справочники. Вспомогательные объекты не используют ни друг друга, ни основные объекты.
Задача предназначена для учета заданий и описывает способ их распределения по исполнителям с учетом организационной структуры предприятия. Адресация заданий сотрудникам определяется реквизитами, в которых можно предусмотреть многомерную ролевую маршрутизацию, например по ролям, рабочим группам, подразделениям, помещениям, филиалам и т. д. При этом задачи могут создаваться не только бизнес-процессами, но и другими объектами информационной базы и непосредственно пользователями. Более того, в общем случае исполнителем задания может быть не только сотрудник, но и любая внешняя система, например другая учетная система.
Понятие задачи фактически определяет лишь интерфейс взаимодействия бизнес-процесса с заданием, выполнение которого может быть, в общем случае, не связано с выполнением операций в самой системе. Например, бизнес-процесс по ходу своего выполнения может потребовать согласования какого-то вопроса с руководителем фирмы. Сформулированная таким образом задача будет, к примеру, адресована секретарю, который станет решать ее любыми доступными ему способами: по электронной почте, по телефону и т. д. Задача будет считаться выполненной, когда в систему поступят сведения о получении нужного согласования.
Объект «Бизнес-процесс» описывает логику выполнения операций для достижения той или иной цели и управляет жизненным циклом созданных бизнес-процессов (их экземпляров) от момента старта до момента завершения. Логика бизнес-процесса (взаимосвязь и последовательность обхода точек маршрута, условные переходы и пр.) наглядно описывается в виде карты маршрута, которая позволяет визуально описывать маршрут бизнес-процесса в виде связного графа и позволяет легко описывать алгоритмы условных переходов и реакцию бизнес-процесса на различные события.
Операции, выполняемые в ходе бизнес-процесса, представлены на карте маршрута точками действий, которые содержат информацию о том, кто и что должен сделать на данном этапе. Исполнитель может определяться персонально (Иванов) или с учетом ролевой маршрутизации («Кладовщик», «Руководитель отдела продаж»). При переходе бизнес-процесса на точку действия он автоматически формирует задачи, устанавливая в них предусмотренные реквизиты адресации. После того как исполнитель отметит задачу как выполненную, бизнес-процесс автоматически переходит к следующей точке маршрута в соответствии с картой.
В точке действия возможно также назначение групповых и коллективных задач. В первом случае действие должны выполнить все члены группы, — например, когда всем менеджерам нужно предоставить ежемесячный отчет. Во втором — действие должен выполнить только один из членов группы (например, завизировать документ у одного из старших менеджеров). В точке действия можно описать проверку необходимых условий выполнения задачи, интерактивный диалог с пользователем при переходе далее по маршруту и указать, например, какие документы следует открывать при активации задач, связанных с этой точкой маршрута бизнес-процесса.
Механизм бизнес-процесса в 1С допускает несколько видов маршрутизации.
• Жесткая. Бизнес-процесс имеет карту, не содержащую условных и параллельных переходов с жестко определенными адресатами для каждой точки маршрута. Отклонение таких бизнес-процессов не допускается.
• Свободная. Адресаты точки карты маршрута бизнес-процесса не установлены и определяются программно или интерактивно в течение жизненного цикла бизнес-процесса.
• Условная. Карта маршрута предусматривает проверку условий и переход по соответствующим ветвям. Переходы могут быть как бинарными (условие), так и множественными (выбор варианта)
• Параллельная. Карта маршрута предусматривает разделение бизнес-процесса на параллельные ветви с возможностью последующего слияния (ожидания). Продвижение бизнес-процесса по каждой из параллельных ветвей происходит независимо, по мере выполнения соответствующих задач.
Как правило, в реальных картах бизнес-процессов встречаются все эти типы маршрутизации.
Общая схема создания бизнес-процесса в 1С
1. Создаем регистр адресации
a. Создаем формы
2. Создаем задачу
a. Заполняем вкладку адресация
b. Данные заполняем реквизитами передаваемыми между задачами и самим бизнес-процессом
c. Создаем формы
3. Создаем бизнес-процесс
a. Заполняем задачу, реквизиты, создаем формы
b. Рисуем карту маршрута
Особенности адресации
Под адресацией обычно подразумевают объект, которому поручается конкретная задача. Адресация может быть как жесткой, в этом случае объект адресации назначается при ее формировании, так и произвольной, в этом случае задаче назначается не конкретный объект адресации, а, например, его роль, должность или иное значение, косвенно обозначающее круг объектов адресации, для которых формируется задача.
Для описания правил адресации используют регистр сведений. Для назначения адресации система ориентируется на измерения этого регистра, ресурсы и реквизиты самой системой для адресации не используются, хотя и могут присутствовать в регистре. Одним из измерений регистра должно быть измерение, хранящее конкретных исполнителей, дополнительные измерения будут использоваться для произвольной адресации. На сегодняшний момент на уровне системы не поддерживается периодика адресации. То есть регистр сведений, хранящий правила адресации, должен быть не периодическим.
