Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов и создает прочные отношения с поставщиками.
- Цели и задачи отдела закупок
- Принципы Управления Закупками (7 R)
- Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Закупочный процесс
- Процесс Управления Закупками
- Планирование закупок
- Отчет по закупкам
Цели и задачи отдела закупок
- Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
- Снижать расходы отдела закупок
- Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
- Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
- Заниматься обучением и развитием работников отдела
- Вести четкий и актуальный учет всех сделок
- Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
- Участвовать в усовершенствованиях продукта
- Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
- Избегать дефицита товара
- Разрабатывать нормы и методики
Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.
Принципы Управления Закупками (7 R)
- Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
- В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
- От надлежащего ИСТОЧНИКА
- По надлежащей ЦЕНЕ
- Доставленный в нужное МЕСТО
- В надлежащее ВРЕМЯ
- Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ
Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
- Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
- Отправить запрос продавцам (поставщикам)
- Получить предложения от продавцов
- Сравнить предложения
- Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
- Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
- Контролировать действия Продавца
- Получение и осмотр товара
- Помещение на склад и внесение в базу данных
- Получение счета и оплата
Закупочный процесс
Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:
- Исследование рынка
- Определение требований
- Одобрение
- Сравнение вариантов
- Принятие решения о закупке
- Размещение заказов
- Получение товаров и услуг
- Учет товаров и услуг
- Получение счетов и их оплата
- Дебет-нота в случае дефекта товара
Процесс Управления Закупками
Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:
- Планирование закупок
- Отслеживание закупок
- Составление отчетов по закупкам
- Переговоры (Обсуждение)
Планирование закупок
Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:
- Составление проекта закупок и разработка обязанностей
- Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
- Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
- Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
- Назначение супервайзеров
- Создание напоминаний
- Контроль и оценка
Отчет по закупкам
Отчет по закупкам включает в себя:
- Сопоставление текущих и ожидаемых цен
- Расчет задач для закупки и статистики проекта
- Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
- Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)
Значение управления закупками.
Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.
Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара. Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается, что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании».
(Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)
Источник: fnow.ru
Управление закупками в 1С ERP
Комплексная автоматизация управления ресурсами компании. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
от 5 000 000 руб.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Внедрение инновационной системы от 1С:Центра компетенции по ERP-решениям. Представим реальные кейсы!
от 1 000 000 руб.
Переход на 1С ERP 2.5
Комфортный переход с типовых и доработанных ERP на новую редакцию 2.5. Типовое обновление бесплатно!
от 8 700 руб.
Эффективность деятельности любой производственной компании зависит от многих факторов, в числе которых важное место занимает бесперебойное снабжение производства необходимыми материалами, комплектующими и прочими ТМЦ. Чтобы своевременно и в полном объеме удовлетворять потребности в них при выполнении работ и производстве продукции, а также внутрихозяйственные нужды предприятия, то есть – чтобы эффективно управлять процессами закупок, нужна система автоматизации процессов снабжения.
1С:ERP позволяет эффективно решать вопросы процедур закупки на всех ее этапах, а также содержит гибкий и легко настраиваемый инструментарий для оптимизации управления закупками на предприятиях с любым видом деятельности.
На сегодняшний день существует множество прикладных решений, позволяющих автоматизировать приобретение товаров, полуфабрикатов, сырья и пр. Рассмотрим одно из наиболее востребованных предложений от 1С – программный продукт 1С:ERP.Управление предприятием 2.
В целом процесс закупочной деятельности можно свести к нескольким этапам:
- планирование закупки;
- подготовка закупки;
- осуществление закупки;
- завершение обязательств.
Для каждого этапа в 1С:ERP существуют свои механизмы реализации.
Планирование закупок
В 1С:ERP планирование закупок осуществляется на трех уровнях:
- Долгосрочное – посредством подсистемы «Бюджетирования»;
- Среднесрочное – на основании подсистемы «Планирования»;
- Краткосрочное – с помощью документов «Заказов поставщикам».
Все три подсистемой связаны между собой. Подсистемы «Бюджетирования» и «Планирования» взаимосвязаны посредством вида бюджета.
Признак «Использовать для ввода плановых данных» позволяет вносить плановые данные в экземпляры бюджетов (заполнять бюджеты).
Связь через сценарий планирования подсистемы «Планирования», осуществляется посредством установки соответствие сценария планирования сценарию бюджетирования.
