Административная технология для бизнеса

Административно-хозяйственная деятельность (АХД) — это любые виды деятельности, которые направлены на обеспечение регулярной и безопасной работы людей на предприятии. АХД относится к вспомогательной деятельности предприятия, то есть обеспечивает условия для его нормальной работы, но не создает прибавочной стоимости.

Цели административно-хозяйственной деятельности

Формально административно-хозяйственные отделы (АХО) как бы играют в организации роль второго плана, однако их реальные функции и значимость очень сильно отличаются от отрасли к отрасли Дело в том, что административно-хозяйственные отделы обеспечивают сохранность зданий, инженерной инфраструктуры, дорог, хозяйственного инвентаря — то есть основных средств производства. Например, нефтегазовые компании, заводы по производству техники имеют сотни дорогостоящих сооружений. Это и складские помещения, и сборочные цеха, и элементы производственной логистики, которые нужно обслуживать и ремонтировать. Качественная работа АХО помогает уменьшить капитальные затраты предприятия, а следовательно и величину амортизационных отчислений, которые входят в структуру себестоимость продукции.

Как идеальные картины помогут развить бизнес. Административная технология управления

Само понятие административно-хозяйственной деятельности чаще всего звучит в контексте работы учебных учреждений, хотя другие организации также имеют похожие бизнес-функции, но под другим названием. В любом случае роль АХД не стоит недооценивать, это важная составляющая работы организации.

Задачи административно-хозяйственной деятельности

Главная задача АХД — поддерживать здания и внутренние помещения в рабочем состоянии. Не допускать беспорядка, вовремя ремонтировать проводку и неисправные краны, устранять дефекты в конструкции здания, закупать мебель. Хозяйственные отделы также могут заведовать охраной помещений.

Основные задачи АХД

техническое обслуживание зданий, оборудования и инженерной инфраструктуры;
планирования, проведение и контроль капитальных и текущих ремонтов;
организация материально-технического снабжения для удовлетворения хозяйственных нужд предприятия;
подготовка и обслуживание рабочих мест;
обеспечение безопасных условий труда, соблюдение санитарного режима и правил противопожарной безопасности;
управление транспортным парком;
организация питания работников на предприятии;
благоустройство территорий;
организация и обеспечение пропускного режима.

В силу специфики своих функций административно-хозяйственные отделы представляют собой достаточно компактные и изолированные подразделения, которые находятся как бы на периферии организационной структуры.

Организационные особенности административно-хозяйственной деятельности

Уместно вспомнить классика теории менеджмента Генри Минцберга, который подробно разработал теорию организационных структур. Он выделил в особую структуру вспомогательный персонал, обеспечивающий поддержку организации за рамками текущего рабочего процесса. Эта замкнутая на себе структура чаще всего представляет как бы организацию в организации.

Урок №3 — Упаковка бизнеса. Продвинутый курс по контекстной рекламе бесплатно.

«Многие вспомогательные единицы являются замкнутыми. Это мини-организации, часто со своим эквивалентом операционному ядру, как в случае с типографией университета. Подразделения пользуются ресурсами «большой» организации и, в свою очередь, предоставляют ей специфические услуги. Но они работают независимо от главного операционного ядра».

Генри Минцберг

Хозяйственные отделы в компаниях являются типичным примером такой вспомогательной единицы. Достаточно взглянуть на штатный состав отдела, чтобы в этом убедиться.

Пример штатного состава административно хозяйственной части:

заместитель директора по АХО;
начальник отдела эксплуатации зданий и сооружений;
комендант здания;
оператор газовой котельной;
слесарь по ремонту оборудования и КИПиА;
уборщик территорий;
инженер энергетик;
заведующий столовой;
водитель автомобиля;
курьер.

Структура отдела АХО

Развернутая структура АХЧ в Ростовском-на-Дону строительном колледже

Автоматизируйте структуру управления АХО, чтобы сделать его деятельность прозрачной и эффективной.

