Автоматизация бизнес процессов предприятия это

Не думайте об автоматизации, как просто о внедрении ИТ-инструмента. Прежде всего, это открывающиеся возможности скачкообразного роста эффективности бизнеса.

Деятельность современных организаций напоминает работу конвейера. Независимо от того, производственное это предприятие или банк, застройщик или ритейлер — в любой отрасли все департаменты компании должны работать как единое целое, регулярно выпускать и продавать продукт, представляющий ценность для потребителя.

Традиционная организация офисной работы

Неудивительно, что логика конвейерного производства, великолепно зарекомендовавшего себя в машиностроении, была перенесена и на офисную работу. Таким образом сформировался подход, известный как «функциональное управление», когда обязанности сотрудников детальным образом определены должностными инструкциями и каждый из них отвечает строго за свой участок деятельности.

Как реализуется принцип традиционной организации работы на примере обработки рекламации производителем оборудования:

Не приступайте к автоматизации, пока не посмотрите это видео. Бизнес процессы предприятия

Далее, в случае если выявлен производственный дефект, заключение согласуется с цехом. Отдел логистики организует возврат, в производственном отделе разбирается инцидент. В это время проводится замена оборудования или возврат денег.

Организация труда в соответствии с конвейерным подходом имеет свои преимущества:

1. Специалисты отвечают за конкретную задачу. Каждый из них согласует свои действия и отчитывается о проделанной работе перед непосредственным руководителем.
2. Сотрудник может быть узким специалистом, если операция предполагает высокую квалификацию.
3. Сотрудник может не обладать специальными навыками вовсе, если задача сводится к фиксации заявки или другим рутинным действиям.

Внутри каждого из этапов обработки рекламации деятельность компании рассыпается на ряд последовательных действий — согласований, решений, ввода и переноса информации из ИТ-систем. Большое число действий затрудняет анализ работы. Соответственно, компании сложно вводить дополнительные элементы сервиса и практически невозможно учитывать особые пожелания заказчика — ни один сотрудник не уполномочен это делать.

К недостаткам функционального подхода относят:

1. Отсутствие единого ответственного за всю цепочку операций и, как следствие, за результат труда в целом.
2. Непрозрачность работы компании для заказчика и высшего руководства. Ни один из специалистов не сможет назвать, на какой стадии выполнения по SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне обслуживания) находится заказ и когда проблема будет устранена.
3. Несогласованность большого числа исполнителей, работающих над одним обращением, будет приводить к ошибкам, снижению качества обслуживания и растягиванию сроков.

А теперь представьте, что компания, которая отправляет рекламацию так же придерживается функционального подхода. Это превращает взаимоотношения в бюрократический ад.

5 реальных причин автоматизации бизнес-процессов

Что произойдет, если компания решит автоматизировать свою деятельность «как есть».

Почему нельзя автоматизировать «как есть»

5 признаков проблемного бизнес-процесса

Андрей Чепакин

Если коротко, то прежние «функциональные» проблемы не исчезнут, а в дополнение к ним появятся новые.

Даже если специалисты компании проанализируют и «набросают» схему, того как осуществляется работа, это может не спасти вас от проблем формально проведенной автоматизации. Рассмотрим эти проблемы на примере обработки рекламации в компании-производителе оборудования.

Лоскутная автоматизация

После проведения автоматизации останутся участки, на которых работа ведется вне единой корпоративной системы. При этом часть операций будет выполняться в ручном режиме, часть в других ИТ-решениях, не интегрированных с системой.

Ручные операции могут сохраняться либо из-за ограничений ИТ-инструмента, либо из-за ошибок на этапе проектирования.

В случае, если компания уже использует другие ИТ-решения, при переносе данных из одной системы в другую и последующей сверке будут возникать временные потери и ошибки, вызванные человеческим фактором.

Например, CRM-программа может автоматизировать учет клиентских обращений, решения по рекламации готовиться в системе электронного документооборота, производство и логистика отрабатываться в специализированных ИТ-решениях, а выезд специалиста на место вообще нигде не учитываться.