В виде плана указывается соответствие статье бюджета.
Данные из подсистемы «Планирования» могут автоматически транслироваться в подсистему «Бюджетирования», благодаря чему появляется возможность автоматического заполнения экземпляров бюджета данными, которые использует план закупок.
Механизм объемно-календарного планирования позволяет планировать закупки на основании потребностей, сформированных другими подсистемами – продажами и производством. Он позволяет на основании потребностей, созданных планом продаж, планом производства или планом на внутреннее потребление, автоматически рассчитать и спланировать потребность в товарах и материалах к закупкам. Такой вариант планирования обеспечивается за счет настройки источников возникновения потребностей для планов закупок.
Источниками заполнения плана могут выступать другие планы или различные заказы, например, заказы клиентам, поставщикам, на внутреннее потребление и пр.
При этом поддерживается возможность настройки автоматического планирования с учетом наличия свободных товарных остатков, как в количественном, так и суммовом выражении. Причем для расценки планов существует возможность получения различных вариантов цен поставщиков из системы, например, можно использовать цены последних поставок, минимальные или максимальные цены, цены на определенную дату и пр. Настройка варианта расценки плановых данных осуществляется также посредством источников планирования – «Источник получения цены».
Дополнительно для оценки товарных остатков на складах предусмотрен специальный отчет «Остатки и доступность товаров», который позволяет получить информацию о свободных остатках в разрезе складов, резервов и товаров в заказах поставщикам.
При необходимости общие планы продаж можно детализировать в разрезе поставщиков, подразделений, складов и т.д.
При необходимости изменения данных планирования и корректировки планов с учетом фактических данных, в системе присутствует механизм корректировки планов – «Скользящее планирование», согласно чему планы автоматически заменяются новыми по заданным алгоритмам и правилам заполнения с сохранением истории изменения.
В последних версиях 1С:ERP 2.5. появился новый инструмент – помощник планирования, который доступен по ссылке «Управление процессом планирования». Он позволяет централизованно управлять всеми видами планов:
- создавать планы вручную, или на основании дефицитов;
- пересчитывать планы;
- оценивать их сбалансированность.
Планы закупок служат источником формирования заказов клиентам, которые формируются на следующем этапе процедуры закупа.
Подготовка закупок
Наряду с подсистемой планирования закупок, автоматизировать формирование заказов поставщику помогает подсистема «Обеспечения потребностей», где задаются настройки:
- Источников пополнения запасов при их дефиците и место их получения. Схема товародвижения автоматизируется посредством настроек – «Схемы обеспечения» и «Способы обеспечения потребностей».
- Поддержания неснижаемого остатка товаров на складах, например, minmax. Здесь указывается способ поддержания, способ обеспечения и источник обеспечения. В «Настройке поддержания запасов» задаются основные параметры поддержания неснижаемого остатка: вариант поддержания, например, minmax, и способ обеспечения потребности.
Обе подсистемы «Обеспечения потребностей» и «Планирования» могут работать параллельно или совместно. Например, можно настроить планирование закупки товаров на центральный (распределительный) склад. А вот распределение материалов на конечные склады будет происходить посредством подсистемы «Обеспечения потребностей», согласно их нуждам, заданным, например, заказами на внутреннее потребление.
Использование двух подсистем (планирования и обеспечение потребностей) совместно позволяет наиболее полно учитывать все потребности компании при расчете объемов товаров к закупу.
Внедрение 1С:ERP 2
Эффективная автоматизация за счет отлаженных методик быстрого проектного внедрения 1С:ERP
1С:ERP 2 Корп. поставка
Автоматизация крупных бизнес-структур. Стоимость ниже, старт в филиалах быстрее. Выгода 17%!
Для оформления текущих заявок покупателям в системе предусмотрены специальные документы «Заказы поставщикам». Автоматизация оформления заказов поставщикам осуществляется посредством двух АРМов:
- формирование заказов по плану;
- формирование заказов по потребностям.
При формировании заказов посредством АРМов предусмотрена возможность учета остатков товаров на складах, уже заказных ТМЦ и материалов в резерве.
АРМ «Формирование заказов по плану» осуществляет формирование документов «Заказ поставщику» на основании планов поставщикасценария планирования, с возможностью отборов по складам, поставщикам, соглашениям, сегментам номенклатуры или номенклатуре.