Пример показывает, что заместитель директора по АХО (или АХЧ, или АХД) является по сути главой целой организации со своей внутренней иерархией и подразделениями. Вообще классическая организация хозяйственного отдела предполагает некоторую структурную (однако не функциональную) автономию, когда начальник АХО получает прямые указания только от генерального директора. Сам же отдел в рамках своей деятельности обязан регулярно взаимодействует со всеми подразделениями организации — от производства до бухгалтерии.

Добиться результативности в рамках административно-хозяйственной деятельности невозможно без регламентов, которые регулируют отношения с другими структурными единицами компании без необходимости подавать запросы по линии «генеральный директор — заместитель начальника по АХЧ».

Регламенты устанавливают правила для получения услуг от хозяйственного отдела и правила подачи отчетности, которая и является основным инструментом контроля за работой отдела.

Бизнес-процессы административно-хозяйственного отдела

Залогом качественной работы АХО являются продуманные бизнес-процессы, которые закреплены регламентами. Наличие четких процессов — это не простая формальность, а способ оценить работу отдела, используя измеримые, контролируемые и объективные критерии.

Специфика работы АХО предполагает некоторый элемент проектной деятельности, поэтому процессы всегда нужно корректировать с учетом годовых и квартальных планов. Непосредственно директор организации совместно с заместителем по АХЧ составляют годовой план работ. Эффективность процессов будет оценивается по плановым показателям.

В качестве критериев можно использовать следующие показатели:

доля аттестованных рабочих мест;
процент выполнения плана ремонтно-строительных работ;
экономия средств на оплате электроэнергии;
экономия средств на оплате водоснабжения;
количество санкций со стороны регулятора.

Показатели отслеживают в рамках структурированных процессов, используя строгие формы отчетности. Это помогает избежать административного хаоса. Среди ключевых процессов можно выделить:

закупки материально-технических средств для хозяйственных нужд;
проведение планово-предупредительных ремонтов;
обеспечение безопасных для жизни условий труда;
подача квартальных отчетов в государственные организации.

Еще одним важным элементом управления АХО являются заявки, поскольку отдел должен быстро реагировать на аварийные ситуации. В помещении прорвало трубу, тренсул фундамент, осыпалась штукатурка, перегорели пробки — о таких инцидентах первыми всегда сообщают сами сотрудники организации. Подача заявки в АХО — стандартный способ взаимодействия с данным подразделением.

Цифровая трансформация АХД: проблемы, методы, решения

АХО являются до некоторый степени автономными организационными единицами, но при этом используют общие ресурсы компании. Отсюда несколько проблем:

потребность в данных из общей системы учета;
наличие данных, которые не входят в общие системы учета;
наличие процессов, которые выходит за рамки привычной деятельности организации.

Например, АХО в университете. Операционные процессы университета построены вокруг образовательных услуг, а работа сотрудников хозяйственного отдела носит исключительно инженерно-технический характер.

Когда организация пытается автоматизировать управление АХО, то быстро приходит к выводу, что этой службе нужны отдельные ИТ-решения, которые нужно интегрировать с другими учетными системами. Автоматизация АХО в таком случае представляется неоправданно дорогостоящей, так как это подразделение не приносит прибыли напрямую.

Тем не менее существуют эффективные способы автоматизации АХО с помощью Low-code BPMS платформ, которые помогают быстро создавать решения под конкретные бизнес-процессы.

В качестве таких решений для цифровой трансформации АХО можно привести «Моё здание» и Comindware Управление закупками.

«Моё здание» покрывает практически все задачи в части обслуживания инженерной инфраструктуры предприятия.
Comindware Управление закупками можно рассматривать в качестве стартовой точки вхождения в цифровую трансформацию для небольших отделов снабжения в крупных компаниях.

Закажите демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform, чтобы сделать прозрачной работу своего хозяйственного отдела.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Полезные страницы

Современная BPM система
Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
CRM система с функционалом BPMS
Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Что такое административные методы управления персоналом и как они помогут усилить бизнес?

В этой статье мы поговорим о последних: разберём, что это такое и как с помощью административных методов управления построить сильную команду.