Чрезмерное накопление запасов

Дробление деятельности на множество задач с распределением ответственности на большое количество функциональных руководителей затрудняет прогнозирования и выявления закономерностей в работе компании. Это ведет к тому, что не имея общих данных по обработке рекламаций и не понимая их влияния на деятельность, организация не сможет адекватно оценить критичные сервисные параметры. Например, для каких регионов целесообразно держать своего представителя? Как быстро возможна замена брака на исправное оборудование? Найдется ли свободная машина, чтобы привезти необходимые детали?

Высокий уровень бюрократии

Линейные руководители, принимая решения, будут стараться обезопасить себя. При автоматизации это приведет к росту лишних согласований, возвратов с требованием приложить отчеты — и другим действиям, не формирующим добавленной ценности, но увеличивающим временные затраты.

Корень у всех перечисленных проблем один — автоматизация в рамках несовершенного функционального управления, не учитывающего сквозные (end-to-end) бизнес-процессы компании.

Бизнес-процесс и его автоматизация

Говоря об автоматизации деятельности в BPMS (Business Process Management System), мы умышленно отодвигаем функциональное деление на задний план для компании и рассматриваем работу как набор сквозных бизнес-процессов. Такие процессы позволяют охватить цепочку создания ценности целиком, не упустив ни одной из значимых деталей.

Сквозной бизнес-процесс — многократно повторяющаяся упорядоченная во времени последовательность действий, направленная на достижение успешного результата на всем пути взаимодействия с конечным потребителем. С того момента, как он почувствовал потребность до ее удовлетворения.

Обработка рекламации, оформление банковской гарантии, централизованное проведение закупок — примеры сквозных (end-to-end) процессов, которые можно автоматизировать в ELMA BPM «от и до».

Автоматическое управление в компании с помощью BPMS (Business Process Management System) дает возможность реализовать проект оптимизации и избавиться от ошибок устаревшего конвейерного подхода.

Сначала компания должна определить и формализовать бизнес-процессы. Это делается самостоятельно — при наличии специалистов с соответствующими компетенциями, либо с помощью приглашенных консультантов или отдела внедрения вендора. На первом этапе поможет эталонная межотраслевая модель APQC.

Скачайте полную классификацию бизнес-процессов коммерческих компаний. Это межотраслевая модель. Она разработана Американским центром производительности и качества APQC. И переведена на русский язык компанией ELMA.

Переход к бизнес-процессам позволяет оптимизировать всю цепочку создания ценности, не замыкаясь в функциональных «колодцах». Управляя процессами, вы сможете организовать деятельность компании так, чтобы она была нацелена увеличение прибыли, улучшение операционной эффективности и повышение качества клиентского сервиса.

Не думайте, что автоматизация бизнес-процессов компании заключается во внедрении ИТ-инструмента. В первую очередь рассматривайте возможность оптимизации сквозных процессов, которую может предложить программа для управления предприятием.

Возможности скачкообразного роста эффективности

Рассмотрим методы оптимизации, направленные на скачкообразное повышение эффективности, на примере процесса обработки рекламации в ELMA.

Каждый из методов — это проект текущих улучшений, гипотеза, которую можно оперативно проверить BPMS и тут же оценить эффект, который даст внедрение на предприятии.

Сжатие ответственности

В случае с рекламацией под сжатием ответственности понимается уменьшение простых операций в процессе. Создается межфункциональная рабочая группа, исчезают все лишние согласования. Автоматизация бизнес-процессов предприятия в ELMA BPM обеспечивает коммуникацию внутри группы и контроль выполнения задач и эффективности.

Преобразование логики

Один из вариантов преобразования логики процесса — устранение линейности. Проанализировав автоматизированный процесс, аналитик оценивает, какие задачи могут выполняться одновременно, так чтобы увеличить общую скорость работы.

Специализация процессов

Андрей Чепакин

Еще один метод оптимизации обработки рекламаций — классифицировать клиентские обращения. Пользователи программы для автоматизации бизнес-процессов могут присваивать заявкам от важных клиентов более высокий приоритет. Система автоматизации бизнеса будет обрабатывать такие заявки по эскалированной схеме.

