Бизнес требования к системе документооборота включают

Документация и документооборот в бухгалтерском учете — это система движения служебной документации на предприятии с момента создания, приема до момента отправки или завершения исполнения. Завершение исполнения подразумевает контроль, обработку, применение документов для составления финансовой отчетности и хранение с последующей передачей в архив.

Для правильной организации оборота документации нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» и федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете») для предприятий государственного сектора.

Структура оборота документов на предприятии включает три основных потока:

Входящие — поступившие от других лиц или организаций (запросы, письма).
Исходящие — отправляемые из учреждения сторонним адресатам (ответы на запросы).
Внутренние — создаются внутри предприятия и не выходят за его пределы, используются работниками в управленческом процессе (организационно-правовые, инструктивные, нормативные, организационно-распорядительные и пр.).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать документооборот не только в бухгалтерии, но и в других отделах организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как писать требования так, чтобы команда хотела их читать / Александр Войтехович / ISsoft

Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.

Цели организации документооборота в бухгалтерии

Основная цель документооборота в бухгалтерском и налоговом учете — документирование текущей деятельности компании, оперативный учет хозяйственных операций, единообразие обработки, однократность и прямоточность в движении документации. Также передача первичных документов для регистрации содержащейся в них информации в регистры бухучета с последующим составлением отчетности. Процесс обеспечивает работу компании и включает создание, прием, регистрацию, передачу, согласование и хранение служебных бумаг. Ключевыми параметрами считаются маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому.

Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что его правила касаются только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете (в соответствии с положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105) и не затрагивают некоторые организационно-распорядительные документы, например приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и другие.

Кто за него отвечает

Ответственный за бухгалтерский документооборот — главный бухгалтер предприятия. На него возлагаются обязанности по разработке правил документооборота в бухучете и технологии обработки учетной информации, которые составляются в виде графика. График выглядит как схема или перечень работ с указанием ответственных лиц и сроков их исполнения.

Зачем нужны бизнес требования?

Как организовать документооборот

Алгоритм организации документооборота в бухгалтерского учета на предприятии происходит следующим образом:

Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
Составление должностных инструкций для работников.
Составление графика оборота документации.
Создание технологии обработки учетной информации.
Разработка номенклатуры дел и порядок хранения бумаг.

Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль учета, ускоряет сроки составления финансовых отчетов и оперативность учета.

Требования к документам

Общие требования к оформлению документации в документообороте бухгалтерского учета:

Регистрационный номер.
Код номенклатуры.
Источник получения.
Должность и фамилия исполнителя.
Срок исполнения.
Контролирующее лицо.
Печать, подписи руководителя и главного бухгалтера.

Как хранить

В соответствии с ФЗ «О бухучете», предприятие должно хранить документы в соответствии со сроками, устанавливаемыми правилами организации архивного дела, но не меньше 5 лет. Первичная и учетная документация хранится до 5 лет, инвентаризационное дело, акты ревизии — 3 года, бухгалтерская отчетность и баланс, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет.

Служебные бумаги постоянного хранения (свыше 10 лет), согласно описи, передаются подшитыми в архив организации, временного хранения (до 10 лет) в архив чаще всего не поступают. После истечения сроков они подлежат утилизации путем составления акта списания.

Сроки хранения официальной документации определяются приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Как исправлять ошибки

Порядок исправления ошибок и неточностей в документах определяется п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. В законе упоминается, что корректировка должна датироваться и заверяться подписью ответственного за составление.

Для отдельных документов не допускается исправление ошибок. Это относится к формам, связанным с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 положения, приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Источник: gosuchetnik.ru

Система электронного документооборота: все что нужно знать, чтобы сделать правильный выбор

В современном мире система электронного документооборота стала неотъемлемой частью практически каждой организации. СЭД сегодня — это не просто какая-то прихоть, а важная составляющая ИТ-инфраструктуры компании. Это связано с тем, что количество документов, используемых постоянно в работе, с каждым днем стремительно растет.

Все их необходимо оперативно и качественно обрабатывать. И от того, насколько этот процесс налажен, зависят многие внутренние процедуры взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Именно поэтому автоматизация документооборота — одна из самых приоритетных задач развивающегося бизнеса. Внедрение системы электронного документооборота существенно повышает эффективность деятельности коммерческой, промышленной или государственной организации, помогая быстро и удобно решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.

Еще не так давно процесс автоматизации внутри компании строился по принципу автоматизации отдельных подразделений или задач, что приводило к наличию большого числа разносторонних программных продуктов. Постепенно подход изменился, и сегодня вопрос автоматизации внутренних процессов стали решать более комплексно.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы бумаг, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, и даже полностью парализовать работу организации.