Основные методы управления персоналом, которыми пользуются HR-менеджеры: — социально-психологические (тимбилдинг, обустройство рабочих мест), — экономические (зарплаты, премии) — административные.

Какие бывают административные методы управления персоналом?

Административные методы управления персоналом — это определённые способы влияния на сотрудников, которые строятся на взысканиях, власти и дисциплине. Они формируют корпоративную культуру, чувство долга у сотрудников, отношения руководителей и подчинённых и т.д. Так как административное управление подкреплено правовой базой, за нарушения его правил, договоров и положений может грозить штраф или административное взыскание. Реализуется этот вид управления персоналом через систему организационного и распорядительного воздействия.

1. Организационное воздействие

Штатное расписание — в нём есть организационная структура, должность и квалификация сотрудников, их состав и количество, зарплаты и премии.

на титульном листе должен быть указан период, когда действует данное расписание, правильное название компании и дата составления расписания;
в документе должна отображаться иерархия сотрудников: от высшего руководства до исполнителей.

Владелец компании может поручить составление расписания любому сотруднику, необязательно делать это лично. Когда документ готов, его должны подписать главный бухгалтер и начальник кадровой службы.

2. Положение о подразделениях

Этот документ может принимать разные формы: таблица, схема, текст и т.д.

название компании;
иерархия сотрудников;
нормативные документы, которые регулируют деятельность компании;
права и обязанности работников;
формы взыскания за различные нарушения;
как каждое отдельное подразделение может взаимодействовать с другими.

3. Должностные инструкции

В них чётко описано, что должен делать каждый сотрудник. Все виды работы, которые выполняются в компании, могут быть описаны детально и с подробностями, а могут быть краткими: указывать функцию и документы, которые регулируют её выполнение. Эта инструкция разрабатывается по желанию владельца, так как она необязательна.

4. Рабочие места

От того, как организовано рабочее место сотрудников, зависит их работоспособность, мотивированность и производительность. Места, за которыми работают люди, должны быть оборудованы всем необходимым, что пригодится для производства продукта. На рабочем месте должна быть комфортная температура, достаточное освещение и удобная мебель. Место, за которым работает сотрудник, может быть универсальным и подходить любому или иметь специальные возможности для размещения дополнительного оборудования.

5. Коллективный договор

как и когда начисляется зарплата;
какой в компании режим работы;
условия начисления отпускных дней;
социальный пакет: оплата проезда, путёвки для сотрудников, питание.

Все условия, которые прописаны в коллективном договоре должны улучшать условия труда сотрудников.

6. Правила трудового распорядка

Эффективно управлять персоналом помогают правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть обязательно разработаны в каждой компании. Отсутствие правил грозит компании штрафом, как и сотруднику, который с ними не ознакомлен.

Что должно быть в правилах:

по какому принципу сотрудников принимают на работу и за что могут уволить;
какие права и обязанности у сторон;
как чередуется рабочее время и отдых;
по какому принципу начисляется зарплата;
дресс-код;
как компания возмещает трудовые расходы, например, затраты на командировки.

7. Организационная структура

Оргструктура — ключевой метод административного управления персоналом. Она отражает формы подчинения в компании.

Какие бывают структуры:

иерархическая — жёсткая система подчинённости;
органическая — нормативы используются умеренно, система подчинённости адаптивная;
элементарная — делит всех сотрудников на начальников и подчинённых.

8. Устав организации

С помощью устава выстраивают иерархию должностей, обозначают области ответственности, разграничивают функции партнёров, прописывают, как распределить активы компании в случае её закрытия.

9. Распорядительное воздействие

С помощью этого вида воздействия руководители добиваются от подчинённых достижения поставленных целей.

10. Приказы, распоряжения, указания

Приказ — самая категоричная форма администрирования. Он издаётся на бланках, имеет подписи и печати и регулирует ключевые вопросы в построении организации. Распоряжения призваны решить один конкретный вопрос или уточнить детали, которые помогут выполнить текущие задачи. Указания создаются, чтобы пояснить непонятные моменты в приказах и инструкциях.