Система автоматизации бизнес-процессов ELMA — это инструмент, который позволяет реализовать новые возможности скачкообразного роста эффективности. Но сначала компания должна их увидеть, а это случится при условии, что вся ее деятельность будет рассматриваться как набор сквозных (end-to-end) бизнес-процессов, объединяющих все департаменты компании вокруг общей цели.

Будь то производство или офисная работа, переход к процессам обеспечит прозрачную картину на всех этапах управления организацией.

Узнайте больше об автоматизации сквозных бизнес-процессов. Презентацию проведет сотрудник, специализирующийся на вашей отрасли

• Как работает BPM-система
• BPMN 2.0
• Цены
• Системные требования
• Профессиональный инструмент
• Большие процессы/Отладка
• Показатели процессов
• Визуальный редактор сценариев
• Интеграция ELMA
• 1С/ERP-системы
• Шины данных
• ELMA Framework
• Интерфейсы
• Мобильные приложения
• E-mail интерфейс
• ELMA Agent
• Моделирование бизнес-процессов
• Реинжиниринг бизнес-процессов
• Примеры бизнес-процессов
• Автоматизация бизнес-процессов
• Оптимизация бизнес-процессов
• Анализ бизнес-процессов
• Цифровая трансформация
• ELMA и RPA
• Low-сode

• Главная
• Продукты
• Система управления бизнес-процессами ELMA BPM
• Автоматизация бизнес-процессов

Источник: www.elma-bpm.ru

Как правильно автоматизировать бизнес-процессы

– Автоматизация бизнеса с применением ИТ-технологий позволяет сократить затраты, количество сотрудников, время на выполнение трудоемких операций, а также улучшить работу с клиентами и реакцию менеджмента на колебания рынка.

Конечная цель правильной автоматизации – это комплексная и экономически обоснованная автоматизация всех процессов бизнеса. Невозможно автоматизировать, например, процессы производства, а снабжению и сбыту оставить деревянные счеты и голубиную почту.

Что нужно сделать перед началом автоматизации

Прежде чем переходить к автоматизации бизнес-процессов, компания должна начать понимать рынок, на котором работает и определить свое место на нем.

У компании должна быть разработана четкая (понимание, что плохо, а что хорошо), измеримая и формализованная (задокументированная) стратегия развития.
Она дает ответ на вопрос: нужна ли нам автоматизация и как мы будем развиваться дальше.

В частности, компания должна понимать, чего именно она хочет в рамках стратегии:

• Удержать рынок.
• «Выдавить» конкурентов и повысить продажи.
• Провести диверсификацию рыночных направлений работы.

Когда понятна долгосрочная цель, легче понять среднесрочные и оперативные цели.

Например, если мы повышаем продажи и «выдавливаем» с рынка конкурентов, то нам необходим оперативный мониторинг 10-15 корпоративных сайтов, групп в соцсетях, описания вакансий конкурентов, пресс-релизов и интервью руководителей.

После этого можно поручить штатным ИT-специалистам создать/купить подходящее ИТ-решение или увеличить штат на 1-2 сотрудника, которые будут изучать Интернет и формировать отчеты. В первом случае мы сразу тратим круглую сумму на поискового робота с модулями анализа Web-контента, а во втором – постоянно платим зарплату новым сотрудникам и налоги на ФОТ.

С чего начинать автоматизацию

Компания должна определить, какие бизнес-процессы у нее существуют.

• Закупки. Оформление документации, управление регулярностью поставок и т.д.
• Обработка клиентских заказов. Например, автоматическое перенаправление звонков на общий номер в отдел продаж.
• Управление персоналом. Мониторинг занятности сотрудников и учет рабочего времени.
• Работа склада. Учет остатков товаров и сообщение о необходимости пополнения запасов.

После того, как бизнес-процессы определены, они должны быть формализованы:

1. Задокументированы. Нужно составить блок-схемы с детальным описанием действий каждого участника процесса.

2. Регламентированы. Описанные бизнес-процессы переносятся в должностные инструкции и повседневные задачи сотрудников.

