Знакомая многим фраза босса: «Завтра едешь в „АВС“, проведешь им презентацию компании. Будут генеральный, коммерческий и кто-то из закупок. Я договорился минут на 15−20». Подготовка презентации компании — задача одновременно простая и сложная.
Казалось бы, мы работаем в компании не первый год, знаем все продукты и все нюансы, но с другой стороны каждый новый лид — это новая специфика, потребности и привычки. Поэтому нужно подстроиться именно под его нужды, чтобы заложить прочное сотрудничество в будущем. Многие менеджеры мечтают о том, чтобы всегда под рукой был или консультант, или тренинг по презентации продукта, но — увы — в ситуации, когда на подготовку отведены сутки, приходится рассчитывать только на свои силы и опыт. И на советы от экспертов в области проведения презентации компании или продукта. Дам вам пять рекомендаций.
Сначала контент, потом дизайн
Отложите в сторону графические редакторы и прочий софт. На самом начальном этапе — этапе сбора идей — вам следует определиться с материалом, идеями, которые вы повезете потенциальному клиенту. Создание презентаций — это вопрос оформительский, но было бы «упаковывать»! Поэтому начинаем с контента. Эта часть подготовки включает следующие этапы:
Как провести презентацию. 6 советов для эффективного выступления
- кто клиент: собираем материал о компании, их клиентах, истории, стратегии бизнеса, текущих локальных задачах или потребностях, которые мы можем закрыть своим продуктом
- степень «боли»: насколько остро сейчас стоит задача, пытались ли решить ее до нас и какие получили результаты, кто принимает решение и кто пользователь продукта
- наш продукт: что из того, что есть у нас, наилучшим образом подходит под данную задачу клиента, какие выгоды клиент обретет, если воспользуется нашим предложением, что если не воспользуется?
- упаковка идей в простые схемы или алгоритмы: если речь про продукт, то определите 5 фактов, которые следует знать о нем; если речь про процесс, выделите 5−7 шагов в алгоритме
- если предстоит презентация бизнес плана, то следуйте канонам: цели и задачи проекта, описание отрасли и рынка, конкуренты, маркетинг, операционка, технологический план, персонал, финансовый план, риски, выход.
Так вы создадите канву (сценарий) рассказа, который предстоит уложить в отведенные 15−20 минут. Проделав эту работу, вы сможете провести презентацию продукта или проекта, даже если что-то пойдет не так с техникой, ведь ключевые идеи уже обдуманы и уложены в голове.
Рассмотрим пример сценария презентации AirBnB, которая, как говорят, принесла им первые инвестиции. Вот из чего состоял рассказ: «Проблема — Решение — Рынок — Продукт — Бизнес-модель — Стратегия — Конкуренты и преимущества — Команда — Финансы». Примерно та же схема. Не принципиально, чтобы блоки были выстроены в определенной последовательно, но важно то, что эти блоки есть в рассказе.
Сделайте краткий конспект
Наша память прочно фиксирует визуальные образы, поэтому рекомендую делать краткий (!) конспект содержания презентации. Вы можете прибегнуть к стикерам (затем сфотографируйте их), где на каждом будут подписаны ключевые слова для каждого блока презентации. Можете использовать простой текстовый редактор и выстроить свои идеи по принципу «список продуктов». Можете нарисовать mind map, чтобы отразить связи и иерархию ваших идей. Так или иначе это простое действие, которое займет у вас 5−15 минут, поможет не забыть логику вашего повествования.
5 шагов к правильной презентации | Как сделать хорошую презентацию
Одежда для ваших идей
После создания структуры (сценария) можно переходить к оформлению презентации. Многие спрашивают, как правильно сделать презентацию, чтобы она была убедительной.
Всегда нужно ориентироваться на клиента и его культуру. Если она творческая, то сухие и наполненные графиками или таблицами слайды будут навевать скуку.
Балансируйте между текстом и визуальными элементами (иконками и иллюстрациями), чтобы не было однообразия и информационного перегруза.
Помните, что клиент пригласил вас на встречу, а не запросил презентацию по почте, следовательно, основной упор делайте на коммуникацию, а не демонстрацию слайдов.
Пример из венчурной индустрии: на презентацию компании (стартапа) отводится 3−5 минут. Инвестору необходимо понимать суть, поэтому ваши тонны текста и мелкие графики — слайды нужно «сажать на диету». Лучшие спикеры — те, которые умеют объяснять на словах, поэтому слайды могут быть минималистичными, содержать только самое необходимое. Уж если понадобятся детали, то у вас должны быть припасены приложения — вот где «тяжелая артиллерия» из графиков и диаграмм.