Грамотно организованные процессы документооборота помогут наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях их существования. Именно поэтому к выбору СЭД стоит подходить с особой ответственностью, учитывая особенности внутренних и внешних процессов, которые должны проходить документы.

Что из себя представляет СЭД и зачем она нужна

Система электронного документооборота — программное обеспечение, позволяющее организовать работу с электронными документами — их создание, изменение и поиск, а также взаимодействие между сотрудниками — передачу, согласование, ознакомление и т.д. Современные СЭД обладают широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации документооборота, делопроизводства, управления бизнес-процессами и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Внедрение СЭД в организации поможет решить ряд проблем, характерных для бумажного документооборота:

потеря документов;
накопление большого объема необработанных документов;
попадание документов к третьим лицам;
трата времени на поиск необходимых документов;
затрата большого количества рабочего времени на подготовку и согласование документов;
потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и т.д.;
невозможность установления истории работы с документами;
срывы установленных сроков и бесконтрольность исполнителей;
затраты на распечатку и ксерокопирование документов.

5 преимуществ системы электронного документооборота

Повышение производительности

При бумажном документообороте на поиск нужного или пропавшего документа могут уходить часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей за пару секунд. Использование в компании СЭД позволят ускорить процессы обработки корреспонденции, согласования договоров и ознакомления с документами.

Надежность хранения и сокращение ошибок

Использование системы электронного документооборота позволяет снизить риски потери документов из-за любых форс-мажорных обстоятельств. Кроме этого, грамотная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. Например, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам, а в СЭД регистрация будет происходить автоматически.

Мгновенный доступ к актуальным документам

Одно из важнейших преимущества СЭД — быстрый и легкий поиск последней версии документов. Тем самым решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь всегда сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Снижение расходов

Безусловно, внедрение системы электронного документооборота значительно сокращает расходы организации. В первую очередь, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. Во-вторых, за счет оптимизации работы увеличивается производительность сотрудников компании.

Улучшение внутреннего взаимодействия

СЭД позволит значительно улучшить взаимодействия между отделами и сотрудниками внутри организации, а также облегчит коммуникацию и обмен информацией.

Требования к системе электронного документооборота

Правильный выбор СЭД — залог быстрого и эффективного внедрения. Но зачастую этот выбор затрудняется отсутствием четких требований к системе. Так на что же стоит обратить внимание в первую очередь?

масштабируемость — как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов;
кроссплатформенность — совместимость с различными операционными системами, программным обеспечением и СУБД;
широкая функциональность;
быстродействие — время отклика не более 3 секунд;
гибкость системы — легкая адаптация под специфические процессы;
интеграции с другими учетными системами и другими сторонними приложениями;
удобные инструменты для самостоятельной настройки системы;
наличие полнофункционального мобильного приложения;
скорость внедрения;
импортонезависимость;
интуитивно понятный интерфейс.

Поскольку система электронного документооборота должна будет стать частью ИТ-инфраструктуры компании, то при выборе СЭД в обязательном порядке нужно будет учитывать ряд технологических факторов.

Стоит отметить, что система электронного документооборота ТЕЗИС сегодня одна из удобных и надежных систем с полнофункциональным веб-доступом, дающая возможность работать под любой операционной системой, не требующая установки на каждом рабочем компьютере или покупки дополнительного ПО. Все это позволяет снизить временные и финансовые затраты на внедрение и ввод в эксплуатацию СЭД. Благодаря тому, что ТЕЗИС выпускается в трех редакциях, ее можно использовать в организациях различных сфер деятельности и масштаба.

Использование СЭД ТЕЗИС гарантирует заказчикам максимальную независимость. Возможность изменения кода системы позволяет заказчикам силами собственного ИТ-отдела развивать проект и создавать расширения. Вендор предоставляет необходимую для этого документацию и консультации. В основе СЭД ТЕЗИС лежит популярный стек Java-технологий, на рынке много специалистов, которые обладают необходимыми для развития системы компетенциями.

Функциональные возможности СЭД

Как уже было сказано выше, к современным системам электронного документооборота предъявляется множество различных требований, но большая часть из них касается функциональных возможностей, от которых зависит автоматизация документооборота и иных внутренних процессов. К основной функциональности СЭД можно отнести:

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
автоматизация работы с документами;
ускорение процесса согласования и ознакомления с документами;
контроль исполнительской дисциплины;
быстрый поиск необходимых документов;
возможность применения ЭЦП;
возможность обсуждения документов;
обмен документами между различными подразделениями компании;
контроль версий документов;
интеграция с электронной почтой и офисными программами;
формирование отчетности;
организация и протоколирование совещаний;
обеспечение конфиденциальности и управление доступом;
разграничение доступа;
создание справочников;
ведение архива.

