Современный мир требует от компаний постоянного роста и развития. Однако, для этого необходимо не только развивать и улучшать продукты или услуги, но и эффективно управлять финансовыми ресурсами. Как автоматизация бизнес процессов может помочь в управлении финансами компании?
Автоматизация бизнес процессов — это использование различных технологий и программных решений для оптимизации бизнес процессов и повышения эффективности работы компании. Среди них особое место занимает автоматизация управления финансами.
Что такое автоматизация управления финансами?
Управление холдингом или другой крупной компанией требует контроля множества операций. Автоматизация управления финансами — это использование программных средств для упрощения и оптимизации финансовых процессов компании. Она позволяет автоматизировать учет и анализ финансовых операций, упростить процесс планирования и прогнозирования бюджета, а также повысить уровень контроля за финансовыми потоками.
Преимущества автоматизации управления финансами
- Увеличение эффективности работы компании. Автоматизация финансовых процессов позволяет сократить время, затрачиваемое на рутинные операции и упростить процесс принятия решений.
- Сокращение затрат на персонал. Автоматизация управления финансами позволяет сократить количество сотрудников, занятых в финансовой сфере, что сокращает расходы на оплату труда.
- Усиление контроля за финансовыми потоками. Автоматизация финансовых процессов позволяет более точно контролировать доходы и расходы компании, а также своевременно обнаруживать и предотвращать возможные финансовые риски.
Основные инструменты автоматизации управления финансами
- ERP-системы. ERP (Enterprise Resource Planning) — это системы управления бизнесом, в которых интегрированы все ключевые бизнес-процессы компании, включая финансы. Они позволяют автоматизировать учет финансовых операций, планирование бюджета и управление налогами.
- CRM-системы. CRM (Customer Relationship Management) — это системы управления взаимоотношениями с клиентами. Они позволяют автоматизировать процессы продаж и управления клиентской базой, что позволяет более эффективно управлять доходами компании.
- Системы электронного документооборота. Это программные решения, которые позволяют автоматизировать процесс обмена документами внутри компании и между компаниями. Они позволяют упростить процесс учета финансовых документов и повысить уровень контроля над ними.
Как выбрать подходящую систему автоматизации?
При выборе системы автоматизации управления финансами необходимо учитывать множество факторов, таких как размер компании, ее бюджет, специфика бизнеса и т.д. Необходимо выбирать решение, которое наиболее точно отвечает потребностям компании, и обеспечивает максимальную эффективность при минимальных затратах.
КАК УПРАВЛЯТЬ ФИНАНСАМИ? [Управление финансами]
Автоматизация бизнес процессов становится все более актуальной для современных компаний. Современные решения для управления финансами позволяет сократить затраты на персонал, повысить эффективность работы компании и улучшить контроль за финансовыми потоками. При выборе системы автоматизации необходимо учитывать множество факторов, и выбирать решение, которое наиболее точно отвечает потребностям компании.
Управленческий учет: ключевые ошибки собственника бизнеса в управлении финансами.
Источник: www.top-personal.ru
Процессы управления услугами
Процесс отвечает за управление Портфелем Услуг (Service Portfolio). Процесс Управления Портфелем Услуг рассматривает сервисы с точки зрения бизнес-ценности, которую они обеспечивают. Управление Портфелем Услуг – непрерывный процесс.
Портфель услуг — это описание услуг провайдера (например, ИТ-организации) с точки зрения ценности их для бизнеса, т. е. для потребителя услуг. Это описание разрабатывается и поддерживается самим провайдером. Управление портфелем услуг, согласно ITIL v.3, — это «динамический метод управления инвестициями в управление услугами в масштабах всей организации с целью повышения их ценности». Портфель не сводится к перечню услуг, приложений, материальных активов или проектов. Портфель прежде всего характеризует и структурирует совокупность инвестиций провайдера.
Портфель услуг содержит информацию о приоритетных и перспективных услугах, связанных с ними рисках и затратах, взаимосвязи услуг, иерархии услуг, способах реализации услуг и т. п. ITIL версии 3 не дает законченного определения структуры и содержания портфеля услуг. Представляется, что портфель должен содержать и бизнес-требования к услугам, и ограничения, и отображения бизнес-понятий, которыми оперируют руководители бизнеса и пользователи, в ИТ-понятия.
Вряд ли возможно описать деятельность по управлению портфелем услуг в виде какого-то стандартного процесса. В то же время в каждой конкретной организации можно поставить задачу разработать такую систему понятий, которая позволила бы ИТ-специалистам и руководителям бизнеса эффективно взаимодействовать и принимать обоснованные решения. Фактически речь идет о том, чтобы строить взаимодействие ИТ-организации и бизнеса не на основе жестко регламентированного процесса, а на основе строгого, понятного и прозрачного общего языка, на котором и должны общаться партнеры, одинаково заинтересованные в достижении общих целей. Понятно, что сложность и точность такого языка будут зависеть и от сложности решаемых задач, и от персоналий, и от корпоративной культуры, и от управленческой зрелости организации.