Очередной пример хорошей презентации бизнес-проекта. Обратите внимание на простоту слайдов, минимум текста, а также легкость речи спикера — все это не перегружает аудиторию и дает общее понимание (цель именно в этом) того, чем занимается их компания.
Будьте человеком, а не роботом
Этапы проведения презентации в целом универсальны: сначала должно быть установление контакта и введение в контекст (вступление). Поэтому не пренебрегайте самопрезентацией, чтобы познакомиться с аудиторией, продумайте small talk как начальную часть выступления (это может занимать от 30 до 60 секунд). Затем переходите к основной части, где должна раскрываться суть продукта или информация о компании. В конце подводите итоги и подталкивайте аудиторию к дальнейшему этапу.
Помните про зрительный контакт со всеми, кто находится в зале. Есть заблуждение, мол, в зале есть ЛПР, поэтому смотреть надо только на него, а остальным по остаточному принципу. Если спикер встречается взглядом со всеми, то для клиента это сигнал, что а) я уверен в себе и в том, что говорю вам и б) мне важен каждый. Все это помогает презентатору завоевывать очки.
Жестикулируйте, чтобы не казаться «роботом». Ваши руки помогут усилить или подчеркнуть ваши слова. Порепетируйте перед зеркалом, чтобы контролировать, не прячете ли вы руки за спиной, на груди или в карманах.
Речь должна быть немонотонной, а насыщенной интонациями и паузами. Конечно, не стоит эмоционально играть как в театре — это всегда чувствуется и выглядит в переговорке искусственно. Но что вам важнее: чтобы организация, которая вас пригласила, захотела вас как партнера/контрагента или подремала на вашей встрече?
Пример. Выступление Б. Экхольма (CEO Ericsson) показывает, что можно быть большим директором, «холодным скандинавом», на официальном мероприятии, но при этом выступать не оставаясь за трибуной, открыто жестикулировать, использовать паузы и интонации в голосе. Не «зажигалка», но и не «робот», здесь мы видим живого человека, который даже несмотря на свой статус волнуется, но ведет диалог с аудиторией, а не монотонно озвучивает слайды.
Поддерживать себя в тонусе
Обязательно репетируйте каждую презентацию, даже если выступаете по этой теме не в первый раз. Если вам предстоит ответственное мероприятие, вы проделали подготовительную работу над сценарием, сделали слайды, но не хватает уверенности и профессионального взгляда со стороны, найдите тренера (вы можете обратиться за персональной консультацией ко мне, чтобы провести прогон и увидеть свои зоны роста).
Как делать хорошие презентации — просто регулярно держать себя в тонусе. Идеально, если в вашей профессиональной деятельности проведение презентаций подразумевается хотя бы раз в месяц. Но тренировать себя можно следующими способами: пройти обучение по выступлениям, найти общественную организацию, где можно выступать или отстаивать идеи (локальный TEDx или печа-куча), придумать повод проводить презентации по нерабочей тематике в коллективе (например, обсуждать раз в месяц, кто какое обучение прошел или какую книгу прочитал). В любом случае, чтобы навыки не «устаревали», а любую вашу презентацию можно было бы назвать эффективной, нужна практика.
Источник: yanyhbash.ru
Обзор «Бизнес-презентация. Руководство по подготовке и проведению», 2007, Джин Желязны
Хорошие презентации делать, скажу я вам, не так то просто. И далеко не все это умеют. Точнее, они думают, что умеют, по принципу «а что там уметь?».
У меня и у самого с презентациями отношения весьма сложные. Только я начинаю думать, что научился их делать, как встречаю людей, которые делают их настолько круто, что понимаю, что надо учиться дальше. Всё-таки, формат презентации мне чужд. Я чувствую гораздо большую уверенность в своих силах, если напишу подробный документ в Word страниц на 10, содержащий текст, картинки и графики, и разошлю его электронной почтой. Но негоже сидеть в своей зоне комфорта.
Как ни крути, а для специалиста по развитию производства — убедить в своей точке зрения — это один из ВАЖНЕЙШИХ навыков. Помимо того, чтобы найти идею, ее нужно еще и продать (убедить). Людей нужно вовлечь. Иначе, то, что вы придумали, не воплотится в жизнь. Поэтому, владеть навыком делать и читать презентации — очень нужно.