Внедрение системы электронного документооборота

Проект внедрения системы электронного документооборота может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев. Все зависит от того, какие процессы необходимо автоматизировать и возможно ли это сделать на «коробочном» решении без реализации уникальных бизнес-процессов.

Например, внедрение СЭД ТЕЗИС может быть типовое и проектное.

При типовом внедрении выполняются следующие шаги:

установка системы на серверное оборудование заказчика;
обучение администратора и пользователей системы;
консультация в период опытной эксплуатации.

Проектное внедрение включает в себя следующие этапы:

предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика;
разработка и согласование функционально спецификации;
доработка и расширение ТЕЗИС согласно функциональной спецификации;
передача настроек, демонстрация системы;
опытная эксплуатация;
подготовка к промышленной эксплуатации;
обучение пользователей, перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Экономическая эффективность от внедрения СЭД

на 40% экономится рабочее время сотрудников;
на 35% увеличивается производительность труда;
на 70% ускоряется регистрация корреспонденции и иных документов;
на 60% ускоряется поиск документов;
на 45% ускоряется процесс согласования договоров и иных документов;
на 25% сокращается время на подготовку типовых документов;
на 30% ускоряется процесс организации совещаний;
на 80% быстрее готовятся типовые отчеты.

Коротко о самом главном

Безусловно, сегодня от оперативной обработки документов, скорости информирования сотрудников, соблюдения сроков при выполнении поставленных задач зависит эффективность работы организации в целом. В компаниях, где используется система электронного документооборота, нет просто решений, приказов или поручений. Есть документы, содержащие эти самые приказы, решения и поручения, а большинство задач, которые выполняют сотрудники, также привязываются к документам. Область использования СЭД не имеет ограничений по количеству сотрудников и объемам документов. Это полезный инструмент, как для небольшой организации, так и для крупного холдинга с сетью филиалов.

Использование СЭД обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ.

Первое, что стоит отметить — прозрачность бизнес-процессов. СЭД дает возможность быстрого и наглядного контроля за всеми процессами организации, будь то согласование договора или исполнение поручений. В связи с этим существенно повышается исполнительская дисциплина, поскольку у руководителей появляется возможность осуществлять контроль за сроками и качеством выполнения работы.

С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить время на обработку всех бумаг в компании. СЭД позволяет оптимизировать большой ряд бизнес-процессов от создания до принятия решений по документу. При этом увеличивается уровень конфиденциальности информации, поскольку происходит разграничение доступов и прав на управление документами в соответствии с полномочиями сотрудника. Все действия пользователей сохраняются в системе, и в любой момент можно посмотреть, кто работал с данным документом ранее или вносил в него какие-либо изменения.

После внедрения системы электронного документооборота в компании создается единое информационное пространство, что дает возможность не только хранить в одном месте все документы, но и привлекать к работе с ними абсолютно всех сотрудников.

При выборе СЭД стоит обратить внимание на то, как давно она находится на рынке и какое количество организаций ее использует. Если система вышла на рынок совсем недавно, то есть вероятность того, что в ходе эксплуатации будут возникать трудности с корректностью работы. Также надо узнать соответствует ли система электронного документооборота стандартам отрасли, ведь у каждого вида деятельности существуют свои стандарты, влияющие так или иначе на документооборот организации в целом, и данные требования должны учитываться в СЭД.

Заранее стоит оценить отказоустойчивость системы и сколько времени потребуется на восстановление ее в рабочей конфигурации при форс-мажорных обстоятельствах. Немаловажную роль играет наличие и уровень технической поддержки, а также доступность документации как пользовательской, так и по администрированию системы.

И конечно же, важная составляющая перед принятием решения, на какой системе остановить свой выбор — общая стоимость внедрения и использования системы электронного документооборота: лицензии, администрирование, обучение сотрудников, техническую поддержку, модификацию системы, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.

Источник: www.tezis-doc.ru

Требования к системе электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) – сервис, который помогает работать с электронными документами и контрагентами внутри компании. Закон определяет, каким должен быть этот сервис, но каждая организация может выбирать свои специальные требования. Давайте рассмотрим, какие типовые требования нужно учесть обязательно.

Система электронного документооборота: зачем это нужно?

создание, отправка, получение, классификация электронных документов;
согласование и подписание документов ЭЦП;
быстрый поиск, выгрузка файлов из архива;
ведение истории изменений документа;
постоянное обновление сведений о прохождении документа и его нынешнем статусе;
хранение электронных документов.