11. Организационное нормирование

количество людей, которые вовлечены в тот или иной рабочий процесс;
траты на производство продукта или услуги;
количество продукции, которое должно быть выработано за определённое время.

12. Создание инструкций

Инструкции обучают работников, дают понимание, как стандартизировать рабочий процесс и исключают возможные ошибки.

Инструктирование делится на:

наглядное (схемы, чертежи, инструкция, как применять оборудование)
письменное (рабочие и должностные инструкции)
устное (координации, инструктажи, совещания, наставления)

13. Планирование

Каждый сотрудник должен составить план на неделю, где будут прописаны все задачи, которые он собирается выполнить. Он должны быть расставлены в соответствии с приоритетами компании. Руководители проверяют планы подчинённых, корректируют их и одобряют. А после, на совещаниях, отслеживают реализацию планов и проверяют, что уже сделано и чем сотрудник будет заниматься дальше.

Административные методы управления персоналом позволяют организовать коллектив, стандартизировать производственные циклы, распределить обязанности среди сотрудников и создать корпоративную культуру.

Осуществляется административное управление через штатное расписание, должностные инструкции, правила трудового распорядка, уставы организации и т.д.

Испытываете сложности в организации рабочего процесса? Требуется система и четкие правила работы?

Источник: spark.ru

Управление административными документами

Решение ТерраЛинк по управлению административными документами на платформе OpenText предназначено для автоматизации управления различными видами документов: входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней документацией, организационно-распорядительной документацией (ОРД) и др. Решение повышает эффективность рабочих процессов в крупных компаниях, снижает сроки подготовки документов и упрощает поиск необходимых данных в обширной базе документации компании.

Работа любой современной организации неминуемо связана с возрастающим объемом документооборота как бумажного, так и электронного. Большое количество входящих обращений, а также внутренние документы порождают поручения, от выполнения которых зависят результаты деятельности организации. Однако при отсутствии электронной системы регистрации документов и автоматизации контроля исполнения поручений, руководство не имеет четкого понимания происходящих процессов, а многие задачи хронически не выполняются.

Автоматизируйте организацию исполнения документов

Решение ТерраЛинк по управлению административными документами реализовано на платформах OpenText Extended ECM или OpenText Content Server и предназначено для автоматизации управления следующими видами документов:

входящая корреспонденция,
исходящая корреспонденция,
внутренняя документация (служебные и докладные записки, материалы совещаний и заседаний),
организационно-распорядительная документация (приказы, решения, распоряжения, протоколы),
поручения,
другие документы.

Типичные проблемы, связанные с исполнением документов

У исполнителей и их руководителей нет связной картины текущих задач от руководства с приоритетами и сроками исполнения.
Обратная связь с исполнителем поручения занимает много времени.
Неравномерная загрузка исполнителей и непонимание, сколько времени каждый из сотрудников тратит на выполнение задачи.
Отсутствие упреждающего контроля о приближающемся сроке исполнения поручения.
Отсутствие единой политики выдачи и регистрации поручений.
Отсутствие контроля исполнения решений коллегиальных органов управления.

Читайте также: Бизнес акции все такое

Функционал решения для управления административными документами

Ведение делопроизводства в полном соответствии с требованиями законодательства.
Своевременное и правильное создание и регистрация всех типов документов.
Полный контроль жизненного цикла документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.
Гарантированная поддержка целостности, актуальности, достоверности и сохранности документов.
Хранение, систематизация, подготовка документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно корпоративных норм и правил.
Использование утвержденных шаблонов документов, реализация унифицированных маршрутов исполнения, рассмотрения и согласования документов.
Предоставление доступа к документам в соответствии с правами.

Бизнес-выгоды от внедрения решения для управления административными документами

Повышение эффективности рабочих процессов, повышение производительности труда персонала, снижение операционных затрат.
Радикальное сокращение сроков подготовки документов без снижения их качества.
На порядок сокращается время поиска необходимого документа.
Процесс обработки, рассмотрения и согласования организационно-распорядительной документации становится полностью прозрачным и оперативным.
Надежное и упорядоченное хранение документов.
Практически полностью исключается потеря документов.
Укрепление исполнительской дисциплины и соблюдение регламентов.
Снижение рисков несоответствия корпоративным политикам, законодательству и требованиям регуляторов рынка.