Цели:
- Составить список предлагаемых услуг
- Решить вопросы:
- Почему потребитель должен приобрести эти услуги?
- Зачем потребителям платить за данные услуги?
- Как устроены модель цены и схема взаиморасчетов?
- Зачем им покупать услуги именно у нас?
- В чем наши сильные и слабые стороны, приоритеты и риски?
- Какие ресурсы и способности нам понадобятся?
- Результатом должна являться возможность эксплуатации и управления услугами
Основные концепции:
- Бизнес сервис. Сервис, который напрямую поддерживает какой-либо бизнес-процесс
- ИТ-сервис. Сервис, который не существует в «контексте бизнеса» (невидимый для конечного потребителя)
- Управление бизнес-сервисами. Рассматривает управление сервисами в терминах бизнес-процессов и ценностей бизнеса.
Роли:
- Продакт-менеджер (Product Manager)
- Управление набором взаимосвязанных услуг
- Оценка возможностей рынка и нужд потребителей
- Составление планов по разработке новых услуг
- Определение и документация нужд потребителей
Процесс: Управление спросом
Процесс Управления спросом (Demand Management) является одним из важнейших аспектов управления услугами. Процесс, отвечающий за понимание, прогнозирование и влияние на спрос заказчиков на услуги. Управление спросом работает соместно с управлением мощностями для обеспечения наличия у поставщика ИТ-услуг мощностей, необходимых для удовлетворения этого спроса.
Неуправляемый спрос является источником риска для поставщиков услуг из-за неопределенности. Что приводит к тому, что избыточная производственная мощность создает затраты без создания ценностей, которые обеспечивают окупаемость.
Цель процесса Управления Спросом заключается в том, чтобы понять и влиять на клиентский спрос и обеспечить возможности для удовлетворения этого спроса. На стратегическом уровне это может включать анализ видов деятельности и пользовательских профилей. На тактическом уровне это может быть применение дифференциальных расценок для поощрения потребителей к использованию услуг ИТ в менее загруженные периоды.
Цели:
- Определить потребностей клиентов и их изменения в процессе бизнес-цикла
- Убедиться в соответствующем уровне предоставляемых услуг
- Убедиться что выгоды и гарантии, сопутствующие предоставляемым услугам, соответствуют нуждам потребителей
Основные концепции:
- Внутренний сервис. ИТ-сервис, результаты которого востребованы одним или несколькими клиентами
- Вспомогательный сервис. Сервис, поддерживающий внутренний. Например — служба резервирования данных.
- Шаблон взаимодействия (PBA — Pattern of Business Activity). Спектр деятельности, входящей в один или несколько рабочих процессов. Может изменяться с течением времени, при этом меняются и требования к услугам.
- Профиль пользователя. Шаблон требований пользователя к услугам ИТ. Каждый профиль включает в себя один или несколько шаблонов взаимодействия.
- Пакет услуги. Включает в себя детальное описание сервиса, а так же описание уровня сервиса, одного или нескольких сопутствующих внутренних и вспомогательных сервисов.
- Пакет уровней поддержки. Определяет виды качества и гарантий предоставления конкретного пакета услуг. Разрабатывается в соответствии с шаблонами взаимодействия (PBA). Например — Золотой, Серебрянный и Бронзовый уровень поддержки.
Роли:
- Менеджер по управлению взаимоотношениями
- Описывает шаблоны взаимодействий и профили пользователей
- Определяет оптимальный для клиента вид уровня поддержки
- Выясняет потребности клиента, которые не могут быть удовлетворены предоставляемыми сервисами.
- Взаимодействует с продакт-менеджерами в сфере разработки новых услуг.
Процесс: Управление финансами
Общий термин, используемый для описания функции и процессов, отвечающих за управление требованиями к бюджетированию, учёту и взиманию оплаты. «Корпоративное управление финансами» – специальный термин, используемый для обозначения соответствующих функций и процессов в организации в целом. Термин «управление финансами для ИТ-услуг» обозначает соответствующие функции и процессы с точки зрения поставщика ИТ-услуг.
Процесс Финансового Менеджмента (Financial Management) охватывает функции и процессы, необходимые для управления бюджетом, бухгалтерского учета и налоговых требований.
Финансовый Менеджмент предоставляет бизнесу и ИТ количественную финансовую оценку ценности услуг ИТ, стоимость активов, лежащих в основе предоставления этих услуг, а также оперативное прогнозирование. Обязанности и деятельность Финансового Менеджмента ИТ (IT Financial Management) не ограничиваются исключительно рамками финансовых вопросов ИТ и бухгалтерского учета. Многие организационные единицы взаимодействуют для создания и использования финансовой информации ИТ; агрегирования, коллективного использования и поддержки финансовых данных, которые им необходимы, распространение этой информации способствуют поддержке важных решений и действий.
Цели:
- Прозрачность финансов
- Контроль выполнения бюджета
- Обеспечение поддержки принятия решений
- Финансовый контроль операций
- Создание и сохранение ценностей для бизнеса
- Понимание значимости ИТ-сервисов
Основные концепции:
- Оценка сервисов
- Себестоимость оказания услуг
- Цена для конечного пользователя
- Оценка стоимости всего жизненного цикла сервиса, а так же возможных новых услуг и проектов.
