Как от хаотичных попыток найти выход из постоянного потока проблем прийти к качественным решениям бизнес-задач, к правильным и точным действиям?
Каждому собственнику/руководителю постоянно приходится решать множество вопросов, сопоставлять сотни данных, анализировать процессы, выявлять многочисленные взаимосвязи, учитывать мнения сотрудников, не всегда бесспорные, и т. д. — все это для того, чтобы каждый день принимать единственно верные решения.
Но на любые проблемы находятся десятки решений, и далеко не факт, что принятое в итоге окажется лучшим. Более того, оно может обернуться потерями для бизнеса, и снова перед компанией встанет та же проблема. Такой «нересурсный подход» поглощает время и оборачивается колоссальной нагрузкой на собственника/руководителя.
Как от хаотичных попыток найти выход прийти к качественным решениям бизнес-задач, к правильным и точным действиям?
ИЗМЕНИТЬ МЫШЛЕНИЕ! КАК МЫ ДУМАЕМ — ТАК МЫ И ДЕЙСТВУЕМ.
Результат будет эффективным тогда, когда собственник/руководитель научится думать по алгоритму – определенным образом выстроенному списку вопросов.
Пятишаговый алгоритм позволяет быстро и системно решать любые задачи — стратегические, тактические, операционные. Это список из пяти вопросов, выстроенных на основе жесткой логики. Да, всего пять простых вопросов для решения сложных задач:
- В чем проблема?
- Что я хочу в идеале?
- Какова задача?
- Что мешает?
- Каков план действий?
ШАГ ПЕРВЫЙ: Опишите проблему так, как она есть
Не нужно искать причины, копаться в прошлом. Нужно собраться в точке «здесь и сейчас», чтобы выйти на реальное видение будущего.
ШАГ ВТОРОЙ: Опишите идеальную ситуацию, где проблема полностью решена
На этом этапе становится видно, куда направить усилия, чтобы изменить будущее. Здесь может быть найден новый источник, новое верное решение.
ШАГ ТРЕТИЙ: Поставьте задачу (глагол действия) к идеальной ситуации.
Постановка стратегической задачи — самый сложный и важный этап. Именно здесь часто проявляется неспособность руководителя решать задачи системно. И тогда корректная постановка задачи по отношению к той идеальной ситуации, которая видится в будущем, является недоступной. Это и есть момент истины.
Но именно на этом этапе собственник/руководитель имеет шанс сам, может быть, первый раз в жизни, поставить правильную задачу. Потребуется терпение, время и, возможно, помощь бизнес-технолога.
Как только середина алгоритма пройдена, темп в работе над проектом начнет расти. Потому что каждый человек, пройдя через «узкое место» своего мышления, обретает уверенность и ясное видение.
Важно! Как только собственник/руководитель научится ставить задачу, применяя глагол действия к ней, т.е. употреблять слово «развивать», а не «развитие», «создавать», а не «создание», «внедрять», а не «внедрение», и любые свои посылы для действия начинать с глагола, он начнет получать результаты быстро и эффективно.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ: Что мешает решить задачу
На этом этапе происходит переосмысление всего, что ему предшествовало, и того, что предстоит в будущем. Ответ на вопрос должен привести собственника/руководителя к осознанию своих неверных действий и шагов.
Секрет правильного выполнения этого шага: не жаловаться на обстоятельства непреодолимой силы (политика, налоговый пресс и др.), собственные состояния (усталость, страх и т.п.) и третьих лиц (сотрудники, партнеры и т.д.).
ШАГ ПЯТЫЙ: Составьте план действий, который на 100% будет зависеть только от вас
Задача первого лица — посмотреть на весь проект глобально, со стратегического уровня . А это означает следующее. Стратегическую задачу перевести в тактические задачи. Составить план. Назначить ответственных. Утвердить сроки.
И уже потом перейти к операционным задачам. Собрать исполнителей. Обсудить с ними необходимые меры. Назначить ответственных. Приступить к исполнению.
Такой должна быть логика подхода.
Алгоритм помогает уходить от постоянно повторяющихся системных проблем, наращивать масштаб и качество любых проектов — без капиталовложений. Результаты, которые приносят такие решения, превышают ожидания — в разы снижаются затраты предприятия, финансовые и репутационные потери, повышаются мотивация и лояльность сотрудников к целям и планам компании.
В этом сила подхода. В этом отличие системного, стратегического, эффективного мышления в бизнесе от неэффективного мышления.
Как только собственник/руководитель научится эффективно мыслить по пятишаговому алгоритму, он сможет находить лучшие решения: определять правильные векторы развития, планировать и совершать правильные действия и осознанно, целенаправленно рассматривать сквозь призму этих вопросов и решать любую проблему — от отсутствия веников у хозяйственной службы до поломки оборудования и взаимодействия с поставщиками.
Пятишаговый алгоритм как инструмент системных решений применим к любому вопросу, любой проблеме, к любой идее не только в бизнесе, но и в жизни.
