Бизнес ассистент плюсы и минусы

Недавно у меня попросили ответить на вопросы для одного издания про помощника.Хочу поделиться своими ответами, возможно для кого-то это будет полезным.

1. Как давно и при каких обстоятельствах вы решили нанять личного ассистента?

Идея нанять личного ассистента витала в воздухе уже несколько лет. Я периодически шутила, что мне нужна жена, которая заботилась бы обо мне.2 года назад у меня был ассистент — юная девочка, дочка подруги. Потом она поступила в институт и, побыв несколько месяцев без помощника, я начала искать нового ассистента.

2. Как его искали, какие были требования?

Я разместила объявление на работа бай. Позиция была — помощник руководителя.

В обязанности должны были входить задачи офис-менеджера для нашей небольшой команды (кофе-печеньки-водичка-канцелярка) и поручения от меня и моего партнера.

1) Скорее женщину, чему мужчину. Думаю, что мужчины «с головой» реже идут на такие должности. А без головы мне никто не нужен.

2) Скорее постарше, чем моложе. Просто потому, что жизненный опыт позволяет самостоятельно принимать решения, замечать какие-то моменты.

Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.

3) Позитивного. Тут все просто — никто не хочет видеть рядом с собой смусмумрика.

4) Активного. Чтобы для человека не было проблемы куда-то съездить, что-то придумать.

5) Желательно с опытом. Чтобы не надо было учить базовым вещам.

Просмотрела больше 20 кандидатов. Встречались очень странные личности. Но в итоге, одна моя знакомая меняла бизнес и ее ассистент оказалась свободна. Я провела собеседование и уже 1,5 года мы с моей Катей работаем вместе.

3. Сколько решили платить?

Изначально предлагала зарплату в районе 600-700 рублей (12000-15000 RUB). Через несколько месяцев увеличила в два раза, потом еще, так как была и остаюсь очень довольна сотрудничеством.

4. Чем занимается ваш личный ассистент? Четко ли у вас оговорен список задач или они гибкие? Как его контролируете? Что вам легко доверить, а что вы бы не хотели доверять, хотя можно было бы? Приведите, пожалуйста, пример каких-то неожиданных/странных/милых/сложных задач (ключевой вопрос)

У нас есть сферы, которые четко определены и Катя сама их организовывает, как считает нужным. В основном, это касается офисного пространства.

Но я ежедневно «сыплю» еще по 20-30 мелких задач на день: внести в расписание встречу, ответить на приглашение на конференцию, запилить картинку для соц. сетей, записать сына к врачу, заполнить анкету в посольство, найти примеры соглашений о конфиденциальности.

Задачи могут быть очень и очень разные.

Думаю, что Катя периодически смотрит на меня, как на больную и говорит, что она не умеет. Но ничего, все умеет.Катя периодически отвечает на мой телефон, если я занята, и, если это какие-то рабочие вопросы, может их закрыть сама. То, что нас одинаково зовут иногда очень помогает:))))

Был момент в начале нашего совместной работы, когда надо было перевести сына из одной школы в другую и у меня категорически не хватало времени. Катя забрала документы в одном месте, перевезла в другое. Сделала это так уверенно, что ни у кого вопросов не возникло.

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции

Тогда я поняла, вот оно, счастье!

Считаю, что на должность ассистента должен быть выбран такой человек, которого мне контролировать не надо.

У нас обратная ситуация, Катя контролирует, чтобы я что-то не забыла и не упустила.Если у меня проект не в Минске, то Катя полностью организовывает все передвижения и локации, проверяет наличие визиток, зарядок, маркеров и остальное, даже яблочки забросит, чтобы я не осталась голодная:) Я сконцентрирована на самом проекте, а Катя говорит куда и когда я иду.

Если я весь день на удаленных встречах, Катя обязательно проверит, чтобы я перекусила.