Приведем простой пример: в качестве объектов адресации будем понимать сотрудников предприятия, работающих с программой. Если при создании задачи нам заранее известно, для какого сотрудника она создается, то этот сотрудник указывается в ее свойствах. Подобное назначение объекта адресации и называют жестким. Если же при формировании задачи конкретный сотрудник, по каким либо причинам не может быть указан, но все равно известно, что эту задачу должен выполнить кто-либо из отдела «Отдел продаж», то в качестве объекта адресации указывают как раз этот отдел. То, какие сотрудники в итоге получат это задание, будет зависеть от того, кто в каком отделе работает.
Пример адресации: если в качестве исполнителя задачи при ее формировании указывается конкретный объект адресации (сотрудник, пользователь системы), то в любом случае назначен будет он. Если конкретный исполнитель не указан, то вступает в действие механизм произвольной адресации. Система ориентируется на соответствие измерений регистра. Если в регистре адресации два измерения (одно для исполнителя, и еще одно для какого-либо признака адресации — например, подразделение), то задача будет назначена всем исполнителям, для которых в регистре есть записи с дополнительным признаком адресации.
Иногда важно иметь возможность назначать задачи исполнителям, которые работают с конкретными контрагентами и их контактными лицами. Пример такой адресации:
При указанных правилах адресации Иванов будет назначен исполнителем задач по «Мир» либо при указанном контактном лице «Директор», либо если контактное лицо указано не будет. По работе с контактным лицом «Кладовщик» исполнителем будет назначен «Петров».
Так как задачи создаются ради их назначения конкретным исполнителям, работающим с системой, необходимо своевременно оповещать пользователя о появлении новой задачи. Для этого система должна «знать» вошедшего пользователя. Ссылка на текущего пользователя должна храниться в параметре сеанса, значение которого необходимо инициализировать при старте системы. Кроме этого, так как в регистре адресации может быть несколько измерений, системе важно указать в котором из них необходимо искать пользователя-исполнителя.
Возможности применения Механизма бизнес-процессов.
Механизм бизнес-процессов — составная часть технологической платформы, а это означает, что его возможности могут стать доступными всем прикладным решениям, созданным на основе «1С:Предприятия 8». В целом Механизм бизнес-процесса нацелен на повышение эффективности разработки и сопровождения прикладных решений. Однако опыт его применения показывает, что наложение бизнес-процессов поверх готовых приложений вызывает определенные трудности: зачастую приходится по-новому смотреть на проектные решения и кое-что переделывать. Конечно же, в этом нет ничего удивительного — точно так же автоматизация предприятия, как правило, требует пересмотра общей схемы его функционирования. Для эффективного применения механизма бизнес-процессов желательно, чтобы процессная модель управления была изначально заложена в прикладное решение.
Само по себе проектирование бизнес-процессов требует не только знания основ конфигурирования «1С:Предприятия», но и хорошего понимания предметной области и конкретных потребностей заказчика. Фактически механизм бизнес-процесса стимулирует привлечение к работе по проектированию и настройке конкретных прикладных систем специалистов качественно иного уровня — бизнес-аналитиков, консультантов, а также менеджеров заказчика. Более того, положительный эффект от механизма бизнес-процесса для клиента проявляется даже тогда, когда он не участвует непосредственно в проектировании бизнес-процессов, а только применяет схемы, разработанные кем-то. Возможность формального описания действий системы и представления их структуры в визуальной форме позволяет заказчику лучше понять логику работы решения, в том числе проконтролировать правильность выполнения поставленной перед разработчиком задачи.
Таким образом, речь идет еще об одном ключевом направлении развития прикладных решений «1С:Предприятия» — повышении уровня их управляемости. Применение механизма бизнес-процесса дает возможность собирать качественно иную информацию о работе системы управления предприятием, на основе которой руководители могут проводить объективный анализ эффективности функционирования как организации в целом, так и отдельных ее сотрудников. Этот механизм позволяет перенести акцент с учетных задач на управление бизнесом в целом.
Подробнее познакомиться с механизмом бизнес-процессов, реализованным в «1С:Предприятии 8», разработчики и пользователи могут с помощью демонстрационной конфигурации, распространяемой на диске «Информационно-технологическое сопровождение» (ИТС). Там представлены несколько простых бизнес-процессов («Продажа товара», «Поручение» и «Согласование» и др.), которые показывают различные варианты практического применения этого механизма.
На заметку программисту.
Порядок выполнения обработчиков бизнес-процесса
1. Форма: перед выполнением
2. Форма: перед записью (сначала на клиенте, затем на сервере)
3. Модуль задачи: перед выполнением
4. Бизнес-процесс: перед выполнением
5. Модуль задачи: при выполнении
6. Модуль задачи: перед записью
7. Модуль задачи: при записи
8. Бизнес-процесс: при выполнении
9. Форма: после записи (сначала на сервере, затем на клиенте)
Интерактивные процедуры не выполняются в управляемом режиме.
Источник: vnedriupp.ru