Автор
Директор по визуальным коммуникациям в очень известной и масштабной консалтинговой компании McKinsey. А это очень серьёзно.
Что по книге?
Книга маленькая и простая. Она достаточно древняя уже (2007 год). Настолько, что автор пишет про проекторы, где слайды нужно помещать в проектор руками. Я не сразу до этого допер, и сначала не понял его фразы «подготовьте запасные слайды». Какие запасные слайды?
Как их включить?
Тем не менее, подходы вовсе не устарели, устарела только техника.
Презентации бывают разные. Это может быть лекция, тренинг, торжественная речь. Но в этой книге речь пойдет именно о бизнес-презентации. А это ничто иное как упражнение в убеждении.
Вы убедите городской совет в том, что свалку токсичных отходов следует разместить у них на заднем дворе.
Вы порекомендуете основателю компании закрыть два завода и уволить 2000 рабочих.
Вы объясните руководителям бизнес-единиц, почему они должны сократить издержки в своих подразделениях на 40%.
Вы уговорите совет директоров одобрить 32-процентное сокращение зарплат 7000 работников — от председателя до повара, — ради выживания компании.
Как действовать:
Какой цели вы хотите добиться этой презентацией?
- Цель должна быть выражена одним предложением;
- Цель должна быть реалистичной;
- Цель презентации должна отвечать на вопрос «Что должны СДЕЛАТЬ слушатели?»
Достижение цели — единственный критерий успеха презентации.
Перед кем вы будете выступать?
Нужно строить презентацию исходя из того, кто ее будет потом слушать. Говорить об одной и той ж теме перед советом директоров надо иначе, чем перед группой школьников.
Нужно заранее оценить, как слушатели презентации воспримут вашу идею. Нужно знать состав слушателей, их количество. Нужно знать, кто из них обладает правом принятия решения. Насколько хорошо они знакомы с материалом. Насколько они заинтересованы.
- Почему они не сделали этого раньше?
- Почему вообще они могут сказать «нет»?
Лучше попросить времени с запасом и закончить и отпустить всех раньше. Так у всех будут приятные эмоции.
Если кто-то опаздывает — лучше начинать и их не ждать. Не нужно наказывать пунктуальных. Если опаздывает лицо, принимающее решение — все равно нужно начать вовремя, а когда этот человек подойдет — вкратце пересказать то, что он пропустил. Люди негативно относятся к задержкам начала, но достаточно терпимо к вынужденным остановкам.
Раздаточные материалы выдавайте в конце, а не в начале, т.к. иначе вы потеряете внимание аудитории, которые не будут вас слушать, а будут читать материалы.
Если презентация затянулась из-за вопросов из зала, то инициируйте паузу, и скажите, что после перевыва те, у кого были планы — могут уйти, т.к. запланированное время кончилось, а те, у кого еще остались вопросы — могут остаться, чтобы продолжить.
Начало презентации
Заходить нужно с козырей. Самую главную идею бахнуть в самое начало, а потом уже ее обосновывать. Потому что что-то может пойти не так, и концовку договорить не получится. Кроме того, так понятнее для аудитории.
Если аудитория у вас наполнена враждебными скептиками, то будет сложнее. В этом случае нужно выделить важнейшую мысль каждой группы слайдов и давать ее после каждой из этих групп. И последний вывод в самом конце.
- Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?
- Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?
- Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.
Энергия
Уверенность в себе, убежденность и энтузиазм — вот что должно присутствовать у вас, если вы хотите убедить слушателей в своей правоте. Нельзя быть скучным.
Если во время презентации кто-то обнаруживает у вас ошибку или опечатку — не стыдитесь. Просто поблагодарите за это и пообещайте исправить.
Во время выступления смотрите людям в глаза, а не на 30 сантиметров перед собой.
Репетируйте свое выступление. Первый раз в одиночестве, второй перед кем-то, чтобы они сообщали свои замечания.
Юмор нужно добавлять только тогда, когда это поможет пониманию тезиса. Юмор ради юмора — большой и неоправданый риск. И если первая шутка не зашла, то дальше в ходе этой презентации лучше не шутить.
Проверьте всё оборудование самостоятельно, примерно за 40 минут до начала. Если будет сбой, то вы примете бледный вид, а такого допустить нельзя.
В конце попросите дать согласие и взять на себя обязательства
Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.