Читайте также:  Лучшие бизнес школы России бакалавриат

В целом, Катя это мои вторые руки и голова, и еще немножко заботливая мамочка:)

5. На ваш взгляд, как руководителю вообще стоит оговаривать работу ассистента? Что стоит поручать, а что нет? Дайте несколько советов тем, кто хотел бы нанять

Я думаю, что при найме ассистента, важно понимать, зачем вы его нанимаете и исходя из этого выстраивать требования.Например, у меня полный офис программистов, которые на все реагируют ну ооооочеееень спокойно. А я девушка темпераментная, мне надо перекинуться парой слов, посмеяться, а Катя — девушка с юмором и это очень большой плюс.

Еще, например, я сразу говорила, что в обязанности будет входить приготовить кофе или съездить в химчистку, то есть личные задачи. Оказалось, что для некоторых кандидатов, это ниже их достоинства. Такие вещи надо проговаривать сразу. Просто представьте, что ассистент — это человек, который в офисе ближе всех к вам, он знает о вас больше, чем кто-либо другой в компании. Кого бы вы хотели видеть на этом месте?

6. И в двух словах, с ассистентом жизнь стала легче? Это окупает свои деньги?

Благодаря помощи ассистента я успеваю больше, потому что огромное количество задач, задачек и задачулечек делает Катя, а я занимаюсь тем, что кроме меня никто сделать не может.

Источник: vc.ru

Кто такой ассистент или помощник руководителя?

Профессия ассистент получает все большую популярность.
У каждого современного руководителя и топ-менеджера, предпринимателя, блогера или эксперта есть помощники.
И сегодня мы поговорим о том, что это за профессия такая — помощник руководителя.

Слово «ассистент» пришло к нам из английского языка. И его перевод — помогать, ассистировать.
Помощники и ассистенты есть в Газпроме, Высшей Школе Экономики, Росатоме, Северстали, Роснефти (всех их я обучаю на своих авторских курсах — ссылка).

Помощник руководителя или ассистент — человек, который ассистирует шефу, забирая на себя часть рабочих задач.
Он является правой рукой руководителя, его глазами, ушами и даже рупором! Потому что от лица шефа помощники общаются с коллективом, клиентами и партнерами.

Быть помощником очень престижно. Ведь по факту помощник — негласный заместитель руководителя. Второе лицо в компании. Он всегда на виду и всегда рядом со своим боссом.
Основная идея работы помощника или ассистента — освободить время руководителя.
За счет чего это происходит? Чем помощник занимается?

Помощник:
— ведет переписку от лица руководителя
— составляет календарь руководителя и управляет его графиком
— готовит и организует совещания
— принимает посетителей и гостей, клиентов и партнеров компании
— работает с документами и письмами
— решает вопросы организационного характера
— оформляет заметки, протоколы, презентации для своего руководителя
— контролирует исполнение задач сотрудниками
— ведет телефонные переговоры
— организует бизнес-поездки и др.

Когда шеф передает помощнику такие организационную и контролирующую функцию, у него освобождается время. Драгоценное время для управления компанией и движения к новым совершениям. Конечно, это базовые и самые частые задачи помощника. Помощник может заниматься и другими задачами.

Что о карьерном росте помощника?

Часто помощники становятся руководителями. Карьерный рост в профессии помощника — частое явление. Ведь деятельность помощника видна. Он — ближе всего к руководителю. И когда ассистент толковый и вовлеченный, грамотный руководитель продвигает ассистента по карьерной лестнице, делегирует ему интересные проекты.

Нередка ситуация, когда, перемещаясь из компании в компанию, руководитель ведет с собой и ассистента. Это уже зависит от мастерства помощника — стать настолько незаменимым, чтобы руководитель не хотел работать ни с каким другим ассистентом.

Помощник однозначно должен быть обучен.
Если Вы только планируете им стать, обязательно пройдите профильные курсы обучения на помощника, чтобы максимально погрузиться в профессию.
Если Вы хотите работать в офисе, неважно в крупной компании или в малом бизнесе, изучите программу курса «Ассистент руководителя».
Все отзывы, цены можно найти на странице. Этот курс даст Вам базовые компетенции, необходимые в работе помощника. Курс уже прошли ТОПовые ассистенты крупных компаний. Присоединяйтесь к сообществу профессиональных ассистентов.