Делается это для того, чтобы все уровни менеджмента и ключевые сотрудники одинаково понимали, что в компании происходит и как функционирует каждый процесс. Это позволит избежать рабочих конфликтов и, например, случаев, когда люди увольняются и уносят знания о процессах с собой.

Бизнес-процессы нельзя описать и успокоиться на этом. Нужно хотя бы раз в полгода-год их пересматривать, анализировать и уточнять.

Определите должности и стейкхолдеров

Выясните, кто в компании занимает формальную должность, а кто является стейкхолдером – реальным владельцем и управленцем бизнес-процесса. Очень часто это разные люди. Чтобы ваши процессы работали, устраните конфликты интересов между «должностью» и стейкхолдерами. Чаще всего лучше поменять местами стейкхолдера и того, кто занимает формальную должность.

Что мешает автоматизации бизнес-процессов

Инертность мышления сотрудников. Бывает, что менеджеры не хотят менять привычные условия работы и саботируют автоматизацию. В этом случае есть три варианта решения проблемы:

• Убедить и переучить.
• Понизить в должности и потребовать ввести в курс дел нового менеджера.
• Уволить.

Из-за нежелания сотрудников менять привычные условия работы на одном предприятии, автоматизацию которого мы планировали завершить за квартал, процесс растянулся на полтора года, бюджет проекта увеличился в несколько раз.

Ориентация только на бухгалтерский учет. Внедрите управленческий учет. Экспериментируйте с аналитикой и отчетами.

Дело в том, что бухгалтерский учет – это налоги, «посмертный учет» для нужд государства, различных проверок и аудита. Бухгалтерские данные обычно за прошлый месяц и не соответствуют текущей ситуации. С такими отчетами нужно сверяться, но не руководствоваться ими при принятии управленческих решений.

Какие процессы бизнесу автоматизировать в первую очередь

Малому и среднему бизнес следует начинать с автоматизации общения с заказчиками и всех его аспектов:

• Прием заказов.
• Обратную связь.
• Жалобы.
• Пожелания, предложения и т.д.

Бизнесу необходимо разработать детальный алгоритм работы с заказчиком: от входящего звонка или письма по электронной почте до выполнения заказа, гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Информация от клиента должна проходить через бизнес-процессы компании как пуля, нигде не задерживаясь. Клиента нельзя «футболить» из отдела в отдел.

Ведь работа с клиентами – самый важный процесс, который приносит деньги. Которые, впоследствии, можно направить на автоматизацию остальных процессов.

В то же время большим компаниям стоит начинать процесс автоматизации с производства и работы складов, чтобы получить возможность обрабатывать еще большее количество заказов.

Многие отечественные компании продолжают выстраивать свои процессы от сложившихся функционально-должностных инструкций, поэтому работают в стиле «нам доведены показатели».

Например, организация продаж может быть записана в инструкции директора по сбыту, начальника снабжения или даже главного бухгалтера. Появляется конфликт интересов. Сбытовики хотят быстрее продать товар, снабженцы хотят затянуть продажу, так как не успели чего-то докупить, а бухгалтер хочет отсрочить итоговый расчет, чтобы дождаться, например, лучшей валютной ситуации. В итоге страдает клиент и прибыль компании.

Уже после автоматизации отношений с клиентом следует переходить к автоматизации остальных процессов: склады, закупки, производство, ремонты и т.д. Потом переходить к обслуживающим и вспомогательным процессам, например, расчету заработной платы, учету драгметаллов, формированию статистических форм.

На практике при автоматизации бизнеса в первую очередь автоматизируют материальные и денежные потоки: бухгалтерия, склады, банк, касса.

Потом переходят к управленческому учету: сбыт, производство, закупки, ремонты, управление качеством.

Завершают проект автоматизацией работы персонала.

Такие проекты длятся 1,5-3 года.

Как выбрать систему автоматизации и сэкономить

Универсальной системы автоматизации не существует. Как нельзя и назвать приблизительную стоимость полной автоматизации бизнес-процессов какой-либо отраслевой компании.