Как делать не надо
Презентация в стиле караоке
Написать на слайде простыню текста и зачитывать его с экрана слово в слово, стоя затылком к аудитории.
Создать около 20 вводных слайдов о том, как собиралась и анализировалась информация
Это тратит очень много времени и сил всех присутствующих, а нужно далеко не всем. Лучше оставить это в раздаточных материалах.
Прятаться от вопросов
Изложено очень много приемов, как избежать задаваемых во время презентации вопросов. Но пользоваться ими не стоит. На вопросы лучше отвечать. Вот тут я пишу об этом: Как проводить обучающую презентацию по бережливому производству
- Ключ к ответу, возможно, содержится в том, как сформулирован вопрос.
- Кто-то другой может ответить на вопрос и избавить вас от необходимости о нем думать.
- Иногда первый вопрос не является собственно вопросом; он всего лишь создает почву для следующего вопроса.
- Хотя бы потому, что это обычная вежливость — дать человеку высказаться, прежде чем отвечать.
А вот как мне не понравилось: Обзор лекции Джеффри Лайкера «Корпоративная культура Toyota»
Книга дает 5% навыка.
А вот повседневная работа с человеком, который владеет навыком, и раз за разом возвращает ваши презентации на доработку — 95%.
Но это вовсе не означает, что не следует получить для себя эти 5%.
Источник: demakhin.livejournal.com
Бизнес презентации подготовка и проведение
Основные этапы подготовки и проведения деловой презентации
Составляющие успеха
Определение цели презентации
Что бы вы хотели, чтобы слушатели
— Сделали?
— Сказали?
— Во что поверили?
— Какое действие предприняли бы?
Типы презентаций
Внутренние
— Презентация нового проекта
— Презентация итогов работы
— Презентация планов на следующий период деятельности
— Презентация для сотрудников новых образцов продукции
— Презентация для сотрудников новых схем работы
Внешние
— Коммерческое предложение
— Семинар для клиентов по новым видам продукции
— Семинар для клиентов по новым схемам работы
— Презентация фирмы
Составляющие выступление
Шесть классических выступлений
1. Использование сенсационного факта.
2. Занимательная и имеющая отношение к предмету история.
3. Яркий пример.
4. Комплимент.
5. Конфронтационный вопрос.
6. Классическое шутливое начало.
Структурирование основной части.
1. Хронологический.
2. Тематический.
3. Проблема/Решение.
4. Сравнение/Контраст.
5. Свойства/Выгода
6. Прежний способ/Новый способ
7. Цель/План достижения.
Построение диаграмм. 
Инфографика
— Формулирование цели создания инфографики и определение аудитории. Разрабатываемый информационный дизайн обычно предназначен для какой-то целевой аудитории.
— Сбор определенного количества данных, материал по теме. Данные представлены в различных форматах — текстовый контент, графика, видео материалы, страницы таблиц и так далее.
— Аналитика и обработка информации. Собранный материал необходимо проанализировать и обработать, привести к одному знаменателю, обычно это неоформленный графики и гистограммы.
-Построение доступной визуализации, верстка. Весь материал компонуется, приводится в красивый наглядный вид. Выбирается формат (в зависимости от цели и количества данных) — презентация, слайд-каст, одностраничная картинка, видеоролик.
Письмо Стива Балмера. ДО и ПОСЛЕ визуализации
Привлечение внимания
— Поза
— Движение
— Жесты
— Визуальный контакт
— Голос
Ловушки для выступающего
— Многословность
— Ходжение вокруг да около
— Текст для глаз, а не для ушей
— Отклонение от темы
— Недостаток времени
— Недостаточное количество вспомогательного материала
Отвечаем на вопросы
1. Будьте терпеливы и выслушивайте вопрос.
2. После того, как вопрос был задан, сделайте паузу, что бы обдумать ответ.
3. Нет необходимости повторять вопрос.
4. Отвечайте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.
5. Отвечайте всей аудитории, а не только человеку, который задал вопрос.
6. Не завершайте ответ, пока не будете уверено, что ответили на вопрос полностью.
Достойное завершение.
Шесть классических завершений:
1. Неожиданное заключение.
2. Резюме.
3. Шутка.
4. Оптимистический или воодушевляющий призыв.
5. Призыв к действию.
6. Комплимент на прощание.
Подготовлено по материалам тренинга «Навыки деловой презентации» (краткие выдержки)
Тренинг проводит: Булавин Тагир.
Источник: www.treninginsk.ru