Общие требования для работы системы электронного документооборота

При выборе системы электронного документооборота, нужно убедиться в соответствии выбранного сервиса общим функциональным требованиям. Среди них можно выделить следующие:

Обеспечение функциональности. Сервис для электронных документов должен обеспечивать возможность работы со всеми видами документов и выполнения всех необходимых функций: создания, согласования, подписания, передачи, хранения и других. Некоторые сервисы предоставляют дополнительную функциональность, такую как сверка взаиморасчетов, трехсторонняя подпись, маршрутизация входящих и другое.
Информационная безопасность. Для исключения возможности перехвата информации третьими лицами, документы должны передаваться с защитой шифрования, а доступ к документации и ее подписанию должен быть открыт только для уполномоченных работников.
Регистрация действий с документами. Каждый этап прохождения документов должен быть зафиксирован в системе, начиная от включения в систему до передачи на хранение.
Надежность. Система должна обеспечивать бесперебойную работу, а техническая поддержка должна быть круглосуточно доступна для пользователей. Это особенно важно для предприятий с непрерывным циклом работы.

Важно знать

Типовые функциональные требования для электронных систем документооборота не относятся к работе с государственной тайной. Для обработки таких данных необходимо следовать правилам, установленным нормативным актам, предусмотренным в ФЗ «О государственной тайне».

Законодательные требования к системе электронного документооборота

Система электронного документооборота не только должна соответствовать типовым требованиям, но и ожиданиям пользователей и законодательным требованиям.

юридическую регистрацию в Российской Федерации;
обладание необходимыми техническими и правовыми возможностями для организации услуг ЭДО;
наличие лицензии на шифрование информации от ФСБ России.

Оператор ЭДО также должен обеспечить возможность обмена электронными документами в роуминге, использовать сертифицированные программы для обмена документами в электронном виде с налоговыми органами и предоставлять круглосуточную техническую поддержку.

К данным требованиям можно отнести в том числе и требования, применяемые непосредственно к хранению документов. Они прописаны в:

402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Налоговом кодексе Российской Федерации;
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральном стандарте бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
Приказе Минфина РФ от 16.04.2021 №62н об его утверждении.

Функциональные требования к системам электронного документооборота

Кроме общих, существуют функциональные требования к СЭД. Они относятся к организации безбумажного делопроизводства внутри самой организации. Уровень выполнения этих требований определяет, насколько эффективно система будет решать поставленные задачи и окупит вложенные в нее инвестиции.

Компания устанавливает свои критерии выбора системы электронного документооборота. Они зависят от сферы деятельности и особенностей организации делопроизводства.

Среди главных ожиданий пользователей от системы – удобство использования, понятный интерфейс и простота обучения работе с ней.

Этапы внедрения системы электронного документооборота

Для работы с СЭД необходимо провести несколько этапов ее внедрения.

Первый этап. Анализ потребностей компании. На этом этапе определяются цели и задачи, которые необходимо решить с помощью ЭДО. Кроме того, проводится анализ бизнес-процессов, которые будут автоматизированы, и определяются требования к СЭД.
Второй этап. Выбор системы. На этом этапе необходимо оценить различные системы для ведения электронного документооборота и выбрать ту, которая лучше подходит для вашей компании.
Третий этап. Подготовка к внедрению. В этот момент проводится обучение сотрудников, которые будут работать с СЭД, а также подготавливается инфраструктура для работы системы.
Четвертый этап. Внедрение СЭД. Здесь происходит установка и настройка системы, а также проверка ее работоспособности.
Пятый этап. Сопровождение и поддержка системы. Специалисты проводят мониторинг работы СЭД, решают возникшие проблемы и обновляют систему.

Выбираем систему прямо сейчас: программа «Скан-Архив»

Если вы хотите выбрать надежную систему электронного документооборота, соответствующую всем требованиям, программа «Скан-Архив» – ваш помощник в этом деле.

Программа представляет собой электронный архив, где можно хранить сформированные и подписанные электронной подписью документы компании.

Как работает «Скан-Архив» + ЭДО

Программа работает с электронными документами используя стандартный функционал, но при этом не исключая возможность необходимых доработок, если они будут вам интересны.

Для работы вам нужно провести всего 2 простых действия:

сохранить сканы из ЭДО в формате PDF;
загрузить готовые файлы в сеансы «Скан-Архива» стандартным способом, аналогично работе с бумажным документооборотом.

Вот и все – ваши документы уже сохранены в базе «1С».

Плюсы программы «Скан-Архив» для вас

С этой программой вы не только сможете организовать надежный электронных архив документов, но сделаете все процессы прозрачными для контролирующих органов.

Если же вам потребуется какая-либо доработка решения под новые потребности компании, специалисты ГЭНДАЛЬФ всегда готовы проконсультировать вас и помочь с внедрением.

СЭД по всем правилам в вашей компании

ГЭНДАЛЬФ поможет внедрить и настроить систему электронного документооборота с помощью программы «Скан-Архив»

Источник: scan-archive.ru