Основные возможности решения для управления административными документами

Решение автоматизирует выполнение всех операций, необходимых для полнофункционального управления организационно-распорядительными документами:

Регистрация документа. При регистрации документов автоматически выбирается экранная форма (регистрационная карточка), соответствующая классификационным признакам регистрируемого документа. Обеспечено автоматическое формирование уникального регистрационного номера, структура которого определяется корпоративными правилами.
Формирование поручения. Для каждого документа в системе можно создать поручение для исполнения или ознакомление с документом. Количество поручений для документа не ограничено. Все поручения имеют связь с основным документом.
Согласование документа и исполнение поручения. Существует возможность запуска процесса обработки документа с целью его согласования/исполнения. Задачи процесса могут быть назначены на группу (роли) или на конкретного пользователя.
Структурированное хранение документов. Для организации хранения документов используются рабочие пространства. Имеется разделение на корпоративное и личное для каждого пользователя рабочее пространство. Для дальнейшего структурирования рабочего пространства используются папки, которые формируются на основании потребностей заказчика, например, в соответствии с основными направлениями бизнеса, исполняемыми бизнес-процессами, типами обрабатываемых документов и/или на основе любых других принципов.
Формирование напоминаний. Пользователи получают различные уведомления по электронной почте, например, о назначении пользователю новой задачи, изменении статуса документа, о приближающемся сроке завершения задачи или о просроченной задаче, и могут оперативно на них отреагировать непосредственно в теле электронного письма.
Поиск документов. Решение предусматривает множество вариантов поиска документов. Возможен атрибутивный поиск, причем по любому полю регистрационной карточки, а также полнотекстовый поиск. Результаты поиска можно выгрузить в файлы форматов DOCX, XLSX, PDF. Есть возможность выполнения массовых операций над результатами поиска. Предусмотрено сохранение поисковых запросов и их последующее использование в качестве шаблонов поиска. Имеется возможность ввода запроса через «быструю» строку поиска. Результаты поиска могут быть представлены как в графической, так и в табличной форме. Поиск всегда выполняется с учетом прав пользователя.
Интеграция с корпоративными информационными системами. Решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как система управления персоналом, служба каталогов Active Directory, системы ведения мастер-данных, корпоративный сервер электронной почты, приложения Microsoft Office.
Отчетность. Решение предусматривает выдачу набора печатных форм, что позволяет анализировать состояние работы и осуществить необходимое документирование печати работы. Реализовано формирование следующих документов в бумажной форме:

лист согласования — возможность просмотра детального листа согласования;
лист визирования — печать листа визирования для сбора подписей;
реестр документов — для просмотра состава документов и их анализа без доступа к системе.

Удобство работы с решением

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с ОРД становится особенно удобной и эффективной. В решении автоматизированы функции, традиционно требующие больших затрат ручного труда, в частности, такие как:

Формирование документов на основе шаблонов. Текст договора будет сформирован автоматически благодаря заполнению шаблона метаданными.
Преобразование бумажных документов в электронные. Поступающие в бумажном виде документы могут быть преобразованы в электронные путем сканирования. Штрихкодирование документов позволит с минимальными затратами труда и времени разместить их в соответствующих фрагментах структуры хранения, а полнофункциональное распознавание позволит сформировать регистрационную карточку документа без необходимости ручного ввода данных.
Установка связей между документами. Учет связей текущего документа с другими документами в системе позволяет оперативно понять деловой контекст выполняемой операции: на основании каких документов сделан текущий документ, на исполнение каких документов он может оказать влияние и т.д. Связи между документами могут быть установлены как вручную, так и автоматически.
Расширенная система управления правами доступа. При регистрации документа пользователь может установить ему гриф, который влияет на применимость прав доступа при поиске.

Источник: terralink.ru