Тем не менее, есть способы существенно сэкономить на автоматизации:

1. Поддерживайте актуальность описания бизнес-процессов. Сделайте регламенты по ведению и кодировке аналитики НСИ (нормативно-справочной информации). Периодически проверяйте менеджмент и сотрудников на знание бизнес-процессов и систем контроля качества компании. Это позволит сэкономить до 30-40% бюджета ИТ-проекта.

Компания должна четко понимать, что именно ей необходимо автоматизировать и как это будет работать. Когда все описано и весь персонал с этим согласен, ИT-директору не составит труда разработать собственную систему или купить, настроить и доработать «коробочную» версию. Это можно делать собственными силами или с привлечением сторонних консультантов.

К примеру, международная корпорация с миллиардным оборотом умудрилась провести комплексную автоматизацию своих географически распределенных бизнес-процессов за 2 месяца. Это феноменальный результат. Но! Этому предшествовало 2,5 года подготовительной работы по бизнес-процессами, отчетным формам и НСИ.

2. Используйте различные бесплатные программы для автоматизации повторяющихся действий на компьютере. Распределите обязанности, чтобы разгрузить себя от рутины.

3. Заказывайте внедрение системы автоматизации у ИТ-компаний, который имеют опыт автоматизации компаний вашей отрасли и профиля. Им легче понять ваш бизнес, как следствие, меньше бюджет проекта.

4. Работайте с мультивендорами. ИТ-компаниями, которые продают и внедряют различные системы автоматизации. Их сотрудники шире смотрят на ИТ-проблемы, знают множество систем, их сильные и слабые стороны. Поэтому в конкретной ситуации они могут посоветовать лучшие решения, исходя из опыта работы и возможностей заказчика.

Ведущий консультант по автоматизации нефтегазовых и энергетических компаний на базе SAP/ ERP-решений.

Имеет 15-летний опыт практической работы на ИT-проектах («Газпром», «Сибнефть», «Роснефть», «Росатом»).

Работал в ведущих ИT-компаниях Беларуси: IBA, EPAM, Itransition.

Источник: probusiness.io

Автоматизация бизнеса — необходимость и организация

В быстро меняющемся мире автоматизация процессов становится спасением. Но действительно ли она так полезна в бизнесе или это современный тренд, призванный увеличить затраты организации?

Необходимость автоматизации бизнеса

Сперва давайте разберёмся, что стоит за этим названием и на каких участках работы в ней есть особенная необходимость.

Автоматизация — это внедрение современных технологий там, где оно позволяет снизить издержки, высвободить ресурсы сотрудников и оптимизировать функционирование компаний. Она может быть направлена на:

• Поисковые процессы — всё, что в компании связано с формулированием концепций, стратегии развития и т. д.
• Проектные процессы — разовые события, проводимые для достижения определённого результата (например, специальные рекламные компании).
• Информационные процессы — всё, что имеет своей целью донести сведения до заинтересованных сторон.
• Производственные процессы (бизнес-процессы) — регулярные рутинные процедуры, имеющие своей целью прогнозируемый результат.

И хотя в той или иной степени автоматизированы могут быть все перечисленные участки, в этой статье больше внимания стоит уделить бизнес-процессам.

Важно! Сразу нужно отметить, что всё сказанное будет применимо для разных сфер, будь то продажи, социальные услуги, строительный бизнес или технологическое предпринимательство.

Преимущества автоматизации бизнеса

Возвращаясь к полезности этой процедуры для организаций, нужно рассмотреть её преимущества и сложности, возникающие при реализации.

Преимущества относятся к двум группам — решение уже имеющихся проблем и оптимизация процессов в будущем. В результате функционирование компании должно стать более простым, эффективным, прибыльным и прогнозируемым:

• Простота обеспечивается автоматизацией трудоёмких с точки зрения времени и внимания рутинных задач.
• Эффективность достигается благодаря перераспределению ресурсов (освобождённые от автоматизированных функций сотрудники больше внимания уделяют более актуальным участкам процесса) и экономии времени (автоматический режим увеличивает скорость выполнения задач).
• Прибыльность можно назвать не только преимуществом, но и целью автоматизации. В конечном итоге все внедряемые изменения направлены на то, чтобы компания могла обслуживать больший сектор рынка без потери (или с увеличением) качества и с меньшими издержками.
• Прогнозируемость относится как раз к оптимизации процессов в будущем. Автоматизация упрощает анализ данных и их статистическую обработку, а значит в любой момент руководители могут оценить качество работы сотрудников, частоту сбоев в логистике за последние месяцы и другие показатели.