Читайте также:  Проблемы среднего и малого бизнеса в республике Беларусь

Источник: assistant-school.ru

Как директору выбрать личного помощника

Как директору выбрать личного помощника

К кому руководитель предприятия обращается в первую очередь, когда хочет выведать мнение коллектива по поводу своей новой инициативы или узнать, с кем и против кого дружит главбух Марь Иванна? А если нужно быстро решить семейные вопросы, например, как в фильме «Дьявол носит «Prada», достать для дочери экземпляр новой книги про Гарри Поттера, которая еще не поступила в продажу?

Влияние персонального ассистента CEO на атмосферу в компании трудно переоценить. Ведь настроение шефа напрямую зависит от расторопности и умений личного помощника. Казалось бы, чего проще: заварить руководителю чай? Но неопытные руки наломают дров: переборщат, например, с крепостью чая или подадут не тот сорт. И пиши пропало.

Руководитель почувствует дискомфорт и весь день будет ходить не в духе.

«Приготовления чая-кофе — самый высокий уровень доверия, — говорит Светлана, личный помощник генерального директора крупной коммерческой структуры. — Ведь для этого надо знать все вкусы и требования шефа».

В советские времена «красные» директора довольствовались секретарями в разных вариациях — референты, переводчики и т. д., чья деятельность ограничивалась «сидением» на телефоне и подношением шефу на подпись документов. Правда секретарь Верочка в «Служебном романе» чуть продвинулась в своем искусстве, когда ее боссу понадобились консультации стилиста.

Секретари в компаниях есть и сейчас. Но с Запада к нам в табель о рангах пришло еще одно «кадровое» понятие — помощник руководителя. Его функции в прямом смысле слова заключаются в том, чтобы обеспечивать CEO условия для эффективной работы. По сути, помощник является связующим звеном между генеральным директором, сотрудниками компании и окружающим миром — партнерами, инвесторами, клиентами. Помощник действительно помогает.

Серый кардинал

На Западе функции секретаря и личного помощника четко разграничены — это две разные должности, каждая со своими должностными инструкциями. В России сейчас тоже, следуя моде, руководители обзаводятся персональными помощниками, оставляя в штате и должность секретаря. Однако фактически это чаще всего означает, что у руководителя просто появляется еще один секретарь.

Помощник, конечно, способен выполнять секретарские функции — отвечать на телефонные звонки, приносить на подпись документы и т. д. Но вот обычному секретарю далеко до личного помощника, который должен обладать многими навыками и даже талантами. В частности, требуется аналитическое мышление, широта кругозора, знания в разных сферах человеческой деятельности. Личный помощник всегда знает, где можно найти требуемую информацию. И не просто ее предоставить, но рассмотреть проблему со всех сторон и предложить несколько путей решения.

«Шеф уезжал в командировку — дала ему в дорогу листок, где расписала все поминутно, — рассказывает Вера, помощник президента компании. — Сама я в этой стране никогда не была, но пришлось узнать все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы, пересадки, переезды, встречи, проводы. Хотя это все мелочи. Требовалось еще организовать определенный цвет машины, проконтролировать качество кухни в самолете, отеле и т. п.».

Вот, к примеру, несложная на первый взгляд задача — организация деловой встречи. Об этом можно прочитать в любом пособии по деловому этикету. Но только профессионал учтет все нюансы, присущие каждым конкретным деловым переговорам. В пособии не прочтешь, какую воду предпочитает партнер — газированную или без газа. А личный помощник точно знает, что он употребляет только колу-лайт.

Теперь, представьте, как партнер отреагирует, когда увидит, что на столе стоит не просто кола, а его любимый «лайт». Мелочь, но как «приятно иметь дело с такими внимательными людьми».