- Учет затрат, в разрезе по их видам
- Инструмент планирования и поддержки решений, служащий для оценки предполагаемых результатов тех или иных действий.
- Используется для оправдания инвестиций
- Оценка финансовых потерь клиента в случае простоя предоставляемого сервиса
Роли:
- Все менеджеры несут определенную финансовую ответственность
- Директор ИТ-управления управляет бюджетом и несёт ответственность за принятие решений
- Многие организации назначают аудитора для ежедневного финансового контроля операций
- Расчетные подразделения участвуют в создании среды управления финансами
Источник: www.smlogic.ru
Бизнес процессы это управления финансами
Идея написать статью возникла под впечатлением от реализации нескольких проектов по постановке управленческого учета: чтобы разобраться с учетом финансов пришлось проводить описание и упорядочение бизнес-процесса.
Хотим управлять финансами — сначала выстраиваем бизнес-процессы. Какая связь? Как можно выстраивать управление финансами от бизнес-процессов? От финансовой отчетности ждут данных по размеру прибыли или убытка. Сколько денежных средств уходит на оплату той или иной статьи?
При правильной организации учет финансов может показать, какой продукт у вас является прибыльным, какой — убыточным, а какие бизнес-процессы порождают доходы или расходы.
Основная идея: все движения денежных средств, а также доходы и расходы связаны с реальными действиями. Какими? Например, подпись договора, выставление счета, получение денег за услуги (выполнение заказа, начисление зарплаты, подпись с клиентом актов, отгрузка продукции клиенту). Управлять мы можем этими действиями — из них и состоят бизнес-процессы. А от изменения в действиях изменится и наше финансовое состояние.
Как я выстраиваю работу?
Первоначальная задача — постановка управленческого учета, малый бизнес.
1. Выявляю доходы — на чем клиент зарабатывает, какие продукты, услуги. Сразу превращаю эту информацию в статьи дохода, направления деятельности . Это, скорее всего, наши будущие параметры, по которым будем вести учет.
2. Выявляем расходы, которые обеспечивают получение дохода. Например, зарплата водителя для транспортной компании или закупка товара в торговле. Превращаем их в статьи расходов — группа прямых расходов.
3. Выявляем общие расходы бизнеса — статьи накладных расходов.
4. Выявляем, с каких счетов происходят выплаты, на какие счета приходят поступления.
Этой информации достаточно, чтобы получить отчет о прибылях и убытках и построить отчет по движению денежных средств. Но за кадром при таком анализе остаются вопросы:
• Когда можно начислять доход?
• Когда возникают задолженности клиентов и контрагентам?
• Когда появляются расходы?
• Что служит отправной точкой для постановки счетов в оплату? Отсюда данные планирования денежных средств и многие иные детали бизнеса.
Дальше, чтобы все это выяснить, погружаемся в бизнес-процесс и смотрим, как мы получаем доход, а также какие расходы для получения этого дохода нам нужны. Бизнес-процессы я рассматриваю с точки зрения их влияния на финансовые показатели.
Основные этапы бизнес-процесса:
1. Пришел запрос от клиента (воронку продаж до появления запроса оставляем маркетологам) — от маркетинга нам для расчетов будет нужна стоимость поступления запроса, а от отдела продаж, соответственно, метрики по дальнейшей конверсии запросов в сделки.
2. Какие действия нужны, чтобы выставить КП? И от КП до заключения Договора — кто сколько времени занимает, какая информация нужна для выставления КП и заключения договора. Выявляю все моменты, связанные с определением цены, сроков. Какие расходы, связанные с договором нужно учесть для выставления цены и условий.
3. Работа по договору (заказу) зависит от бизнеса. Существуют разные этапы и подэтапы. Важно определить момент фиксации доходов: какое событие считаем доходом и когда оно происходит по времени. Аналогичная ситуация с расходами, связанными с выполнением договора — событие и момент возникновения.
4. Процесс получения денег: после какого события происходит, какая информация нужна для выставления счетов. Кто отслеживает поступление, кому сообщает, как это связано с продолжением работы.
5. Процесс постановки счетов в оплату — каких, когда, с чем связано.
Итого у нас получается описанный бизнес-процесс, где доходы и расходы, движения денег привязаны к конкретным событиям и ответственным лицам.
Владелец бизнеса часто уже при описании бизнес-процесса вносит корректировки и убирает дублирующие процедуры, оптимизирует процесс.
Для владельцев бизнеса и директоров все цифры в финансовой отчетности связаны с действиями. Если мы хотим поменять цифры, понимаем, в какой процесс нужно вносить изменения. Владея информацией, вы можете откорректировать процесс, улучшить его, сделать более эффективным и измерить эффективность через финансовые и нефинансовые показатели. Чем эффективнее процесс, тем выше ваша прибыль.
Источник: in-reality.ru