Что же касается сложностей, они сводятся к следующим:

• Финансовые затраты. При своей окупаемости эта процедура потребует от организации некоторых вложений. Предприятие должно быть точно уверено в возможности изъять эти средства из бюджета.
• Нестабильность бизнес-процессов. Если они находятся в стадии формирования или организация апробирует что-то новое, стоит сперва довести это до конца и автоматизировать уже устоявшийся процесс.
• Повальная автоматизация. Может возникнуть соблазн поставить себе задачу автоматизировать всё, но это чревато хаосом и усложнением деятельности. Некоторые процессы могут не требовать автоматизации, какие-то можно оптимизировать другим способом или оставить без изменений.
• Сопротивление персонала. Т.к. автоматизация приводит в том числе к освобождению их от некоторых обязанностей, появляется страх, что она направлена на сокращение штата. Очень важно выделить достаточно времени, чтобы рабочие поняли, зачем действительно нужна эта процедура и как она поможет им в их работе.

Важно! Другими словами, автоматизация действительно может быть необходима большинству организаций, но если предварительно определить, к каким процессам её нужно применить.

Основные функции бизнеса, которые необходимо автоматизировать

В первую очередь стоит обратить внимание на следующие процессы:

• Те, что приносят основную прибыль;
• Поддерживающие — документооборот, бухгалтерские услуги;
• Задействующие большое количество времени или человеческого ресурса;
• Требующие обработки больших массивов данных.

Как правило, автоматизация начинается с них. Но прежде нужно провести подробный анализ из нескольких шагов.

Организация автоматизации бизнеса

Шаг 1. Вычленить и описать бизнес-процессы (какие операции входят в состав каждого, каков порядок их выполнения, какие технологии и инструкции его определяют, какие ресурсы используются, кто является исполнителями и ответственными лицами).

Обратите внимание! Хотя во всех компаниях бизнес-процессы свои, зачастую их можно отнести к одной из следующих групп: управление; маркетинг и продажи; производство; управление качеством; управление персоналом; финансы; организация деятельности компании.

Шаг 2. Разделить бизнес-процессы на главные и вспомогательные.

Шаг 3. Оценить, на каких участках чаще всего возникают ошибки и по каким причинам, а также какие участки сильнее всего задерживают процесс и почему. Как правило, с них и начинают автоматизацию.

Эти три шага позволяют более структурированно посмотреть на работу компании и увидеть, какие из процессов требуют оптимизации и какими способами. Внимательное и кропотливое их прохождение позволит избежать большинства описанных сложностей.

Дополнительная информация! А чтобы справиться с сопротивлением персонала, важно вовлечь его в улучшение работы компании и включать в участие на каждом шаге.

После того, как бизнес-процессы выявлены и описаны, можно приступать к четвёртому и пятому шагам, а именно выбору способа автоматизации и программного обеспечения.

Основные способы автоматизации бизнеса: самостоятельно, с помощью внешнего эксперта и компании-подрядчика

• По отдельным участкам — автоматизация набора подразделений с общим функциональным признаком.
• По отдельным направлениям — например, по управлению финансами, производству. Охватывает все участки, включённые в реализацию направления
• Комплексная автоматизация бизнес-процессов — на всех уровнях и подразделениях с целью формирования общей системы планирования деятельности и оптимизации бизнес-процессов, основанной на статистической информации.

Важно! При оценке затрат важно учитывать, что, хотя комплексная автоматизация обходится дороже других способов, интеграция автоматизированных систем на отдельных участках/направлениях может потребовать дополнительных финансовых вложений и по итогам потребовать больше финансов.

Теперь можно приступать к выбору партнёра по автоматизации.