Читайте также:  Логистика как инструмент бизнеса

Руководителя оценивают по тому, какая у него в офисе мебель, посуда и — какой личный помощник. Поэтому генеральный директор лично выбирает себе помощника, который и в процессе работы также подчиняется непосредственно CEO.

Кто кого выбирает?

Руководитель и его помощник должны подходить друг к другу, как ключ к замочной скважине, — поясняют в Клубе профессиональных секретарей. Даже хорошего секретаря найти непросто, а уж личного помощника — тем более.

«Если лицо фирмы — СЕО, то личный помощник — лицо руководителя, главное лицо свиты», — говорит Ирина, личный помощник генерального директора крупного холдинга.

Конечно, CEO хочется подобрать себе эффектное, красивое «лицо». Но поиски идеального помощника, который сочетает в себе сразу все возможные качества, могут продолжаться бесконечно. Важно найти компромисс. Нужно расставить приоритеты, что важнее — профессионализм или броская внешность? Специалисты рекомендуют подходить с такими мерками: хороший помощник ценен своим потенциалом, на сегодняшний момент он может быть не отличник, а «хорошист».

Где искать себе помощника? Лучше — на стороне. Брать знакомых в помощники не рекомендуется. Ничего путного из этого не выйдет. Возникают личные зависимости.

Зная все проблемы человека, руководитель будет за него переживать и не сможет элементарно отчитать, положим, за опоздание.

И еще. CEO ошибаются, когда полагают, что выбор всегда остается за ними. На самом деле при устройстве на работу личный помощник тоже выбирает. Если потенциальный работодатель не приглянулся, вряд ли материальное вознаграждение поможет ему «закрыть на это глаза». Очень быстро с обеих сторон наступит разочарование.

Ведь личный помощник, в конце концов, становится тенью руководителя, фактически начинает жить его жизнью.

Ничего личного

В последнее время прослеживается интересная тенденция — брать в личные помощники не женщин, а мужчин. Новую моду привезли с собой продвинутые CEO, получившие бизнес-образование на Западе. Они считают, что в этой роли мужчины смотрятся органичнее. Почему? Женщины — более эмоциональны, поэтому в компании, где стрессоустойчивость особенно актуальна, берут мужчин-помощников.

Кроме того, руководителям нужна правая рука, на которую можно опереться. Срабатывает сложившийся стереотип: мужчина-CEO считает, что опорой в борьбе денег, технологий, бизнес-идей ему может послужить только мужчина.

Другой стереотип: женщины — слишком разговорчивы и могут проболтаться о чем-то конфиденциальном. Мужчины же — молчуны. По словам Ольги Дивненко, консультанта Клуба профессиональных секретарей, утечка информации — серьезная проблема, с которой сталкиваются практически в любой компании. Но утверждать, что именно женщины — слабое звено, не совсем верно. Тут повинна скорее корпоративная культура в целом.

Руководители часто не учитывают того, что личный помощник фактически живет жизнью босса, работа у него продолжается 24 часа в сутки. Компенсацией здесь могут служить, в том числе, материальные поощрения. Многие личные помощники деликатно молчат, долго терпят, ждут, когда начальник предложит, к примеру, повышение заработной платы. И не дождавшись, подыскивают себе другое место работы.

Руководители порой не уважает труд личного помощника, полагая, что выполнять эти функции — очень просто. Поэтому так редки благодарности из уст шефа. Несправедливость остро чувствуется человеком, а обиды имеют обыкновение накапливаться и потом прорываться — в виде все того же заявления об увольнении по собственному желанию.

В работе с личным помощником важно не переступить очень тонкую грань, которая приводит к эмоциональной зависимости друг от друга. В этом случае босс уже и шага не сможет ступить без своего помощника. И кто из вас в результате руководит компанией?

«Мы, конечно, выполняем все прихоти шефа, но, если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему уважаешь, — говорит Юлия, помощник президента крупной строительной компании. — Если этого нет, то ничто не помешает нам уйти, хлопнув дверью».

Материалы журнала CEO

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Бизнес для женщин