АРМ «Формирование заказов по потребности» осуществляет формирование документов «Заказ поставщику» на основании потребностей в товарах, созданных системой (механизм обеспечения потребностей. В 1С:ERP потребности формируется также различными видами заказов, например, заказами клиентов, заказами в производство, заказами на перемещение, заказами на внутреннее потребление и пр. Именно эти инструменты позволяют наиболее полно отслеживать и учитывать потребности компании при формировании заказов товаров от поставщиков и автоматизировать их создание.
Совместное использование двух подсистем «Планирования» и «Обеспечения потребностей» позволяет автоматизировать процесс планирования и закупа товар, а также прослеживать движение товара в разрезе необходимых аналитик (склад, подразделение, направление деятельности) на всем пути его следования, получать информации по исполнению планов в разрезе вышеуказанных аналитик.
При создании заказов поставщиков система позволяет автоматизировать контроль исполнения условий поставки. Параметры условий закупки задаются в справочниках договоров и соглашений с поставщиками:
- сроки доставки;
- графики оплаты;
- склад поступления;
- виды цен закупки;
- минимальная сумма заказ;
- лимиты цен закупки и скидок.
Информация, указанная в карточке справочников «Соглашения с поставщиками» и «Договора с поставщиками», автоматически переносится в заказ поставщику при их выборе.
Условия оплаты и доставки уточняются в документах «Заказы поставщикам».
Даты запланированных поставок согласно «Планов закупки» корректируются уточненными данными в заказах поставщикам, что является основанием для контроля и оформления поступлений товара.
В системе также поддерживается возможность фиксации графика оплат как в документах «Заказ поставщика» или «Поступление товаров и услуг», так и в договоре.
Выбор места указания графика оплат зависит от вида контроля взаиморасчетов (по договору, заказу или накладной). Контроль исполнения графиков заказа осуществляется и посредством отчета «Состояние выполнения» заказа или журнала документов «Заказ поставщику» с помощью реквизита «Текущее выполнения».
Остальные условия закупки контролируются системой автоматически при выборе их в заказе поставщику.
Осуществление закупки
Факт поступления товаров и услуг в системе отражается с помощью документов:
- поступление товаров и услуг;
- поступление услуг и прочих активов.
Первый документ больше ориентирован на оприходование товаров одновременно с услугами, второй – на отражение факта поступления документов по услугам. При необходимости на основании этих документов можно зарегистрировать счета-фактуры.
В целом система очень функциональная и поддерживает возможность отражения большинства операций по закупкам:
- возвраты от поставщиков;
- операции ответхранения, как с правом продажи, так и без;
- учет неотфактурованных поставок;
- операции с многооборотной тарой;
- расхождение при приемке товара;
- корректировки приобретения;
- комиссионные закупки;
- учет операций импорта;
- закуп услуг переработки сырья на стороне и пр.
Завершение обязательств
Внедрение 1С:ERP позволяет также использовать инструменты контроля исполнения обязательств по закупочной процедуре. В частности, это раздел отчетов подсистем «Закупки», «Планировании и бюджетирование», «Обеспечение потребностей» и пр.
Отчеты подсистемы «Закупки» позволяют оценить:
- состояние взаиморасчетов с клиентами (задолженность поставщикам, уровень кредиторской задолженности и пр);
- исполнение условий закупок;
- динамику поставок;
- уровни и изменение цен поставщиков;
- состояние выполнения заказов поставщиков;
- исполнение графиков поставки и оплаты и пр.
Подсистема «Бюджетирования и планирования» позволяет проводить план-фактный анализ исполнения бюджетов и планов закупки на любой день периода, а также формировать прогнозные модели по возможным вариантам развития закупочной кампании и ее влияние на остальные учетные процессы предприятия.
Часть отчетов можно получить от остальных подсистем решения. Например, можно оценить товародвижение закупленных товаров в разрезе необходимых аналитик (подразделений, партий, серий, складов и пр.) посредством отчетов подсистемы «Склад и доставка»:
- остатки доступность товаров;
- ведомость движения товаров и пр.
Таким образом, автоматизация на базе 1С:ERP позволяет эффективно решать вопросы процедур закупки на всех ее этапах, а также содержит гибкий и легко настраиваемый инструментарий, позволяющий оптимизировать управление закупками на предприятиях с любым видом деятельности.
Источник: wiseadvice-it.ru