• Предприятие может сделать это самостоятельно силами своих сотрудников — но такой вариант может вместо упрощения и повышения эффективности привести просто к замене одних операций на другие.
• Другой вариант — пригласить компанию-подрядчика, которая сделает всё под ключ. Для крупных предприятий со сложными бизнес-процессами это, как правило, оптимальный вариант, хотя и самый дорогостоящий. Из минусов — вопрос безопасности данных, передающихся другой стороне, и невовлечённость сотрудников компании в процесс.
• Наконец, третий вариант — автоматизация посредством привлечения внешнего эксперта и задействования собственных сотрудников. При правильном выстраивании коммуникации между всеми участниками, такой способ позволяет получить максимально отвечающее потребностям бизнеса решение.

Дополнительная информация! Некоторые компании пользуются услугами студентов, которые пишут дипломные работы по автоматизированным системам. Их работа стоит не так дорого, а включённость бывает выше, чем у более опытных коллег.

Критерии выбора программного продукта для автоматизации бизнеса

Если все описанные шаги пройдены, остаётся определиться с программным обеспечением. Для выбора нужно ответить на два вопроса:

• Насколько динамично будут изменяться бизнес-процессы организации в ближайшие несколько лет? Если изменения минимальны, стоит обратить внимание на «жёсткие» системы, законченные и отлаженные под определённые бизнес-процессы. Если же бизнес находится в постоянном процессе реформирования, потребуется «гибкая» система, открытая к модификациям.
• Насколько уникальны бизнес-процессы компании и есть ли у неё временные и финансовые ресурсы? Для компаний с типовыми бизнес-процессами и ограниченными ресурсами скорее подойдут готовые решения. Помимо того, что они уже апробированы другими, к их преимуществам относится наличие специалистов, которые могут сопровождать систему. Если же компания готова потратить время и бюджет, а её бизнес-процессы отличаются уникальностью, ей больше подойдёт система, разработанная на заказ. Однако здесь встаёт вопрос зависимости от разработчика.

После внедрения программного обеспечения последует его отладка и подгонка под особенности предприятия и — в случае выбора жёстких систем на основе готовых решений — подгонка бизнеса под ПО.

Важно! Из-за высокой конкуренции появилось много бесплатных решений — например, можно найти несколько бесплатных версий crm-систем для автоматизации общения с клиентами (Quicksale 2, Битрикс 24, Мегаплан и т. д.). Хотя их функции могут не отвечать всем потребностям организации, это хороший способ начать и на готовом примере оценить работу автоматизированных систем.

Стоимость ПО и затраты на его внедрения

Всё, что нужно для автоматизации процессов, будет определять конечную стоимость внедрения программного обеспечения. Другими словами, для точного расчёта будет необходимо:

1. Определить те проблемы и задачи, которые должна решить автоматизация бизнеса, чтобы быть результативной.
2. Выявить и описать все процессы, которые будут нуждаться в автоматизации сейчас, в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
3. Решить, будет ли осуществляться процедура самостоятельно, с приглашением эксперта или через привлечение подрядчиков.
4. Оценить, какая система подходит под задачи — жёсткая или гибкая? Типовая или разработанная под вас?
5. Осуществить мониторинг рынка в выбранных сегментах.

Важно! Рассчитывая затраты на автоматизацию, необходимо включить в них стоимость обучения сотрудников и регулярного сопровождения системы. Это может быстрее вывести её на окупаемость.

Автоматизация бизнеса — процедура, приводящая к оптимизации работы компании, увеличению прибыли и снижению временных и финансовых издержек. Однако перед тем, как внедрять автоматизированную систему в компанию, важно определить, какие операции действительно этого требуют. Обычно это те процессы, которые приносят максимальную прибыль, связаны с наивысшими трудозатратами, отличаются рутинностью или вызывают наибольший процент ошибок.

Скурпулёзный анализ и разработка стратегического плана по внедрению автоматизации помогает в дальнейшем определиться со способом её проведения и выбрать подходящее программное обеспечение. И хотя прогнозирование финансовых затрат в этой области затруднено, такой план позволит с высокой степенью точности оценить бюджет для внедрения и дальнейшего обслуживания системы.

Источник: webcatcher.ru