Источник: academy.bz
Решение бизнес-проблем методом McKinsey
McKinsey https://vc.ru/marketing/514926-reshenie-biznes-problem-metodom-mckinsey» target=»_blank»]vc.ru[/mask_link]
Алгоритмы в бизнесе
Всё в нашей жизни подчинено алгоритмам. Алгоритм — это последовательность действий, приводящая к желаемому результату. Алгоритмы повсюду: в природных явлениях, в жизни человеческого организма, в поведении и действиях людей, в бизнесе.
Как часто вы выполняете повторяющиеся действия? Вспомните, что вы делаете каждый день? Каждый месяц? Повторяющееся действие подчинено определенному алгоритму, даже если вы это пока еще не осознали.
Лучше всего с выполнением действий по алгоритмам справляются машины и компьютеры, в этом им нет равных. Они выполняют действия по алгоритму быстрее и точнее, чем человек, не допускают ошибок.
— Берешь булку, разрезаешь, вкладываешь котлету, помидорку, заливаешь майонезом…
Сборка автомобиля на первых конвейерах Генри Форда, приготовление бургера в МакДональдс, пошив одежды или разработка сайта производятся по определенным алгоритмам. Алгоритмы отличаются в зависимости от продукта, компании, руководителя и сотрудников.
Алгоритмы есть в каждом бизнесе. Без них не существует бизнеса. Прописанные и оптимизированные — редко, чаще внедренные интуитивно, передаваемые из уст в уста.
Алгоритмы в бизнесе называются бизнес-процессами. Это повторяющаяся цепочка выполняемых задач. Информационные системы внедряются для выполнения этих задач, а также сбора, анализа и представления информации о результатах выполнения этих задач. Внедренная информационная система может не только сама выполнять некоторые задачи, но и анализировать результаты выполнения любых процессов, в которые она внедрена. При этом руководитель получает полный контроль за ситуацией в бизнесе.
Как понять алгоритмы в бизнесе, структурировать и автоматизировать их? Как переложить на информационные системы рутинные повторяющиеся действия и высвободить время для более полезных вещей? Как сделать так, чтобы действия, выполняемые по алгоритмам, делались информационными системами, а значит быстрее, точнее и без ошибок?
Определение алгоритмов в своем бизнесе, фиксация их — первый шаг к созданию системной компании.
Делегирование информационной системе
Необходимо выписать 10 повторяющихся задач, которые делаются каждый день, неделю или месяц. Не важно, кто их выполняет — сотрудник, руководитель подразделения или руководитель организации. Далее определить, можно ли данные задачи делегировать информационной системе и на сколько информационная система может сократить время на выполнение этих задач.
Далее необходимо понять, какая информация требуется для того, чтобы задача выполнялась и в каком виде должен быть результат ее работы. После определения задач можно приступать к проектированию и созданию информационной системы.
Как делать не надо
Часто данный процесс, не имея этой информации, начинают с конца. Это связано с большим распространением готовых программ. Устанавливают или покупают программу, а дальше начинают вводить должностные инструкции для внесения в нее информации или ведения в ней учета. А зачем это делается и каков результат, в чем прирост эффективности — данный вопрос остается за кадром. Часто шаблонные системы предоставляют интерфейс и функционал, с которым как-бы надо работать, и надо в программу что-то вносить.
Мы периодически встречаем организации, в которых сотрудники саботируют внедрение информационной системы, потому что в нее надо вносить кучу ненужных данных. При этом необходимость в этих данных неизвестна ни сотрудникам, ни руководителю. То есть эта информация никак не влияет на оптимизацию работы и повышение эффективности сотрудников и организации, она просто есть.
Внедрение шаблонных систем идет от самой системы, то есть в ней есть определенный алгоритм, и сотрудники должны ему следовать, потому что система работает только так. И в большинстве случаев с клиентом сотрудники работают медленнее, выполняют меньшее количество задач в день. Но это ведь абсурд!
Всему виной неправильный подход к автоматизации, навязанный маркетингом крупных продавцов программного обеспечения. Ведь проще продать коробку с уже написанным кодом, чем изучать ваши процессы, анализировать и думать, как сделать работу вашей компании эффективней. Есть и другие варианты доработки систем под бизнес-процессы, но это тема для отдельной статьи и этот подход имеет свои минусы. Свою роль также играет отсутствие информирования предпринимателей о том, как должно быть.
Как должно быть
Необходимо определить, какие задачи должна выполнять информационная система. В чем и как будет повышена эффективность работы сотрудников и компании за счет внедрения информационной системы. В ней не должно быть ничего лишнего и снижающего эффективность.
Необходимо описать алгоритмы, по которым действует ваш бизнес и в соответствии с ними создать информационную систему, которая будет выполнять для вас задачи и давать результат. Такой подход позволяет легко понять срок окупаемости информационной системы и определить ее допустимую стоимость. Не стоит покупать решение, пусть и по более низкой стоимости, которое не даст прирост в эффективности, а на практике только снизит эффективность организации.
Источник: indins.ru
